随着高等学校内部管理体制不断改革的需要, 办公室在高等学校管理中的地位和作用也越来越突出。准确分析当前高校办公室工作存在的问题, 对于加强学校行政管理水平, 改进办公室的工作, 具有重要的现实意义。
1 高校办公室的地位和作用
高校办公室在学校管理中的地位、作用是与学校的领导体制密切相关的。在实行党委领导下的校长负责制的情况下, 多数学校实行了党委办公室和校长办公室合署办公, 合并为学校办公室, 成为名副其实的党政综合大部门。
1.1 办公室在高校管理工作中的地位
1.2 办公室是学校的综合管理机构
高等学校设置的办事机构按其承担的任务来讲, 可分为职能部门和综合部门两类, 职能部门负责某一方面业务的管理工作, 综合部门则协助校领导协调各职能部门的工作。办公室不具体分管教学、科研、财务、人事、基建等某一方面的业务工作, 其主要任务是办理涉及全局性的综合事务, 并协助学校领导对各职能部门的工作进行协调、督促和检查。
1.3 办公室是学校领导中枢的组成部分
办公室的基本任务是起草文件、传达指令、综合信息、参谋决策、制定规章制度、进行督促检查。办公室的工作既是辅助性的, 又是全局性的。办公室既是学校联系上下、左右、内外的纽带, 又是校长 (党委) 领导全校, 推动各项工作朝着既定目标前进的枢纽, 因此, 它是学校领导中枢的组成部分。
2 办公室在高校管理工作中的作用
2.1 参谋作用
参谋作用是办公室的首要职责。高校领导决策是一项难度很大的工作, 办公室首先要做好调查研究工作, 多研究国家有关教育方面的最新政策、制度以及各级文件等。其次要收集各类重要信息, 包括文件、资料和各种数据, 并经常深入教学、科研第一线, 了解基本情况, 对收集信息分类整理, 进行研究、分析、筛选, 最后提出决策方案或建议供领导参考。
2.2 协调作用
综合协调作用是办公室的基本职责。办公室处于高校的关键位置, 与校领导接触相对较多, 同时与其他部门联系紧密。不断了解新情况, 发现新问题, 把握新动向, 能及时掌握全校教职工的思想动态。
2.3 服务作用
“全心全意为人民服务”是我们党的宗旨。办公室要努力做好服务工作, 既要为校领导服务, 不折不扣完成校领导交办的每项任务, 又要为基层和广大师生服务, 诚心诚意办实事, 尽心尽力解难题。认真做好上情下达, 下情上报的工作是办公室服务职能的充分体现。
3 当前高等学校办公室工作存在的问题
在高等学校加速发展的新形势下, 随着学校办学规模的不断扩大, 加之学校与社会联系的逐渐密切, 致使学校办公室的工作任务日渐繁重, 工作内容日趋复杂, 高校办公室工作中存在的矛盾和问题更加突出。
3.1 对办公室工作的认识有待提高
相对于学校其他职能工作部门, 办公室工作未能得到全校上下应有的重视。办公室的职责范围缺乏明确界定, 整体工作容易处于处理日常琐碎事物的低水平状态, 不能充分发挥参与政务的作用, 参谋助手作用得不到良好的发挥, 进而对学校工作大局产生不利影响。
3.2 办公室工作人员的整体素质有待提高
因平时办公室人员多数时间忙于处理各类事物, 难以进行系统的政治理论学习, 缺乏专业训练, 其业务能力难以较快地适应工作需要, 影响政治素质、业务素质的提高。
3.3 改进高校办公室工作的若干建议
在新的形势下, 办公室如何充分发挥作用, 如何进一步提高工作质量是摆在我们面前的新课题。对此我们应当从落实科学发展观、树立正确的工作理念、不断加强办公室自身建设三个方面入手, 进一步做好办公室工作。
3.3.1 落实科学发展观, 理清办公室工作思路
所谓落实科学发展观, 包含两个方面的意义:其一, 是指遵循高等学校和办公室工作的客观规律, 进行有效管理所达到的最佳程度;其二, 是指在办公室工作中, 要深入研究工作对象的特点和规律, 理清工作思路, 创造性地运用先进的管理原则和方法。
3.3.2 树立正确的工作理念, 不断提高工作水平
2.1全局理念
正如人们所总结的, 学校党委和行政领导是主管全局的, 办公室又是直接为党委和行政领导服务的, 这决定了办公室在观察和思考问题时, 必须站在学校的大局去想事情、出主意。
2.2效益理念
效益是评价管理活动最直接、最可靠的标准。讲究效益, 是充分发挥办公室作用的前提。主要是指树立使自己的工作富有成效的意识, 只有在效益理念的支配下, 办公室人员才能自觉地了解具体情况, 研究具有针对性的工作方式和方法, 讲究工作的及时性、准确性和有效性, 高质量、高效率地完成各项工作。
2.3创新理念
在我国高等教育事业加速发展的新形势下, 高等院校面临的形势、任务也发生了很大变化, 办公室工作的内涵也随之不断丰富, 外延不断扩大, 这就要求办公室适应形势发展的需要, 解放思想, 实事求是, 在观念、思路上有所更新, 在方法和措施上有所创新, 不断探求解决新问题的新途径。
3加强自身建设, 开创办公室工作新局面
3.1加强思想建设, 坚持讲政治、讲正气、讲奉献
讲政治, 最根本的是讲政治立场和政治方向, 在大是大非问题上要立场坚定, 头脑清醒, 使自己的思想和行动与党中央保持一致;对一些突发事件, 要有政治敏感, 应变能力要强。
3.2加强组织建设, 优化结构素质
办公室人员配备要重视知识结构、层次结构和年龄结构的合理性, 特别要重视工作人员业务水平的提高, 要通过各种形式和渠道, 学习政治学、行政管理学、教育学、心理学、法律学、计算机等知识, 养成良好的学习习惯, 并力求把所学的知识应用到工作实践中去, 谋好事、服好务。
3.3加强制度建设, 规范工作程序
高校办公室工作面宽量大, 头绪繁杂, 很容易造成管理混乱或办事程序颠倒。因此, 把办公室工作纳入规范化运作的轨道, 是提高办公室工作水平的有效途径。加强办公室制度建设必须与每个工作人员的工作职责、工作业绩、考核奖惩紧密地结合起来, 充分调动积极性, 确保办公室工作有序、优质、高效运转。
摘要：办公室是高等学校的综合管理机构, 在提高学校行政管理水平工作中起着重要的作用。本文作者依托多年的高校办公室工作实践, 对办公室工作的职能进行深入的研究, 并针对当前高校办公室工作存在的问题提出了改进的措施。
关键词：高等学校,办公室,行政管理,职能,建议
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