第一篇：城建档案的整理与收集
学校荣誉档案的收集与整理
学校档案是国家档案全宗的重要组成部分，是永久贮藏档案资源的基地，是反映学校发展历史的真实记录，它既是学校各项工作的查考凭证，也是教学管理工作的参考依据，更是学校进行科研活动不可缺少的资料。它随着学校的建立而产生，形成于学校一切活动之中，并伴随着学校的发展而逐渐积累。
学校档案以各种形式和载体将教学、科研、党政管理等活动的过程和人们思想活动的成果记录下来，为存贮并维护好它们的完整与安全，实行统一集中管理是学校档案工作基本原则的核心，这样既完善了档案资料的收集整理，又便于开展利用工作，使档案资源充分发挥其信息作用。学校档案工作是管理学校档案和提供学校档案信息为学校和社会服务的一项业务工作，为满足学校和社会利用档案的需要，通过收藏和提供档案材料这种特定方式，为教学、科研、党政管理等各项工作服务。
目前，学校档案主要分为党群、行政、教学、科研、出版、外事、基本建设、仪器设备、财会、声像等十几大类，为丰富馆(室)藏档案，完整反映学校历史面貌，许多学校己开展了实物档案和荣誉档案的收集整理。由于学校工作的特殊性，荣誉档案相对于其他机关、企业来说是多产户，它在参与社会各项工作的活动中均会或多或少获得各种类别的荣誉，从而产生了大量的荣誉档案。就荣誉档案而言它又分为文书和实物两类，它也是学校各项活动的历史记录，它全面而真实地记载和反映了学校的兴衰荣辱。这门类档案以其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象性等特点，反映着学校的发展史、荣誉史。学校可充分利用这些反映学校兴衰荣辱的实物写照举办展览，开展各项宣传教育活动，由于它的特殊性必定具有超强的说服力和感染力;另外还可建立学校荣誉陈列室，针对教职工，特别是对学生进行校史与德育教育，树立爱校、勤学上进的思想有着深远的现实意义和历史意义。所以，建立健全学校荣誉档案的管理制度，科学管理荣誉档案应当列为学校档案收集整理的重要内容。
学校荣誉档案从载体上应分为文书类与实物类。其文书类：如获奖文件、先进材料等等;实物类：如奖杯、奖章、锦旗、证书等等。因为它们从形式上属于不同载体，从保管与利用的角度看，两类档案分开立卷保管较为合适：
一、便于档案的整理;
二、便于档案的保管;
三、便于档案的利用。下面就学校荣誉档案的收集与整理工作谈谈认识与做法：
一、学校荣誉档案的收集
收集工作是档案管理工程的基础，学校荣誉档案的文书类档案资料一般是通过文件下发，所以很大部分是收集整理存贮在学校的综合档案管理部门，而荣誉档案的实物有很大部分分散存放在有关业务部门，如综合类获奖奖品存放在学校办公室，工会组织参加活动的获奖奖品存放在工会，团委组织参加活动获奖奖品保管在团委，其他部门参加活动获奖奖品也相应保管在本部门，教职工和学生参加各种活动获奖材料不言而喻是由归个人保存。这种分散式管理形式首先不符合档案管理要求，也不利于安全保管，更不利于工作上的利用，根据档案集中统一管理的原则与要求，变荣誉档案管理分散为集中是最佳选择和任务。随着教育现代化的发展，学校档案信息化建设也日新月异。为满足社会及学校各项工作对档案信息的需求和要求，档案管理工作的完善，档案信息的齐全，现代化手段管理已是档案工作发展的趋势;而实现学校档案的完整与安全，必须实现档案工作的规范化、标准化、现代化管理。学校要集中统一管理好荣誉档案的文书与实物两类档案资源，应建立健全好管理制度，明确收集范围，将具有保存价值并反映学校历史全貌的，凡属学校各项工作获奖的各类文书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书等等，均收集归档由综合档案部门集中统一管理，这样既丰富了学校馆(室)藏档案资源，又维护了档案的完整与安全。
1、收集范围
学校荣誉档案是学校在进行党政管理、教学、科研、外事、工团等工作活动中直接形成的，它是记录学校发展成就的历史见证。其收集范围主要有以下几个方面：
(1)上级政府颁发给学校的荣誉类;
(2)学校在教学、科研等活动中政府与社会团体颁发的荣誉类;
(3)上级工会、团组织等开展各项竞赛活动获奖类;
(4)兄弟单位、团体赠送的锦旗、牌匾等;
(5)教职工个人在进行教学、科研、管理等工作中获得的奖项;
(6)学生个人参加各项活动获得的奖项。
其中教职工，学生个人获奖的奖杯、奖状、奖章、证书等等，其原件仍由个人保管，学校综合档案管理部门采取征集复印件或拍摄照片进行保存。
2、收集方法
为丰富学校馆(室)藏档案，应抓好档案的收集工作，主要开展好定期收集与平时收集两项工作，综合档案管理部门首先要抓好平时收集和登记工作，同时应及时掌握各种获奖信息，以便有的放矢，使收集归档材料完整，全面反映学校所获荣誉的情况。其次是建立档案收集网络，健全各年级科室部门的兼职档案员队伍，督促完成各业务部门平时收集归档工作，及时做好获奖信息登记和文书与实物的收集，并于每年学期末定期收集归档，移交学校综合档案馆(室)。另外教职工、学生个人获奖情况也可采取年终自报，科室部门进行统计，并由学校档案馆(室)与相应管理部门兼职档案员共同完成对获奖文书与实物的复印、拍摄照片存档等收集工作。
二、学校荣誉档案的整理
学校荣誉档案文件与实物的整理，一方面和其他门类档案整理工作一样，要遵循彼此间的历史联系，通过系统化、专业化整理，使档案管理条理化，能够全面反映历史活动的真实面貌，并便于保管和利用。另一方面荣誉档案又有其自身的特点，它是集文书与物品为一体的档案，在整理过程中只有从荣誉档案载体的形式、保管和利用等特点出发研究其规律，才能达到对荣誉档案的优化管理。
