中学照片档案具有形式简单、客观真实地反映学校历史和学校活动的真实面貌的特点, 利用照片档案可以作为历史凭据、展现校史、对外宣传, 因此是中学档案工作一个重要组成部分。但是中学照片档案的收集工作是照片档案工作的一大难点, 本文就中学照片档案收集的难点和方法谈谈个人的看法。
一、中学照片档案收集工作的难点
(一) 照片档案归档意识不强。随着社会的进步, 学校广大师生的档案意识不断在加强, 但是很多的档案意识只停留在文书或者是学籍等等的档案, 对于照片档案作为一项专门的档案, 他们意识还不强, 还是具有较大的随意性, 这是照片档案的收集难点的主观原因。
(二) 照片档案收集工作量大、涉及面广。凡是在学校活动中直接形成的、具有保存价值的照片都属于学校照片档案的归档范围。它涉及的范围广, 包括上级领导、同级兄弟学校来校访问参观的照片;学校的重大活动、重大会议的照片;反映学校历史沿革照片, 包括不同时期的学校建筑物、校园风貌、规划建设的照片;反映学校教学、科研活动的照片;反映学生活动包括社团活动、科技节、艺术节、社会实践、军训、运动会等的照片;反映学校荣誉的奖状、奖杯、获奖情况的照片;毕业生、退休教师合影等等。其涉及面广、工作量大。为学校照片的收集带来很大的困难。学校越大、师生越多, 活动越多, 形成的照片就越多, 照片档案收集就更加的困难。
(三) 数码照片数量繁多。照片档案的收集对于以前传统照片相对简单, 只要跟踪好相机的持有者, 或者是拍照者, 基本上都能够收集照片, 但在方便的同时, 却形成了数量繁多, 内容重复、质量参差不齐的照片。同一个场景, 同一个活动, 拍照者往往为了追求好的效果, 就有可能形成非常多张照片, 这样就形成数量繁多的照片, 对于照片的收集是巨大的工程。
二、做好中学照片档案收集的几种途径
针对中学照片档案收集的归档意识不强、收集工作量大、数量繁多等几大难点, 结合本单位的工作实际, 提出以下几种收集的途径。
(一) 制定符合本校特点的照片档案管理规范, 逐步增强照片档案归档意识。“无规矩, 不以成方圆”, 应根据现行的《中华人民共和国国家标准照片档案管理规范 (GB/T 11821-2002) 》, 结合本校的特点, 制定我校照片档案收集的要求。并且通过教代会, 让全校的老师了解照片档案收集的要求和范围, 让每个师生都参与照片档案收集的工作, 使照片档案工作规范化、系统化, 不断增强师生照片档案的归档意识。
(二) 在源头上把控照片档案的数量和质量。照片档案数量繁多, 特别是数码照片档案更多, 为了能够精简、有效地收集照片档案, 我们针对不同的照片档案, 归档照片的数量有不同的要求, 总共分为三大类, 第一类:只需提供1张照片, 包括:1.每个时期的学校建筑、校园建设情况;2.学校荣誉的奖状、奖杯、获奖证书;3.市级、省级、国家级获奖者和证书的照片;4.毕业生合影;5.教职工合影、退休教师合影等。第二大类:即普通活动类, 只需提供4到5张照片, 包括:1.上级领导来视察、开会, 同级兄弟学校来访, 校友来访活动的照片;2.常规的学校教学、科研活动的照片;3.学生开展的活动照片等等。第三大类:即重大活动类, 根据活动的情况 (内容、项目等) 提供能够精准地反映活动内容的照片, 数量一般不超过10张。按这三大类的要求来规范照片档案的归档数量, 可以很大程度上把控照片的数量和质量。
(三) 做好中学照片档案的专题征集。为了能够全面、真实有效地收集中学照片的档案, 在不同的时期、不同的历史条件下做照片档案的专题征集。如我校在2011年举行的120周年校庆, 为了迎接校庆, 做好百年老校的老照片展, 学校成立专门老照片工作组, 聘请老一辈的校友、退休教师为顾问, 组织发动广大的校友、师生提供反映在校期间活动的老照片, 收集到许多学校里没有的珍稀的照片, 并且把一些重要、珍稀的照片做成特刊, 保存下来。还有学校建筑物专题照片, 有意识地收集学校建筑物的照片, 不管是从某一活动, 某些人物, 只要背景有建筑物, 能够反映当时学校样貌, 就收集在一起, 学校如果有新建的建筑物, 积极组织专业一点的老师去拍摄, 及时收集好某一时期的学校建筑物的特点。还有荣誉照片等等都可以作为专题照片来收集。
(四) 结合文书档案做好照片档案的收集。为了能够及时地收集照片档案, 在文书档案形成的同时, 就要做好照片档案的收集。我校收集活动照片的做法, 就是每个活动都要进行信息报道, 由专门的人进行报道, 每一次报道, 都要有照片, 根据活动信息报道来收集照片, 能够做到, 及时、有效、全面地收集照片档案, 在每一个学年归入档案室。 这对比重占大部分照片档案的活动照片的收集工作具有重要的作用。
总之, 随着时代的发展, 中学照片档案越来越被人们所重视, 通过大力宣传中学照片档案的利用价值, 化解照片档案收集的难题, 让档案工作人员更好地做好中学照片档案的收集工作, 进一步推动中学档案工作, 为档案事业作出更大的贡献。
摘要：中学照片档案工作是中学档案工作的重要组成部分, 做好照片档案的收集工作是重点也是难点, 本文就照片档案收集的难点, 结合自己实际工作经验, 提出几种做好照片档案收集的途径, 以便做好照片档案工作, 进一步完善中学档案工作。
关键词：中学,照片档案,收集
参考文献
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[2] 李真.浅议高校照片档案的收集和利用.山西高等学校社会科学学报, 2001 (12) .