普及erp操作手册

第一篇：普及erp操作手册

用友Ｔ3普及版业务操作手册

总账模块

-正常业务流程

流程：填制凭证→审核凭证→记账→月末转账→审核凭证→记账→结账

1. 填制凭证：总账——凭证——填制凭证——增加——“附单据数”后面填上所付原始单据的数量——录入摘要、科目名称、借方金额——回车——选择对方科目名称，在贷方金额栏内点“=”——保存(必须先借后贷)，然后增加，填制第二张凭证，直到本月凭证全部录入完成。

2. 审核凭证(填制和审核人员不能为同一人，所以应换人审核)：总账——凭证——审核凭证——选择相应月份——确认——确认——在“审核凭证”对话框下，点“审核”——成批审核——确定——退出——退出

3. 记账：总账——凭证——记账——下一步——下一步——记账——试算平衡即点“确认”——确认

4. 月末转账：总账——期末——转账定义——期间损益——在“凭证类别”栏选择“记 记账凭证”，“本年利润科目”栏后面输入“3131”——确定——点页面上的“月末转账”图标——“结转月份”默认为当月，“类型”栏为全部，选择“期间损益结转”——全选——确定——自动生成凭证后点“保存”——退出——取消

5. 审核凭证：如2所述操作。

6. 记账：如3所述操作。

7. 结账：总账——期末——结账——下一步——对账(显示对账完毕后，上边各个明细账和总账前将显示Y)——下一步——下一步——结账完毕，确定

二反向业务流程(当结账后发现错误时)

流程：填制凭证←审核凭证←记账←结账

↓

填制凭证→审核凭证→记账→月末转账→审核凭证→记账→结账

1. 反结账：总账——期末——结账——选择需要取消结账的月份，按ctrl+shift+F6——显示取消结账即可

2. 反记账：

总账——凭证——恢复记账前状态——选择要取消月份的月初状态——确定——输入账套主管的密码——确定

第二篇：运去哪告诉您【货代大普及】货代、海运操作、船务操作

的区别?

货代是货物代理(freight forwarding agent)的简称，是指经营受他人委托，为其提供代办运输手续，代提、代发、代运货物服务的业务。

货物代理，有些是中间商就是自己没有船或者飞机的 或者船公司、航空公司，都是货代职责是，把委托者委托的货物，通过制定的运输途径，从一地运往另一地货运代理，为运输公司(海、陆、空)代理收运货物、揽货的公司。

货运代理行业在国际货运市场上，处于货主与承运人之间，接受货主委托，代办租船、订舱、配 载、缮制有关证件、报关、报验、保险、集装箱运输、拆装箱、签发提单、结算运杂费，乃至交单议付和结汇。

海运操作

(ocean freight operation)一般指货代公司里的海运业务的操作，工作主要对口客人也习惯称为客服操作，流程分进出口操作。以集装箱出口货物为例，流程大致为：托运受理—订舱—做箱—报关装箱—装船—卸载—通知提货—清关—换单—提货

船务操作

：一般指货代公司里跟船公司询价订舱的人员或船公司里的操作人员。

以货代公司为例，船务操作流程大致为：跟船公司询价—订舱(下Booking)—船公司发放订舱单(S/O)—货主拿S/O提柜装货—报关—提单补料—对单—付款—取提单

大型的货代公司操作流程会细分，每个操作都有专人，小货代公司嘛一个人打包以上业务。某些大型的生产厂家也会有海运和船务操作的。

第三篇：ERP项目运作操作手册

目

录

1. 项目组织................................................................................................................................... 2

1.1. 项目选型 ....................................................................................................................... 2 1.2. 签订商务合同 ............................................................................................................... 2 1.3. 组建项目团队 ............................................................................................................... 3 1.4. 项目实施保障制度 ....................................................................................................... 3 1.5. 制定项目实施总体工作计划 ....................................................................................... 4 1.6. 项目启动大会 ............................................................................................................... 4 1.7. 系统安装与调试 ........................................................................................................... 4 1.8. 相关文档 ....................................................................................................................... 4 2. 项目计划与控制....................................................................................................................... 4

2.1. 项目计划编制 ............................................................................................................... 4 2.2. 项目计划组织控制 ....................................................................................................... 5 2.3. 相关文档 ....................................................................................................................... 6 3. 项目定义................................................................................................................................... 6

3.1. 项目业务调研 ............................................................................................................... 6 3.2. 项目业务蓝图规划与定义 ........................................................................................... 6 3.3. 项目业务蓝图系统部署 ............................................................................................... 7 3.4. 项目蓝图定义系统测试 ............................................................................................... 7 3.5. 集成测试主要内容 ....................................................................................................... 7 3.6. 问题记录与反馈 ........................................................................................................... 8 3.7. 相关文档 ....................................................................................................................... 8 4. 数据准备................................................................................................................................... 8

4.1. 基础数据准备 ............................................................................................................... 8 4.2. 初始化数据准备 ........................................................................................................... 8 4.3. 相关文档 ....................................................................................................................... 9 5. 项目培训................................................................................................................................... 9

5.1. 产品导入培训 ............................................................................................................... 9 5.2. 系统上线培训 ............................................................................................................... 9 5.3. 相关文档 ....................................................................................................................... 9 6. 项目切换................................................................................................................................... 9

6.1. 系统切换方案 ............................................................................................................... 9 6.2. 系统切换组织准备 ..................................................................................................... 10 6.3. 系统上线切换 ............................................................................................................. 10 6.4. 相关文档 ..................................................................................................................... 10 7. 项目运行................................................................................................................................. 10 8. 项目验收................................................................................................................................. 11 1

