房产档案的收集与整理

房产档案的收集与整理（精选12篇）

房产档案的收集与整理 第1篇

1 房产档案的收集

房产档案的收集, 是档案管理工作的起点和基础, 是不可缺少的重要环节。

要搞好档案收集工作, 首先要建立、健全归档制度。归档制度包括归档范围、归档时间、确定立卷部门三方面的内容。

1.1 归档范围

凡是房产管理工作中直接形成的、办理完毕日有查考价值的各种文字、图表、音像、磁盘、光盘等不同形式的房产文件材料, 均应列入归档范围。其一, 在房产管理活动中形成的综合性文件材料。如各项工作的通知、决定、会议文件、纪要、工作计划、总结等。凡对今后有查考价值的都要整理归档。其二, 房产管理业务活动中形成的具有查考价值的各种图件。主要包括:外业调绘底罔、航片、地籍用、外业调查草图、清绘图, 房地产原图、复制图、宗地图、房地产平面图等, 均应按规定收集归档。其三, 在房产管理中形成的野外调查、测量或清丈记录、计算数据和成果检查、验收、技术鉴定材料, 以及权属调查、登记、统计、土地遥感动态监测等的各种表、册、簿、卡、台账、协议书、原由书、仲裁书等, 凡对今后有参考价值的都要整理归档。

归档的文件材料要齐全完整, 但归档范围也不能过宽而走向另一个极端, 如将一些书刊、资料、报纸统统列入归档范围。因此, 收集房地产档案时, 还要注意对房地产档案与资料加以区别。

不归档的房地产文件材料包括:其一, 无查考价值的临时性, 事务性材料。其二, 未经签发的文件草稿, 一般性文件的历次修改稿 (技术规程、法规性文件除外) 。铅印文件的历次校对稿。其三, 机关内部互相抄送的文件材料, 如用地部门印发的文件抄送房地产部门等。

1.2 归档时间

归档时间要根据房产文件材料形成过程的特点来确定。本着便于集中统一管理, 维护房地产档案的完整和安全, 便于档案利用等要求, 归档时间可分为:其一, 随时归档。凡是房地产管理部门在工作中直接形成的、涉及变更登记的文件材料, 应随时归档。其二, 定期归档。定期归档时间一般指项目告一段落或全部完成后进行归档或另行规定的时间归档。

一般舰定, 房产综合性文件和统计材料, 在文件形成后的第二年上半年归档:房地产调查、初始登记、土地动态监测等项目形成的文件材料, 可以采取分阶段或待项目全部结束后统一归档的办法。

1.3 立卷部门

房产文件材料一般应由房产部门立卷, 因为房产部门业务人员熟悉专业技术活动, 了解文件的来龙去脉, 由房产部门立卷归档能够保证文件材料的齐全、完整, 也便于文件材料的整理编目。但在基层房产管理部门人员紧缺的情况下, 也可由档案管理部门协助房产部门业务人员立卷, 归档后的房产档案应由档案室集中统一管理, 不得分散保管。

2 房产档案的整理

房产档案整理就是把收集到的各种材料进行分类、组合、排列和编目, 使之系统化、条理化, 其内容主要包括档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制, 包括档案的排列上架等;在分类和组卷中必须要做到分类科学、组卷合理、排列有序、划定保管期限准确等。

2.1 制定档案编号及存放规则

由于房产档案是房产管理信息系统中的一项, 可以按照“以图管房”的编号模式, 对应形成树状的存放结构, 具体到实际, 就是每户档案的位置固定, 每户办理转移、变更等形成的档案资料到其固定位置进行添加。这种存放方式简单明了, 结构严谨, 利用方便, 只是对库房要求比较严格, 需要预留足够多的存储空间。

2.2 制定房产档案的整理标准

首先要确保档案资料的完整性。其次要制定统一的文本存放规格, 同时录入电子数据建立电子登记簿, 并扫描文本资料绑定备查。最后还要制定严格的编号方式和归档方法, 在显著位置打印该户编号, 一幢楼建立一份索引, 打印该楼编号, 存放该楼必要的公用资料, 以此类推。

2.3 合理安排房产档案的整理顺序

如果以往的房产档案管理不规范, 进行一次整理类似进行一次总登记, 可能需要相应的实地调查、补测、入户询问、由权利人补充材料等, 其间还会存在不断有新的登记档案资料形成。因此, 可以按照“以图管房”的模式分区分片进行整理, 已整理和未整理的划清界限, 以免出现混乱。房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合, 是新形势下房地产业发展的必然趋势。

3 结语

运用现代信息处理技术手段来管理房产档案信息资源, 必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化, 极大地提高档案资源的开发能力和利用效率, 使房产档案管理的整体水平明显提高, 大大减少房产管理工作人员的投入, 缩短大量事务的处理时限, 使房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息, 不仅降低了成本, 而且极大地提高了效率, 保障了房产登记安全。

参考文献

[1]王卫国.新时期房产档案管理存在的问题与解决措施[J].城市建设与发展, 2009, (03) :23.

浅谈公路工程档案的收集与整理 第2篇

靳红娟

摘要：针对公路工程施工中档案收集与整理中的一些问题及怎样做好档案的收集与整理谈了 些不成熟的看法，希望能为以后的公路工程档案的收集与整理提供一些借鉴和参考。（江西省路桥工程集团有限公司，江西南昌330000）

关键词：公路工程；档案；收集与整理

0前言

公路工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点，因而形成了档案种类多、数量大、价值高。这些工程档案是基础设施建设的重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分，是反映工程内在质量的真实记录，也是工程质量评定的基础图文材料，特别是对隐蔽工程和建成后不容易检测的项目更具有唯一的，不可替代的重要价值。更是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据和项目建成后运行、管理、养护和改造的重要依据，具有重要的凭证、法律价值。

虽然公路工程档案有其重要意义，然而纵观目前工程档案管理现状，普遍存在重工期；重质量；忽视档案资料的收集、整理等基础工作的现象。有好多在建设过程中应该整理的档案资料，却留待工程结束后才去进行整理，致使收集资料难度加大。造成最终的工程资料不完整，不规范。我在参与工程档案整理工作中对此深有体会。由于交通设施项目流动、分散、规模大，周期长，涉及人员面广等特点，要将包括建设、设计、监理、施工单位等部门的工程资料完好无损地收集归档难度相当大。为此本文着重对公路工程档案的收集与整理谈些不成熟的看法。

1公路工程档案管理工作中存在的一些问题

1.1施工管理与工程档案管理脱节

施工单位在施工过程中不重视档案材料的及时收集和整理，最后往往导致竣工后资料参差不齐，记录不全，不能准确地反映工程真实情况，影响了工程技术文件系统的准确和完整。比如说工程照片、工程录像，施工日志也作为归档管理资料，但实际往往并没有重视这方面资料的收集，对于一些隐蔽工程的施工照片到竣工验收时才去收集已经为时过晚；施工日志应是做为施工人员的工作记录，做好施工日志对填

写资料的相关数据显为重要，但实际工作中很少有人自始至终地坚持写施工日志，其实这些资料如果在施工过程中收集、整理会是件容易的事，但往往由于人们不够重视而被忽视，到竣工验收时再去收集这些资料就增加了难度，诸如此类，本来工程其内在质量、外观质量均达到优质工程标准，但由于竣工资料残缺而被扣分，使原本可以评优良的工程仅为合格。

1.2表格没有统一标准

其次，施工用表没有统一标准，填写的数据内容重叠，应按实际操作和设计要求所反映的特定内容被遗漏，竣工资料编制的办法五花八门，没有统一章法。1.3档案管理水平差

档案管理水平不够专业，许多归档的资料不符合归档要求，比如在工程资料中存在不少复印件，甚至是复印材料多次复印件，内容模糊不清，有的复印件经涂改后再复印，字迹难以辨认，经不起长期永久性保存。这些归档资料在以后使用中难以成为可靠，真实的文件依据，给竣工档案整理带来不必要的麻烦和损失。

