第一篇：检测公司管理体系文件
检测行业程序文件之采购与供应商管理程序
采购与供应商管理程序
1. 目的
为保障公司采购工作有序、便捷、高效运行，进一步规范公司采购审批流程并对其进行集中管理，确保采购产品符合规定要求;进一步规范并有效控制对检验检测准确性有影响的外部服务和供应品的采购(包括消耗性材料)，确保检验检测数据的准确性。保质保量完成采购保障任务。我们本着以产定购、预算审批、计划采购的原则制定本制度。 2. 适用范围
适用于公司生产性物资(检验/测试仪器设备等固定资产及消耗性材料)和非生产性物资(办公设备等)的采购及支持服务等，其统分为以下三类： 3. 定义 3.1大宗采购
单笔采购总额合计高于10000元(含)的服务和固定资产及耗材。 3.2日常采购
单笔采购总额低于10000元的服务和固定资产、办公耗材。 3.3紧急采购
水电抢险、活动实施、设备维护运行、意外事件等过程中急需物资和服务采购。 4. 职责
4.1使用部门的职责
4.1.1按需申报，填写《服务、物资申购表》; 4.1.2按需申领，填写《物资申领单》; 4.1.3所购物资的验收，填写《物资验收单》; 4.1.4物品质量改进的建议权; 4.1.5按需制定月度、需求计划。 4.1.6审核新立项项目采购的可行性和必要性; 4.1.7审核物资质量标准或技术指标; 4. 1.8辅助、指导物资合理使用，避免浪费;
4.1.9帮助、指导制定和实施节能降耗计划减少物资采购支出，达到降低成本的目的; 4.2行政人事部的职责
4.2.1按时收集、整理使用部门需求计划，制定月度、采购计划;审核月度、采购
计划和采购预算;签订大宗采购框架合同及存档;
4.2.2寻找合格供应商并进行询比价，询比价过程需记录并存档，填写《商务洽谈记录单》; 4.2.3组织大宗采购和紧急采购及实施日常采购; 4.2.4组织验收到货物资，填写《物资验收单》; 4.2.5保障采购物资与需求相匹配;
4.2.6保障采购物品较高性价比; 4.2.7保障采购时效性; 4.2.8建立健全采购台账; 4.2.9积极配合上级督导、检查;
4.2.10履行外部服务单位能力评价程序，填写《外部服务单位能力评价记录》; 4.2.11履行供应商评价程序，填写《供应商评价记录》; 4.2.12建立合格供方档案，填写《XX合格供方名单》。 4.3子分公司负责人职责 4.3.1对日常采购工作全面负责; 4. 3.2审批日常物资采购计划; 4.3.3审核大宗物资采购计划; 4.3.4管理采购预算合理实施; 4.3.5监督检查日常采购工作落实情况; 4.3.6不断督导采购工作改善。 4.6财务部职责 4.6.1审核采购预算; 4.6.2监督预算合理使用; 4.6.3超采购预算预警; 4.6.4办理物资出入库手续; 4.6.5建立健全出入库台账; 4.6.6指导合理编撰采购预算; 4.6.7指导建立健全规范台账;
4.6.8提供月度预算使用情况汇总报表，作为制定下一步采购计划的依据; 4.6.9支付采购款项。 4.7总公司技术总监职责
4.7.1审核采购计划; 4.7.2审核新立项采购项目; 4.7.3核定物资技术指标及质量标准。 4.8总公司总经理及总经理授权副总经理职责 批准物资采购计划。 4.9质量负责人职责
负责维护本程序的有效性。 5. 采购方式的适用条件
5.1采购项目达到500万元(含)人民币或董事会批准的符合公开或邀请招标的项目适用于公开、邀请招标;
5.2采购项目在10万元(含)人民币以上至500万元(不含)以下的适用于竞争性谈判; 5.3 采购项目在5000元(含)人民币以上至10万元(不含)以下的适用于询价采购;
5.4采购项目在5000元(不含)以下的适用于单一采购。 6. 工作程序
6.1服务和物资采购过程流程图(以子分公司采购为例)
6.2外部服务和物资供应需求、采购计划 6.2.1子分公司采购
a使用部门根据工作需要结合库存情况提出外部支持服务和物资供应的需求申购申请，本公司技术负责人审核后，报行政人事部，行政人事部拟定外部支持服务和物资供应的采购申请，总经理批准。
b.子分公司需求计划批准后，报总公司行政人事部，行政人事部部根据需求计划、价格、渠道、采购方式等条件制定采购计划或是内部调拨，行政人事部部主管副总审核后，转总
公司财务部审核数量、金额，报总经理批准。 6.2.2总公司采购
a.总公司使用部门根据工作需要结合库存情况提出外部支持服务和物资供应的需求申购申请，报使用部门主管副总批准。
b.总公司使用部门主管副总批准后，如果是日常采购，应及时实施具体采购工作;如果是大宗采购应转总公司行政人事部，行政人事部继续组织具体的采购工作。 6.2.3紧急采购
