一、对档案职业客体的认知
档案职业的客体即是档案材料, 它是档案职业赖以生存的对象。如果不存在档案材料这一职业活动客体, 就不会发生档案职业行为。胡鸿杰指出, 档案职业作为社会服务的职业, 其职业客体——档案资源的确定性决定了职业的确定性。也就是说档案职业客体决定了档案职业的发展。吴红认为, 档案职业的发展最为显著的特点就自爱与档案职业边缘化。贺军指出, 档案职业的一个特点便是:档案职业客体决定档案职业既崇高又边缘化。此外, 他还指出, 我国现行档案职业客体内容单一, 时效性差。胡鸿杰在《论档案职业职业的发展空间》一文中通过数据对比也得出“档案资源”还没有真正成为社会发展必需的核心资源。由此不难看出, 我国档案职业客体即档案资源并未受到应有程度的重视, 进一步导致档案从业人员的社会地位得不到提升, 档案职业不能得以发展。
因此, 对我国档案资源, 除了需要进一步扩大档案资源, 充实档案内容, 使得档案形式广泛化与多元化, 更需要充分挖掘档案的潜在价值, 最大程度上发挥档案职业的潜质。
二、档案客体材料的收集
就整个社会而言, 杨冬艳在《档案职业纵横论》里指出, 我国档案职业存在一定的特殊性, 由于政治职能的参与事业档案职业在实际操作的过程中存在很多的局限因素。从档案职业发展的角度来看, 涉及的档案大多是官方公文, 档案管理的重心就在于保证公文的安全性以及隐秘性, 利用的对象主要是特权阶级。欧美国家是三层式收集保存。第一层是基层政府或单位的文件室或档案管理处, 负责本基层单位形成的文件, 保存五年后移交联邦文件中心。因此, 联邦文件中心是第二层次的档案文件保管中心, 保存五年以上三十年以下的档案文件。最高一层的是国家档案馆, 在文件保管中心的文件, 形成超过三十年后, 经鉴定具有永久保存价值的档案移交国家档案馆。值得注意的是, 在文件中心保存的文件档案还属于原文件形成单位的档案, 当移交国家档案馆后则属于国家档案馆的财产。由此, 可以看出, 就整体而言, 我国档案的收集和欧美国家的形式差别并不是很大。
就高校而言, 中国高校档案馆的收集范围仅限于本校, 只接受本校内设单位移交的档案。收集的方式多为部门移交、档案馆接收的移交接收方式。馆藏档案主要为高校管理活动中形成的文件, 另外还有科研、教学档案。美国高校档案收集范围广泛且种类繁多, 档案馆会面向社会, 向社团、教堂、工会、企业等征集自己需要的各类档案材料, 除校内文件外, 亦包含个人信件、日记、回忆录、照片等。其汇集档案的方式也多样化, 除传统的收集外, 还有另外一种重要的渠道就是搜集 (Field collecting) 。档案工作人员主动对一些长期的、持久的学术兴趣进行跟踪, 寻找有关档案, 并与所有者谈判, 获取档案。Field collecting在美国档案界被认为是拯救美国档案财富最基本的方法。不仅发挥了档案职业人员的主观能动性, 也进一步地使档案与社会更加的具有融合性。
三、档案客体资源的利用
由于档案具有原始记录的属性, 这就使得“档案开放”成为档案职业与社会沟通的主要内容。法国很早有了档案开放利用的意识, 他们很早就提出了档案开放原则。美国国家档案馆不仅是保存政府档案文献的资料库, 而且, 其首要任务是及时准确地提供档案为社会各界服务。美国人的档案利用意识普遍较高, 利用目的也多种多样, 有学术研究的, 有传记写作的, 也有寻找家谱的等等。早在20世纪70年代, 美国就把档案利用作为教育的第二课堂, 在档案馆进行实物教学课堂, 以此来培养学生的档案利用意识。此外, 在美国, 档案被视为财产的一部分, 受法律保护, 对信息价值的认识比较深刻, 对档案的开放利用有版权限制。我国在建国很长一段时间也很少提及档案公布的问题。虽然, 经过无数档案工作者的努力, 近些年档案利用意识有所提高, 但是, 由于长期以来, 对档案过度的强调保密原则, 事实上目前很多档案管理部门还在过度实施保密原则, 档案被蒙上了神秘的面纱, 多数人是不会轻易踏进档案馆的。因此, 我国公民的档案利用意识还有待提高。档案利用是档案工作得以发展的根本。否则, 档案就失去了它的意义, 档案工作者也沦为了库房保管员。为此, 我国档案管理人员应该利用各种手段, 加强对外宣传, 增强公众的档案利用意识。使档案利用意识逐步深入人心。