2问题产生的原因

2.1工程档案管理意识淡薄

工程项目档案文件的产生贯穿于工程建设全过程，其形成，积累和管理应由建设、监理、设计、施工单位根据各自的分工及时进行收集整理。一些施工单位认为工程档案的管理只是事后的一种文件的整理工作，与工程进度、质量等比起来无关紧要，他们在工程建设过程中大多注重工程资料的目的为了计量，只要能计量，以后的事情另当别论，比如说某个隧道路面28d强度达到后已经计量了，而在做评定资料时查找相关资料却被丢失了。不重视资料的收集和整理，忽略了对资料有效性、规范化和完整性的控制，使得形成的工程资料在质量出现了物质形态不统一，信息记录要素不完整的状况。

2.2工程档案编制办法不统一

我国交通工程尚没有形成统一、规范的竣工资料

编制办法，而是由各省交通行业自行制定。由于竣工档案不同于一般文书档案，它的形成不但要符合行业管理的要求，还要符合档案编制的规范要求，在验收交工时既要通过行业的审查，还要通过档案专项验收。现在大多建设单位把竣工资料委托给专门的档案管理单位保管。在档案管理时，管理者往往凭自己对有关文件理解来确定文件的编制办法，致使同一施工单位在不同的地区，竣工文件的编制办法出现不一致的状况，造成竣工资料的返工，使得施工承包单位无所适从。

2.3施工管理用表格式不统一

工程用表是公路工程项目管理的一种表现形式，它是根据国家有关规定对工程质量控制而在工程施工过程中形成的原始记录。由于我国交通行业还没有制定出统一的工程管理用表，各省只能根据《公路工程质量检验评定标准》（JTJF80/1-2004）及交通部颁发的《公路工程竣工验收办法》等国家规范、办法来编制用表。由于各地对规范的理解不一，在施工用表的设计中，又缺乏科学合理的设置。格式各自不相同，有些公路工程项目的施工用表如何设置在公路《规范》中甚至没有说明，使得各施工单位只能根据各自对表式的理解来编制或填写，造成填写的数据内容重叠，没有科学反映客观实际情况。另外，我国工程规范的修改时又跟不上我国施工技术的发展，使得目前的施工用表更难以适应工程技术的发展要求。

2.4公路工程档案管理人员专业化程度不一

由于公路工程档案管理与工程息息相关，这就对档案管理人员的专业技术水平有一定的要求。而大多工程上的档案管理人员不是本专业的技术人员就是刚毕业的学生，缺少工程技术知识和经验，难免给资料的整理也带来了一定的困难。

3对策与措施

3.1提高档案管理意识

提高工程各级管理部门的档案管理意识，重视建设过程中资料的收集工作。

施工过程中形成的真实的内业资料是公路竣工资料整理之基础。因此，必须建立一套建设过程中收集资料的制度，建设单位不定期的组织专职人员检查和指导，发现不完善的地方，及时解决，同时避免以后的工作出现类似的问题。对不符合要求的不予计量、验收，承包人未上交合格的资料，业主应不予结算。竣工资料的收集和整理列入工作计划，在工程监理和工程施工招投标、评标时就要把施工组织计划中

对资料的收集作为一项评分指标的要求，促进工程施工过程中对资料的收集、整理。

3.2制定统一竣工资料编制规范

交通建设、档案等职能部门应协调配合，制定适用于交通建设行业使用的档案管理标准，统一竣工资料编制规范。

由于交通部所颁发的各类工程管理标准、办法之间不统一，交通部的要求与国家档案局的要求也不一致，因此建议交通主管部门组织一批有经验的设计、监理、建设管理、造价、质量监督等领域的专家。组成课题组，根据交通部和国家档案局等有关文件的规定，编制一套适合于公路建设竣工文件的编制办法，作为国家行业标准来使用。

3.3统一交通工程建设表式

尽快由交通行业有关职能部门牵头，统一交通工程建设表式。

目前全国各省市都按照交通部编制的《公路工程质量检验评定标准》JTGF80-1-2004等一系列规范和标准编制了各类表格，在长期使用中已积累了丰富的经验，建议和编制统一竣工资料规范一样，编制一套完整的公路公程统一用表，这套表格可作为规范的附件。编制一套既符合现代施工技术要求，又符合档案要求的范本，并附上填表说明。例如，目前大多数表格中出现的监理签字一览，哪些空格应由旁站监理签字，哪些空格应由驻地高监签字，哪些应由总监签字，都应一一说明。有了详细的说明，施工、监理单位就可按标准操作，简便易行。

3.4公路工程资料收集、整理应纳入工程日常

管理工作范畴

3.4.1落实组织和人员监理、承包人都应根据收

集、整理资料工作量的大小合理配置人员，做到资料收集与施工同准备、同进行、同完成的“三同步”收集齐全后及时整理，不留尾巴。负责编制竣工资料的人员必须熟悉并参与项目建设的全过程。

3.4.2监理应用时检查资料的收集、整理情况监

理在检查工程施工的同时应检查资料的收集、整理是否与施工同步，是否符合要求，是否进行了抽验、与承包人检查的结果是否相符等等。

3.4.3如实记载建设全过程此外要如实地记载建

设的全过程，工程照片就显得很重要，在整理编制竣工资料时加以归纳。

3.5举办培训班

举办公路工程档案管理培训班，普及工程建设档

案管理知识。

编制公路工程资料的工作是由建设、设计、施工、监理单位共同完成的，而主要工作是由承包人完成。由于这些人员来自五湖四海。知识结构、工作经验参差不齐。为使所编制公路工程资料完整及规范，提高工程资料管理的专业性，有必要在编制竣工资料之前组织他们进行培训，可以邀请工程技术专业和档案技术专业的专家授课、辅导。

3.6努力提高档案管理人员的专业素质

工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，其档案管理知识往往不在同一水平线上。因此要及时调查了解各单位的具体情况，可以做到宣传先 进，向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平，也有利于提高工程管理水平。另外还要加强单位 与单位之间的沟通，以学他人之长，补己之短，学习档案管理中好的做法。

4结语

浅谈人事档案材料的收集与整理 第3篇

1  人事档案材料收集中存在的突出问题

1.1  人档分离。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，弃档不用的人员越来越多。一些单位对档案管理不够重视，人档分离情况愈加严重。

1.2  材料在内容和形式上雷同。一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况，严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

2   人事档案材料收集

2.1  主动收集。作为档案员，应密切注意单位人事档案材料产生的信息，主动争得各部门（单位）的工作配合，对应收集归档的材料要做到应收尽收、及时归档。建立一定的上交制度，避免材料形成时间过长，未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。

2.2  重点收集。新时期人事档案材料收集的重点主要有：廉政材料、业绩材料、诚信材料，反映管理水平、工作能力、个性特征、道德操守、生活作风、心理素质、身体状况等方面的材料。人事档案材料收集归档工作，要本着实事求是的原则，另外在干部人事档案里还应增加个人信用方面的内容，使干部人事档案不再“千人一面”，实际工作中，要着重收集反映干部思想政治、工作实绩、品德作风、业务能力、学识水平等材料充实档案，成为用人单位广纳贤才的依据。

2.3  追踪收集与经常收集。档案管理人员工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。要经常关注单位个人基本信息，经常对档案进行清查，随时掌握所有人员的变化情况。对新进入单位人员，要认真审查档案材料，将缺少的材料进行认真登记，并下发《催交材料通知书》，限定时间，要求相关单位将所缺材料按工作制度及时补交，避免时间过长或人员流动造成档案材料无法收集归档。

3  整理档案材料

3.1  材料鉴定。材料形成要规范准确，真实有效。凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。内容不实，字迹不清，不能反映干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能归入档案;如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系完善手续。

3.2  技术加工，分类准确，编排有序。高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，切实做到整齐划一，归档材料左边应留出2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其他材料相等。特别情况，例如对折皱、破损的材料进行裱糊。如内容太多可折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细，装订整齐。通过以上整理，使每卷档案达到完整、精练、真实、条理、方便利用，对应归档的材料，要进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁干部人事档案材料。