首先，制定适合荣誉档案管理的归档、分类、编目、上架、保管、利用等实体方案。学校荣誉档案的文书类材料应按照规定，相应归入学校档案各门类文书档案类，并与其他门类文书档案一样进行整理、归档、编目、上架、保管、利用。对余下的实物档案采取单独将荣誉类实物档案编为一特殊门类进行管理，此方法主要是便于保管和利用。其实物档案整理应以物品为一个自然保管单位，此类档案可按其载体形式的不同分至二级类目，如可根据获奖者性质分为：综合奖品类、职工奖品类和学生奖品类三个类目;也可根据奖品的载体、形状不同分为：奖杯类、证书类、锦旗类等几个类目。其主要的目的是为存贮保管和利用方便。实施对荣誉档案不同类别进行分别归档、保管与管理，同时要适应档案信息现代化发展的需要，其档案目录的编制应与计算机管理同步进行，建立机检和手检两用功能的检索服务系统，编目内容在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案实物分类目录，这既是档案整理的重要环节，也是提供利用查找的关键，这一步工作的质量直接影响到日后档案检索利用的工作效率。其编目的步骤首先应按年度和分类项目进行编目造册，编著内容应全面记载实物档案的各个要素，如：档号、获奖内容、颁奖机构、获奖单位(姓名)、时间、柜号、保管期限等等，还应编制相应内容的实物标签，置于实物明显部位标记，以便查找利用。
三、学校荣誉档案的保管与利用
学校荣誉档案文书类资料的保管与利用，均遵循《学校档案实体分类法》中其他门类文书档案的保管与利用的原则、方法进行;而荣誉档案的实物类的保管与利用，首先应考虑它的特殊性，它是一件件物品组合而成，其载体及形态各异，既有纸质类、金属类、玻璃类，又有布质类，更有大有小，有高有矮，也有硬有软，其保管的柜架也需区别于文书档案，它应陈列置直观易见，便于放取，又能防尘、防潮、防光、防火、防鼠的柜架中。应按类别制作相应的透视玻璃柜架存贮为宜，这种直观的存贮保管柜架，既便于对外参观展览，又便于查找利用。其档案上架的排列也可按年度和载体形式分门别类进行，奖杯一般以竖放为宜，锦旗可设计挂在柜内，奖状、奖章、证书等可竖放在柜架上，也可平放于柜架中。总之，既要立足于保管，又便于利用;要直观感强，能让利用者一目了然，让所有的荣誉档案的实物部分直接展现在参观者的眼帘，展示出该门类档案的特殊风采。
学校荣誉档案以其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象性等特点，充分展现和反映了一所学校办学过程的发展史与荣誉史。学校既可用这些反映学校兴衰荣辱的实物写照举办展览，也可制作宣传画、宣传栏，充分利用它的特殊性和直观性，说服力和感染力，开展各式各样的宣传教育活动，同时还可通过建立学校校史和荣誉陈列室，对教职工，特别是对学生进行校史与德育教育，促进学校各项工作的发展，使广大教职工和学生树立爱校与勤奋上进的思想。学校档案工作的宗旨就是为学校各项工作提供档案服务，对档案资料进行收集、整理、保管的目的是为了提供利用。只有开展档案资料的利用工作，才能充分发挥档案信息的有价作用，真正为社会和学校各项工作服务。
第二篇：文书档案管理之五 档案的收集与整理
一、整理中的档号的编制
档号是档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、类别号、案卷号、件号和页(张)号。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的 代码，案卷目录号是全宗内每一本案卷目录的代码，类别号是档案类目的代码，案卷号是档案馆内案卷排列的顺序号，件号是卷内文件的顺序号，页(张)号是卷内文件每页(张)的顺序号。
1. 档号的结构和编制方法
档号采用层次码，即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。档号的结构大体可分为两种。
第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页(张)号
格式为：XXXX-X.XX-XXX-XXX 例如：G012-006-025-018
J016-J·02-022-016 第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件或页(张)号 格式为：XXXX-X·XX- XXX- XXX 例如：A001-F·05-023-019 A033-045-023-169 档号的代码形式有两种类型：一种是单纯数字型代码形式，另一种是数字与字母混合型代码形式。各种代码的编制方法如下。
(1)全宗号 全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗类别(革命历史档案全宗用“G”,旧政权档案全宗用“J”,建国后档案第16号全宗。全宗顺序号采用流水顺序编号法，可按全宗类别分别编循序号，也可按馆藏全宗首次进馆时间先后编顺序号，并省略全宗类别代码。机关档案室应按档案馆给定的全宗号编写，也可不编写全宗号，从第二级代码开始依次编制案卷目录号(类别号)、案卷号、件或页(张)号。
(2)案卷目录号 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按或阶段、组织机构、问题、档案种类、保管期限、档案载体形态分别设置案卷目录并编号。现行机构档案室通常应对不同保管期限的档案分别编制案卷目录，案卷目录号采用流水顺序编号法。如005号表示案卷目录第五号卷。
(3)类别号 有的全宗卷不编写案卷目录，以类别号代替。类别号由汉子、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号应根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。不同级位的类别之间可用间隔符“· ”分开，如：“J·02”表示计划类第2号卷。不会产生误解时也可省略间隔符。
(4)案卷号
案卷号用流水顺序方法编制，用三位以内的阿拉伯数字标识，其间不应有空号。一般来说，案卷号在案卷目录内采用流水编号比较合适。数年合编一本案卷目录的，每年的案卷号应该连续编，以后又收集到从前的案卷时，可将其案卷号编在收到案卷卷号的末尾，并在“案卷目录说明”中注明。
