学校档案管理的重点是增强学校信息资源的管理, 促进学校和社会共同发展。随着信息科技化和社会资源化的发展, 加强学校档案管理现代化发展对于完善学校档案管理制度, 促进档案管理发展具有重大实际意义, 本文针对当前学校档案管理现代化的现状进行了详细分析, 现综述如下。
一、新时期学校档案管理工作创新的必要性
创新档案管理工作是新时期学校档案管理工作改革的必然趋势, 有助于提高档案管理工作的质量, 实现其为学校发展提供优质服务的目标。
1) 符合学校改革和发展的需要。创新学校档案管理工作是新时期学校档案管理工作的改革方向, 满足学校进行改革、谋求发展的必然要求。传统的被动等待式的学校档案管理模式相对落后, 不能为广大师生提供优质的借阅服务, 已不能满足新时期学校发展的需要。为解决这些问题, 改革和发展学校档案管理工作, 优化档案服务工作, 最大化地发挥档案管理工作对学校建设的促进作用, 创新学校档案管理成为必然选择。
2) 满足档案事业发展的需要。随着信息技术的高速发展, 社会发生了很大变革, 学校档案管理工作也不例外。要想实现档案事业的长足发展, 运用现代信息技术及设备, 创新学校档案管理工作成为一种必然趋势。创新档案管理工作, 实现数字化档案管理, 运用网络信息技术提高学校档案管理工作的工作效率和服务质量, 符合新时期多元化的档案事业发展的需要。
二、学校档案管理工作的现实瓶颈
1、阅读率与工作效率低下
学校档案需要对相关的学校信息进行存储和记录, 全校师生的资料以及动态信息都需要记录在学校档案之中。在以往的学校档案管理中, 因为管理人员缺乏, 再加上管理工作的工作量比较大, 所以, 档案管理工作的效率和质量都非常低, 且在信息查询方面也缺乏必要的查询手段, 这就严重降低了档案查询和阅读的效率。
2、更新与维护工作较难
学校档案的更新和维护工作是非常系统和复杂的, 通过人工管理的方式是无法顺利完成对档案的整理和保存的, 易导致档案出现腐烂、破损等问题, 这就会给档案的保存、更新和维护工作造成严重的影响, 还会提高档案管理的成本, 浪费不必要的资源。
3、安全性与保密性较差
在以往的人工管理模式之下, 档案的安全性和保密性都无法得到有效保证, 因为受到人为因素的影响, 导致保密档案的丢失, 部分档案与学校的管控工作是密切相关的, 因此, 必须保护好档案内容的安全性, 这对学校发展的意义重大。
三、新时期学校档案管理工作的创新措施
1、强化学校档案管理的法规建设
建立健全学校档案管理制度, 依法律法规保障档案管理的开展, 使档案管理工作有据可依。档案管理部门与学校管理密切相关, 负责档案的管理和再利用, 必须运用法律法规对学校档案管理工作加以规范, 保障档案工作的发展。学校要建立相关法规制度, 下发一系列法规文件, 以此指导学校档案管理人员进行档案管理, 使其了解和熟悉学校档案管理工作的流程, 增强其档案管理法制观念, 确保相关制度的落实。
2、提升管理效率, 实现资源共享
教学档案、文书档案、学籍档案以及教务档案等都属于教学档案。这些档案会随着学校的运行和发展不断增多, 且这些档案都具有非常重要的作用, 值得保存。所以, 学校档案馆必须做好对上述档案的信息化管理工作。档案馆在实际工作中需要在原有管理方式的基础上积极引进相关的信息技术, 确保档案在存储中的安全性, 提高档案的利用效率, 以促进学校档案管理工作水平的提升, 为学校的健康发展奠定基础。除此以外, 以往的档案管理工作都是通过人工完成和纸张记录的, 需要占据大量的空间, 不仅档案的利用率低, 且成本也比较高, 这都给档案管理工作的开展造成了困难。