3.3  及时、准确做好目录，录入计算机。要随时有效地保存有效档案。对于常规产生的档案材料，做好编排有序、分类准确、目录清楚、装订整齐。通过规范有效整理，每卷档案应达到完整、真实、实用。

4  档案员的职业素养

4.1  人事档案工作政策性强，档案人员要有较高的思想政治素养、用科学发展观来指引自己的工作，要作风正派、脚踏实地、责任心强。

4.2  档案管理工作人员要不断学习人事工作方面的新政策、新知识，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理等知识和技能。要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。要有较好的协调能力、沟通能力，具有极强的工作责任心，保证工作顺利开展。必须掌握现代化管理技术，能熟练操作计算机并合理运用于实际工作中。

4.3  人事档案工作的保密性强，档案管理人员要切实加强自身职业道德的修养。遵守干部人事档案工作有关法律规定，在整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。要切实做好防火和安全保密工作，加强对档案材料的管理。不得擅自处理或销毁档案材料。对按规定剔除的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后区别情况予以处理。做好人事档案借阅、借出、接转记录和整理档案记录。认真恪守职责及人事档案管理相关规定。

浅谈高中学生档案的收集与整理 第4篇

一、高中学生档案的建立原则及收集整理作用

(一) 高中学生档案的建立原则分析。

高中学生的档案建立要能够遵循相关的原则, 从其性质来看, 高中学生的档案要能够和人事档案相等同看待, 要进行长期的保存。有的档案是作为升学或者是转学进行了转移, 但还有部分的学生没有被录取, 那么针对此类情况就要对学生档案妥善的保管, 防止学生在日后走向社会之后得不到及时的利用造成麻烦。对学生的档案进行建立主要遵循真实原则以和及时原则, 规范原则以及准确原则, 其中的真实主要是档案的内容要真实, 及时主要是对学生情况进行及时了解, 规范则主要是档案建立要规范系统等。

(二) 高中学生档案的收集、整理作用分析。

学生档案有着很高的实用价值, 在社会的不断进步下, 档案的基础工作有着很大程度的发展, 档案的分类工作也更加的精细和具体。对高中学生档案的收集以及整理和归档的工作得到有效完成, 不仅保障了各类档案的完整性, 对实际的利用创造了条件, 同时也对国家积累档案打下了重要基础, 这对整个档案工作都有着重要意义和作用。收集是档案管理的前提, 利用则是目的, 整理是承上启下的关键环节。对高中学生的档案进行整理是实现档案科学化管理的重要基础, 也有利于档案的有效利用, 将这一工作做好能分担检索工具体系的部分任务。

二、高中学生档案收集整理的特征及方法

(一) 高中学生档案收集整理的特征分析。

高中学生档案的收集整理自身有着鲜明的特征, 主要体现在影响因素多和连续性强, 档案的设计范围相对较广, 并有着诸多的分类。其中在档案的分类上主要有声像档案等, 通过声音和视频等来记录学生在学校的学习状况和生活状况, 反映整体的学生活动面貌, 这对日后的档案查阅以及利用等都有着重要的价值。所谓的连续性强主要就是对学生的记录是连续性的, 每一学期的情况都会如实的进行记录, 最大程度的将学生在校的活动进行记录反映。

(二) 高中学生档案收集整理的重要方法探究。

加强高中学生的档案收集和整理要从多方面进行着手, 首先要能够有这一方面的意识, 所以要加以广泛宣传, 切实提高师生的档案管理意识。通过多样化的形式将学生档案的收集和管理的重要性进行宣传, 以此来获得学校的高度重视, 进而营造出良好的学生档案收集和整理的环境氛围。与此同时也要能制定相应的档案收集和整理制度, 严格的按照相关要求进行实施, 学校的档案管理部门要对学生的档案形成特征和规律进行详细了解研究, 对归档的要求以及时间等加以明确化, 结合实际将学生档案的归档不完整情况加以减少。

要能够采取较为灵活的方式进行对学生档案加以收集, 由于学生档案的资料相对较多, 通过灵活的方式能大幅度的提高收集效率。学生档案在长时间已经形成了诸多规律性的档案, 例如学年计划以及学期计划等常规的档案, 这样就可结合实际进行集中式的收集, 并在规定时间内进行移交学校档案室。在学生档案的整理过程中, 要能将现代化技术得到充分应用, 通过计算机技术能够将办公自动化的程序得到实际应用, 这样在对学生的档案进行分类过程中就能够提高其效率。

另外要能保障高中学生档案收集渠道的通畅性, 对于学校学生的档案收集主要是归档交案卷的方式进行实现的, 所以学校的档案管理人员要对学生的档案收集有着积极的态度, 将档案管理人员自身的作用得到充分发挥。并要能将档案管理的队伍在整体素质水平上得以有效提升, 使其能有全面的档案管理知识和技术, 学校也要定期进行对档案管理者进行系统化的培训, 这样才能有效提升学生档案的收集和整理效率。

要重视及时建档和规范化休学以及转学等手续的办理, 切实做好高考学生的组档工作。在高一学生进入学校之后及时将学籍加以登记, 由班主任在教导处指导下采用蓝色以及黑色墨水钢笔逐项填写。将学生在校的获奖情况随时在档案中进行记载。在转学以及休学过程中, 要保证学生的档案完整, 及时将相关的材料收集齐全。由于高考学生组档的优劣会对学生的录取以及学校声誉有着重要影响, 所以要在宣传力度上进行加强, 以此来增强档案的意识, 确保综合素质评价的真实准确和客观性。

三、结语

总而言之, 高中学生的档案管理工作对学生日后的工作有着重要影响, 所以要能系统的将学生档案内容进行整理记录, 并要在档案管理制度的基础上充分将档案管理者的主动性得以发挥, 如此才能最大化的促进高中学生的档案收集和整理工作的完成。由于本文篇幅限制, 不能进一步深化探究, 希望能此次研究能起到抛砖引玉的作用以待后来者居上。

摘要：现阶段我国的教育改革正处在深化阶段, 针对高中的各方面管理模式也在发生着变化, 其中高中学生的档案管理工作是一个重要的环节。高中学生的档案收集和整理等, 从实际情况的发展来看, 还存在着诸多问题有待解决, 强化高中学生档案管理工作是促进学校管理规范性的重要内容。

关键词：高中学生,档案收集,档案整理

参考文献

[1]王颖.问渠哪得清如许为有源头活水来——浅议如何减少“死档案”, 提高档案利用率[J].办公室业务, 2013, (09) .

[2]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界, 2013, (11) .

房产档案的收集与整理 第5篇

第一节 文书档案的收集工作

一、文书档案收集工作的内容，重要性(一)内容

广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围，归档时间和归档要求。

1.归档范围

(1)确定归档范围需考虑三个因素 a本机关的职能活动 b公文办理完毕 c具有查考利用价值(2)内容

a上级针对本机关的指导性公文

b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文

d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文(3)注意问题： a 联合办理的公文；

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时 C 本机关内部的公文如计划，总结，会议记录

2.归档时间 一般在第二年6月底之前

3.归档要求

a 种类，份数以及每份文件的页数

b 案卷封面填写，卷内文件排列，编页，目录及备考； C 案卷要系统排列，交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必须是正式的生效的公文

(二)收集工作的重要性

1.收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 2.收集质量决定文书档案管理的质量 3.充分发挥档案作用的保证

二、文书档案收集工作的要求

(一)归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求 1.齐全完整是指归档文件材料在种类，份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整

2.质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观，真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。

(二)归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能(三)档案部门要加强收集工作的调查和指导

三、文书档案收集工作的方法(一)严格按归档制度规定进行接收(二)建立相关制度加强零散文件的收集

1.将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制.2.建立外出开会人员带回材料归档制度.3.保证工作变动人员手中材料归档制度

(三)明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整

1.通过公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集.2.对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交.3.本单位的综合性文件，如规章制度，计划，总结，报表等应由文书人员负责收集.一般指不走收发文程序的文件.4，对于各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交.第二节 文书档案的整理工作