(5)页(张)号或件号 有文字、图表、印章等标识的每个页面均应编页号，背面无任何标记的应编张号。页(张)号在案卷内按文件排列顺序编流水顺序号。由于一个案卷不宜太厚，其中的页码也不宜超过3位数。最好能控制在200页之内，多了的分卷装订，增加案卷数量。
例如，A016-008-052-110这个档号表示该档案馆中建国后档案第16号全宗中第8号案卷目录中第52号案卷中第110页文件。
二、全宗内档案的常用分类方法 1.分类法
采用分类法，应该注意准确地判定档案的所属。在判定时，常会遇到以下几种情况。
(1)文件上没有注明日期。文件上如果没有日期或日期不准确，可以运用多种考证方法，判定其准确日期或近似日期，如分析档案的内容，研究文件的制成材料，或者通过文件的字体、格式、编排和标记来判定。
(2)文件上有属于不同的几种日期。如果一份文件上有两个以上的日期，可以根据不同文件的特点，确定一个主要日期。如指示、命令等指令性文件，以签署日期为依据;计划、总结等，以内容所针对的时限为依据，跨的计划可放入开始念叨，跨的总结可放入最后念叨;案件或事故所形成的文件一般归入其结案;等等。
(3)专门的文件。在具体工作中，除了一般通用的外，各专业部门还采用专门的来开展工作，如学校教学以9月1日至次年8月31日为一个学，教学档案往往按学年形成，而其他日常工作又按自然进行。对这种情况，应将两种结合起来使用，如“1995-1996学年”等。专业究竟与所跨自然的前一年还是后一年结合，全宗内应统一。
2.组织机构分类法
组织机构分类法一般是按立档单位内第一层组织机构设置类别，如组织部文件、工会文件等。组织机构的名称就是类名，各个类的次序应根据正式文件规定的或习惯上的顺序来排列。
关于涉及几个机构的文件，在一个立档单位内应当有统一的规定，如经过本机关党组或党委讨论而以行政名义发的文件，一般应归入行政机构类内;几个机构联合办理的，一般应归入主办单位，也可归入批示“退存”或最后承办的单位。 3.问题分类法
这种方法一般适用于不可能或不适于按组织机构分类，或者每个机构内文件相当多需要再分类的情况。
按问题分类应注意以下几个问题。
(1)类项设置力求符合实际。要参照机关的职权范围和基本工作任务，根据文件的实际状况来设类，不要任意划分类别，也不要设置虚类。
(2)类目体系力求符合逻辑。所设的分类，概念要明确，层次要清晰。各类之间应是平行关系，不能互相交叉，更不能互相包括。
三、复式分类方法和方案的编制
在实际工作中，通常使用以下四种复式分类法。
1.-组织机构分类法
适用于立档单位内部组织机构有变化但不复杂的全宗。现行机关的档案，采用-组织机构分类法最为适宜。
2.组织机构-分类法
适用于立档单位内部组织机关多年一直固定，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗，一般用于撤销机关档案和历史档案。 3.-问题分类法
适用于立档单位内部机构变动频繁，档案已无法按组织机构进行分类的情况。也有一些单位，虽然内部也设一些机构，但是非常简单，内部分工也不十分明确，有些机构形成档案较多而有些机构形成档案较少，这种情况下较宜采用-问题分类法。 4.问题-分类法
适用于历史档案和撤销机关档案。
第三篇：公路工程建设项目档案的收集整理归档
一、总则
公路工程建设项目档案是建设过程中形成的，反映工程建设项目立项、勘察、设计、工程准备、施工、交竣工验收全过程的历史记录、对各项工作具有现实和长远查考利用价值，并经系统整理归档的各种形式载体的文件材料，是工程建设项目的重要组成部分，各参建单位应高度重视和加强档案管理工作，贯彻执行国家和上级单位关于公路工程档案管理的有关法律、法规及立卷归档办法。
(一)档案工作要纳入档案工作纳入有关领导、部门和人员的岗位职责、考核目标中。
(二)建立完善档案管理制度(档案收集、整理、归档、移交、库房管理、借阅等)
(三)档案工作必须与建设进程同步，纳入建设管理程序。
(四)档案必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。
二、公路建设项目档案质量要求
收集整理归档的项目工程档案必须符合国家档案局 、交通运输部及上级有关部门下发的关于公路工程档案管理的有关规定、办法的相关要求。 主要依据：
GB/T11822～2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》;
1 DA/T28～2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》;交通部2004年第3号令 《公路工程竣(交)工验收办法》、交公路发[2010]65号《关于印发<公路工程竣交工验收办法实施细则>的通知》;交办发[2010]382号《关于印发<公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>的通知》;中华人民共和国交通部2004年9月4日第25号《关于发布公路工程质量检验评定标准》的公告
(一)原始性
收集归档的文件材料应为日常各项活动中形成的第一手文件材料。一般情况下应为原件。
(举例：现场测量、试验记录、合同、人员任命、收发文)
(二)、完整性
即文件材料的齐全成套性(请示、批复、附件、分项工程施工记录成套性)
(三)、真实性
原材料使用部位、照片、检测记录要求同步填写。
(四)准确性
(签署意见、测量、试验、现场检测数据准确、施工部位日期、公文办理结果)
(五)规范性
(公文办理、施工工艺、工序、技术要求要符合施工技术规范、字迹清晰工整)
2
(六)系统性
遵循文件材料的自然形成过程、结合文件材料的内容，进行分类组卷编目，保持卷与卷，文件与文件之间的有机联系。
根据公路工程建设档案管理的相关要求，结合工程建设的实际，我们将公路工程竣工档案分为十大部分：即第一部分立项审批文件;第二部分设计文件;第三部分工程准备(管理)文件;第四部分施工文件;第五部监理文件;第六部分交竣工验收文件;第七部分科研、新技术资料;第八部分资金管理文件，第九部分声像特殊载体;第十部分实物档案。其中第
三、
四、
