成绩管理作为教务日常管理工作的重要一部分, 有着举足轻重的作用。它不但是对学生在校期间对所学知识掌握程度的一个记录, 还对学生评优、毕业、就业等提供重要的数据信息来源, 所以要求对学生成绩管理必须要严格、准确、及时。另外学生成绩也是对教师教学质量评价的一个重要指标, 也直接影响到学校的教育教学管理工作。笔者通过调研发现现在的成绩管理软件不能完全满足各单位成绩管理工作, 许多地方需要增加一些辅助工作, 针对这种情况并结合齐齐哈尔医学院成绩管理的实际情况, 笔者开发了这套成绩辅助管理系统和提出了一些解决的办法, 愿意和各位同行一起探讨。
1 数据规范化问题
(1) 齐齐哈尔医学院2006年引进大连乾豪软件工程有限公司开发的教务管理系统, 并将原有的数据导入到新系统中, 新旧系统不可避免要出现数据格式不统一的问题, 需要进行人工处理, 新系统导出的数据格式是电子表格的形式, 而工作人员已经习惯于用DBF (Visual Foxpro6.0的表文件) 的格式来处理统计数据。这样给工作带来很多麻烦。
(2) 解决的方法及算法的实现: (1) 利用电子表格本身的功能可以把文件另存为D B F格式的文件, 但这种方法对数据的格式和长字段名有要求, 往往导出的数据不全和长字段名自动保留前5个字符, 后面的内容会自动删除。所以对比较复杂的表格不建议采用这种方式处理。 (2) 编写程序从电子表格中把数据逐项读出, 生成一个DBF格式的新文件, 利用一个对照表自动更新字段名, 省去了手工的操作以及操作过程中出现的一些问题。在Visual F o x p r o 6.0中有很多命令可以把X L S格式 (电子表格) 的文件转换为D B F格式的文件, 如常用的Append From文件名xls等。再利用课程名称对照表如图1将字段名进行修改。
实现的算法如下:
2 成绩的合并及个别字段的修改
(1) 每学期都有补考的学生, 在新系统中成绩的录入不是覆盖原来的数据, 而是重新生成一个新的补考数据项, 这样在成绩单打印时需要对同一科目的数据进行合并, 选出最高成绩作为该科目的最后成绩而且有些科目的名称也需要修改。
(2) 针对上述情况, 笔者设计了两个小程序来解决这个问题, 程序运行界面如图2。
其中用到的核心算法如下:
3 每学期数据的生成
(1) 新系统导出的学生成绩表是一个电子表格文件, 里面包含了各个学期的数据, 如图3。
为了处理方便需要把各个学期的数据分开, 生成独立的各个学期的DBF文件, 另外从图3中大家也可以看到该表格不是一个规则的表格, 第二行是各个学期的信息, 这就给处理上增加了难度, 既要保证导出的各个学期的数据格式规范, 数据准确, 又不能有丢项落项的情况。这是本系统最复杂也是解决起来最麻烦的一部分, 它直接涉及到其他功能的实现以及为其他程序提供数据来源。
(2) 解决的方法及算法的实现:首先把XLS格式的文件转换成DBF格式的文件, 利用Visual Fox Pro 6.0提供的函数对表中的各项逐一搜索, 根据学期提取出各字段名称, 生成一个新的学期表, 表名用各学期来命名, 每个表中都保留学号、姓名和班级这些公共字段, 但表中不能有学期字段及信息。实现的算法如下:
4 其他的辅助功能
(1) 自由表和数据库表的转换:自由表的字段名短, 在替换长课程名称时不能完全显示, 所以需要转换成数据库表。
(2) 成绩单的查询和打印:学生毕业时往往需要教务处打印出每学期的成绩单该功能可以查询打印某一个同学的成绩单, 也可以批量打印某一个班级或专业的所有学生的成绩单。
(3) 不及格科目的统计:该功能可以按班级或专业统计不及格的学生, 以及该学生总的不及格数及对应的科目。
(4) 成绩的修改和替换:可以批量替换某一科目的成绩, 如考查课可以把成绩按分数段替换成优、良、中、不及格等。也可以按输入的条件修改和替换某一科目的成绩。
成绩辅助管理系统也是高校教务管理系统中重要的一部分, 是对新系统很好的补充, 不但使原来的系统更完善, 也能给工作人员减少劳动强度, 提高工作效率。但各高校的情况可能略有不同, 在此愿意与各位同行一起探讨, 共同完善。
摘要：成绩辅助管理系统作为成绩管理系统的延伸, 有着十分重要的作用。它可以弥补现有的成绩管理软件中的不足, 操作者可以利用这些小工具来提高工作效率, 减少工作强度。
关键词：成绩管理,辅助管理,数据库,表,算法