音像档案数字化管理

音像档案数字化管理（精选4篇）

音像档案数字化管理 第1篇

关键词：音像档案资料,数字化,构建

多媒体技术的发展为音像档案资料实现数字化提供了新的技术支撑, 为音像资料的储存和查找提供了新的方法。传统的音像资料管理作业比较复杂繁琐, 而且随着保存时间的增长, 音像资料的信号以及质量都会受到影响。所以随着计算机技术的发展, 音像档案资料应该逐步实现数字化管理。

一、开展音像档案资料数字化管理的必要性

(一) 提高音像档案资料的管理效率。通过实现音像档案资料数字化, 可以将音像档案资料以数字0或者1的形式来进行储存, 而且档案管理人员还可以结合相应的技术来构建信息化管理平台。音像档案管理员则可以在这个信息平台进行操作, 减轻音像档案资料管理的工作量, 提高音像档案资料的管理效率。

(二) 有效地解决音像资料的存放问题。实现音像档案资料数字化管理可以有效地压缩音像资料, 降低音像资料的储存空间, 进而解决音像资料的存放问题。

(三) 方便音像资料的查找。之所以要实现音像档案资料的数字化管理, 不仅是为了提高管理效率, 更是为了提高资料的查找效率, 通过构建相应的数字化管理平台, 音像档案资料管理人员则可以快速地通过相应的查询系统来进行资料的查找。

(四) 提高音像资料存放的安全性。音像档案资料通过实现数字化, 可以大大地提高存放的安全性, 传统的音像资料的存放形式是以磁带的形式进行存放, 随着多次使用, 磁带会逐渐地被损坏, 而音像也会逐渐地被损坏, 导致音像的质量变差。而实现数字化管理, 则可以避免音像资料的损坏, 因为音像资料是以文件的形式进行保存的, 即使对音像资料进行多次的读取, 也不会损坏到音像的质量。

二、开展音像档案资料数字化管理的技术指标

(一) 采样的格式。主要包括3个方面:

1.音频的采样频率。音频的采样频率对于音频的音质有着重要的影响, 音频的采样频率越高, 音质就越好, 相反, 音频的采样频率越低, 音质就越差。然而音质越高, 音频的数据量就越大, 音频资料的存放空间就大。所谓的音频采样频率是指对声音波形的采样次数, 采样次数越多, 其音频采样频率就越高, 音质就越好。一般的音频采样频率主要有四种频率, 分别是11.025k Hz、22.05 k Hz、44.1 k Hz、48 k Hz。不同的音频频率有不同的优缺点, 应用的范围也不同, 例如采样频率为11.025k Hz的音频是电话的声音品质, 而44.1k Hz则是CD的声音品质。因为人耳的声音采样频率最大是20k Hz, 所以大于20k Hz的音质, 我们已经不能分辨他们之间的不同, 如48k Hz的采样频率更为精准, 但是从听觉上来说, 我们也分辨不出与44.1k Hz采样频率的不同。结合奈奎斯特的采样原理, 频率为44.1k Hz的频率刚好可以将比我们听觉极限频率略高的声音还原。所以要想更好地确保音频的采样质量, 在进行音频采样的时候就可以使用44.1k Hz的频率。

2.视频的码率。视频的码率是指在一定单位时间内, 所输出的视频数据量, 视频码率是影响视频质量的重要因素之一。视频的码率和视频的质量是成正比的关系, 视频的码率越大, 视频的质量就越高, 但是视频的码率在到达一定的上限之后, 无论码率有多大, 对于视频的质量也没有很大的影响。视频码率除了和视频的质量成正比之外, 还与视频的容量成正比, 视频码率越大, 视频的容量也就越高, 也就是说, 视频所需要的储存空间也就越大。在进行视频采样的时候, 工作人员不能一味地追求视频质量而提高采样的视频码率, 应该结合视频所需要的清晰度来选择适合的视频码率, 这样才不会给视频的储存带来问题。