一、文书档案整理工作的内容和原则

(一)整理工作的内容

通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类，案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录

(二)整理工作的原则 1，充分利用原有的整理基础.2，保持文件之间的历史联系.3，便于保管和利用.二、文书档案整理工作的方法和步骤

文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法.(一)组卷整理法.1.鉴定

此时的鉴定工作包括两方面的内容：

一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件.鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限.这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》.文书档案的保管期限有三种：永久，长期，短期，学校有永久，50年，30年，15年，5年5种期限，社区有永久，30年，15年，5年4种期限 2.分类(1)分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当的分类方法，一经确定，不能随意变动

其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法.最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类目之间不得交叉(2)分类方法

文书档案常用的分类方法有三种：分类法，组织机构分类法和问题分类法.A，分类法 B，组织机构分类法 C，问题分类法

(3)文书档案的复式结构分类法

A，——组织机构分类法 即将全宗内的档案按不同分开，在每一内再按立档单位内部的组织机构分类.这种方法只适用于机关单位，并且是内部组织机构变化不大的单位.B，——问题分类法 即将文书档案先按分开，在每个内再按问题分类.机关采用问题分类法时通常分为党群工作类，行政管理类，业务工作类；企业单位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类，行政管理类，经营管理类，生产技术管理类.C，——机构——保管期限分类法 这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位.D，保管期限————组织机构分类法 这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位.以上类别(文件所属的机构和问题)，归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表.各单位在修订归档范围和保管期限表时，一定要报区档案局审批备案。3.组卷(1)方法

公文的主要特征：问题，时间，责任者，名称

公文类型：会议，案件，信访，简报

我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题组成一卷，但不同保管期限的文件不能组在一起。4.卷内文件排列

通常采用时间排列法.一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在后，批复在前，申请在后，原文在前，复制件在后.5.卷内文件编号

对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，有字的页就编，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角.6.抄写卷内目录

按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文件最前边，用钢笔填写.说明：正文与底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请示算作两份文件，会议要抄到议题.7.填写卷内备考表 8.填写案卷封面 9.案卷装订 三孔一线法 10.案卷排列及编号(1)案卷排列方法

A 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列.即保管期限————问题排列法.B 按照文件的作者，收发文机关及文件内容所涉及的地区排列，即保管期限————组织机构排列法.C 按照案卷所属的时间顺序排列.(2)案卷编号

按排列好的顺序每个保管期限大流水编号，到1000卷左右断号，注意不能有重号.11.装入档案盒 12.编制档案检索工具

(1)案卷目录 著录案卷内容及成份的一览表，常采用保管期限——的编制方法，案卷号一般不突破四位数.(2)全引目录 又称案卷文件目录，是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具.(3)专题目录 是以专门问题为线索而编制的检索工具，与全引目录编制方法类似.(二)归档文件整理法 1.鉴定 同组卷整理法.2.分类 ——问题分类法和——保管期限分类法两种.3.装订 装订前要先检查文件的齐全完整，对不符合长期保管要求的要采取补救措施，如裱糊，复制等.4.文件排列 采用保管期限————问题(机构)法排列.具体要求同组卷整理法.5.加盖归档文件章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处，使用红印油.6.文件编号 包括件号和页号，件号按保管期限————类别的顺序大流水编号，填在归档文件章内.7.填写归档文件目录 按编好的文件顺序抄写，具体要求同卷内目录填写，时间项采用8位数字.8.文件装盒 按文件顺序装入，装满为止.9.填盒内备考表

(三)档号的编制原则与方法 1.档号的编制方法

档号通常包括全宗号，案卷目录号(文件目录号)，案卷号()，件号(页号)(1)全宗号 每个立档单位全部档案的代号

(2)案卷目录号(文件目录号)每本目录的排列顺序号，通常按目录产生的时间顺序排列.(3)案卷号()组卷法每本目录内案卷的排列顺序号，每本目录均从“1”开始，并做到不重，不空，不漏.归档文件整理法因不用组卷，此项添文件所属.(4)件号(页号)件号是针对不装订的案卷，一份文件编一个号，页号是针对装订的案卷，一本案卷编一个流水号.2.档号的编制原则

(1)唯一性原则 即四不重原则

(2)合理性原则 即与文书档案的分类体系相适应(3)稳定性原则

(4)简明性原则 易记，易写，易识

第三节 文书档案的鉴定和统计工作

一、文书档案的鉴定工作

(一)文书档案鉴定工作的内容和标准 1.文书档案鉴定工作的内容

包括真伪和价值的鉴定，基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定.2.文书档案鉴定工作的原则 从社会的总体需求出发，用全面的，历史的，发展的观点判定档案的价值.(二)文书档案的价值鉴定 1.文书档案价值鉴定的标准

主要有档案来源标准，内容标准，形式特征标准，相对价值标准，效益标准.2.文书档案保管期限的确定

档案的重要程度越高，发挥的作用越大，它的保管期限越长.根据国家档案局的规定，文书档案的保管期限分为永久和定期.有关永久和定期档案的保管范围

(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤

1.文书档案鉴定工作的方法 就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地身，从文书档案的内容，作者，名称，可靠程度等方面审查.2.文书档案鉴定工作的步骤 文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行.具体分为三个步骤：第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门一，二年后销毁；第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定归档文件的“生存期”，这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施；

第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审.复审主要采取两种形式，即移交复审和到期复审.3.到期档案的复审工作(1)档案鉴定销毁原则

贯彻“审查从细，留存从宽”的原则.(2)档案鉴定销毁工作组织形式 档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导，档案员和相关职能部门的兼职档案员组成.(3)档案的鉴定方法

采取直接鉴定法，以案卷(件)为单位，根据文件内容逐卷，逐件，逐页的进行审查鉴定.(4)档案鉴定的标准，依据

文书档案应按照本单位制订的保管期限表进行；(5)档案销毁工作

a，档案销毁手续：对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁.b，档案销毁方法：销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，到指定地点，二人以上监督核销，监销人在销毁清册审批表上签字.(6)文书档案鉴定销毁程序

a，组成鉴定小组对档案进行价值鉴定.b，对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表.c，鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见.d，将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销.e，监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导.f，将销毁清册归档保存.鉴定销毁指导手册

鉴定销毁表格

二、档案统计工作

房产档案的收集与整理 第6篇

【关键词】档案资料；文化；城市软实力

当前，中国经济、文化飞速发展，各城市为加快发展不断创新思路，按照中央一系列部署开展工作，为推进城市的发展以不同形式的创建活动促进各项工作，在不同的创建活动中以“创建全国文明城市”尤为重要。通过开展创建文明城市活动可以更好地改善城市环境，打造城市形象，提升城市的综合竞争力；可以不断提高城市文明程度和市民文明素质，激发全市人民形成和保持争先争上的精神状态；可以为市民群众兴办大量实事，使广大市民群众得到实实在在的实惠，形成政府亲民、市民拥政的良好互动局面。因此，争创全国文明城市既关系到城市未来的发展，更关系着每个市民的切身利益，具有十分重大的作用和意义。

“全国文明城市”是反映一个城市整体文明水平的综合性荣誉称号，是城市建设、发展水平和文明程度的集中体现，是极具价值的无形资产和重要城市品牌。争创全国文明城市是促进城市文明协调发展、实现率先发展的综合性工作载体。国家创建全国文明城市的《测评体系》主要采用实地考察、材料审核、问卷调查、网络媒体调查四种方法进行考核，在创建工作中完成各创建指标能有效的抓住重点查漏补缺，使各项工作达到有效完善。测评资料是考核的重要内容之一，测评资料审核得分的高低直接影响创建全国文明城市的成绩，测评资料囊括了社会各阶层各领域的工作形态和发展状况，从测评的资料上足以能反映出一个城市的软实力，所以从资料的收集和整理的全面性尤为重要。档案管理工作的重要性与资料的收集和合理的采用是体现各部门乃至一个城市的重要表现之一。为此，本人提出一些对资料的收集和整理工作中几点思考：

