前言
事业单位开展档案信息化的建设,是对原本的档案保存方式,借助先进的科技以及信息手段,将纸质档案资源实现信息化,然后借助保存工作,建立档案数据库,从而为事业单位中的各岗位人员服务。此外是档案信息化要结合以往档案工作一些方法,让二者可以实现相互补充,档案信息化才能实现更加有效建设,档案工作才会找到更加符合客观需求的方式。
一、事业单位档案管理信息化建设存在的问题
(一)没有合理开发档案信息资源
现阶段国内诸多的事业单位,并未对档案信息资源展开合理开发,这样采集到的档案信息是比较少的,同时对这些档案信息存在着普遍的重复加工问题。因此档案信息化整体质量,还是不够理想,难以对档案工作真正起到提升的作用。当下国内档案信息的开放比例开始比较低的[1]。国内诸多的档案数据库开始建设起来,但是这些档案信息中,多数数据并未得到合理应用,所以档案信息化的实际价值并未被充分挖掘。
(二)缺少档案信息安全保障措施
事业单位中一些档案信息与普通档案还是不同的,其中很多的内容关系到国家机密,因此在档案信息化中,要注重对信息安全的保护,尤其是机密文件一定要给予最严格的保护。诸多单位在开展档案信息化的时候,容易忽视这些问题,这样就会给信息安全造成诸多隐患,很多的涉密信息有泄露的风险。缘由是一些事业单位在信息公开方面审查不够严格,在涉密计算机上运用外网上网等。这些都是给黑客盗取信息提供了诸多的渠道[2]。事业单位还是要在档案信息化的实际开展中,更加注重对涉及信息的保护,让信息安全有基本的保障。
(三)档案工作人员的素质有待提升
市场经济迅速提升,人们可以进行职业的自由选择,很多的求职者向往的是更加有活力的企业,对于一些平淡的工作,其实难以招到大学毕业生,而档案管理就属于这一类,对诸多的毕业生这份工作其实是没有吸引力的。这样就导致诸多的单位在档案管理方面,总是难以招收适合的人才,特别是有着丰富经验以及能够长期工作在档案管理岗位的人员。因为很多刚刚进入到档案工作岗位上的人员总是在更换,直接影响到档案整理以及记录的质量,导致档案管理变得更加混乱,甚至有很多重要的文件丢失,这种情况下单位需要对档案工作更加重视。为档案管理岗位配备更多高素质人才,从而让档案信息化可以更好地开展[3]。
(四)档案检索的效率比较低
在档案信息化的实际建设中,档案检索可以依据检索的方式,分成是计算机检索和手工检索,在效率以及硬件方面,有着诸多的联系,检索的效率很大程度上是依靠检索工具的。科技不断进步,计算机是当下信息检索最便捷的工具,诸多基层单位还是运用手工检索的方式。为了让检索效率得到提升,部分单位开始对各类的检索工具投入人力以及物力进行建设,认为检索工具多,那么检索的效率就高。但其实并不是如此,检索的效率关键在于设备是否足够符合要求,并不是数量的问题。检索工具若是过于烦琐及细密,就不会对检索效率有提升的作用,反而会导致档案重叠。
二、事业单位档案管理信息化建设的对策
(一)制定规范的档案管理工作制度
在国内,事业单位是一种十分特殊的组织,事业单位开展档案管理,也是边缘化的工作。法律对事业单位开展档案管理有清晰的规定,档案信息化的实际建设也是要在法律的约束下开展,也就是说档案信息化需要建立在合法合规的基础上。这样事业单位就要做到有法可依,开展档案信息化的实际建设,就要结合自身的需求,制定出适合自己的档案信息化制度,对档案管理人员展开不断培训。
(二)合理规划档案信息化
单位要结合自身的发展目标,制定出合理的档案信息化进程。在新时期,档案信息化是一种趋势,但是也不要过于盲目,各个单位开展档案信息化建设,要做到有规划和有条理。此外是档案信息化的规划需要符合客观需求,制定出档案信息化的近期以及远期目标,这样档案信息化才会更加顺利。
(三)完善对事业单位档案信息化的监督制度
建立监督制度,可以让事业单位开展档案信息化更加规范。监督制度可以让档案人员更加积极主动投入到工作中,保证信息资料的安全,事业单位也要针对档案信息化,建立内部监督的机制,与外部监督进行结合,从而发现档案信息化中诸多的问题以及隐患,对一些错误进行纠正。
(四)提升档案管理人员的素质
信息化时代下,单位开展档案信息化,要注重对档案人员素质的提升,档案人员的能力以及素质,关系到档案信息化的成效,以及档案信息化是否可以发挥出价值。事业单位需要注重对档案人员的有效培训,将档案工作的方式以及知识结构进行改善,提升档案信息化的整体水平。不断吸收专业化人才,加强内部的培训,提升档案人员的整体素质。
三、结论
总之,档案信息化成为事业单位开展档案工作的重要趋势,新形势下事业单位要积极加强对档案信息化的关注以及投入,注重对工作制度、工作流程以及人员队伍的科学改善,迎合时代的趋势从而将档案信息化价值发挥出来。
摘要：市场经济以及科技迅速进步，对事业单位来说，档案的数量以及需求在迅速提升，这给档案管理造成诸多的难度，档案信息化成为新时期档案管理的一种趋势，但是诸多的单位在档案信息化实际安设中，还是有诸多的不足，因此各个单位需要对档案信息化有更加明确认知，并意识到档案信息化的这些问题，不能影响到单位信息化发展的实际过程，对于这些关键性问题，要提出一些有针对性的方案，让单位可以在档案信息化方面实现良好发展。本文分析一些单位在档案信息化方面的主要问题，并提出一些建议。
关键词：事业单位,档案管理,信息化建设
参考文献
[1] 岳乐华.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].才智,2019(12):186.
[2] 赵耀.推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略研究[J].办公室业务,2019(07):90.
[3] 张海宁.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务,2019(05):84-85.