3.视频的采样格式。除了视频的码率大小会对视频质量造成重要的影响外, 视频的采样格式对于视频的质量也会产生重要的影响。视频的采样格式是指在进行录像资料数字化的时候所使用的获取亮度和色彩信息的方式, 不同的采样格式, 其获取亮度和色彩信息的方式不一样。在进行视频采样的时候, 一般所使用的格式分别有YCb Cr4:4:4、YCb Cr4:2:2、YCb Cr4:2:0和YCb Cr4:1:1。格式中的Y是指亮度分量, Cb是指蓝色色度分量, Cr则是指红色色度分量。因为人们对于色度的敏感度明显要比亮度的敏感度要低, 所以在进行视频采样的时候, 工作人员可以相对地降低采样的色度, 降低视频的采样色度, 可以有效地降低视频的容量, 减少视频的储存空间。即使降低视频的采样色度, 人眼也不能明显地分辨出视频所产生的变化。如果使用YCb Cr4:4:4的格式来进行视频采样, 那么视频的数据量是非常大的, 如果使用YCb Cr4:2:2的格式来进行视频采样, 因为亮度没有变化, 即使色度降低了, 视频的画质还是与YCb Cr4:4:4格式的视频画质非常相似, 而视频的数据量也减少, 视频的储存空间也就减少了。在选择视频采样格式的时候, 特别是实现录像档案资料数字化, 建议使用YCb Cr4:2:0的格式来进行采样, 如果对于视频的清晰度要求比较高, 就建议使用YCb Cr4:2:2的视频格式来进行采样。

(二) 储存的格式。主要包括2个方面:

1.音频的储存格式。在实现音像档案资料数字化的时候, 音像资料的储存格式对于音像资料保存有着非常重要的影响, 不同的储存格式有着不同的数据量。在进行音频保存的时候, 应该结合不同的要求来选择不同的保存格式。目前主要使用的音频保存格式有WAV/MP3/VIMA等等。不同的格式所还原出来的音质也是不同的, 如果对于音质要求比较高, 可以使用WAV的音频格式来进行储存, 但是WAV格式的音频文件体积较大, 所占用的储存空间也大。如果想要降低音频的储存空间, 那么就可以选择MP3的格式来进行储存。

2.视频的储存格式。视频的储存格式也有很多种, 不同的格式所呈现出来的视频画质也不同, 常用的视频储存格式主要有MPEG、WMV和RM, 部分格式比较适合在线播放, 部分格式适合进行音像档案资料的存放。MPEG格式也分成很多种类, 如MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4。不同的MPEG系列所应用的范围也不用, 如MPEG-1主要是进行VCD的压缩, 所达到的视频画质是家用录像机的画质;而MPEG-2格式则是应用在高清电视中;与MPEG-1、MPEG-2相比, MPEG-4格式的压缩效率更加高, 适合用于视频点播。

三、音像档案资料的存放

(一) 光盘存放。光盘是利用光学来作为储存介质的一种储存方式, 是利用聚焦的氢离子激光束来进行记录, 因此也被称为激光光盘。光盘可以分成很多种类, 如果按照光盘的特性和工程来进行分类, 分别有只读式光盘、可擦写光盘;如果按照光盘的结构来进行分类, 又可以分成CD、DVD等类型。

(二) 硬盘存放。硬盘存放是基于电脑的基础上的, 将音像档案资料存放在硬盘上, 在进行读取的时候则可以通过电脑来进行读取。硬盘是采用磁介质来进行数据储存的, 一个硬盘拥有若干个磁盘片。使用硬磁盘来进行音像档案资料的储存主要是因为硬磁盘拥有储存容量大、储存效率高、可靠性强。所以在进行一些比较重要的音像档案资料保存的时候可以使用硬磁盘来进行储存。而且使用硬磁盘来进行音像档案资料的储存, 还能避免因潮湿、高温而对音像档案资料造成影响或者损坏。

实现音像档案资料数字化, 可以有效地对音像档案资料进行统筹管理, 方便音像档案的保存、查找、添加和删除, 大大地提高了音像档案资料的管理效率。因此音像档案资料的管理人员应该加强建立数字化网络管理平台, 将经过编辑、压缩的数字化音像档案资料上传上去, 方便管理。

参考文献

[1]杨中营.音像档案数字化浅析[J].北京档案, 2013 (07) :20-22.

