全球信息化和知识经济时代的到来, 要求我国档案管理工作能够顺应时代潮流, 利用现代化的信息技术, 由传统档案管理模式向信息化方向发展。近年来, 我国档案信息化建设已经取得较大成绩, 已经建设了较为完备的基础设施, 开发了一定规模的档案信息资源, 但档案管理模式仍存在一定的弊端, 无法满足信息化时代的需求, 是当前亟待解决的主要问题。
一、档案信息电子化管理中存在的主要问题
(一) 档案管理软件系统兼容性差。档案管理各部门由于部门之间职能的不同, 选择计算机型号、规格及相应的软件也各具特色, 各自开发使用的管理软件无法实现互用。如适用于文件检索的软件系统, 无法完成档案信息管理任务, 当两项任务需要同时完成时, 工作人员不得不启动两种系统, 分别完成以上任务。系统之间的不兼容性, 减慢了信息编辑成果的输出速度, 制约了信息化技术在档案管理中应用的广度和深度。
(二) 档案信息的标准化和规范化较差。档案信息电子化管理需要标准、规范的档案信息, 这是实现档案信息电子化管理的基础。我国众多档案馆中普遍存在案卷质量不达标、档案著录细则各异、系统软件移植性不高的弊端, 这就使得档案信息电子化管理仅局限于某一专业或某一馆领域内, 无法大范围推广使用。档案信息电子化管理工作的开展, 需要对档案信息进行标准化、规范化整理。
(三) 档案系统数据需要进一步完善。我国当前的机读目录档案系统, 未达到数据交换的水平。档案系统在信息系统和网络建设方面表现为各行其是, 其规范性、可开发性、服务功能、可共享性仍需要进一步完善, 否则无法适应档案信息电子化管理的要求, 阻碍档案管理部门电子化建设的进程。
(四) 档案电子化技术存在的不足。档案电子化管理的实现需要以计算机硬件及相关软件为基础。硬件设备配置方面, 应根据不同应用配置不同性能的硬件系统。例如, 单机版系统需要计算机配置较高, 而网络版则可配置性能较低硬件, 而将重点放在服务器、交换机和网线方面的配置。软件配置方面, 不仅需要熟悉计算机软件的人才, 还需要一批专业的软件研发人才, 以便能通过对档案工作的调研, 开发出具有实用性、科学化、现代化、规范化、简洁化、通用化的系统管理软件, 满足档案电子化管理的需求。
(五) 档案信息管理人员综合素质不高。档案信息电子化管理需要管理人员具有较高的知识水平和技术水平, 其中包括档案信息管理知识、计算机操作技能、档案信息系统软件操作技能等, 总之, 档案信息处理复合型人才的培养是实现档案信息电子化管理的关键。当前档案管理人员知识水平不高, 甚至有现代文盲现象, 在先进的电子化办公系统面前无所适从, 极大地影响了系统功能的发挥。
二、档案信息电子化管理对策
档案管理工作具有极高的技术性和极强的保密性, 这一点已经为广大档案管理部门及相关管理人员所认可。为了达到上述两点要求, 应在现有基础上对档案信息管理进行完善和升级, 利用先进的信息化技术, 实现档案信息的电子化管理。
(一) 做好电子档案的安全保密工作。档案信息具有重要的历史价值和参考价值, 档案信息电子化管理面临的主要问题是档案信息的安全性和保密性。一方面, 档案管理部门应对纸质档案文件进行安全、妥善的保管, 在电子档案被损害或丢失的情况下, 可利用纸质文件对电子档案进行及时修补;另一方面, 电子档案共享空间应有严格规划和限制。现代化信息技术提供资源共享的同时, 也给信息安全带来了挑战。为避免黑客的技术攻击, 应根据档案保密程度进行等级划分, 对于绝密文件应在本部门或局部范围内实现公开和流通;而对于可公开档案信息, 则可选择性地发布到互联网。
(二) 提高档案信息电子化管理技术。档案信息电子化技术发展不成熟, 是当前广大档案管理部门及相关使用部门所面临的主要问题。提高电子化管理技术应从硬件、软件两方面着手建设:硬件方面, 应在档案管理部门及相关部门配备性能良好、功能可靠的计算机硬件设备, 为档案信息电子化管理的实现提供物质保障;软件方面, 应加大规范、科学、实用、可兼容的信息管理系统软件, 推动档案信息电子化管理的进程。
(三) 加强档案管理人员的培训工作。首先, 档案管理部门应通过培训, 让档案管理人员充分认识到现代化信息技术在档案信息管理中的优势, 并对该技术的不足有客观了解, 督促管理人员不断学习新的管理技术和操作技能;另一方面, 管理人员在对电子化管理系统具有公正、客观的了解后, 应积极学习新技术和新的管理理念, 同时要提高自身的安全意识和保密意识, 防止不法分子利用信息技术窃取机密文件。
摘要：档案管理部门应不断加强电子化基础建设, 加强对档案管理人员的培训工作, 利用现代化信息技术提高工作效率的同时, 还应做好档案信息的安全保密工作。
关键词：档案信息,电子管理,问题,研究
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