IT项目运作操作手册

1. 项目组织 1.1. 项目选型

1.1.1. 明确项目的实施单位主体及业务范围。

1.1.2. 进行需求分析，明确管理上、业务上、操作上的问题与需求。 1.1.3. 确定项目达到的目标，目标要体现项目实施的管理价值及应用价值，明确项目实施的中长期时效。既要考虑到解决现在的问题，又要考虑到中长期扩展。 1.1.4. 编制项目需求说明书和招标书，进行邀标。

1.1.5. 甲方组织乙方投标、讲标。在讲标时要关注乙方提供管理解决方案、技术解决方案的能力，最重要的是提供的产品解决方案，是不是真正能在其产品中配置实现，可以通过某几个功能细节验证系统功能深耕的程度如何。因为前两点比较虚，后一点比较实。

1.1.6. 选择乙方原则是只选对的，不选贵的。要考虑到以下几个方面： 1.1.6.1. 乙方实力，考察公司的规模、发展速度、可持续发展能力。特别要注重考察乙方在甲方需求的业务领域内的实力。

1.1.6.2. 乙方系统架构及平台的先进程度、可配置程度、可扩展程度。 1.1.6.3. 乙方系统功能与甲方需求的匹配程度。

1.1.6.4. 乙方可提供给甲方的实施服务能力，乙方各角色成员的经验能力与甲方项目要求进行匹配。

1.1.6.5. 乙方系统功能的易用性。两个层面：业务操作易用性和系统管理、配置、开发易用性。

1.1.6.6. 乙方提供解决方案的综合性价比。在同样满足上述内容的条件下价格低者优先。

1.1.7. 按照上1.1.6的内容，设置评分表，对参加招标的乙方供应商进行评分，提交领导决策。

1.1.8. 领导决策确定乙方服务商，发布中标通知。 1.2. 签订商务合同

1.2.1. 商务合同主要包括以下内容： 1.2.1.1. 软件采购。

1.2.1.2. 实施服务采购，一般包括二次开发，也可单独签。 1.2.1.3. 项目需求说明书。

2 1.2.1.4. 工作量评估表及乙方实施服务人员配置。 1.2.2. 商务合同签订注意事项

1.2.2.1. 约定好甲方的关联方对本合同的执行原则和条款。以及后续合同需要执行本合同的条款比如价格政策等。

1.2.2.2. 合同中要有对项目需求、计划、验收标准如何约定的条款。

1.2.2.3. 付款方式，原则上软件与实施的付款方式要一致。一般分五次，付款比例如下：首付(20%)，蓝图定义(20%)，系统上线试运行三个月(20%)，系统验收(30%)，验收一年后尾款(10%)。比例可按实际情况做不同的调整。 1.2.2.4. 乙方在承诺服务时，对乙方实施顾问因不可抗力的变更或者主观故意变更都应写明要承担的违约责任。

1.2.2.5. 在签合同时一定要制定项目总体实施计划，并且将项目的里程碑节点的结束期要定出明确的范围。并且对于因乙方责任而出现的项目延期要做出明确的违约责任。

1.2.2.6. 对于合同服务金额的变更要有很明确的规定，不管项目实施周期多长都不能变更合同金额。或者是因不可抗力而导致的金额变量要给予明确的约定。 1.2.2.7. 在合同中要有今后服务约定条款，比如售后服务占合同金额的比例，有偿服务开始期限，提供的服务内容及响应策略等。

1.2.2.8. 在违约责任界定上要定量，不能定性。争议条款要注明在甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决。 1.3. 组建项目团队

1.3.1. 甲方项目团队组建，确定甲方项目领导小组，项目实施小组，项目关键用户。在组织项目团队时要注意安排关键用户上级经理的角色，有利于关键用户开展项目工作，保证项目实施在业务内容的质量。

1.3.2. 乙方项目团队组建，乙方项目组实施顾问，要注意评估乙方实施人员的能力是否与商务合同约定的一致。

1.3.3. 项目组织分工原则按照业务关联紧密度和工作量集中度合理划分团队实施小组。

1.3.4. 确定双方项目小组成员的通讯录及办公地点，安排乙方人员食宿。 1.4. 项目实施保障制度

1.4.1. 制定发布项目管理制度确定项目组织及职责、规定项目实施的会议制度、实施管理制度、培训制度、奖罚制度、项目文档的管理制度。

3 1.4.2. 针对甲方项目实施人员、关键用户的管理办法。包括其工作职责、绩效办法、激励政策、人事安排办法。

1.4.3. 制定项目上线的保障制度和措施、绩效办法、激励政策。 1.5. 制定项目实施总体工作计划

项目实施总体工作计划要求做到项目闭环即从项目准备到项目验收。计划内容要包括工作事项、开始时间、结束时间、甲方责任人、乙方责任人、协同部门、关键成果输出文档、按照合同付款节点确定项目实施里程碑标志。 1.6. 项目启动大会

1.6.1. 项目启动大会是项目实施工作的开端，其作用就是让所有参与项目的用户了解项目的重要意义、项目的作用、项目工作的整体部署、用户如何保证有效参与项目实施。必须要营造出严肃、紧张的工作氛围。 1.6.2. 项目启动大会准备

1.6.2.1. 确定项目启动大会的时间、地点、参加人员范围、与会领导、乙方与会人员，确定启动大会会议议程，制定并发布会议通知。 1.6.2.2. 按照项目会议议程准备领导发言稿、会议主持人串词。 1.6.2.3. 确定启动大会会场准备事项，并按事项逐一安排落实。 1.6.3. 按通知内容组织召开项目启动大会。 1.7. 系统安装与调试