一、端正工作态度，认识资料收集和整理的重要性。

（一）组织管理层提高重视性。档案工作是一项严谨而细致的工作，不能有半点的粗心大意，各部门负责测评材料的收集和整理的同志大多数都有许多的日常工作需要完成，材料的收集和整理并没有列入他们的岗位职责。由于工作头绪繁多，他们的精力、时间和重心常常会随着日常事务的轻重缓急而发生转移。如果部门领导不重视测评材料的收集和整理方面，工作人员责任心又不是很强，就很难确保材料搜集及整理工作的及时和完善。所以，在资料方面各部门要高度重视，并安排、选派一些责任心强、业务素质高的同志专职负责资料的收集和整理工作，确保资料的真实准确、完整达标。

（二）增强责任意识，提高专业水平。档案管理是一门专业性很强的工作，资料的收集是档案工作的重要环节，档案工作有其自身的特点和要求。目前，各部门负责资料收集和整理的同志都是兼职完成归档工作的，多数同志缺乏系统的档案专业知识，和对测评指标的了解，个别人甚至对测评材料的规范、标准都不甚了解。因而，工作中就难免出现这样或那样的差错，使得案卷质量难以保证。因此，在日常工作中，要做好资料的收集和整理，就必须要端正工作态度，认真学习专业知识，才能认真、负责地做好日常资料填写、整理、分类和归档工作，部门资料管理人员务必要重视对各类资料的收集整理，确保档案资料的连贯性和完整性。

二、确保资料的标准化和全面性，加强档案管理。

（一）无论是测评资料，还是部门、单位资料的收集和整理，都对资料的准确性、完整性要求非常高。这就要求资料管理人员在工作中要具备“三到”，即：心到、眼到，手到。心到就是对档案重要性有深刻的认识，从思想上达到重视的目的；眼到就是对各种资料的真伪要善于辨别，对发现有疑点的资料要及时向部门领导汇报，进而与资料的来源方进行沟通，确保资料的准确性；手到就是要对各种资料进行必要的整理、归纳，包括对文件柜的合理设置，这样做，便于自己或他人进行查阅。另外，档案管理人员还可以利用电脑、打印机等现代化办公手段，将重要的档案资料进行扫描、复制，制作成电子文档加以备份，以提高档案资料的有效利用率。

（二）深刻理解，把握具体要求。首先认真领会收集资料的要求和范围，按需收集和归类。不管是创建资料还是部门资料，都要准确把握案卷的分类和范围，充实和完善资料的完整性，提高档案资料的可靠性。无论是测评资料档案，还是部门档案，资料的完整性更直观的体现出一个部门或是城市做出正确决策、处理重大问题等重要参考作用，从资料中能反映出一个部门乃至一个城市领导对工作的规划和思路，也能从资料中反映更多的创新方法和好的工作经验。所以说档案工作的重要性和档案管理人员能深刻理解和把握指标内涵，严谨细致地收集整理资料，做到不漏项、不偏差、不零乱，档案资料是部门乃至城市软实力的重要表现。

三、做好测评资料的收集和整理，有效提高城市软实力。

档案具有人类文化发展的基本特性，反映着部门、单位甚至城市之间文化的基本特点。档案工作的各个环节，无不渗透着一定时期历史发展阶段人类的文化取向，档案的这种文化功能成为展现城市的软实力体现。档案的载体形态、形成与管理，以及档案的开发与利用等各个环节和层面，与一定时期的社会文化发展状态有着密切的关系。

综上所述，做好档案的资料和收集、管理与服务工作，能够更好的发挥档案生命力，从而更加丰富档案文化，加快城市发展，充分体现城市软实力了。

【参考文献】

我院仪器设备档案收集与整理 第7篇

依据国家卫生部制定的《医疗卫生机构医学装备管理办法》中第三十一条:“医疗卫生机构应当健全医学装备档案管理制度,按照集中统一管理的原则,做到档案齐全,账目明晰、完整准确。档案保管期限至医学装备报废为止。国家有特殊要求的,从其规定”。为此我们可以看到,仪器设备档案管理是医学装备管理的重要内容之一。随着医疗设备技术的飞速发展,大量先进的仪器设备投入到临床使用,这些仪器设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。仪器设备档案是设备维修、保养和管理的必备条件,它能为设备的使用和维修、保养提供有效的依据。现将我院仪器设备档案收集与整理的具体做法与同仁交流,以利于共同促进医院仪器设备档案的科学化管理。

我院是一家二级甲等综合医院,目前投入到临床各部门使用的大小医疗仪器设备800余台件,万元上的近400台件,总金额为4015万元。我院仪器设备档案建立由设备科专人负责,配备档案橱柜。单价在万元以上的仪器设备,都建立了单机档案。每个档案都进行了系统排列、有序存放、按类别划分、采用电子文档规范书写目录。我院收集与整理单机档案共分为3个部分,具体如下。

1 申购材料

它主要包括使用科室购买仪器设备的申请单、仪器设备购置论证表、仪器设备购置可行性论证报告书、购买设备的主要参数要求、医院上报各部门的批件、招投标文件、中标通知书、销售合同等。

2 验收材料

这部分主要包括仪器设备的装箱清单、装机报告、验收报告、仪器设备使用管理责任书、仪器设备培训记录单、装箱清单、随机附带的所有文字资料。通常情况下,我院将使用操作手册复印一份交使用科室,原件收回归档。仪器设备发票复印件归档。涉及进口设备,备存进口设备的进口论证材料及“海关报关单”,对B超、监护仪、内窥镜等设备备存“商检报告”;对强制检定的计量测量设备,如B超、X射线断层检查仪、心电图机等备存首检证书;对监管的特种设备,如压力蒸汽灭菌设备,备存办理的使用证;甲乙类大型医用设备,如CT、MRI等备存办理的配置许可证。

3 在运行过程中形成的材料

一方面为仪器设备的使用情况记录。我院对单价在万元以上,且能单独开展为病人治疗或检查并能收取费用的仪器设备,在验收完毕后发放记录本给使用科室,要求进行逐日登记。记录本主要内容包括开机时间、关机时间、使用时间、检查(治疗)次数、检查(治疗)费用、病人姓名、检查(治疗)内容、设备运转情况、操作人等。每月结束后进行当月小结,年终进行年度总结。记录本使用完后,将其交回设备科归档,并发放新的记录本继续记录。如已封存、报废的设备,记录本将随机一同收回。除此,我们根据临床使用情况,对万元以上设备每季度开展成本效益分析,主要内容为使用科室、设备名称、出厂编号、规格型号、生产厂家、购买时间、购置金额、本季度毛收入、固定支出费(包括根据该设备的折旧年限计算本季度的折旧、固定工资、资金成本、修理及配件费)、变动成本(本季度的活工资及奖金、耗材)、本季度纯收入、经济效益(贡献毛益、结余、收益率%)。年度做一次详细的单机分析报告,从该机的社会效益及经济效益来分析从开机到现在的累计支出与收入情况、使用情况等。每年度的单机分析报告都需归入单机档案。

另一方面,在仪器设备日常使用中,开展对仪器设备的日常保养、检定(校准)、安全检查、维修工作。这些工作都需要形成文字记录,记录的主要内容包括时间、使用科室、保养检查要点、维修故障分析、费用等。这些记录和外请工程人员进行维修的记录单都需要进行整理后装入单机档案。对属于国家质监局列出的强制检定(校准)的计量测量仪器设备,都应按周期开展检定(校准)工作,并将有效证书复印件装入该单机档案。对于使用年限较长,发生故障无法修复或修复无价值需封存、报废的仪器设备,使用科室需填写封存、报废表(一式两份),内容包括使用科室、仪器设备名称、型号规格、产地、金额、启用时间、封存报废日期、已使用年限、仪器设备维修工程人员分析、使用科室意见、设备科负责人意见、分管院长意见、院长审批意见、上报相关部门意见、仪器设备收回时间及存放地点、交接双方签字等内容。填报审批完毕的封存、报废表一份递交给财务科,另一份为设备管理部门归档。

除此之外,对每台建立了档案的仪器设备,都装订一本“仪器设备履历表”,表中贴上该设备的照片,同时记录齐该设备名称、生产厂家、生产日期、规格型号、机号、购买时间、购买金额、取得方式(政府招标购买、自行购买、外捐赠等)、验收情况、院内编号、书写操作规程、注意事项、既往史、以及以后在使用中需要在表中简明扼要的记录检修保养情况。

综上所述,仪器设备档案收集与整理工作不仅贯穿于仪器设备的采购、使用、保养、维修、折旧、封存与报废的整个过程,也是包含了仪器设备在服务患者过程中的全部历史记录。它是医学装备档案管理工作的重要组成部分,它能有效地为仪器设备的使用和维修保养提供依据,充分提高仪器设备的利用率,同时在仪器设备添置与更新中也能更好地为领导决策提供相关依据,它的管理好坏对医院发展有着深远的意义。

参考文献

[1]黄瑞峰.浅谈医院医疗设备档案管理工作的现状与对策[J].医疗装备,2007,20(1):25-26.

