博物馆, 是指以研究、教育和欣赏为目的, 收藏、保护、展示人类活动和自然环境的见证物, 向公众开放的非营利性社会服务机构。从对博物馆的定义中, 可以发现, 博物馆有三大功能:收藏和保管国家文物、对文物进行研究和保护、进行文物展出和社会教育。随着社会经济的发展, 随着国民素质的提升, 越来越多的人开始关注博物馆的社会教育功能, 这就促使博物馆工作者在文物与观众之间搭建更为广阔的平台, 而陈列展览正是这一平台至关重要的组成部分, 它让更多人亲临历史留下的珍贵遗迹, 感受人类文明的博大精深。伴随着陈列展览的进行, 必然会产生一系列的文件材料, 这些文件的妥善保管和利用正是博物馆更好发挥其社会教育功能的基石。那么如何管理好这些展览的记忆, 就是一名博物馆的档案工作者需要认真思考的问题。
一、博物馆展览档案的有效收集
任何一项档案工作都是以收集材料为起点的, 收集工作能否有效开展不仅关系到之后的整理工作能否顺利进行, 也会对日后的利用产生重要影响, 所以收集工作既是展览档案管理的起点, 也是其中的关键点。
(一) 展览档案的收集要注重及时性。展览档案不同于一般的文书档案, 其时间跨度不一, 短则几个月, 长则几年, 时间跨度上的差别给档案资料的收集提出了难题。时间跨度较短的展览, 资料固然齐全, 而时间跨度较长的展览一般只能保证其必要资料的完整性, 如展览的请示、批复、协议书等, 而诸如相关单位的往来函件, 相关问题的协调材料等常常无法收集完整。这部分资料的缺失将会给日后展览业务的开展带来不利影响。例如, 当有工作人员需要查找类似问题的解决方案时, 会因为资料的不完整而无法为其提供相关的参考依据。所以, 展览档案的收集工作要首先考虑及时性, 这并不意味着档案管理者要时刻关注文件资料, 而是采取时间段的方式, 即从展览筹备开始, 每隔一个固定的时间段, 与相关业务部门进行沟通, 了解一下在这期间是否有新的文件产生, 从而及时收集。
(二) 展览档案的收集要注重广泛性。通常而言, 展览档案涉及以下内容:展览大纲、请示、批复、协议、陈列设计图、开幕式材料等。这些档案资料可以称之为展览档案的基础, 体现出的是一个展览最为基本的要素。展览档案的涉及面其实远远不止这些, 要完整记录一个展览从筹备到圆满闭幕的过程, 除了要收集上述基本材料外, 还要从多方面入手, 广泛收集。结合日常的档案管理工作, 可以从以下几个方面拓展展览档案的收集。一是与相关单位的往来函件, 一纸借展协议固然是对展览所涉及单位的最准确表述, 然而, 在借展过程中, 仍有诸多需要相互协调的问题, 比如展品的数量、展品的选定、展品的运输、展品的安全保障、各方对陈列展览环境的要求、图录的出版等等, 这些问题的协调不是展览协议能够体现出的, 协议提供的只是各方认可的最终结果, 但这一结果是如何形成的, 就需要通过这些往来函件来体现。二是人员的出访交流材料。上海博物馆历来注重与国内外博物馆的交流, 与国外博物馆合作办展是陈列展览重要的组成部分, 因此, 无论是在展览筹备阶段, 还是在展览的开放过程中, 抑或是展览闭幕撤展阶段, 都会有两馆人员的互相交流, 而这些交流过程中所形成的出访报告, 展览小结等材料也是展览档案中不可忽视的一部分。三是相关媒体报道, 一般而言, 我馆在每次展览开幕之际, 都会举行新闻发布会, 向媒体介绍展览的相关情况, 而在展览开放过程中, 也会有媒体前来采访、拍摄, 这些新闻媒体活动所产生的各类报道如同博物馆与观众之间沟通的桥梁, 对进一步发挥博物馆的社会教育功能具有重要意义。所以, 相关媒体报道也要纳入展览档案的收集范围中, 为日后展览工作的开展提供借鉴。
(三) 展览档案的收集要注重相关衍生品。在许多档案管理者的概念里, 展览档案主要是文书材料以及相关的声像资料, 而有一类档案资料很容易被忽视, 这就是伴随展览所开发出的各类衍生品。以上海博物馆艺术品公司为例, 其有相当数量的产品是围绕展览而进行开发的, 如有以书画展品开发而来的丝巾、有以青花瓷图案为元素开发的笔袋、有契合展览开发的手机壳等等。这些衍生品通过融入展品的元素, 对展览进行了另一种诠释。那么, 作为一个博物馆的档案管理者, 在收集资料的过程中, 也要注重对这些衍生品的收集, 可以采用声像档案的形式, 通过照片记录下这些与展览息息相关的文创产品。
(四) 展览档案的收集要注重延续性。一般而言, 当某项活动结束时, 档案收集工作也已完成, 可以进入整理阶段, 但是, 展览档案有一定的特殊性, 它是评估博物馆社会教育功能的重要标准, 在日后对博物馆的绩效评估中, 起着重要作用。另外, 国家乃至部分地方文物局设有相关的一些奖项, 例如全国博物馆十大陈列展览精品奖, 这些奖项的评定也是展览结束后才进行的。所以, 展览档案的收集要有一定的延续性, 这些后续形成的文件材料, 荣誉资料也要涵盖在收集范围内, 从而完整的展现展览从筹备到结束的全过程。
二、博物馆展览档案的科学整理
展览档案的科学整理是展览档案管理的重要环节, 而展览档案又不同于普通的文书档案, 其整理过程有一定的特殊性, 那么如何将整个展览过程中形成的各类文书、声像等材料合理分类、有序整理是博物馆档案工作者面临的又一个问题。结合几年来的工作实践, 可以从以下几方面着手, 科学整理展览档案。