[2]张伟.浅谈高校音像档案管理[J].山西档案, 2013 (03) :58-60.

档案数字化安全管理制度 第2篇

为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。

（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。

（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

（十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。

（十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。

试论企业音像档案的数字化 第3篇

一、企业音像档案数字化的主要含义及其必要性

企业音像档案是指企业在社会活动中形成的, 具有保存价值的照片、磁带、唱片、磁盘、光盘、缩微片、幻灯片等, 以感光材料或磁性材料以及光盘为主要载体的档案。音像档案在维护历史真实面貌、弥补文字档案的不足等方面具有独特的地位和重要的作用。套用现在网上的一句流行语, 叫作“一图胜千言”。

(一) 企业音像档案数字化的含义。要分析音像档案数字化的含义, 首先要弄清楚数字化的含义。一般认为, 数字化就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据, 再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型, 把它们转变为一系列二进制代码, 引入计算机内部, 进行统一处理, 这就是数字化的基本过程。说白了, 就是要把音像档案按照一定的格式, 录入计算机当中的数据库, 以便实现长久保存和随时调阅、远程调阅。

(二) 企业音像档案数字化的必要性。企业音像档案数字化具有如下几个必要性:

1.降低管理成本。传统的音像档案的管理需要较大的档案室和较多的管理人员, 管理成本较大。而数字化管理档案使传统的音像档案信息转为机读档案, 可以节省占地空间, 节约保管费用。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档, 并尽快提供利用。档案数字化管理可通过计算机和网络立即提供档案信息, 为领导决策提供服务。

3.增强档案原件保护。将音像档案转变为数字化电子档案后, 档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料, 数字化处理后无疑对其是更好的保护, 另外, 通过档案的数字化处理后, 防止了部分档案篡改的行为。

二、音像档案数字化的作用和意义

针对传统音像档案面临的风险, 通过音像档案数字化, 即利用信息技术将音像档案原有的模拟声音 (视频) 信号转换为可被计算机识别的数字音 (视) 频文件, 是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。因此, 音像档案数字化, 不仅是有效解决传统音像档案面临问题的不二选择, 更是对档案工作的长远发展和历史文化的有效传承都具有重要意义。

三、企业音像档案数字化过程中存在的主要问题

企业音像档案数字化过程中存在如下几个问题:

(一) 是观念落后。由于音像档案只是近一个世纪以来才逐渐出现的, 它积累的数量与纸质档案相比是九牛一毛, 在档案工作中一直处于边缘的位置。而许多档案部门也就逐渐形成了“重纸质档案而轻其他专门档案”的思想观念, 使得音像档案长期得不到重视, 而音像档案数字化也就自然地落下了。

(二) 是缺乏标准。音像档案数字化是一项系统工程, 需要统筹规划、全程控制, 需要确定工作流程和环节, 需要综合选定各种技术指标和参数, 必须要有专门的标准作为指导才能顺利地开展, 但我国目前仍没有出台关于音像档案数字化的国家标准或行业标准, 标准的缺失严重制约了音像档案数字化工作的发展。

(三) 是人才短缺。与纸质档案数字化相比, 音像档案数字化涉及的技术更复杂, 对数字化加工、组织和管理人员的要求也比较高, 而档案部门在这方面的技术力量和人才储备大都比较薄弱, 从而使音像档案数字化具有了一定的难度。