五、七部分要求在交工验收前完成。具体内容详见交公路发﹝2010﹞65号《关于印发﹤公路工程竣交工验收办法实施细则﹥的通知》、交办发﹝2010﹞382号文件。
三、公路工程建设项目文件材料的归档范围
(一)建设单位文件材料的归档范围
1.行政管理文件(机构设置、制度办法等)
2.项目前期文件材料(项目建议书、工可研报告、环保、水保、文物保护、项目用地预审等)
3.设计审批
4.工程准备文件(招投标、征地拆迁、施工许可证、质量监督申请)
5.施工过程管理文件(质量、安全、进度、费用、合同执行情况、变更等)
3
6.科研课题文件材料
7.交竣工验收(★注意收集试运行记录、缺陷整改文件材料，接管养单位项目使用情况报告)
8特殊载体(照片、影像、电子文件)
★主体工程、建设前原始地形地貌状况照片
电子文件通常也称数字文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件
注：①收集归档的电子文件应保持其完整性：即指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。(背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息;元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据)
②电子文件的归档分为两种形式;逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程;物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
购买或自行开发的管理软件，进行数字化管理的施工文件一般为重要的和永久保存的文件材料。
9.实物档案(奖状、奖杯、重要的岩样标本) 附建设单位文件材料归档范围表
4
(二)施工单位文件材料的归档范围
施工单位负责收集本单位在施工阶段形成的行政管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项管理活动形成的文件材料;施工检测记录、试验报告、中间交验证书、报告、质量检验评定表、施工日志、竣工图表、电子、声像。软件等文件材料。
(三)监理单位文件材料归档范围
施工阶段的综合管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项活动中形成的文件材料、监理现场抽检记录、原材料抽检、试验报告、中间交验证书、报告、监理日志、旁站记录、质量检验评定表、电子、声像材料等。
四、竣工文件材料的分类组卷
(一)分类
按照工程建设阶段结合文件材料的内容进行分类。 (二)组卷
根据划分的类别，按照问题，结合文件材料的内容进行组卷、并保持卷与卷之间的有机联系。施工、监理单位要以合同段为单元，按照问题或单位、分部、分项工程、结构部位，结合文件材料的内容立卷排序。
(三)卷内文件排序
1.同一事由的文件材料(批复在前，请示在后;正本在前，
5 定稿在后;正件在前，附件在后;转发文在前，被转发文在后;文字材料在前，图样在后;中文版在前，译文在后;★监理管理文件中应将有监理人员签字样章的文件排在文件的首页。)
2. 同一问题不同事由的文件材料按重要程度或印发时间的先后顺序排列。
3. 施工监理检测文件材料
以合同段为单元，按分部，分项结合施工工序排列
(四)组卷的流程
1.检查文件材料的齐全性、完整性。 2.鉴定归档或不归档文件及保管期限。 3.按问题归类。 4.按要求组卷。
5.编目(卷内目录、备考表、填写案卷封面，编写档号，案卷目录)
五、归档
按建设单位的制定的《竣工文件材料立卷归档实施细则》向档案部门移交、归档。
六、目前建设项目档案收集整理中需要进一步改进的问题。
(一)进一步加强档案与工程建设的同步收集、同步整理、同步归档加强文件材料的预立卷工作。
(二)竣工文件材料按照“谁形成谁负责”的原则，，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。采取措施，明确责
6 任进行考核。
(三)监理单位应加强对施工单位文件材料的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查。
(四)进一步提高文件材料的准确性。
(五)进一步贯彻落实国家档案局及上级部门关于公路工程文件材料的收集、整理、归档的规范、办法(公文处理、填写的技术规范、组卷等)。
公路工程建设项目竣工文件材料数量庞大，内容繁杂，要做好收集整理归档工作，需要所有参建人员学习掌握档案和公路工程专业知识，加强日常档案工作，付出辛勤的劳动。希望通过大家的共同努力使工程档案达到完整、准确、系统、规范的要求，顺利通过上级部门组织的项目工程档案单项验收，为公路工程建设项目竣工验收，为申请公路交通优质工程奖奠定良好的基础。
7
第四篇：房产档案收集整理方案
为了加强管理房产档案收集整理，保障房地产权利人的合法权益，有效保护和利用城市房地产权属档案，根据不动产登记整合办法，制定本方案。
一、 资料收集
主要收集房产历史档案相关信息，具体为：房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表及不同形式的历史记录。
1、房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件：房地产权利人(自然人或法人)的身份(资格)证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等;建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等;房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等;设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