软件安装到货后对系统进行安装调试，并进行甲乙双方安装调试确认，同时要考虑硬件服务器的匹配程度。 1.8. 相关文档 1.8.1. 项目控制文档

《项目管理制度》、《甲乙双方通讯录》、《项目启动大会通知》、《项目启动大会会序》、《项目启动大会发言稿》。 1.8.2. 项目确认文档

《项目合同》、《项目总体实施计划》、《系统安装调试确认单》 2. 项目计划与控制 2.1. 项目计划编制 2.1.1. 项目计划编制原则

2.1.1.1. 项目计划编制要遵循先紧后松，统筹兼顾原则，项目工作安排尽可能并行，并能提前预见问题的存在。

4 2.1.1.2. 项目计划编制要坚持可操作原则，制定任何工作事项一定要结合实际情况，资源安排合理。

2.1.1.3. 编制项目整体计划首先确定一级工作任务即里程碑，然后确定二级或三级工作项目，根据项目的难易程度估计项目完成的工作量，根据项目的最终完成日期，倒排每一项目的完成时间并确定每个项目需要多少人力资源支持。 2.1.1.4. 项目计划编制要坚持持续滚动调整，里程碑节点不变的原则，既保证项目开展的灵活度又要保证项目总体进度按总体计划执行。 2.1.2. 项目计划编制内容 2.1.2.1. 项目实施总体计划。

2.1.2.2. 项目实施月度计划，分四个周。

2.1.2.3. 项目实施本周执行计划及下周滚动调整计划。

2.1.2.4. 项目的里程碑实施计划一定要进行甲乙双方书面签字确认并具有法律效率，来规避乙方因实施原因而导致项目延期的风险。 2.2. 项目计划组织控制

2.2.1. 项目计划执行必须严格认真，不能轻易的拖延计划。因为计划的连动性比较大，一个环节计划拖延会导致整个计划的向后拖延。

2.2.2. 项目进度控制要坚持质量优先原则，所谓磨刀不误砍柴功，欲速则不达。 2.2.3. 项目实施对甲方人员要求一定要严格，对乙方人员要求一定要苛刻。因人的问题影响质量的情况要杜绝，最多只能出现一次，因为人是可控因素。 但在组织协调的时候要讲究方式方法和艺术性，不能制造出与乙方不可调和的矛盾出来。

2.2.4. 项目计划组织协调调度，要建立项目例会制度并坚持到完成整个项目，将例会制度转变成一种工作常态。

2.2.5. 项目经理需要主动自查项目实施过程中的各个工作事项，分析工作量、工作资源、时间、项目实施数据质量、工作进展质量，找出潜在风险，加以规避。 2.2.6. 针对关键风险点出现的问题项目经理一定要亲自过问，直到解决为止。 2.2.7. 要养成写项目实施日志的工作习惯，有利项目的追溯和自身项目经验的积累。

2.2.8. 项目经理除了进行日常工作协调调度之外，必须要参与项目重点风险环节的具体工作和实施了解其他业务模块的工作方案，以提升自身对业务的判断分析能力。

5 2.2.9. 指定专人对项目文档进行归集，特别是需要甲乙双方签字确认与合同中约定的文档。以保证项目文档的连续性与完整性。 2.3. 相关文档

《项目整体实施计划》、《项目月度实施计划》、《项目周滚动计划》 3. 项目定义 3.1. 项目业务调研

3.1.1. 根据项目实施计划确定业务调研的具体实施计划，内容包括调研顾问、调研对象、调研记录人员、调研组织人员、调研内容、调研问卷、调研时间及地点。

3.1.2. 调研前要确定调研内容的业务针对性、避免顾问调研问一些务虚、宽泛、和不相关的问题，与调研组织人员做好充分沟通。

3.1.3. 调研过程中要特别注意记录调研对象提出的需求与管理中存在的问题。 3.1.4. 整理调研记录，编制调研报告，对比项目立项目需求，对项目整体需求进行修订。

3.1.5. 组织调研对象对调研报告的内容达成共识进行并确认。 3.2. 项目业务蓝图规划与定义

3.2.1. 定义项目业务蓝图模板，内容包括原有业务描述、改进完善点、新业务蓝图、业务蓝图描述，业务蓝图中用到的表单模板、表单字段使用要求与说明。 3.2.2. 根据修订后的项目需求和调研报告规划项目的业务蓝图。

3.2.3. 业务蓝图规划过程中，项目经理要协调蓝图中涉及到的角色人员进行研讨，特别是要组织好业务经理对蓝图的研讨。对存在争议的部分要提交上级业务领导裁决落实。项目经理有时间的情况下要对每个蓝图进行监控。 3.2.4. 业务蓝图规划时要梳理出系统内和系统外运行的活动。 3.2.5. 整理汇总业务蓝图规划文档，组织召开业务蓝图确认会。

