面向21世纪, 面对信息技术的挑战, 高校档案管理必须实现网络化, 大力进行网络资源建设, 全面实现资源共享, 为高校自身和社会提供丰富的信息资源和最优质的服务。计算机技术和网络技术的发展, 掀起了全球信息化的浪潮, 档案作为信息源的重要组成部分, 也被推到了浪潮的前沿。随着档案管理信息系统的广泛应用, 档案管理系统作为整个系统的子模块, 其管理现代化跨上了一个新台阶, 这就为服务社会提供了可靠的保证, 为高校档案社会化打下了物质基础。但高校档案管理建设如何适应社会发展的需求, 是一个值得探讨的问题, 笔者以为应该遵循以下特点。
1 网络环境下高校档案管理信息建设服务社会化要遵循多样性变化的需求特点
网络环境下, 高校自身和社会对高校档案信息服务的需求呈多样化的特点。这就要求高校档案管理建设要适应自身和社会的要求, 以更快的促进高校档案建设的发展。就自身发展而言, 高校的快速发展使高校的规模不断扩大, 学生数量和教师数量不断增加, 其他管理也在不断增加, 管理部门更是不断扩容, 部门间、院系间的交流互动猛增, 这样与档案管理间的互动将猛增, 为了方便快捷, 就必须建立网络系统, 以适应这种互动的实现。为此, 在建立高校档案管理时就要建立网络系统, 在网络环境下才能实现交流互动的方便快捷提高工作效率, 从而真正实现高校档案管理自动化, 办公自动化。从社会层面而言现在高校与社会的联系日益频繁, 单从学生就业和单位用人来说, 由于大学生分配实行自主择业, 用人单位迫切需要了解学生的学习成果、学生的在校表现以及学生诚信义务履行的真实情况, 以便做出正确的用人选择, 这就需要向学校提出有关档案查询的业务要求, 高校档案管理建设就应该充分考虑这一需要, 网络系统应该建立向社会提供优质服务的网络环境。再从学校科研与社会合作来说, 国家政策积极鼓励学校与社会各行业开展产学研相结合的联合研究项目, 以促进社会和经济的快速发展, 这样社会单位和个人对于学校实行合作、交流或者捐助时, 都需要对高校的科研成果应用与转化、学校的教学科研政策与导向等进行了解;这同样要求高校档案管理建设与之相适应, 不然高校将与社会脱节, 高校的科研成果就不能很快地转化为社会生产力, 就不能促进社会的经济与文明发展。再如社会各界报考择校需要了解高校招生、就业政策和教学管理基本情况档案信息;大学科技创新活动需要提供科研成果转化的信息服务;高校创新团队和教学团队需要档案信息过程管理与服务;大学生文化素质教育和思想政治教育在教育内容和方式上实行改革等, 这都需要高校档案管理建设与之相适应, 适应社会各界对高校档案信息服务需求的多样性变化, 以满足高校与社会日益增长和不断变化的档案信息需求。
2 网络环境下高校档案管理信息建设
服务社会化要遵循以满足需求为导向不断创新高校服务方向和服务思想的特点
我们知道, 不论传统档案管理还是现代化的电子信息档案管理, 都只是管理的措施, 开发是途径和手段, 档案管理的最终目的是为了更好的满足高校和社会对档案信息的利用需求。我们认为, 创新是社会进步的灵魂, 同样创新是档案管理进步的动力。在网络环境下, 档案信息服务的数字化、便捷化和社会化是高校档案管理发展的必须。在高校自身、教育系统以及社会各层次的档案信息化要求下, 高校档案管理工作首先要改变服务方向和创新服务理念, 正确指引档案信息服务创新的实现。因此, 高校档案信息服务的方向和服务思路应该充分应用现代数字信息和网络技术, 改进管理措施, 转变服务理念, 创新服务机制, 充实服务内容, 在网络环境下, 充分实现高校教育改革发展和社会需求的目标。
3 网络环境下高校档案管理信息建设
服务社会化要遵循以高校需求为主线不断更新高校档案信息服务内容的特点
在网络环境下, 高校档案管理建设, 应该借助网络平台和高校强大的技术支持从实际出发, 从满足学校改革发展对档案信息的需求出发, 兼顾社会需求, 统一规划, 不断充实服务内容, 提高档案信息服务的水平。这可以从以下三个方面努力。
3.1 在充分突出高校档案信息教育功能的前提下努力拓展档案信息服务内容
在充分突出高校档案信息教育功能的前提下努力拓展档案信息服务内容, 使高校档案信息服务成为大学生思想政治教育的重要组成部分。在网络环境下, 档案工作者和广大教师有义务、有责任“唤醒”、“尘封”的学校历史文献资料, 如:校史档案、名人档案、重大或突发事件档案、教学科研成果档案专题等, 把这些历史制成网页, 在网络上鲜活明亮起来, 在大学生的鼠标点击中触摸到“身边的历史”, 激发他们的自豪感和学习的动力, 逐步把高校档案馆建设成为大学生思想政治教育的基地。
3.2 在充分实现网上信息服务功能的前提下积极探索建立专题档案
高校建立专题档案是实现网上服务社会的一个信息功能。现在社会对大学的个人档案、诚信档案, 贫困生资助档案、国家助学贷款档案等各类民生档案, 以及学校的名人名家档案、近期科研成果档案等非常需要, 高校档案管理建设中, 就要将之逐步实现网上社会信息服务以方便和满足社会各阶层对大学生在校情况、受捐助和资助情况以及科研成果了解, 更好地为大学生就业、自主创业创造条件。
3.3 在充分强化档案信息编研的前提下提升档案信息服务水平, 以促进和谐校园建设
高等院校是高科技人才的汇聚之地, 是我国市场经济建设人才培养基地, 也承担着我国科学技术发明创造、革新的重要任务, 承担着促进和谐社会建设的历史使命。因此, 高校的科研成果对于我国市场经济的发展都是不可多得的重要信息资源, 高校档案管理者有责任对这些档案信息资源编研成电子信息资源, 并根据有关法规和解密时限利用网络加以共享, 更好地为师生和社会服务。这是一个方面。另一方面, 高校档案管理建设也要“以人为本”, 适应人们物质文化生活水平的提高, 为社会提供高校档案信息资源以满足发民群众休闲文化的需求, 同时建设丰富多彩的档案网络文化, 推进和谐校园建设, 提升档案信息服务水平。
总之, 在网络环境下, 高校档案管理信息建设服务社会化要遵循多样性变化的需求、以满足需求为导向不断创新高校服务方向和服务思想、以高校需求为主线不断更新高校档案信息服务内容等特点, 要努力建设能为高校和社会提供方便优质服务的信息化档案管理体系。
摘要：在网络环境下, 高校档案管理建设中如何更好地为社会服务, 是各高校认真思考的问题。这一问题集中地体现在与社会需要的关系之上, 如何更好地与社会需求相适应, 是高校档案管理建设的关键所在, 本文对此进行了探讨, 提出了中肯的意见。
关键词：网络环境,高校档案,信息化,建设
参考文献
[1] 贾靖林, 林文婷, 熊才平, 等.教育信息资源建设:文化的启示[J].现代教育技术, 2009, 719.