紧急采购物资和服务总金额在2000元(不含)以下的，子分公司电话请示当地公司总经理同意批准即可执行，总公司电话请示主管副总同意批准即可执行;2000元以上10000元(不含)以下的，子分公司总经理、总公司主管副总电话请示总公司总经理或总经理授权副总同意批准即可执行;10000元以上的，需电话报请总公司总经理同意批准后方可执行。紧急采购执行完后需后补申购程序。 6.2.6内部调拨
需求单位提出需求调拨申请(填写《物资调拨申请单》)，行政人事部受理后安排调拨(填写《物资调拨通知单》)，行政人事部主管副总批准执行，物资调出单位接通知单后，安排物资减持和发货，需求单位按通知单和收货物资办理入库发放手续。此外，应注意调出设备公司仍应按照《仪器设备管理程序》4.9.4条款保存该设备技术档案;接收设备公司应按照《仪器设备管理程序》4.9.3向调出设备公司索要调拨设备的技术档案扫描件。 6.3对外部服务和供方资质的控制 6.3.1对外部服务及供应商的选择原则：
a. 优先选择本公司熟悉并已经证明有质量保证能力、守信誉的外部服务和物资供应商。
b. 选择本公司不熟识、未经证明有质量保证能力的物资供应商时，优先选择： 1)已通过质量认证的供应商; 2)已获得生产许可证的供应商; 3)权威机构推荐的品牌。 6.3.2选择与评价
a. 服务商的评价与合格服务商档案的建立
对本公司提供仪器设备检定、校准服务、外部培训服务等单位，应是政府质量技术监督部门授权的校准实验室及有权威性的培训中心。行政人事部组织使用部门填写《外部服
务单位能力评价记录》，并建立服务档案。
b.供应商的评价与合格供应商档案的建立
①行政人事部每年组织对大宗采购活动中涉及的供应商进行评价。各子分公司行政人事部应索取供应商相关资料包括(营业执照、组织机构代码证、生产许可证等法律文件)并组织使用部门对其质量水平、服务质量、技术与管理能力、设备与设施、质量保证能力、证照及有效期进行评价上报行政人事部。行政人事部根据上报情况对提供外部服务和物资供应的供应商筛查或实地考察、确认(必要时，可请检验鉴定部协助。)，报技术总监审核、总经理批准。行政人事部依据上述评价情况，每年12月份筛选下一合格供应商，建立供应商名录。
②行政人事部组织对日常采购活动中涉及的供应商进行评价。分别由所在公司的部门经理审核、总经理或主管副总批准即可列入日常采购合格供应商名录，建立日常采购供应商档案。 6.3.3复审和评定
公司对外部服务单位和合格供应商实施动态管理，由行政人事部组织相关部门每年对他们进行一次复审与评定。外部服务和物资供应发生质量问题时，必须对该供应商进行复审与评定，结论合格方能继续列入合格供应商目录。 6.4服务和供应品的采购实施
a. 行政人事部负责组织经批准的外部服务和物资供应采购计划的实施。
b. 大宗采购的外部服务和物资供应采购应签订合同。必要时可办理公证手续，或者签订质量保证协议，其条款应明确规定供应商应负责的质量责任。由行政人事部办理签订手续并归档管理，相关部门配合。
c. 特殊的外部服务和物资供应采购由总经理特别批准，按照应急采购程序办理。 d. 采购对检验/测试工作质量有直接影响的物资，应向供应商索取有效的合格证、生产许可证、计量检定合格证等有关证书(或加盖公章的复印件)。 6.5外部服务和物资供应采购的验收 6.5.1外部服务质量的验收
对提供仪器设备检定、校准或测试验收由使用部门设备管理员负责。验收内容如下： a. 对检定服务应提供规范的检定证书，证书上至少应有：证书号、检定机构的名称、检定、审核和批准人签字、日期、检定所用计量标准、环境条件、各检定点的示值记录、结论、本公司的仪器名称。
b. 对校准服务应提供规范的校准证书。校准点应有不确定度的信息。 c. 对测试服务应提供规范的测试证书，提供测试点的示值误差。
d. 对外部培训的验收由人力资源部组织实施，技术负责人进行验收和评价。 6.5.2 对外购物资质量的验收由行政人事部组织申购部门验收。
a. 外购仪器设备的验收分三步进行：第一步使用公司应根据采购合同对购入仪器的外观、规格型号、数量、装箱单提供的内容进行验收;第二步对其计量特性进行检查;第三步用标准物质或对比试验进行验证。经检定/校准和验证合格方可认为质量满足我方要求。
b. 常用消耗性材料须从本公司选择的合格供方购入，物资的名称、数量符合采购计划要求，技术指标应符合相关标准的要求，有厂家的生产合格证，则视为合格。
c. 外部服务和物资供应不符合有关合同或质量要求时，由验收人员评定后，行政人事部按合同规定处理。
