报社是一个信息资料流动性极强的单位, 报社内部相关档案的管理工作就显得愈发重要。进入新世纪后, 社会信息量激增, 报社内部的信息资源也正在迅速增加, 而随着报社转企改制的深入进行, 档案管理势必会出现一些变化, 如果对报社档案管理变化认识不足, 那么这将对报社的日常工作产生很多负面影响。随着现代企业制度的逐步确立, 企业的档案管理工作有了很大的进步, 报社单位在转企改制后也要对档案管理方法和质量进行适当改进, 这对提升单位工作质量、为人们生活提供便捷服务都有积极意义。
一、转企改制前传统报社档案管理特点分析
(一) 档案管理硬件设施配置齐全。改制前的报社在档案管理方面以硬件管理为主, 也就是说在信息资料的收集中主要是对各种资料以纸质形式对其进行归类, 为档案管理中心进行有序的档案清理和归档, 通过划分资料区, 以实体的形式对各种档案资料进行归纳。比如过去很多地区的报社都设立类似图书馆、藏书室的档案室, 以实体的档案资料为主, 电脑联机软件为辅, 通过局域的分工和网络交流, 对报社档案进行管理。总体来说, 改制前的报社重点在于整齐划一的实体档案柜、档案袋, 关于网络档案的使用较少。
(二) 归档范围全面但宽泛。一般来说, 报社要关注的信息量异常广泛, 既要宣传、解读党和政府的相关政策, 又要时刻关注社会上的重大事件;既要跟随潮流, 重点宣传主流文化, 又要关注社会上的奇闻逸事;既要将眼光放在社会大环境之上, 又要关注社会的每一个角落。因此, 报社的档案管理工作是一项十分复杂的工作, 信息量大且多样, 归档范围很广。但同时, 报社信息化管理水平较低, 很多时候检索需要手工翻阅, 档案种类的归纳整理也费时费力, 这给日后的查阅带来了很大的困难。
(三) 档案经费主要依靠政府等公共机构。报社的档案管理是一项费时费力的工作, 需要付出大量的人力、物力、财力, 因此在档案管理过程中经费来源成为人们要深入探讨和熟悉的对象。转企改制之前的报社进行档案管理的经费主要来自两个方面:一是地方政府的行政拨款, 由地方政府相关部门划分一部分资金用于报社重点档案的规整和处置, 这是报社档案处理的重要资金来源。另一部分是社会公益事业的帮助, 当地社会的公共事业对报社予以一定的支持, 帮助报社进行重要档案的分类与整理, 从而帮助报社合理开展档案管理工作。
二、转企后报社档案管理工作的改进
(一) 提高软件管理比例, 与硬件管理相辅相成。报社管理制度向现代企业制度接轨后, 对互联网的使用也逐渐频繁。改制后的报社档案管理不再是过去硬件管理为主的管理特点, 而是成为计算机软件与硬件相辅相成的特点, 并且计算机软件的档案管理比例依旧有逐渐上升的趋势。一方面, 报社依然加强对硬件档案管理的投入力度, 及时扩建档案存放空间, 更新档案归纳设备;另一方面, 大部分报社都开始突破传统的局域网络, 有很多地方的报社已经实现了档案数字化处理, 对全社会的信息资源进行分类、整合, 充分发挥互联网在档案存储中的作用。
(二) 档案管理全面性提升并且突出重点。正如前文所述, 档案管理工作是一项覆盖面极广的工作, 因此在转企改制后, 很多报社通过内部学习和培训来提升档案管理人员的档案整理与收集能力, 对各类新闻都进行适当的归档整理, 同时合理把握新闻的重点, 充分保持新闻档案管理的全面性的同时也突出新闻内容的重点。另外, 报社也强化了对新闻的审查和过滤工作, 对新闻进行合理筛选, 保证新闻档案的合理有序, 方便日后的查阅和审核。
(三) 丰富资金来源, 构建多层次库藏档案体系。实际上, 我国报社在与企业制度接轨后档案工作资金来源得到了极大丰富, 已经不再局限于过去的由政府或事业单位资助, 很大程度上报社正在向牟利型企业过渡, 从另一方面说也就是开始摆脱政府机关的控制, 独立性有所增强, 自主盈利逐渐增多, 这都为日常的档案管理提供了雄厚的资金支持。这样, 在拥有了足够的资金基础后, 报社对档案工作进行多角度、多层次的材料收集, 并在此基础上按照报纸专栏与内容进行整理归档和编研, 从而提高档案实用性, 便于日后使用与管理。
三、结语
很显然, 如果档案管理工作缺失, 或者对档案管理工作的发展变化认识不足, 都会极大影响报社日常工作质量, 即便是再先进的经营管理模式也会大打折扣。现实中的很多例子也证明了这一点。实际上, 我国各地的报社单位和过去相比在档案管理方面有了很大的进步, 管理指标也逐渐与国际接轨, 这是提高报社自身工作质量的内在要求, 也是快速传递信息、提高发展质量的必然要求。但从目前看来, 转企改制后的报社对档案管理变化的认识还有很多不足, 提高报社档案管理之路任重而道远。
摘要：改革开放以来, 科学技术取得了明显的进步, 各行各业都在飞速发展, 报刊行业也不例外。我国各项事业都逐渐开始优化升级, 并逐渐向社会主义市场经济体制接轨, 报社转企改制就是其中重要的一部分。报社转企改制是指摒弃报社过去的事业单位运行与管理体制, 转变为企业经营与管理制度, 逐渐向企业单位运营模式靠拢。在这一过程中, 报社的档案管理工作必然要出现变化。但由于诸多因素, 档案管理工作变化都会或多或少对报社日常工作产生影响, 这就要求我们对报社转企前后档案管理工作进行深入的分析和探讨。
关键词：转企改制,报社,档案管理,现代化建设,差异
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