2、房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图;房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。
3、房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。
4、反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。
5、其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。
二、 资料整理
步骤一：以房屋权属档案数据、物理数据为基础，清理每一套房屋的登记产权数据，建立楼盘表(后附楼盘表样式)。
步骤二：将登记业务数据与权属、档案数据和物理数据建立关联。 步骤三：通过编写工具展示房屋上下手业务关联信息，并参照每笔业务的扫描件进行核对，纠正关联有误信息，如果没有历史扫描件，可按照楼盘信息按幢到户进行扫描。 步骤四：对楼盘表上每户的权属信息内容、关联性等进行质量检查。
步骤五：通过房屋上下手关联的清理，核对并纠正楼盘表结构，去除重复幢、重复户、合并户、合并幢，最终将所有房屋全部归幢。 步骤六：利用新建的楼盘表信息对房产历史数据在兵团房产系统里进行信息补录，以满足年底信息上报工作。
第五篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）
文书档案收集整理归档规范
1 范围
本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。 本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。 2 文书档案的归档范围
2.1 文件材料的归档范围
反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料;其他对公司发展具有查考价值的文件资料。 2.2 文件材料的不归档范围
其他单位所发的不需本公司办理的文件材料(如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等);公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料;一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;其他与本公司无关的文件材料。 2.3 各部门档案的归档范围 2.3.1综合办
a) 公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等; b) 股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等; c) 董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁(副)、总经理发文、批复、业务执行文件等; d) 财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等; e) 重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等; f) 总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等; g) 其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等;
2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等;
2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
营销部
a) 销售管理策略和规划、行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等;
b) 经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等; c) 销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
成本部
a) 公司采购策略及绩效目标、采购计划、采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同(设备、包装材料、食品原材料)、进货渠道文件等;
b) 供应商资料、询比价资料、供应商品质管理策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等; c) 采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
工程技术部
2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等;
2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等; 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料;
2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
文书档案收集整理归档规范
1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部
a) 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。 b) 会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄;