d. 验收人员应及时填写验收记录，仪器设备验收记录放入该设备档案中保存。采购物资验收记录放入合格供方档案中。验收记录是复审合格供方的依据。 6.6采购物资的存储
验收合格的物资应入库分类存放，办理入库、领用手续。超过保存期的物资原则上要报废，若要使用则必须经过检验，证明质量符合要求，不致影响检验工作质量。 6.7采购档案的管理
6.7.1采购档案信息包含范围：
a供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件; b 招标及其他方式采购过程记录及文件; c 采购合同、协议及相关签订依据、谈判记录; d 公司采购审计记录; e 供应商资质文件资料;
(一般包括公司营业执照、生产许可证、税务登记证、计量授权证书附附表等资料) f 采购计划、资金预算及执行资料; g 与供应商日常业务往来函件; h询价、比价、议价、定价等单记录; i 主要材料市场价格波动表; j 物料单价异动记录表—电子档。
6.7.2凡涉及讨论、决定采购计划预算、采购方式、供应商引入退出、采购价格渠道、管理
制度、供应商评价考核、采购付款分配比例及其它采购决策、敏感事宜的相关会议，参会人必须签到，发言应指定专人记录，会议决定应以纪要或其它会议专业记录等形式转发，内容重要的纪要应予以签收，且与会议资料一并归档。
6.7.3 凡涉及采购方式的确定及执行，应建立专门卷宗，完整收集采购方案集体讨论、审批文件记录、经审核的招标及其它采购方式、法定代表人授权书(公开招标)、材料检测报告、谈判记录等，涉及采购决策、执行过程所有相关资料均应存档。
6.7.4所有归档资料均应有承办人签名确认或单位盖章确认，行政人事部采购主管及档案员应复核。 6.8归档标准
6.8.1 档案记录装入文件盒或档案袋，其上标明记录名称、年份、供应商名称等信息。 6.8.2 文件盒或档案袋首页放置《文件清单》，包括：序号、档案记录名称、备注等内容。 6.8.3 一种记录装入一个文件盒或档案袋，如为成套记录，需用回形针或长尾夹夹整齐并按顺序存放。
6.8.4 文件盒内或档案袋内放置的清单与档案记录顺序一一对应，按时间顺序，后存的档案记录放在上面，先存的放在下面。
6.8.5 无需上交公司档案室的一般性采购档案资料保存6年，期满有历史资料价值的继续保存，无价值的经行政人事部副总核准后，按《记录控制程序》销毁。
6.8.6 大类按年份归档，公司档案室要求归档的重要采购档案，每年行政人事部向其上交一次保存，档案管理人员负责保存好交接记录。 7. 相关文件
1)《仪器设备管理程序》 2)标准物质和试剂管理程序》 8. 相关记录
1)《服务、物资申购表》 2)《物资申领单》
3)《外部服务单位能力评价记录》 4)《供应商评价记录》 5)《XX合格供方名单》 6)《物资验收单》 7)《物资调拨申请单》
8)《物资调拨通知单》 9)《商务洽谈记录单》
第二篇：检测公司薪酬管理制度
奥来国信(北京)工程材料检测有限责任公司 薪酬管理制度 (实验室部分)
1、总则 1.1本制度是公司依据国家法律、法规并结合企业自身实际情况订立的薪酬管理规定，是员工获得正当劳动报酬的保证，也是维持企业效率和持续发展的基本保证，体现了企业效益与员工利益相结合的原则; 1.2本制度旨在客观评价员工业绩的基础上，奖励先进、鞭策后进、提高员工工作兴趣和热情，体现以选拔、竞争、激励、淘汰为核心的用人机制; 1.3本制度以公司战略为导向，强调薪酬的竞争性，通用人才薪酬在北京市有竞争力，骨干人才薪酬在全国有竞争力。
2、适用范围 本制度适用于奥来国信公司实验室所有正式员工。
3、薪酬结构 员工薪酬由四大部分构成：
固定薪酬部分：包括基本工资、司龄工资、岗位工资和资历工资;
绩效薪酬部分：包括月度奖、奖、项目奖、特别奖、以及其它单项奖金;
附加薪酬部分：包括加班工资、各类津贴、午餐补贴等;
保健薪酬部分：包括住房公积金、基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、职工生育保险、补充养老保险、人身意外伤害险等。
不同类型人员根据实际情况进行不同组合，详见附件一《各类人员薪酬组成表》。 3.1固定工资
3.1.1 基本工资 基本工资标准以当地政府发布的企业最低工资标准计算，并随着当地政府发布的调整标准而调整。员工探亲假、婚假、丧假、生育假期间只享受基本工资。 3.1.2司龄工资 司龄从员工正式进入奥来国信之日起计算，司龄每满一年可得司龄工资30元/月。 司龄工资实行累进计算，累计10年后不再增加。 3.1.3岗位工资
岗位工资级别共分10级。