[2]刘伟,黄燕.浅谈医疗设备维修保养档案的收集和利用[J].中国医疗设备,2011,26(9):101-102,120.

[3]陈清奎.医疗设备管理探讨[J].中国医学装备,2007,4(4):28-29.

[4]高雅文.医疗设备档案的收集与管理的研究[J].中国现代医生,2007,3(5):21-22.

[5]任水芬.也谈医疗设备档案的收集管理[J].浙江档案,2010,(7):34.

[6]潘伟聪.医疗设备档案管理[J].中国医学装备,2010,(7):50-51.

[7]朱学君.医院医疗设备档案管理工作实践与体会[J].现代医院,2010,(3):134-136.

房产档案的收集与整理 第8篇

一、创卫档案资料的收集

创卫档案资料的收集范围广, 容量大。要特别注意以下4方面的事项:

(一) 收集时间。

收集时间是保证内容完整的一个重要方面。如湛江市创卫档案资料的收集时间:要求从2010年1月1日开始至现在, 按年度收集整理, 时间跨度较大, 接近4-5年时间。务必按时间先后收集齐全, 对其中有遗漏的, 要查漏补缺。

(二) 项目分类。

项目分类要清晰, 既要结合国家卫生城市技术评估与考核鉴定的各项检查内容, 又要结合教育系统和学校的创卫实际。项目分类清晰一是便于单位各部门的分工合作, 二是便于档案资料的收集与管理。如笔者单位湛江师范学院基础教育学院结合湛江市教育系统创卫建档要求进行档案资料项目分类包括:组织管理、健康教育、疾病防制、二次供水管理、控烟工作、环境卫生、食堂卫生、病媒生物防制等。各类内容按一定的内在逻辑进行分类, 一目了然。

(三) 建档内容。

根据《国家卫生城市标准》及技术评估和考核鉴定工作规范, 按国家卫生城市十大指标主要内容和相关项目检查内容、重点内容, 结合湛江市教育系统创卫建档工作实际, 制定符合学校实际的创卫档案建档指引。在建档内容中要注意内容的细化。如上述建档的8项指标, 其中的每一项都要进行分解细化, 才能把每项工作做好。如二次供水管理就包括以下具体内容:二次供水单位基本情况、组织管理机构、二次供水卫生管理制度、水池清洗制度、水污染事件报告制度、清洗作业规程、供管人员和清洗人员健康体检合格证明、二次供水水池清洗服务承包合同书、水池清洗消毒记录表、清洗消毒进货索证资料和记录表、水质检测报告。

(四) 资料收集需要解决3个问题。

一是注意文件行文的规范, 如成立各类工作领导小组、实施方案、制度等有关发文, 要鉴别行文是否规范, 注意体现文号、是否有红头、签发单位、责任者、签发时间、单位印鉴、签发份数等, 字体、纸张要求一致, 要体现文件的真实性和严肃性。二是注意各项各类创卫相片的拍摄要及时, 时间要准确, 一些场景往往过后不能再现, 如创卫宣传、检查、会议、环卫整治等相片的收集, 要体现及时、真实、直观。一是用数码相机或手机随时拍摄。二是要及时做好电子相片编辑, 标注拍摄时间、题名等内容。三是注意对照创卫建档内容索引, 认真做好每年创卫档案资料的收集与检查, 及时做好查漏补缺工作。如结合相关职能部门的督查意见, 需整改的补充资料或一些来不及拍摄的相片资料, 该补要补, 能补则补。

二、创卫档案资料的整理

创卫档案资料收集只是工作的第一步, 下一步就要做好档案的整理, 档案的整理需要掌握一定的工作原则和方法。

(一) 资料整理需掌握三原则。

一是“佐证”原则。围绕《国家卫生城市标准》提供佐证资料是做好创卫档案资料的基本原则, 佐证资料不能随便编造, 要有依有据。如健康教育, 佐证资料是对照该项目标准提供依据, 做到佐证资料充足。二是“适量”原则。如果所有创卫佐证资料都要整理入档, 那是不现实的, 一些资料如日常清洁记录、健康教育调查问卷、试卷、各级各类文件、涉及多部门的整改等, 重叠内容多或量大, 要注意鉴别、排查、梳理, 进行精选瘦身, 做到项目齐全, “适量”即可, 其它备用。三是“合理”原则。根据各部门按年度收集汇总资料, 经检查齐全后, 在整理时要结合实际应用需要, 进行合理归类, 如将项目涉及成立领导小组、计划、总结、方案、会议纪录、经费明细等归于组织管理类案卷;将各项各类宣传图片、会议、活动相片、录音、摄影等归于相片档案类案卷;一些项目资料较少, 如疾病防制、二次供水管理、控烟工作等可归于健康教育类。这样整理既方便查找又便于装册入盒, 在专家或有关部门检查时, 查起来容易。

(二) 资料的整理注意各类材料的规范。

其中包括:首先是文书类档案整理的规范。根据年度和项目分类, 一是将资料按项目内容进行组卷, 每卷厚度以不超过2㎝为宜。二是将组卷好的文书档案资料编印上页码。三是编印卷内文件目录、案卷目录。卷内文件目录包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。案卷目录主要概述卷内文件主要内容、包括案卷号、题名、年度、张数, 如2013年湛江师范学院基础教育学院健康教育工作计划、总结、人员名册、教育评价、心理咨询活动方案、文体活动方案、教学、教材、课程安排、健康教育知识考试、统计、健康教育宣传等资料。其实是相片类档案整理的规范。将相片进行分类, 如会议类、健康教育宣传类、工作检查类、病媒生物防制、环境卫生管理等, 分类后再按时间顺序进行编号、排列;相片组卷与制作相片芯页, 每卷相册建立30-60张相片, 每页相册存放2张相片, 相片芯页按照《相片档案管理规范》的要求简明扼要地填写反映每一张相片的具体内容, 包括相片号、拍摄时间、摄影者、相片题名等要素;编印相片档案卷内文件目录、相片档案总说明;卷内文件目录包括相片号、相片题名、拍摄时间、摄影者、相片所在页号。相片档案总说明主要概述该卷相片档案收集了某年度某项目类别的相片。

档案收集整理后, 其最后一道工序是案卷装册入盒, 按照档案整理的工作流程, 档案整理后要将案卷装册入盒, 在这一工作中, 要注意以下几个环节:一是每卷档案要编好卷内文件封面、封底, 与卷内文件目录、项目文件内容一起进行包装、线装, 然后装入档案盒, 每个档案盒装入卷数不超过3卷。档案包装入盒后, 再编好档案盒正、侧签。二是制作档案案卷目录夹侧签、封面, 用于装订整卷档案卷内文件目录。封面包括全宗名称、全宗号、案卷内容、起止卷号、收录时间、共多少件多少页。三是相片案卷用专门的相片档案盒装册, 内页封面要注明全宗名称、年度、案卷号、保管时间、卷内相片共多少张及收录时间等。编制相片卷内文件目录、案卷目录夹, 用专门的打印机和纸张将整理好的相片芯页打印出来, 并与相片一起装册入盒。