c) 财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告; d) 其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料; e) 财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
前期开发部
a) 公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等;
b) 各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等;
c) 产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等;
d) 质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
设计部
a) 公司产品配方资料及其相关资料等;
b) 公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等;
c) 产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等; d) 各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等;
e) 新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等;
f) 研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
市场部
a) 品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等;
b) 新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等 c) 各品牌媒介费用预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等; d) 广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等;
e) 各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等; f) 市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
信息流程部
a) 流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等; b) 公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等; c) 公司受控文件等;
d) 信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
制造部
a) 公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等; b) 技术革新和改造工作(含设备和IE)及相关专案项目管理工作相关文件等 c) 制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
各基地品质管理部
a) 产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等; b) 基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等;
c) 本部门工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等; d) 基地检测设备类、其它计量(能源计量除外)类档案的收集、整理; e) 基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;
2/5
文书档案收集整理归档规范 各基地生产计划部
本部门工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等;
重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料(调查、旁证、公证、结论)、物资报废审批表等;
关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等; 货物进口证明书(进口设备)、进口检验单(进口设备)等;
各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料; 各基地工程部
2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。
2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备统计报表、本部门工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等; 2.3.1.10 日常基建档案。
2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。
i. 购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等; ii. 设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等;
iii. 设备仪器安装调试运行记录和检测报告等; iv. 设备仪器操作规程和履历表等;
v. 设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等; vi. 设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等;