奥来国信(北京)工程材料检测有限责任公司 3.1.4资历工资 资历工资根据员工的学历和职称确定，具体标准如下： 大学专科毕业，100元/月; 大学本科毕业，150元/月; 硕士研究生、双学士毕业，400元/月; 初级职称，200元/月; 中级职称(国家注册师类按国家人事部门文件可等同中级职称)，500元/月; 高级技术职称，800元/月;
学历以国家承认的毕业证书为准，职称以国家承认且公司聘用的职称为准，以上多项不再累加，以最高标准为准。 3.2绩效薪酬 3.2.1 月度奖金 月度奖金根据评估周期的业绩考评发放，具体考核办法参见《奥来国信(北京)工程材料检测有限公司绩效考核制度》。 3.2.2 奖金 奖金的发放基数由公司总裁办公会根据公司当年效益情况确定。 3.2.2 专项奖
根据奖优罚劣的原则，公司质量技术部、行政部对各部门例行检查，具体奖励办法参见《奥来国信(北京)工程材料检测有限公司三级检查制度》。 3.2.2 总经理特别奖 对在质量、技术、服务、成本等方面做出突出贡献或提出合理化建议的员工，可享受总经理特别奖。 3.3 附加薪酬 3.3.1 加班工资 员工加班工资按劳动法规定执行。 为保障职工正当权益，员工加班时数应严格控制在国家有关规定的范围内。月加班工资不得超过员工月岗位工资的30%。确因工作需要，且经员工本人同意，超过上述限额的加班时间以安排调休方式补偿。
奥来国信(北京)工程材料检测有限责任公司 公司中层管理人员以及相应级别的员工，除在法定节日加班可计算加班工资外，其余时间加班不计加班工资。 3.3.2 午餐补贴 实验室员工午餐补贴为5元/工作日，外出员工午餐补贴为8元/工作日。
4、试用期薪酬 4.1 公司新招员工试用期为3～6个月，其中具备检测工作经验3年以上员工试用期为3个月，应届毕业生为6个月。
4.2 试用期工资一般为试用岗位固定工资部分的80%，包括基本工资、岗位工资和资历工资。
4.3 试用期间新招员工按试用岗位级别享受相应的福利，包括午餐补贴等。 4.4 其它情况参见公司有关规定。
5、工资级别确定
工资级别(职级)按照高层、中层、骨干层、基层员工共13级，具体见《职级设计表》。 科室主任工资级别由主管总监确定，报总经理批准; 科室员工工资级别由科室主任确定，报主管总监批准。
6、薪酬调整 6.1薪酬调整分为整体调整和个别调整。 6.1.1整体调整：指公司根据国家政策和物价水平等宏观因素的变化，以及行业及地区竞争状况和企业发展战略的变化以及公司整体效益情况而进行的调整，包括薪酬水平调整和薪酬结构调整。 6.1.2个别调整主要指工资级别的调整，分为定期调整与不定期调整。
6.2工资级别定期调整：指公司在每年2月前根据绩效考核结果对员工岗位工资级别进行的调整。 6.2.1工资级别不定期调整：指公司在年中由于职务变动等原因对员工岗位级别进行的调整。
6.3若发生职务调整，则套入变动后职务所在薪幅中与原级别最相近的岗位工资级别。
6.4各岗位员工工资级别调整由公司总经理办公会审批，审批通过的调整方案和各项薪酬发放方案由行政人事部执行。
6.5调整后工资级别，从执行日期次月初计算。
奥来国信(北京)工程材料检测有限责任公司
7、工资的支付 7.1 岗位工资支付 员工工资实行月薪制。工资支付时间为每月10日，以法定货币(人民币)支付，若遇支薪日为休假日时，则提前至最近工作日支付。
下列各款项须直接从工资中扣除： 职员个人工资所得税; 应由员工个人缴纳的社会统筹保险及失业保险费用;
与公司订有协议应从个人工资中扣除的款项;
法律、法规规定的以及公司规章制度规定的应从工资中扣除的款项; 司法、仲裁机构判决、裁定中要求代扣的款项。
员工有下列情形有由员工本人向公司行政人事部提出书面申请，经批准后15天内一次性结清工资。 依法解除或终止劳动合同时;
公司认可的其他事由。
8、薪酬组织与发放 8.1公司总经理负责提出整体薪酬政策方向，行政总监负责提供具体方案并在每年绩效考核结束后组织薪酬调整工作会议。 8.2薪酬调整工作会议主要讨论岗位工资级别调整、年终效益奖金方案、特殊奖金发放等有关薪酬激励的问题。 8.3各岗位员工工资级别调整和各项薪酬发放由行政人事部根据薪酬工作会议和绩效考核结果执行。 8.4行政人事部负责编制每月薪酬发放方案，报总经理审批通过后送达财务部执行。
9、附则 9.1公司执行国家规定发放的福利补贴的标准应不低于国家规定标准，并随国家政策性调整而相应调整。 9.2本规定是公司人力资源管理制度的组成部分，由行政人事部负责解释。 9.3本规定从2010年03月26日起开始实行，自本制度实行之日起原有有关工资管理的制度或规定停止使用。 9.4如有其他制度与本制度相抵触，以总经理办公会裁定结果为准。