(一) 展览档案的临时归档。展览档案不同于一般业务活动中形成的文书资料, 其时间跨度不一, 收集资料的时间节点不能简单地限于展览闭幕后, 而是从展览筹备阶段开始, 每隔一个固定的时间段, 收集一批资料。然而, 这些收入的展览档案无法同文书档案一并整理, 因为其中有部分展览还在计划、准备阶段, 所以, 对于这些尚在商洽中的展览, 其形成的各类资料可以通过临时归档的方法进行整理。即每年形成一个临时展览案卷, 按照展览分类, 将资料归入其中, 并不予装订, 待展览闭幕之后, 将之前归入临时案卷的资料抽出, 归入该展览档案中。这种临时归档的方法既解决了时间跨度较长的展览其资料收集不全面的问题, 又能保证整个展览资料能够完整地归并在一起, 以便日后的查考利用。
(二) 展览档案的卷内排序。展览档案的卷内排序是整个整理过程的重中之重, 虽然档案整理已经实现以件归档, 但文件之间的顺序仍需要档案工作者在实践中不断优化。展览档案的排序并不简单, 其不能遵循单一的时间排序原则, 因为一个完整的展览档案资料涉及面非常之广, 不仅有展览立项, 申报资料, 还有各单位之间的往来函, 人员出访, 媒体报道等多方面内容, 简单的时间排序会造成整个展览档案资料之间关系混乱, 相关联的资料因为时间原因, 分开甚远, 给查找利用带来困难。所以, 在对展览档案进行排序时, 遵循先分类, 再排序的原则, 比如可将展览的请示、批复以及协议书放在前三位, 然后是各单位之间的往来函件, 接着是与开幕式相关的邀请函、请柬、新闻稿、新闻发布会流程等相关资料, 再者是相关媒体报道, 最后是人员交流与展览小结。如此一来, 整个展览档案井然有序, 查找利用时相关联的文件可以一并找出, 较为便捷。
(三) 展览档案的分类整理。展览档案的载体较为丰富、除了一般的文书档案外, 还有一定数量的声像资料, 荣誉资料, 因此, 分类整理, 分类保管是展览档案整理过程的又一基本原则。实际工作中, 简单的以载体区别似乎并不能满足展览档案整理的需要, 在区分载体的基础上, 不同的表现形式也要加以区分。以展览文书档案为例, 除了展览请示、批复、往来函件等最为普通的文书形式外, 还有来宾签到簿、展览剪报、席卡等多种形式, 这些形式的文书资料有其特殊性, 如果将这些资料一并与普通的文书资料放在一起, 一方面在文件尺寸上与标准档案盒不符, 另一方面部分资料日后可以重复使用, 例如席卡, 档案工作者其实只需统计来宾信息, 席卡的保存实则没有必要。综合上述情况, 对这部分特殊形式的文书资料可以分类整理分开保管, 并在相关录入条目中以备注形式将之与展览关联起来。此外, 诸如数年来的来宾签到簿集合在一起又形成了另一种宝贵的展览记忆。
(四) 展览档案的适度统计。近年来, 展览档案的查找利用已不仅仅局限于单一的展览协议、往来函件等文件的查询, 有时也会遇到一些整合信息的需求, 例如建馆以来所有赴外展览, 与某一博物馆所有的合作办展等等, 这些资料都需要档案管理者翻阅相关档案整合有关信息。为此, 作为一名博物馆的档案工作者, 在日常工作之余, 也要通过对本馆大事记及展览档案的查阅将有关展览信息进行分类统计并逐年补充更新, 方便日后的查找利用。
三、博物馆展览档案的信息化
随着科学技术的发展, 档案信息化成为了每一个档案工作需要者关注的焦点, 展览档案作为展览的一种记忆形式, 其信息化工作也刻不容缓。以我馆现存展览档案为例, 早期形成的展览文件在载体形式、整理分类等方面都存在不利于长期保存利用的问题。 例如, 有些以纸质形式保存的档案已出现纸张泛黄变脆的情况, 有些文件因为当时用圆珠笔甚至铅笔书写字迹早已模糊不清。此外, 早期的档案管理者并未实现声像档案与文书档案分开整理保管, 声像资料大多以照片形式粘贴在文书档案中, 这些照片有的相互粘连, 有的也已泛黄, 给日后的保管利用带来极大隐患。因此, 展览档案的信息化成为了须需开展的工作, 以档案形成的年代为界限, 对早期形成展览档案进行全文扫描, 为了保持展览档案的原貌, 避免其中的声像档案进一步受损, 早期归入文书资料的照片不从原先的案卷中拆分出来, 而是一同进行扫描。展览档案信息化工作的开展不仅可以使日后的查找更为方便快捷, 更重要的是, 它原本地记录了这些老档案的原貌, 让展览的记忆可以追根溯源。
四、总结
展览是博物馆履行其社会教育义务的重要途径, 是提升其工作人员素养的重要方式, 也是推进其馆际交流的重要媒介。博物馆的档案管理者, 要在实践中与时俱进, 更新展览档案管理的理念, 优化展览档案管理的各个环节, 为展览留存最直观的、最真实、 最完整的历史记忆。
摘要：展览是博物馆发挥其社会教育功能的重要业务活动, 在展览活动日益丰富的今天, 如何管理好展览档案成为了博物馆档案工作者需要积极探索的问题, 本文结合实际工作, 围绕展览档案的收集、整理及信息化进行了一定的探讨。
关键词：博物馆,展览档案,档案收集
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