3、运用档案管理的现代手段, 科技兴档
信息化为档案资源管理与发展使用提供了新的方法, 也为推动档案事业的跨越式成长提供了强有力的帮助, 档案部门应捉住时机, 增加投入, 配齐硬件设施和档案管理软件。在管理方法上, 档案馆要主动参加学校办公自动化系统的策划与开发, 提出档案管理方面的需求和开发。努力研讨处理档案现代化管理与学校办公自动化的链接毛病, 研讨处理文档一体化毛病。要努力实行设备技能现代化, 处理手工操作运作速度慢、效能低的毛病, 努力采用网络、数码等先进技能和方法, 进一步提升科技含量和程度, 然档案管理方法由旧变新。采用多种方式, 积极地把档案工作关键和学校核心工作联合起来, 为教学、科研服务, 让学校档案管理进入主要位置, 实行管理方法形式的社会化、多元化和优秀高校化。保密体制作为一项非常关键的工作, 在网络条件下一定依据实际状况精确地拿捏, 在档案信息直接上网的状况下, 必须对用户权限实行管制。损害集体利益、影响稳定和安定团结、涉足个人机密的档案等, 都因其合法的权益受到法律保护, 都属于管制使用用的范围。因为档案信息有别于图书、资源, 有一定的特殊性, 因此对网上能查阅的档案应区分内、外部档案, 不能公开的档案讯息要按保密法严格界定使用权限。
4、加强档案管理基础工作管理
针对学校档案现代化管理基础工作薄弱的情况, 一方面学校要优化档案、文书互相脱节的管理模式, 加强对大对电子档案数据库的完善和软件更新, 减少不必要的经济损失与浪费, 全力发展现代化档案管理系统。针对行文文件过程, 学校档案管理机构要将档案前后管理工作紧密联系起来。虽然档案内容无法更改但是可以通过技术对学生、教职工的姓名、密级、时间、问号等信息进行著录, 结合数据来编制检索工具。另外还可以通过计算机来分析档案的内容和主题, 对内容进行标识。加强档案管理基础工作不仅能简化档案现代化管理程序, 同时还能提高档案信息的查准率和查全率, 对于学校档案现代化管理的程序性、规范性发展具有重大实际意义。
5、加强分级管理, 深化层次编研
加强对原始资料的分类整理, 建立起各资料信息之间的相互连接和互通, 从而形成逻辑上的连贯性, 形成一个统一的数据资料系统, 便于查询。档案管理人员在归档前要对所有收集到的资料进行编排, 对归档的材料进行科学、细致的分类和排序, 并根据整合后的信息的利用价值及档案性质对资料进行入库保管, 对尚未归档的资料进行价值鉴定。此外, 学校还应按照档案的重要程度合理区分档案的分级保管工作, 按照重要程度的高低以及利用价值对不同档案进行标注登记, 提高档案的调用效果, 方便后期的查询和翻阅。对于重要度较高及一般性质的档案, 在具体的管理过程中应区别对待, 要注意保管场所和保管方式的适用性, 分清主次、有所侧重, 减少不必要的资金投入和人员耗费, 提高档案管理工作的经济效益。
四、结束语
现在信息技术的高速发展为学校档案管理工作的创新提供了条件, 学校面临新的挑战和机遇。学校应把握机遇, 积极面对挑战, 通过创新学校档案管理, 提高自身的档案服务水平, 为学校的发展和学校的价值观建设作贡献。
摘要：学校档案记叙了学校树立价值观和自我形象的过程, 是树立学校文化的载体之一, 为新时期学校的发展提供了根据。档案管理工作对学校管理工作的开展、学校价值观和形象的建立有很大影响, 如何通过创新学校档案管理, 有力地发挥其对学校发展的促进作用, 成为新时期学校档案管理工作面临的机遇和挑战。
关键词：学校档案管理,创新措施,分析
参考文献
[1] 刘亚范.新时期学校档案管理创新的几点思考[J].华章, 2013 (24) :306-306+268.