奥来国信(北京)工程材料检测有限责任公司 附录1：各类人员薪酬组成表 固定薪酬 附加薪酬 绩效岗位 保健薪酬 基本 司龄 岗位 资历 加班 电话 午餐 薪酬 工资 工资 工资 工资 工资 补贴 补助 检测工程师 30元/见附录见见见按相关法 见3.2 150 (授权签字人) 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 检测室主任 30元/见附录见见见按相关法 见3.2 150 (授权签字人) 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法检测室主任 见3.2 150 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法部门主任
见3.2 150 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法检测室副主任
见3.2 150 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法副主任工程师 见3.2 100 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法项目负责人 见3.2 100 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法主任助理
见3.2 100 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法专 员 见3.2 80 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法检测室组长 见3.2 80 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法任务序列组长 见3.2 50 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法主 检 见3.2 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 现场30元/见附录见见80 见按相关法检测员
见3.2 年 2 3.1.4 3.3.1 室内3.3.2 规执行 30 30元/见附录见见见按相关法一般科员 见3.2 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行 30元/见附录见见见按相关法试验协助员 见3.2 0 年 2 3.1.4 3.3.1 3.3.2 规执行
奥来国信(北京)工程材料检测有限责任公司 附录2：职级设计表
职级设计 职级 岗位 T13 T12 T11 T10 T9 T8 T7 T6 T5 T4 T3 T2 T1 总工 高技术总监 层 技术负责人 检测工程师 (授权签字人) 检测室主任 (授权签字人) 检测室主任 中部门主任 层 检测室副主任 副主任工程师 项目负责人 主任助理 检测室组长 主 管 骨干主 检 层 任务序列组长 专 员 检测员 基一般科员 层 试验协助员 岗位工资 2300 2000 1800 1600 1500 1000 800 600 500 300 奖金系数 2.5 2.5 2.3 2.0 1.8 1.5 1.3 1.0 0.8 0.4 合计 职称 岗位 津贴 特殊 备注：
1、实验室主任、检测室组长可按照技术职级确定薪酬，也可按照管理职级确定薪酬;
2、当聘请非常优秀的高级员工时，可酌情使用岗位津贴。 备注：浅色块代表职级调整范围，如专员岗位对应员工二~四级，深色块代表最可能职级,如称职的专员可定为员工三级
第三篇：公司资质文件及重要文件管理规定
1.目的
为了规范本公司的重要资质文件及重要文件的管理工作，保证资质文件合法、严肃和可靠使用，杜绝违法行为，维护公司权益，根据国家有关规定，结合公司实际，特制订本规定。
2.范围
本公司所有重要资质文件和重要文件的办理、使用、归档、保管、销毁处理一律按本规定执行。
3.本规定相关术语
3.1本规定所称的资质文件管理是指对公司各类资质文件的办理、申请领用、使用、保管、销毁处理等一系列管理行为的总称。
3. 2本规定的重要资质文件主要包括：企业法人营业执照;组织机构代码证;税务登记证;安全生产许可证;排污证;环保类证明;专利证书;质量管理体系认证书以及政府评定的各项资质证书等。
3. 3本规定的重要文件主要包括：公司战略规划书;高层行政会议记录;财务报表;财务票据;各类工程合同;人事综合考核文件;政府项目申报材料;技术(研发)材料;检测报告;重要资质办理过程中产生的相关文件。