3.2.5.1. 确定确认会召开的时间、地点、参加人员、会议议程和讨论方式方法、会议记录员、会议用的蓝图文档及蓝图确认单。

3.2.5.2. 发布会议通知及会议资料，准备会场，确保参会人员参会并能提前了解会议内容，并在开会之前对蓝图提出意见和建议，待会上讨论。

3.2.5.3. 项目经理主持召开会议，部署会议议程及会议注意事项，开排好记录人员的记录工作。

3.2.5.4. 整理会议上提出的问题及会议上蓝图清单的确认情况。

6 3.2.6. 会后针对未确认的蓝图及会上提出的问题组织相关人员与乙方顾问进行修订，并组织相关部门进行二次确认。 3.3. 项目业务蓝图系统部署

3.3.1. 根据确认的业务蓝图进行系统实现。配置系统单据、工作流程、系统参数、角色权限、查询报表等功能。 3.3.2. 业务蓝图系统部署的注意要点：

3.3.2.1. 系统单据字段的设置与蓝图的匹配度，特别注意对单据字段的控制要求。 3.3.2.2. 系统单据配置的前后逻辑关系与蓝图的匹配度。确定业务单据间字段的传递关系与反写关系。特别注意凭证的核算项目信息必须能通过单据生成，避免总账与明细账不符。

3.3.2.3. 工作流的正向与逆向都需要进行配置。

3.3.2.4. 根据蓝图的要求，要从整体的角度对系统参数进行设置。

3.3.2.5. 角色权限配置要考虑到与实际岗位匹配，综合蓝图要求与岗位职责要求。设置方法可将角色定义到所有组织的最小颗粒度，然后再根据岗位和流程整理岗位角色对应表，然后把用望依据所属岗位设置到不同的角色当中。

3.3.2.6. 查询报表要注意报表设计的灵活性，尽可能的方便最终用户的查询。 3.3.2.7. 系统部署时要及时整理出需要二次开发的内容，提交项目开发组，项目经理要对开发进度实施跟踪调度。

3.3.2.8. 在项目涉及到多个组织时，方案一定要考虑到是适用于所有组织的通用方案，还是针对某个或某几个组织的个性化方案，如果是个性化方案就需要按组织做好方案的权限隔离。 3.4. 项目蓝图定义系统测试

3.4.1. 以实际发生的业务数据为原型准备系统测试数据

3.4.2. 系统测试分为正常流程状态和错误流程状态两方面的测试，特别是尽可能多的模拟错误状态下系统的反应，能否对错误进行控制或纠正。 3.5. 集成测试主要内容

3.5.1. 各业务单据、各业务模块的关联生成的测试，上下游单据关联字段的反写，及前后单据的业务逻辑控制点。

3.5.2. 各业务单据的集成反向操作测试。单据从有到无的测试。 3.5.3. 各业单据的逆向业务操作测试。(红蓝字) 3.5.4. 组织关键用户确认系统定义及部署可以实现应用。

7 3.6. 问题记录与反馈

3.6.1. 项目定义过程中要建立问题跟跟踪表，各分组的组长要对问题进行及时沟通解决。

3.6.2. 项目经理要统筹系统定义当中的问题及解决方案、解决时间、乙方响应速度，并结合项目整体计划协调控制项目进度与质量。 3.7. 相关文档 3.7.1. 实施文档

《调研记录》、《调研报告》、《需求分析报告》、《项目蓝图》、《系统定义文档》、《测试案例文档》 3.7.2. 确认文档

《需求确认单》、《项目蓝图确认单》、《系统定义确认单》、《测试完成确认单》 4. 数据准备 4.1. 基础数据准备

4.1.1. 基础数据是指系统在运行业务时所需要的静态数据。主要基础数据包括物料、客户、供应商、会计科目、组织单元、人员等。

4.1.2. 基础数据准备开与项目定义同时开展进行。确定数据的编码规则，基础数据整理的字段信息。编码规则确定时一定要考虑编码的可扩展性、示意性、易记性。

4.1.3. 制定基础数据管理策略、维护的职责与流程。

4.1.4. 基础数据导入模板的确定，基础数据的整理与导入测试。

4.1.5. 基础数据的正式导入，并运行基础数据的维护流程，做到原系统数据与新系统数据同步维护。 4.2. 初始化数据准备

4.2.1. 根据系统上线的要求准备初始化数据，以数据量大小为原则(一般5000条数据以上采用导入方式)确定初始化数据的录入方式是手工还是导入。导入时需要注意物料计量单位是否与基础资料计量单位一致。 4.2.2. 导入数据需要准备数据导入模板。

4.2.3. 组织相关用户确定初始化数据的具体内容和字段信息，培训整理方法与技巧。

4.2.4. 项目经理需要实时跟踪数据整理过程的用户出现的问题和难点，及时沟通解决，时刻关注数据整理的质量是否出现偏差，保证数据能保质按时完成。特 8 别是针对整理速度比较慢的用户需要加强辅导并着重关注。

4.2.5. 数据准备中需要用到excel表格整理大批量的数据，整理期间要关注用户使用excel的技巧，做好使用技巧的培训。 4.3. 相关文档

《基础数据确认单》、《初始化数据确认单》 5. 项目培训 5.1. 产品导入培训

5.1.1. 产品导入培训一般针对关键用户进行，关键用户要参与整个项目实施过程，必须提前掌握产品功能及配置。

5.1.2. 确定产品导入培训的案例、讲义、培训对象、时间、培训环境准备。 5.1.3. 项目经理组织培训并进行培训效果调查。对接受慢的用户加强培训力度。 5.2. 系统上线培训

5.2.1. 系统上线培训一般规模比较大，要重点做好培训的组织方案，培训场地的准备。培训组方案中要确定培训课程、课时、培训具体时间、培训人数，考虑到培训对象与日常工作的协调。