房产档案的收集与整理 第9篇

一、基本建设档案的定义、内容、作用

单位的基本建设活动是本单位为形成或扩大生产能力而进行的土木建筑、设备安装以及与此相关联的各项基础性活动。当前, 基建工程项目日益增多, 伴随着各种建筑物 (构筑物) 的不断涌现, 大量的文件图纸材料集中形成, 这些文件、图纸、材料就构成了基本建设档案。国家档案局、国家计委1988年4号文件给基建档案下了一个科学的定义, 它指出:“基本建设项目档案资料是在整个建设项目从酝酿、决策到建成 (使用) 全过程中形成的, 应当归档保存的文件, 包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产 (使用) 等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。”这些材料真实记载和实际反映了各项工程建设过程、质量及建筑物的状况, 它们是证明该工程合法性的法律凭证, 是进行全面使用和管理维修建设以及改、扩建的可靠依据和重要凭证。

二、基本建设档案的收集

由于基建档案涉及面广, 工作周期长, 产生单位分散, 数量又多, 因此如何通过最佳合理的办法, 有效地收集在各个环节中产生的科技文件材料, 成为确保基建档案完整、准确的关键。各单位基建技术文件的收集归档工作能否顺利地开展, 取决于事业单位技术人员和档案人员的共同努力和协调配合:一方面要求事业技术业务部门和技术人员在一项技术活动结束或告一段落后, 严格按照技术活动程序和技术文件归档制度的要求, 对技术文件进行科学的鉴定、筛选和系统整理, 及时向技术档案部门归档;另一方面, 为保证归档技术文件的完整、准确和符合规定的要求, 档案部门应积极主动地采取一系列切实有效的措施, 包括制订和贯彻归档制度及有关技术管理制度, 协助和指导技术人员做好技术文件的形成、积累和归档工作, 对归档技术文件的质量进行清点、检查, 并根据馆藏情况, 对遗留零散的技术文件进行追补收集。根据建设项目的工作周期较长这一特点, 进行分阶段的积累是很重要的, 收集的基础是积累。由于文件产生单位分散, 作业地点环境又比较差, 如果不注意日常的积累工作, 就会使档案资料遗失, 直接影响到最后的竣工验收, 影响将来对档案资料的开发与利用, 所以要及时了解建设项目的工程进度, 了解其产生文件的环节, 注意平时积累, 这是确保验收时提交完整性好, 质量高的档案资料的基础。基建档案资料形成于建设活动的全过程, 它涉及到的部门和单位从建设单位到上级主管部门, 以及城市建设规划部门, 还有设计与勘察部门, 施工部门等等, 单位虽多, 但是各个环节都与建设单位紧密相连, 所以基建档案资料的收集, 应以建设单位为总点, 各形成单位为目标, 贯彻全面收集的原则, 执行由谁形成, 就由谁积累并进行收集整理, 然后向总点移交汇总的办法。为了确保档案资料的有效收集, 建设、设计、施工单位要建立基建档案资料的收集工作网络, 在每个部门或者重要环节中要有专人和兼职人员负责督促、检查和收集, 每个部门由生产技术负责人分管, 并定期进行检查。

三、基本建设档案的整理

房产档案的收集与整理 第10篇

根据农业科技档案的管理要求, 把科尔沁区测土配方施肥项目数据资料收集与档案管理工作归纳如下:

一、测土配方施肥项目的数据资料收集

测土配方施肥项目档案是对测土配方施肥项目工作中形成的大量数据资料的归纳与整理, 有利于查阅和长久保存。收集内容包括上级文件通知、实施方案宣传资料、光盘、讲课培训内容、野外采样农户施肥情况调查表、采样地块基本情况调查表、土壤化验分析数据材料、田间3414试验数据资料、三区试验数据资料、配方肥肥效校验数据资料、测土配方施肥配方卡设计、配方肥年生产量与销售证明材料 (产销证明材料) 、施肥效果评价材料、示范推广情况情况资料、技术创新和仪器设备档案及更新改造情况资料、还包括在测土配方施肥工作中查阅参考依据的各项资料:比如二次土壤普查图谱资料表格等。

1. 收集好上级部门下发的文件通知实施方案

上级部门文件通知是指内蒙古自治区农牧业厅及通辽市农牧业局关于下发测土配方施肥项目工作的执行政策指导意见、会议通知等。实施方案是指内蒙古自治区农牧业厅及通辽市农牧业局下发的本年度测土配方施肥项目工作实施方案及具体工作措施。一般以内蒙古自治区农牧业厅及通辽市农牧业局网站更新内容为主, 及时下载整理归档。

2. 收集好土壤野外采样调查表

土壤野外采样调查表包括农户施肥情况调查表、采样地块基本情况调查表。这些表格数据的收集整理按乡镇村为分类单位进行归档, 做到具体详实, 分类仔细, 查阅方便。

3. 收集好田间试验设计方案总结及土壤化验结果数据资料

田间试验包括3414试验、配方肥料三区试验、配方肥校验、配方肥示范推广等工作的具体实施试验设计方案, 不同时期田间管理调查情况数据资料, 最终田间收获数据及室内考种结果分析出来的田间试验示范报告结果分析等材料。分期分批的按不同时间进行收集, 以备以后档案整理。土壤化验数据资料指化验人员在化验室内对所采的土壤样品进行检验分析的各项结果分析数据、比如:有效磷、速效钾、速效氮、全磷、全钾、微量铜铁锰锌等检验数据。还包括土壤检验查阅依据的土壤化验书籍资料, 操作规程, 计算公式等材料。

4. 收集好配方肥产销数据证明材料

配方肥产销数据证明指, 政府招投标产生的化肥生产厂家签订的合同书、配方肥年生产总量表、经销商销售单据是配方肥使用推广情况依据。收集好这些资料是测土配方施肥项目实施工作进行好坏的检验标准。

5. 收集好技术创新和仪器设备档案及更新改造情况资料

技术创新指每年配方肥的使用、田间3414试验、肥效试验、进行评价调整等测土配方施肥项目工作中引进新技术, 进行技术创新等技术措施。这些工作把测土配方施肥项目做得好, 充分发挥测土配方施肥项目的优势作用。仪器设备档案指测土配方施肥项目工作中招投标采购的仪器、电脑、数码相机、GPS定位仪等等设备的生产厂家, 生产日期、合格证、使用说明书、设备的使用过程中的维修改造情况说明、厂家培训检验人员情况说明等等的材料。

6. 收集好配方肥施肥建议卡和宣传资料光盘及讲课内容

配方肥施肥建议卡是根据春季土壤野外采样化验分析数据对照农户施肥情况调查表数据、采样地块基本情况调查表数据 (考虑该采样代表地块常年产量及农户习惯施肥量) , 分析出来的结果设计, 提供给农民施肥建议卡并发放到代表面积涉及到的农民手中。每年农业技术人员分批分次的下乡进乡镇进村进农户家中发放挂图、小册子、测土配方施肥光盘等宣传资料。定期的对农民进行测土配方施肥培训讲课, 同时调查鼓励产量大户使用配方肥, 达到节本增效的目的, 并且形成材料。收集好这些内容为测土配方施肥项目档案整理工作的顺利进行打好基础。

二、测土配方施肥项目档案的归纳整理

测土配方施肥项目产生的档案种类多, 内容丰富 (包括测土配方施肥项目土壤测试、试验示范设计、配方肥校验、配方肥产销、配方肥肥效评价、宣传培训、配方肥大面积推广等) , 涉及阶段环节多, 专业性强, 区别与文书档案及其他类别档案。材料之间具有内在特定的联系不能人为的分开, 所以开展测土配方施肥项目资料整理工作时以完整、准确、系统、详实为标准进行。