各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部
2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等; 2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复;
2.3.1.14 本部门、月度工作计划、总结; 2.3.1.15 签呈(含全过程文件);
2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。
基地项目(新厂)指挥部
2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。
2.3.1.18 前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等
2.3.1.19 设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料;初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。
2.3.1.20 施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等
2.3.1.21 监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等;
2.3.1.22 竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等; 2.3.1.23 使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。 3 文书档案的归档要求
3.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变(如传真件)的文件应予复制，并与原件一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。
3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。
文书档案收集整理归档规范
3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。 4 文书档案的整理归档程序
4.1 整理归档程序
各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。
分类
文件分类采用“-部门-保管期限”的办法进行。
4.1.1.1 分：将文件按其形成或所涉工作的分开。一般文件归入形成。跨的请示与批复，归入批复;跨的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个;跨的总结归入文件内容涉及的最后一个;跨的会议文件，一般可以归入会议开幕的。 4.1.1.2 分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。
4.1.1.3 分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。
排列
归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。一般每份文件为1件。文件正本与定稿为1件;正文与附件为1件;原文与复制件为1件;转发文与被转发文为1件;会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次(期)为1件;报表、名册、图册等一册(本)为1件;来文与复文(请示与批复、去函与复函)为1件;原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。
装订
归档文件按件装订。装订时，密不可分的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后;中文文本在前，外文文本在后;公文处理表在前，文件在后;结论性材料在前，依据性材料在后。永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物，要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订(包括棉线、不锈钢钉等)。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
编号
归档文件应按类别和排列顺序逐件编号。各部门在每件文件首页的右上角用铅笔标上件号。
编目
归档文件应依据分类和部门所编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，并保证目录上的编号与文件的编号一一对应。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体内容如下：
1)件号：各部门按类别和排列顺序自行编制 2)责任者：即文件形成部门。 3)文号：文件的发文字号。
4)文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，并加“[]”号。 5)日期：文件的成文日期。
6)页数：每一份归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。
7)备注：注释文件需要说明的情况。如：复制件、传真件、不完整件等等。
入盒
不同类别的归档文件应分别装盒/夹。装盒时按部门所编件号顺序，然后填写档案盒/夹封面、盒/夹脊背全宗名称。案卷封面内容包括文件形成部门、、保管期限及起止件号。案卷封面字迹要工整、清晰。 5 记录
F-GMO-051《文书档案目录》
4/5
文书档案收集整理归档规范
文书档案收集整理归档规范5/5