5.2.2. 准备培训场地，培训用的物品。确定培训记录员，记录培训过程中用户提出的问题。

5.2.3. 项目经理安排各组人员组织用户培训，记录好培训人员的实到情况。根据实到情况安排好补充培训。

5.2.4. 项目经理组织调查用户对培训的效果，确保培训后用户能正常操作系统。 5.3. 相关文档

《培训教材》、《培训组织实施方案》、《培训签到表》、《培训效果反馈表》 6. 项目切换 6.1. 系统切换方案

6.1.1. 甲乙双方项目经理组织顾问和关键用户制定系统上线方案。包括系统切换技术方案和切换工作计划。

6.1.1.1. 系统切换技术方案主要围绕系统初始化展开，针对需要上线的不同模块确定需要初始化的单据、余额等数据模板、需要IT人员需要提供数据。上线并行方案。并行原则上只允许并行一个月，必须切换过来。

6.1.1.2. 确定需要初始化的业务数据的数据量大小，并根据数据量大小来预估工作量。

9 6.1.1.3. 根据工作量和上线的最终完成时间倒排工作计划，及责任人。 6.1.1.4. 制定系统上线期间问题并发处理机制。

6.1.2. 组织业务部门经理和上级高管确认切换方案和工作计划，落实责任人的工作时间安排。 6.2. 系统切换组织准备

6.2.1. 需要IT人员从系统中准备的数据。 6.2.2. 准备系统切换用的场地及系统环境。

6.2.3. 安排系统切换的后勤保障工作，包括用户的食宿、交通及加班。 6.2.4. 系统上线工作量比较集中，时间比较紧，要出台系统上线切换的保障和激励措施，提高用户上线工作的积极性和配合度。

6.2.5. 建立问题提报平台，组织到位问题处理人员，并安排问题处理人员的分工，确保问题处理人员都已知道如何应对突发问题。 6.3. 系统上线切换

6.3.1. 召开系统上线启动大会，宣贯系统上线切换方案和工作计划，强调系统上线的工作强度及重要性，让上线用户做好充分的心理准备。

6.3.2. 甲乙双方组织用户进行上线切换工作，工作期间要每天进行工作进度总结及问题分析整理、可能出现的风险，及时把控切换工作中所出现的任何问题 6.3.3. 上线期间要保证问题跟踪表的一致性，有利于后期的汇总整理。 6.3.4. 上线切换需要能连续运行两个月完整的业务，确认上线切换工作的阶段性成果。 6.4. 相关文档 6.4.1. 实施文档

《系统上线切换方案》、《系统上线工作计划》、《系统上线启动会》 6.4.2. 确认文档

《系统上线切换条件确认单》 7. 项目运行

7.1. 项目运行问题跟踪处理

7.1.1. 建立系统运行的问题提报平台，并发布使用。

7.1.2. 上线试运行期间建立周或月例会制度，对出现的问题与用户进行面对面沟通确认，通过例会使用实时掌握问题处理进度。还需要建立甲方项目组、乙方项目组与一线操作人员直接联系的问题沟通及反馈渠道，这样能快速的将系统带 10 入稳定运行期。

7.1.3. 问题处理需要按优先级加以排序解决。

7.2. 项目运行阶段性确认，上线试运行稳定三个月后，可以进行项目的阶段性确认，总结项目成果及后续要解决的问题。 7.3. 相关文档 7.3.1. 实施文档

《问题跟踪记录表》 7.3.2. 确认文档

《系统上线运行确认单》8. 项目验收

8.1. 制定项目验收标准 8.2. 组织项目验收 8.3. 项目实施转服务支持

第四篇：ERP供应链操作手册

ERP供应链

操作手册

编制：中锦ERP信息化建设项目组

采购模块

一.采购计划操作手册

1、物资需求申请

在主菜单中单击〘采购管理〙-〘物资需求申请〙-〘维护物资需求申请〙，系统将弹出“维护物资需求申请”的窗口。

1、物资需求申请

在卡片窗口单击〖单据维护〗按钮下边〖增加〗，系统将弹出物资需求申请的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击〖单据维护〗下的〖保存〗按钮，将新增内容保存，单击〖取消〗按钮，则取消保存新增内容。

2、物资需求平衡

在菜单中进入〘需求汇总平衡〙，点击〖查询〗按钮，系统中将弹出符合查询条件的“物资需求申请”，选中需要平衡的单据，点击〖库存平衡〗按钮进行库存平衡，完成之后点击〖确定〗。

选中自己所要平衡的存货名称，然后点汇总

汇总后点击库存平衡，平衡后点击确定即可

二、请购单

在主菜单中单击〘请购〙-〘维护请购单〙，系统将弹出“维护请购单”的窗口。

三、审核请购单

在卡片窗口单击〖浏览〗下的〖查询〗按钮，系统将弹出由“物资需求申请”自动生成的“请购单”，单击〖执行〗下的〖审核〗按钮，完成对请购单的审核。

采购员操作手册

一、采购订单

在主菜单中单击〘采购管理〙-〘订单处理〙-〘维护订单〙，系统将弹出“采购订单维护”的窗口

1、维护订单

增加订单时，在卡片窗口选择业务类型后，单击〖增加〗按钮下边的增加方式，系统将弹出订单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击〘保存〙按钮，将新增内容保存

2、原材料派车单

在主菜单中单击〘采购管理〙-〘订单处理〙-〘维护订单〙，系统将弹出“采购计划维护”的窗口

3、打印派车单

在卡片窗口单击〖浏览〗按钮下边的查询，系统将弹出查询窗口，输入要查询供应商信息，点击〖确认〗，系统将弹出要查询的供应商订单，单击〖辅助〗按钮下的打印。

司磅员操作手册

一、基本操作

1、采购进厂磅

1)、重车进厂：接到司机手中的派车单后，检查磅上车辆是否熄火、是否有人，熄火、无人后方可过磅。过磅操作，根据派车单上的内容，输入车号，订单号后客户信息自动填冲，然后点击[称重]、[保存]。返还派车单。如下图： 第一步：输入车号