数据资料归纳整理工作顺序依次为登记、筛选、分类、整理归档。

1. 测土配方施肥项目档案材料的登记工作

对分期分批收集的测土配方施肥项目数据资料及时进行登记, 检阅数据资料的完整性, 真实可靠性, 并且大概的分类, 以免数据资料堆积散乱, 增加以后测土配方施肥项目档案整理归档工作难度。

2. 测土配方施肥项目档案材料的筛选工作

对于测土配方施肥项目档案材料筛选时重复的数据资料, 来历不清的数据资料, 不完整的数据资料, 不能使用。如果重要的必须归档的不完整的数据资料, 要让专业技术人员形成完整的数据材料, 才可以立卷归档。

3. 测土配方施肥项目档案材料的分类工作

测土配方施肥项目档案材料种类多, 内容丰富, 涉及阶段环节多, 专业性强, 材料之间又有内在特定的联系、不能人为的分开等特点。因此测土配方施肥项目档案材料的分类工作难度大, 耗费精力也大, 是一项繁杂的工作。在测土配方施肥项目档案材料收集时的简单分类基础上进行详细的分类, 按测土配方施肥项目档案材料实施的年份分类, 测土配方施肥项目档案材料的类型分类, 测土配方施肥项目档案材料涉及的内容进行分类, 仪器设备的管理使用情况等等进行分类。

4. 测土配方施肥项目档案材料的整理归档工作

在以上三项工作的基础上对编码的测土配方施肥项目档案材料进行整理装订和封装, 对照片及电子文档图纸等珍贵资料进行妥善保管, 以免丢失。所有编码的测土配方施肥项目档案材料必须建档归档, 方遍查阅使用, 严防资料散失。

照片立卷时要详细记录照片的来历, 事由, 拍摄时间, 编排照片的案卷号, 照片号, 拍摄者, 保管年限, 光盘号等。纸质照片整理归档时, 照片编号, 附照片拍摄时间, 简单来历说明造册 (影册) , 两个以上影册进行记载编号。

房产档案的收集与整理 第11篇

【关键词】邮政企业；档案；收集整理；归档

邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。

一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关

1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。

2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关

1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。

2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。

3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。

4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。

三、加强质量监督，把好档案立卷归档关

1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。

2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局发布2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。

四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关

1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。

2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。

3.提高档案人员的综合素质。从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。以自学为主，培训为辅，强化档案人员责任意识，职业意识。结合邮政企业的职业特色，不断接受新信息、新创意，扩大知识视野，提高鉴别能力，有效地做好档案收集整理归档工作。

五、结论

建筑工程竣工档案的收集整理 第12篇

关键词：建筑工程,竣工档案管理,收集,整理

城建档案是建筑工程的真实记录和反映, 其重要性不言而喻, 因此, 需要重视建筑工程的档案管理与收集工作。建筑工程竣工阶段的档案收集整理工作涉及到很多方面, 包括整个施工建设过程中所产生的档案的收集与整理, 同时也是建筑工程建设项目的检查、审计、维修和后期管理、使用、改扩建的重要依据。

1 建筑工程竣工档案收集管理中的问题

在整个建筑工程建设过程中, 施工中的每个阶段都会产生一些档案, 需要及时对这些档案进行收集整理, 从而保证后续施工中出现问题能够有据可查。建筑工程资料的整编和归档贯穿于整个施工建设过程中, 建筑工程中的安全问题非常重要, 需要引起重视。如果缺乏相应的监督措施, 可能导致安全问题的出现, 其中的监管措施就包括通过建立档案制度, 将施工阶段中产生的文件进行收集整理归档, 让施工过程能够有据可查。但目前, 在整个建筑竣工阶段的档案收集与整理中仍然存在一些问题。

1.1 树立相关人员的档案管理意识

建筑工程竣工阶段的档案管理工作对建筑建设工程有着非常重要的作用, 然而目前仍然有大部分建筑从业人员对该项工作没有引起重视, 尤其是相关行业的领导人员, 同样缺乏档案管理意识。对此, 首先要从全局出发, 提高档案管理人员对档案建设工作的重视, 认识到建筑工程竣工阶段的档案收集, 能够为保证后续产品质量问题的责任进行划分, 同时可以提高建筑工程档案管理工作对建筑工程质量的重要性。

1.2 建筑工程竣工文件不齐全

由于建筑工程竣工档案的收集过程涉及到整个施工阶段, 同时又由于相关人员对档案收集的不重视, 从而导致在最后的收集整理过程中出现建筑项目缺少的情况。如建设施工过程中的一些类似投资批文、规划验收合格证、施工许可证等相关文件, 由于施工单位相关人员不重视以及管理不善, 导致施工人员在施工过程中对一些建筑文件随意放置, 造成文件的丢失, 以至于在后续的档案文件收集整理过程中, 出现各种文件缺失的现象。

1.3 建筑工程文件的真实性不能保证

同样, 由于建筑施工人员对档案收集整理工作的不重视, 从而导致后续整理过程中相关文件的遗失, 基于此, 相关人员可能出现随意编造文件的现象, 造成施工文件内容的不真实, 不能如实反映施工的实际工作情况, 使得建筑工程档案的收集与整理流于形式。

2 建筑工程竣工文件整编归档失控的原因

2.1 日常工程项目文件管理不规范

在实际的工程施工过程中, 施工企业往往把精力花费在建筑施工过程中, 更重视经济的回报度。由于施工企业在文件资料管理方面需要花费一定的人力、物力, 同时又没有认识到档案文件的收集管理工作能够带来何种经济回报, 因而导致在进行档案文件收集与整理过程中, 仅侧重于施工建筑, 对档案管理往往不太重视, 造成建设工程文件管理的不规范。

2.2 缺乏专业的建筑工程档案管理人员

建筑工程档案的收集与整理过程中, 所涉及到的都是与整个施工过程有关的工程技术文件, 需要具有相关知识背景的专业管理人员的明晰。但目前整个体系下, 这样的专业型人才较为缺乏, 因此, 要想做好建筑工程竣工档案管理工作, 必须配备一些专门的档案管理人员。目前一般从事工程档案管理工作的人员, 虽然具有档案管理方面的专业知识, 但关于工程建设方面的知识却了解甚少, 从而影响建筑工程文件档案整编与管理工作的进行。

3 建筑工程竣工文件档案的收集与整理

3.1 做好建筑工程施工过程中的档案收集与整理

建筑竣工阶段的档案整理包括整个施工阶段档案的整理收集过程, 其中需要涉及到建筑施工阶段的档案收集与整理过程。在进行建筑工程施工过程中, 该阶段占整个阶段的重要部分, 因此, 需要做好此阶段的档案收集与整理, 同时提高全员的档案质量管理与收集意识, 从而做好该阶段档案的收集与整理工作。

3.2 选择资质优的建筑建设单位

选择资质优的建筑工程单位, 因其具有较强的档案管理意识, 能够重视档案建设工作。资质优的建筑单位在施工建设方面能够有效保证施工质量, 从而为得到高质量的建筑工程竣工档案创造良好条件。

3.3 对建筑工程施工中文件资料的及时收集

为保证建设工程竣工阶段档案的有效收集与整理, 就需要对每个阶段所产生的文件进行收集与整理, 从而确保后续竣工阶段中档案文件的有效收集。在施工过程中进行档案收集, 需要对整理过程进行有效合理规划, 从而保证收集的有效进行。在档案的收集整理过程中需要进行定期整理, 定期进行档案的收集然后进行汇编工作, 从而保证建筑施工中档案的有效收集。

4 结语

综上所述, 建筑工程档案管理对整个建筑作业流程有着十分重要的意义, 因此, 需要重视建筑档案整理工作。建筑工程竣工档案涉及到整个建筑流程作业过程中的档案整理过程, 需要引起重视。提高整个行业从业者的档案管理意识, 做好竣工阶段的整理工作, 从而保证整个建筑建设的质量。

参考文献

[1]张黎.建筑工程竣工档案的收集整理[J].兰台世界, 2006, (19) :35.

[2]项令花.浅谈如何做好竣工资料的编制与整理归档[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2015, (17) :7646-7646.