4重要资质文件和重要文件的管理
4.1重要资质文件和重要文件均由专人负责，并配置专用相关设备和场所存放、保管，并有详细保存登记和借阅记录。
4.2主管领导要加强重要资质文件和重要文件的管理，要定期或不
定期抽检，确保统一入柜保存。
4.3要严格限定借用的范围，只允许用该文件办公事的经办人借用。
4.4 禁止在无保障的场所阅办，存放重要资质文件和重要文件。借用后，要及时退回，禁止转传，禁止随便携带外出。
5.重要资质文件使用的考核与处罚
5.1 重要资质文件在使用时，使用人要写借条注明具体用途的说明。
5.2重要资质文件的管理与绩效考核挂钩，对违规和执行不到位者，公司在当月要作出严厉的处罚。
5. 3 主要的违规事项：
5.3.1 在原证件上涂划;
5.3.2 无及时办理、整理、登记、归档、保存、备份、移交重要资质文件;
5.3.3 无按规定的方式保持、存放、借用、使用重要资质文件;
5.3.4 借用者不能及时完整归还重要资质文件;
5.3.5领导无定期抽检重要资质文件保存使用、归档等管理工作; 5,3.6 过期文件无更新、无补办、无补订;
5.3.7 无完整、全面地使用流程登记手续。
6.本条例由公司综合管理中心负责解释和修订。
7.本条例经管理层会议通过，总经理批准后执行。
第四篇：公司文件收发管理制度
收发文件管理制度
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
(1)拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
(2)核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 (3)会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签;文种、公文格式是否正确等。
(4)签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
(5)发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统
一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
(6)用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
(7)存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档(应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘)。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。
5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。
7、收文办理工作程序：
(1)签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
-1- 室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。
(2)收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
(3)拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。
(4)批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。
(5)承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。
(6)催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。
(7)注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
(8)存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。
-2-
第五篇：公司文件档案管理制度
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
九、本制度从0000年00月00日起执行。
0000年00月00日