第二步：输入订单号

输入订单号后，按回车键后客户信息自动填冲。

第三步：称重

第四步：保存

2)、空车出厂：接到收料人员签过字的派车单后，查看车辆是否熄火、是否有人，熄火、无人后方可过磅。过磅操作，输入车号，客户信息自动填冲，核对无误后点击[称重]、[保存]、[打印]。打印后由司机签字后，黄色联给司机，其余几联分开后放好。操作如下图：

第一步：输入车号(输入车号后自动填冲客户信息)

第二步：称重

第三步：保存

第四步：打印

3)、质检不合格的车辆，填写出厂证明，出厂证明包括车号、第一次毛重、第二次毛重，核对无误后方可放行。

2、销售出厂磅

1)、空车进厂：接到司机手中的提货单(白、红两联)后，检查磅上车辆是否熄火、是否有人，熄火、无人后方可过磅。过磅操作，根据派车单上的内容，输入车号，订单号后客户信息自动填冲，然后点击[称重]、[保存]。留一白色联，红色联返还司机手中。

2)、重车出厂：接到放料人员签过字的提货单后，查看车辆是否熄火、是否有人，熄火、无人后方可过磅。过磅操作，输入车号，客户信息自动填冲，核对无误后点击[称重]、[保存]、[打印]。打印后由司机签字，将所有打印单据给司机。

3)、进厂后空车出厂的车辆，填写出厂证明包括车号、第一次皮重、第二次皮重，核对无误后方可放行。

(具体操作见采购进厂)

二、报表制作

1、引用系统报表

打开[统计报表]，点击[汇总日报]，根据自己的需求选择所需要的报表格式。具体操作如下图

第一步：打开统计报表

第二步：点击汇总日报

根据需要选择报表格式

2、自制报表

打开[统计报表]，点击[灵活统计]，根据自己的需求选择所需要的报表格式，然后在查询出来的数据中，点击右键，选中[输出Excel表]，保存在指定的目录下后，[打开]，整理后打印即可。

第一步：打开统计报表，点击灵活统计

第二步：根据自己的需求选择所需要的报表格式

第三步：在称重中点击右键，点击导出到xls

第四步：保存在自己指定的目录下，更改一下文件名，然后点击保存即可。

三、日常维护

1、每天对磅面及计量器具按时清理，保持清洁。

2、在车辆少时要重启电脑，(如果可以的话，让电脑稍微休息一会)，以减少电脑负荷。

库管员操作手册

一、到货单

1、到货单

在卡片状态下，点击“业务类型”进行业务类型选择，再单击〖增加〗按钮选择增加方式。系统将弹出采购订单查询窗口，查出要收货的订单，选择要收货的项目，确认生成到货单后，显示到货单的明细输入项目，项目输入完毕后，单击〖保存〗按钮，将新增内容保存

2、检验到货单

在主菜单中单击〘到货单〙-〘到货检验〙，系统将弹出“到货检验”的窗口

3、检验

首先查询要检验的到货单，选择要检验的到货单行，输入合格品数量和不合格品数量后点〘检验〙 取消检验。

首先查询要已经检验的到货单，选择要取消检验的到货单行，点〘反验〙

二、采购入库

在主菜单中单击〘库存管理〙-〘入库业务〙-〘采购入库〙，系统将弹出“采购入库维护”的窗口

采购入库单

在卡片状态下，点击“业务类型”进行业务类型选择，再单击〖增加〗按钮选择增加方式。系统将弹出到货单查询窗口，查出要入库的到货单，输入实收数量完毕后，单击〖保存〗按钮，将新增内容保存，并单击〖签字〗按钮。

三、材料出库

在主菜单中单击〘库存管理〙-〘出库业务〙-〘材料出库〙，系统将弹出“材料出库维护”的窗口

材料出库单

在卡片状态下，点击〖维护〗下的〖增加〗按钮，输入出库材料的各项内容，项目输入完毕后，单击〖保存〗按钮，将新增内容保存

四、查询库存

在〖库存管理〗中〖库存存量查询〗点开现存量

然后点击查询，选中自己所要查询的内容，然后点确定

销售业务流程操作手册

价格管理操作手册

一、制定基价

点击“销售价格管理”-“制定基价”-“价目表定义”

现在我们开始对价目表进行定义，在“价目表编码”中我们将编码可以设定为“01”，价目表名称我们将它定义为“水泥基价表”(名称可以根据自己需求自己定义)。

然后点击“保存”，这样我们就完成了对价目表的定义。

1、 价目表维护

下一步我们就要对价目表进行维护，点击打开“价目表维护”，然后点击“查询”

点击“查询”，如图：

在“值”中，选择刚才定义的价目表，然后点击确定，如图：

在“存货编码”中选择品种的型号，在“使用价格项”中选择“销售价格”或“参考售价”，在“销售价格”中输入对外的公开价格，然后点击“保存”。

2、 价格策略

点击“价格策略”，打开进入“定价策略”如图：

点击“增加” 在“价格策略编码”中我们选择刚才价目表定义中，“水泥基价表”的编码“01”