根据中国国家档案局的资料显示, 十年前, 全国各级各类档案馆馆藏档案共计一亿两千八百多万卷。这是巨大的社会资源, 然而, 利用率却比较低下。在2002年时, 平均每馆每天接待不到4人次。到2006年, 《全国档案事业统计综合年报》统计每馆每天接待3.3人次。造成这一现象的原因, 除民众的档案 (下转第81页) (上接第53页) 利用意识低外, 也与档案开放利用的方式、制度以及所服务的对象有关。
(一) 利用方式。
档案客体资源的利用服务方式是实现其社会价值的必要手段。利用方式越开放、多样化, 其社会价值越能体现, 档案职业与社会的融合性会越高。简要说来, 中外各国档案的利用的方式是大同小异, 一般都有档案借阅服务、咨询服务、复制服务、展览以及出版汇集服务等。我国是以借阅服务为主, 其他服务个别馆也会开展, 但是由于各种原因, 如馆藏有限或者人力资源缺乏, 而进行的力度不大。相比较而言, 欧美各国则在不同服务方式上做得比较细致。从咨询服务发展的角度来看, 欧美各国的咨询服务形式主要是以书面咨询、口头咨询为主, 此外还辅以一定程度的电话咨询等等。以美国为例, 许多档案馆内都设有咨询部, 有专门的咨询人员, 专门解答各种咨询问题。美国国家档案馆在1981年财政年共计答复查询56万多次。美国高校档案馆的咨询服务体现在深入、细致的参考环节上, 参考部的工作人员接收来自全国各地的甚至世界各国的电话或邮件咨询, 然后将所需资料通过传真或电邮等传输给咨询者。
(二) 服务对象。
无论是从各类文献中还是实际遇到的现实情况中, 都不难看出, 我国档案利用者的对象多数为国家机关或者高校机关或高校本校教职工及本校学生, 很少对社会开放。欧美国家则把社会各个阶层人士, 包括政府机关、社会团体和公民都看成是他们的服务对象。在美国, 年满14周岁的公民即可到档案馆利用档案。据统计, 美国高校档案馆每年接待的利用者达6、7万人, 网上利用者更是不计其数。总之, 由于各种原因, 或是制度限制或是公民档案利用意识不强, 我国愿意以及实际来档案馆查阅文献的民众远远低于欧美国家, 这就直接地表明我国档案客体—档案资源的利用率非常的低下。
四、结束语
美国档案工作者为争取档案的开放与借阅平等做出了非常多的努力。他们不断地抗争, 二战以后, 50年代初, 他们要求国会公开国家档案信息, 甚至借助于法律诉讼。到70年代, 为大学档案开放和借阅平等又发表强有力的声明。美国档案职业者的呼吁得到了响应, 高校公开了大多数的学术信息。我国档案职业者应以此为思考, 我们应该做些什么, 怎样做, 才能让静静沉睡在库房里的档案信息资源发挥更大的作用, 为社会的进步做更好的贡献, 使档案材料真正的与社会达到融合, 而不是像两条平行线, 找不到交集。
未来档案职业将逐步从关注档案实体的保管上转向关注档案内容的信息开发;从档案信息内部化转向档案信息公众社会化。这是档案发展的必然趋势, 对我国档案工作者提出了更高的要求。在职业角色转变的同时要做好职业客体的信息开发, 深度挖掘档案信息, 提高民众档案意识, 开放多种利用形式, 使社会各个行业领域、各个阶层都能参与档案职业中, 在做到充分利用档案的同时提高档案捐献意识, 使档案职业与社会达到更好的沟通。
摘要：作为档案职业的重要组成部分, 档案职业客体的认知程度直接影响到整个中外档案职业研究工作。本文以档案职业客体的认知为依托, 对职业客体资源的收集及利用的中外情况做了对比研究。
关键词：档案职业,职业客体
参考文献
[1] 吴红.档案职业论[J].档案学通讯, 2005 (02) .
[2] 胡鸿杰.中国档案职业的形成与确立[J].档案学通讯, 2006 (01) .
[3] 胡鸿杰.论档案职业的发展空间[J].档案学通讯, 2007 (05) .