规范是做好任何一项工作的要求。近几年, 随着计算机在我国的普及和推广, 在会计领域里计算机已被广泛的运用, 已经由计算机替代手工核算系统向运用计算机进行管理的决策管理系统、决策支持系统更高层次发展。为了会计电算化在我国的有效地普及和推广, 财政部对会计电算化的管理工作开始建立了一整套制度、规章。但在硬件、软件、信息处理的管理规范化方面却存在一定的差距和不足。特别是对会计电算化工作中的管理的关键环节—软件管理工作规范化方面尚存在许多不明确的地方。
会计软件是一种比较特殊的技术产品, 它的使用关系到财务会计制度的贯彻执行和会计信息的合法、安全、准确和可靠。会计软件管理规范应包括以下几方面的工作。
(1) 会计软件评审工作规范。
(2) 会计软件替代手工验收方面的规范。
(3) 会计软件准确性测试规范。
我国在会计软件方面的评审提出了一系列规范要求, 主要有以下三个方面:一是正确规范评审与“技术评审”的关系;二是对评审单位与申请评审单位规范;三是商品化软件推广的规范。但是, 我国软件评审的具体实施过程中却存在诸多的问题。
(1) 评审会计软件重技术性, 而轻实用性。会计软件的评审是一个商品化的会计软件销售和推广, 有效地正确使用的前提。目前我国市面流行的软件种类繁多, 由财政部评审通过的软件也有二十多家, 但普遍性存在的问题评审侧重于程序的先进性和经济有效性方面。根据笔者操作的经验, 会计软件的评审应侧重软件设计是否符合和满足会计制度的执行者—财会人员的操作习惯。譬如软件应全屏幕编辑操作;财务系统在使用科目字典时应考虑编码规则的要求;软件应提供适配流行打印机功能等。对网络财务软件则应重点评审网络安全性的问题。而目前我国没有相关的法规和条例来保障网络会计的安全使用。
(2) 鉴定评审工作把关不严, 降格要求, 源于形式。很多评审委员会是临时组织, 不负法律责任。评审的过程缺乏具体科学程序, 譬如, 某些经过评审的软件进行重大或大量重新设计, 没有重审。这就使会计软件的评审只是“前门没岗, 后门敞开”。一个经过评审的会计软件最终目标是实施, 即实现通俗所说的“甩帐”。我国目前拥有计算机的企业很多, 但实现真正意义上“会计电算化”企业却很少, 具1999年会计电算化年会提供资料。目前大中小型企业拥有电脑并开展会计电算化工作的有50%左右, 但通过验收甩帐的不到4%。究其原因, 是各单位在“甩帐”验收方面管理规范工作存在一些带有普遍性的问题。
(1) 使用软件质量不过关, 表现在性能不稳定, 售后服务不及时或没有。
(2) 在验收方面没有使软件的功能与企业的实际情况相符。
(3) 使用者水平不高或对会计电算化甩帐的程序要求认识不清。
从以上分析我们可以看到在会计软件评审和甩帐, 验收方面规范化存在的问题的根本是软件本身的问题。当前, 我国软件市场发展基本趋于一定的规模, 但商品化软件在质量上进展并不如意, 主要表现在软件功能不完善和软件功能的不稳定。为了保证会计软件功能的完整和稳定, 必然在软件准确性测试方面要有一整套的规范, 目前我国软件准确性的测试规范只重程序是否实现详细说明书所规定的功能, 而程序本身的语法错误, 软件是否达到设计要求;是否会造成死机, 混乱, 却做得很少。
在实行会计电算化管理规范化工作中主要问题是会计软件的管理问题, 抓住了这条主线, 就抓住了解决会计电算化管理和推动会计电算化事业发展的“牛鼻子”。针对当前我国会计软件管理规范化存在的在评审、甩帐、测试几方面的问题, 笔者提出一些初浅的认识。
(1) 抓好评审, 逐步建立和完善会计软件的商品市场。首先, 正确处理评审与“技术鉴定”的关系, 就是一切会计核算软件只有先按《会计电算化管理规定》通过评审, 才可申报相应的科技成果或给予鉴定, 没有按《规定》通过评审的会计核算软件, 不能申报相应等级的科技成果或被鉴定。其次, 对申请评审单位和主持评审单位提出严格要求。申请评审单位的范围、条件如下。
(1) 在两个以上的单位与手工并行三个月, 并得出手工处理一致的数据。
(2) 申请评审单位应提供的资料以及如何编制这些资料。
(3) 对经过评审的会计核算软件, 作了重要或大量更改后要重新申请评审。对主持会计核算评审单位在权限、程序、具体要求方面求出一套的规范条例。各主持评审单位无权更改或取消一些程序。规范评审的程序、条件、方法, 对于进一步开发会计核算软件创造了条件, 并为开发单位之间正常竞争创造环境和条件, 使会计核算软件的质量不断提高, 形成买方市场。
(2) 完善甩帐的审批工作, 实现和完善会计核算手段的变革。评审和审批这两项工作相互依存, 相互促进, 前者为使用单位用计算机替代手工记账奠定了基础;而后者又能反过来促使更多的单位更好地抓会计电算化, 从而促进会计核算软件质量的不断提高。
首先, 要强调单位“甩帐”的条件有以下几点。
(1) 该单位必须获得会计工作达标证如下。
(2) 使用软件一定要经过评审。
(3) 要严格实行电算化的内部管理制度。
(4) 经过三个月的试行。
(5) 有合格的操作人员。
(6) 有详尽的报批资料。
其次, 有关主管部门对“甩帐”工作提供一定指导和条件, 软件销售部门提供售后服务和专业指导工作主要是软件的初始化工作。
(3) 做好软件的准确性测试, 提高会计软件具体实施的效益。目前, 我国商品化软件各类繁多, 但是财务人员在具体实施过程能真正、完全地发挥其效益的, 却微乎其微, 这和目前我国软件测试的不规范化有极大的关系。我国目前软件正确性测试主要内容。
(1) 模块测试主要对各个独立的模块进行功能测试。
(2) 组装测试, 在于测试各模块之间的相互联接性。
(3) 功能测试, 检测系统是否按设计要求运行。
(4) 黑合测试法, 避开系统和程序内部命令组成, 把整个系统或某个程序看成一定输入/输出的盒子, 用一系列测试数据输入, 通过验证是否能产生正确的输出结果。在这个测试中, 程序和命令是不透明, 并且测试的结果和测试用例有极大的关系。以上测试程序和方法复杂, 工作量较多, 并且受一些可变因素的控制。很多执行单位流于形式, 所以我会计软件测试的规范化只是流于书面, 为了使我国会计软件测试走向正规, 并且不只是“纸上谈兵”。西方国家一些制造软件公司关于软件正确性测试规范值得借鉴。
随着我国国民经济和科学技术的飞速发展, 会计电算化的普及率与日俱增, 很多单位将要在会计电算化的基础上建立起现代化的管理信息系统, 我们不仅要重视人员素质提高, 软件技术的改造, 硬件环境的完善, 同时更应该重视电算化管理规范化的发展, 保证会计电算化信息系统正常运行和发展。
摘要：本文讨论和分析了会计电算化管理规范中存在的问题, 提出了改革会计电算化管理规范的对策措施。
关键词：会计电算化管理,规范