“价格策略名称”中输入“水泥基价表”，在价目表中选择刚才定义的“水泥基价表”如图：

点击“确定”，然后“保存”。

3、价格策略分配

下面我们对刚才定义的价格策略进行分配，点击进入“价格策略分配”，如图

点击“修改”-“行操作”-“增行”，在存货类中选择“袋装水泥”，在定价策略中选择“水泥基价表”的策略编码，刚才我们在策略定义中，定义的“水泥基价表”的编码为“01”。

再点击“行操作”-“增行”，在存货类中选择“散装水泥”，在定价策略中同样选择“01”，因为刚才我们“价目表维护”中已经定了袋装及散装的价格。

点击保存，这样我们就完成了整个定价的过程

二、制定客户特殊价格

制定客户特殊价格的操作流程与制定对外价格的操作流程基本一样，

首先也是对价目表进行定义，这时我们假设定义他为“客户特殊价格”，编码为“02”。

然后到“价目表维护”中，定义客户所享受某一品种的价位。例如，张三，享受袋装P.C32.5水泥的价格为245元/吨，那么我们在“存货编码”中选择袋装P.C32.5。

在“使用价格项”中选择“销售价格”或“参考售价”，在“销售价格”中输入245，然后点击“保存”，这样我们就完成了对这个产品价格的定义。

在“价格策略”中，增加“客户特殊价格” 最后到“价格策略分配”里，在“客户”里选择张三，定价策略编码选择“02”这样我们就完成了对客户特殊价格的制定。

票房开票员操作手册

一、业务类型选择

袋装水泥散户所对应的业务类型为袋装水泥(散户)

袋装水泥合同所对应的业务类型为袋装水泥(合同)

散装水泥及熟料散户所对应的业务类型为散装水泥及熟料(散户)

散装水泥及熟料合同户所对应的业务类型为散装水泥及熟料(合同)

二、订单出错修改操作

如果是某一订单出错，先进入订单管理，在业务类型选择出错订单的业务类型，然后点击浏览查询，在自定义条件中，输入出错的订单号(画红线的地方)，日期选择出错订单的日期

点击确定，这时会出现出错的订单，选中它然后点执行，选择修订，修改完后点击保存这样就可以了。

三、销售订单明细

如果要查询当天的订单明细，点击进入销售订单明细，查询

选择所需要查询的类型就可以了。

四、散装水泥及熟料操作流程

开票员凭过磅后的磅单上的订单号，进行查询下账。

首先在订单管理中，选择业务类型，然后点击查询

在订单号的值中输入过磅单上订单号，点击确定进行查询。

双击选中该订单，然后在执行中选择修订 将订单里的数量修改为实际过磅的数量，在支付情况栏里输入y点击保存，完成下账。

合同管理操作手册

一、销售合同

如果是第一次的客户，则需要在合同操作中点击〘增加〙按钮：则系统会进入到编辑合同的状态，如图所示：

在合同名称里面如果是熟料则输入1501**** “*”号是用来代表客户后面的编码的，如果是水泥则输入1502**** 这样以便开票室的相关人员便于辨认和查找。

在存货类编码中选择合同户所要购买的产品品种，在价税合计中输入客户所交的金额。

相关信息输入完毕后，点击状态控制，合同审核然后再点合同生效，这样合同就进入生效状态。

二、入账

如果要对合同的金额进行修改，则点击浏览-查询：

点击“放大镜”弹出下列对话框

在〘状态控制〙下面点击〘合同变更〙

在〘原币价税合计〙和〘原币金额〙进行比较如果两个金额一致的话就直接在入账的下面输入客户缴的金额就可以了。如果不一致的话就要对原币价税合计进行修改。

首先将〘价税合计〙里面的金额进行复制然后添加粘贴到〘原币金额〙中。如图所示：

然后在〘入账〙中输入客户补交的金额。这种情况适合于票房晚上受到客户补交的现金进行录入的。

三、合同查询

我们可以通过〘销售合同明细〙、〘销售合同汇总〙、〘销售合同执行情况明细〙、〘销售合同执行情况汇总〙中的查询功能对合同进行查询。

可以通过改变不同的项目来改变查询的的合同以及合同的执行情况。

门岗稽查岗位操作手册

一、袋装水泥操作流程

双击桌面上“天瑞集团ERP系统”图标，进入用友ERP-NC系统登陆界面，如图：

* 注意：要注意区分自己进入的是哪个系统，正式区地址是：http://172.19.1.6,测试练习区地址是：http://172.16.1.60;今后大家操作时一定要注意，如果是正常操作需录入的数据，都要在正式区进行，如果是想做个测试和练习系统操作，可以在练习区进行，强调一点，不能在正式区做练习操作。

在系统登陆界面输入用户名和密码，然后点击选项，选中“压缩远程调用流”复选框后，点击登陆按钮进入系统，如图：

在系统界面会出现“门岗票据稽查”图标，双击进入“销售出库”票据稽查页面(也可通过系统界面内’供应链-库存管理-出库业务-销售出库步’骤进入稽查页面)，如图：

单击”查询”(快捷键：F3)，出现查询条件输入窗口，选择”单据状态”，输入”单据号” (单据号码如有字母，要注意区分大小写) 或车牌号并选择相应的”单据日期”进行查询,如图：

* 注意：单据状态中，制单为未签过字的单据。 点击”确定”通货所选条件进行查询，出现所查询单据的内容，可点击”辅助”-“卡片显示”(快捷键：Alt+Z)以改变显示方式，并对系统中显示内容与单据上的内容进行核对，如图：