(四) 是档案数字化硬件严重不足。就硬件而言, 档案数字化主要需要三类设备:一类是信息采集设备, 一类是信息存储设备, 还有一类是信息利用设备。信息采集设备一般包括:档案资料和照片的采集设备, 如扫描仪;声音和影像的采集设备, 如采集卡;其它的信息转化设备, 如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。信息利用设备一般包括计算机、互联网、打印机、复印机等。但由于当前一些企业财力紧张, 大部分企业的档案馆 (室) 这些设备严重不足, 有的只有少数价值不高的简易设备, 很难满足音像档案数字化的需要。

(五) 是档案数字化软件开发滞后。纵观当前各企业档案馆 (室) 所用档案管理软件, 不是没有信息管理功能, 就是缺乏信息通用功能。现今档案馆 (室) 使用的计算机型号不一, 软件研发渠道不同, 没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机软件系统。由于不能互调, 就不能顺利利用计算机完成信息搜集, 、信息管理、信息利用等工作, 不能快捷地整理、发布、出版信息成果, 特别是档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。这在一定程度上制约了档案数字化的进程。总的来说, 数字化的音像档案对软硬件设备具有依赖性, 内容、结构与存储载体的可分离性, 运动形态的易变性, 存储载体对背景信息和元数据的依赖性, 在阅读及处理手段上具有非直接性音像档案数字化的根本目的是使信息流动的覆盖面和反映度都提高到一个新的层次, 最大限度地提供人类共享档案信息资源, 实现档案信息的社会服务。音像档案的数字化是一项新时期需要尽快开展和实施的工作, 同时也面临不少需要解决和注意的问题, 它仍处于起步发展的不成熟阶段, 但是它的发展前景是广阔的, 需要在实践当中不断地加以完善, 从而将档案工作提高到一个新的高度, 为社会作出更大的贡献。

四、音像档案数字化的可行性和必要性

(一) 可行性。1.技术支撑, 在电子计算机技术高速发展的今天, 计算机的应用已深人到各行各业中, 甚至已渗透到人类生活的各个方面, 音像档案的数字化是社会发展的必然趋势, 是社会进步的必然体现。2.人才保障, 当代教育事业的飞速发展, 为传统的音像档案向数字化的音像档案的过渡做好了人才准备。3.良好的社会环境。国家对档案事业的大力支持, 档案法律的不断完善以及档案工作国际合作的开展等等, 都为音像档案的数字化发展提供了良好的社会氛围。

(二) 必要性。1.传统的音像档案的保存现状并不乐观。以原有形式存在对档案的利用造成了很多不便, 因此需要实施音像档案的数字化工作, 将其转录为能被识别的媒体格式文件, 使其声音信号脱离原有的保存介质。2.有利于音像档案事业的效率的提高。实现音像档案信息数字化后不仅方便查找, 从音像档案的收集、整理、利用和技术保护方面, 提高了效率和效益。3.从长远来看, 录音、录像档案的数量会逐年增加, 实行音像档案的数字化, 可以更好地开展对外社会化服务, 产生无法估量的社会效益和经济效益, 具有巨大的发展前景。

五、加快企业音像档案数字化的几点建议

针对企业音像档案数字化的现状, 提出如下几点建议:

(一) 建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化法》指出:“对需要在全国范围内统一的技术要求, 应当制定国家标准。国家标准由国务院标准化行政主管部门制定。对没有国家标准而又需要在全国某个行业范围内统一的技术要求, 可以制定行业标准。行业标准由国务院有关行政主管部门制定, 并报国务院标准化行政主管部门备案, 在公布国家标准之后, 该项行业标准即行废止。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆 (室) 数字化建设还都处在试验和探索阶段, 采用的方式方法也不尽相同, 因此在档案馆 (室) 数字化建设中, 标准化的规范体系的确立就显得尤为重要, 它是档案馆 (室) 数字化建设高质量的坚实基础。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则:

