物资管理是企业生产经营管理的重要组成, 也是保证生产发展和经济效益提高的重要环节[1]。本文就石油单位物资数据控制现状进行了分析, 并对其控制管理提出了几点建议, 希望对石油单位物资数据控制与管理有一定的参考意义。
1 石油单位物质数据质量现状
所谓物资数据质量提高, 它是一个半开放的循环系统。良好的物资数据质量, 需要通过持续的监控整理才能够实现。
石油单位物资品种繁多, 涉及原材料、成品、设备及备件、工具等, 为了得到优质的物资基础数据, 需要对物资数据进行全生命周期管理。一方面需要对物资数据进行规范, 制定相应的数据标准, 另一方面, 需要持续对石油单位物资数据进行控制与管理和监控。例如:物资数据提报到系统后, 第一个监控环节即是入口进行审查, 按照物资数据的标准和规范, 对新增物资进行审核, 使得规范描述, 避免一物多码情况发生, 即物资数据质量的事前控制;同时在物资数据生成并发布到各个业务系统后, 还要定期进行检查, 达到事中控制的效果;最后, 要定期到业务现场进行实物与数据的比对抽查, 再次检查实物是否与数据描述一致[2]。通过这事前、事中、事后三道控制, 确保数据完整性和准确性。
某集团公司通过物资数据质量监控季报方式, 对集团物资数据进行定期监控。举例来说, 在10 月1 日到12 月31 日的第三期监控数据显示, 该季度物资数据整体情况平稳, 新建数据1405条, 变更数据84条。第四期物资数据质量监控季报对1月1 日至8 月31 日的物资数据进行了监测, 监测结果显示该季度物资数据整体情况平稳, A22、A0113、A0114新建数据3818条, 变更数据105条。
针对前期季报中的问题数据, 总公司物资数据审核团队及时采取的相关措施, 利用“采购冻结-删除”或“属性值/短描述规范”的处理方案进行处理。采购冻结-删除就是指总公司物资数据审核团队先对物料进行集团级采购冻结, 待该物料涉及的未清业务切换完毕后再进行删除。目前, 各个单位对“属性值/短描述规范”的数据变更已完成;对“采购冻结-删除”的数据切换却严重滞后。
通过对物资数据进行监测整理, 就可以有效对各个部门进行指导, 针对每个大类物资不同特点, 设定不同数据质量的安全阀值, 当低于安全阀值时, 需要启动数据清理小项目, 并从源头进行清查。通过定期小的循环检查, 避免出现大规模数据质量问题, 影响到业务开展, 而在信息系统中数据大换血。
2 有效加强石油单位物资数据控制和管理的几点建议
要想提高物资成本的掌控能力, 笔者认为应该通过扎实自身管理工作开始。
2.1 重视年度计划的申报工作
年度计划申报是非常有必要的, 石油单位物资管理部门应该对年度的编制计划提出要求, 其计划不应该低于全年需求量的百分之七十。
2.2 将可利用资源备案, 充分利用
石油单位中很多都是属于生产型企业, 因此物资情况较为复杂。当发生物资需求时, 不应该立即进行申报采购, 应该先利用现有的库存, 不足再进行购买。在编制计划时, 应该将能够利用的资源进行整理安排, 这样能够有效的减少新材料的投入和物资的采购数量, 从而降低采购费用和仓储费用。
2.3 物资成本控制信息化
有效的信息系统, 能够满足供需链管理的信息化需求, 提高供应商对企业需求市场信息的透明度。例如集成物资编码管理系统的应用, 就解决了很多石油单位的物资数据控制和管理问题。该系统的应用可以实现物资编码和数据管理从分散到集中、从局部到全面、从手工非专业到专业流程管理的转变, 夯实基础, 实现数据标准的信息治理, 为企业提供唯一、规范、科学、一致的数据标准和管理流程, 实现业务沟通和数据决策的业务支持。
3 结语
物资管理对于石油企业的正常生产和发展都有着十分重要的现实意义, 因此做好石油单位的物资数据控制和管理工作, 对于我国石油行业的发展有非常重要的促进作用。尤其在改革开放以来, 市场环境发生了很大的变化, 这就需要企业更加注重运营资金的管理, 提高运营效率, 降低运营成本。因此实现物资数据控制与管理工作刻不容缓, 需要对物资数据进行有效监控和考核, 从而保障数据质量, 并且对相关人员进行培训, 确保各所属单位数据提报的质量。
摘要：近些年, 我国市场经济发展迅速, 企业面临的竞争也越来越激烈, 因此需要迅速及时的做出经营决策, 因此需要运用先进的计算机信息系统对物资数据进行有效收集控制, 从而辅助物资供应计划的编制, 控制成本, 实现采购优化选择。本文就石油单位物资数据控制现状和管理进行了分析, 希望对石油单位物资数据控制与管理有一定的指导作用。
关键词：物资数据,管理,控制,石油单位
参考文献
[1] 牛鱼龙, 经营物流:采购与销售[M], 深圳, 海天出版社, 2004, 28-29.
[2] 刘俊彩, 物资供应系统信息技术的应用[J], 石化技术, 2003, 10 (2) :60-63.