1.以标准化管理为主, 制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理, 可操作性强, 而且与管理体制的关系较为超脱, 因此在不与法律相冲突的情况下, 标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现, 约束力较强, 但管理范围有限, 所以在标准化管理的基础上, 配合制度可以形成档案馆 (室) 数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2.首先考虑采用国际标准, 其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中, 因此即使在档案馆 (室) 数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准, 尽量做到一次到位。档案馆 (室) 数字化建设中确定标准的原则是:面向计算机和网络及信息平台的处理, 直接采用国际和国家标准;面向综合性信息的处理优先采用国家标准;面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充, 由此形成标准化的规范体系。

(二) 建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库, 这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆 (室) 数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆 (室) 计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见, 检索性数据库主要用于揭示馆藏内容, 介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库, 主要用于完整地载入档案文件, 使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库, 档案信息组织形式就发生了本质上的变化, 从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式, 索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构, 依赖先进的智能化信息管理技术, 以人工语言或自然语言进行搜索, 为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准:第一、数据的准确性;第二、数据项目和内容的完整性;第三、数据的规范性;第四、数据的稳定性。

(三) 档案信息安全问题。安全是档案馆 (室) 数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆 (室) 与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众, 而档案信息则对安全保密有严格的要求, 有相当一部分档案信息是需要控制使用的, 所以档案馆 (室) 数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类, 档案馆 (室) 在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系, 此外还需要有相应的技术措施进行自动控制, 才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下, 为了确保档案信息的保密和安全, 可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化, 对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息, 使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时, 除尽最大可能保证网络安全外, 将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下, 为了解决档案信息的安全问题, 也可以使用Intranet技术, 提供授权的档案信息服务。

(四) 加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆 (室) 数字化建设成败的另一关键。档案馆 (室) 数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的。说到底, 档案数字化最根本的还是档案管理人员素质的现代化。再先进的设备, 最终还是要靠人来操作, 靠人来应用。为此, 要把加快档案管理人员培养教育工作, 作为一项长期的、重要的任务来抓。档案数字化建设过程中, 各级领导要引导和鼓励广大干部职工进行知识更新、能力更新、技术更新、工作更新。要通过档案数字化, 进一步完善创业机制, 充分调动一切积极因素。建立起一支信息资源库开发、维护、管理的专业技术人员队伍, 建立起一支应急、咨询、论证服务的专家库, 并促使现有人员的知识结构全面更新, 逐步形成适应档案数字化建设的中坚力量和专业队伍。

全球已经进入以“互联网+”为特色的信息化时代。全社会应高度重视企业音像档案的数字化工作, 各级领导和企业档案人员要增强紧迫感、责任感和使命感, 加快企业音像档案的数字化步伐, 使企业音像档案更好、更快地服务于企业、服务于社会、服务于国家。

参考文献

[1]杨中营.音像档案数字化浅析.北京档案, 2013 (07) .

[2]张涛.音像档案数字化转化初探.科技创新与应用, 2014 (03) .

音像档案数字化管理 第4篇

档办发〔2014〕7号

国家档案局办公室关于印发

《档案数字化外包安全管理规范》的通知

各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：

为加强档案数字化外包安全管理，我局组织制定了《档案数字化外包安全管理规范》。现印发给你们，请结合实际遵照执行。

国家档案局办公室 2014年12月8日

档案数字化外包安全管理规范

1.总则

1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。

1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。

1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。

1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。2.档案部门的安全管理

2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。

2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。

2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。

2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。

2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。

2.6制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。

2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

3.数字化服务机构的安全管理

3.1数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。

3.2数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。

3.3数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。

3.4数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。3.5数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。

3.6数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

3.7数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。3.8数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。

3.9数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。4.数字化场所的安全管理

4.1数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。

4.2数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

4.4数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。

4.5数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。

4.6数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。4.7工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

4.8工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

4.9档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。

5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

5.1档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。

5.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

5.3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

5.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

5.5档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

5.6档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。

5.7档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。5.8用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。

5.9档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。

5.10档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。

5.11处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。6.档案实体的安全管理

6.1档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。

6.2档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

6.3档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。

6.4档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

6.5档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。

6.6正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。

6.7数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

7.1档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。

7.2档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

7.3档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。

7.4档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。