列表显示模式：

卡片显示模式：

*注意：此时系统中的”实发数量”为空。 系统显示数据与票据上数据核对无误后，点击”维护”-”修改”(快捷键：Ctrl+E),在”辅助”下点”自动取数” (快捷键：Ctrl+F9),此时会看到系统中的”实发数量”与”应发数量”一样，如图：

然后点击”保存”(快捷键：Ctrl+S)后，再点击”签字”(快捷键：Ctrl+G);当完成签字动作后，系统中即可显示出签字人和签字时间，此时即可完成整个门岗票据稽查的工作，如图：

二、熟料、散装水泥操作流程

熟料、散装水泥的操作流程和袋装水泥操作流程相似，但有几个重要步骤有不同之处，操作如下：

一、其中步骤一到步骤五与袋装水泥操作流程一样。

二、系统显示数据与票据上数据核对无误后，点击”辅助”-“联查”(快捷键：Ctrl+K)，在随后出现的 “来源单据图表”中双击”销售订单”图标，在”销售订单”窗口中的“货款支付情况”一栏中，核对是否有英文字母Y，如图：

然后关闭”销售订单”页面，并回到”销售出库”页面，点击击”签字”(快捷键：Ctrl+G);当完成签字动作后，系统中即可显示出签字人和签字时间，此时即可完成整个门岗票据稽查的工作，如图：

财务会计流程操作手册

材料会计操作手册

一、采购发票

材料会计在供应链模块下操作的节点主要有〘采购发票〙和〘采购结算〙两个节点。

首先是〘采购发票〙。〘采购发票〙节点是在〘供应链〙模块中的〘采购管理〙下面。如图所示：

双击〘采购发票〙打开〘采购发票〙界面。

在〘业务类型〙中选择类型后点击〘增加〙按钮下面的〘库存采购入库单〙。如图所示：弹出下面的对话框：

选择出要生成的发票的条件后点击〘确定〙。弹出下面的窗口：

选择发票对应的单据后点击〘确定〙。进入发票的编辑：

(选中的单据编号后边都有一个*号。如上图的第一条单据。)

点击〘修改〙按钮后弹出下面的窗口：

在〘发票号〙里面填入对应的发票号码。在相应的栏目中填入需要填列的数据。

修改完毕后点击〘单据维护〙下的保存。如图所示：

保存后点击〘执行〙下的审核。

这样就可以在〘采购结算〙节点中找到审核过的发票和相对应的〘入库单〙。

二、手工结算

双击〘采购结算〙、〘结算〙下面〘手工结算〙，弹出〘手工结算〙的界面：

点击〘发票〙和〘入库单〙查询出需要结算的〘发票〙和〘入库单〙。如图所示:

查询后点击确定。回到〘手工结算〙界面。

选中需要核算的发票和〘入库单〙后点击〘确定〙、〘分摊〙和〘结算〙后弹出下面的对话框：

然后打开〘费用结算〙节点后点击〘已结算入库单〙和〘费用发票〙按钮查询出已经结算过的发票和〘入库单〙

选中需要结算的“费用发票”和“入库单”后点击〘确定〙、〘分摊〙和〘结算〙。 这样费用的结算就完成了，就可以在〘财务会计〙模块下的〘存货核算〙、〘入库调整单〙中选择损益调整单查询出相关数据。

三、暂估处理

如果对于当月发票没有到的情况就需要做暂估入库。具体操作流程如下：

首先打开供应链—采购管理—采购结算的〘暂估处理〙节点：弹出下面的窗口：

选中需要暂估的〘入库单〙后点击〘暂估〙按钮。 如果需要反暂估的话就在查询中选择未暂估的单据后点击〘反暂〙。如图所示：

第五篇：ERP操作规范

V2.2

ERP用户操作规范

1.最重要的事项

 业务处理数据的及时性、准确性;

 不能随意更改手工、系统数据，保证数据的严肃性。  出现ERP系统问题时，请向ERP系统管理员/网管反馈。

2.操作规范

为确保ERP系统安全、高效的运行，特制订以下规范，请各操作人员严格遵循：

每一张输入到ERP系统中的原始单据必须在输入之后，由输入者在原始单据上做标记：“X年x月 xxx输入”，并保存至少3个月。

1. 了解本岗位ERP操作与相关的其他ERP岗位的整体操作的业务操作顺序 2. 了解所使用到的参照是在基础设置的哪个功能里设置，由谁来设置，以便新增时，找到相关人员。

3. 必须按系统指定的权限对软件系统进行操作，严禁利用他人帐号登录系统;

4. 必须严格按ERP系统业务手册的要求进行操作，清楚地知道自己应当在业务发生时，做什么具体工作，例如填写什么数据，根据什么来填写，不允许随意填写不规范的数据;

5. 操作员要对数据负责，确保数据的准确一致，严禁重复录入数据或单据; 6. 禁止在同一台计算机上重复打开一个以上的系统窗口进行操作; 7. 当天的票据必须当天录入系统，保证数据的及时性; 8. 要保证录入单据中数据的完整性，避免漏录现象;

9. 单据保存前，应当复核当前单据的录入内容，确保数据无误后，再单击保存按钮保存;

10. 操作员要随时跟踪ERP系统的数据，发现数据异常情况应能够分析解决，解决不了的提交系统管理员;

V2.2 11. 离开计算机10分钟以上，应关闭ERP系统，防止他人录入、修改、删除数据。

12.系统基础数据的更改需要提交更改申请单，经部门领导批准，提请信息部门统一更改。

13. 对系统运行中各种意外、困难情况及时上报系统管理员，以保证软件系统顺利、高效地运行;

3. 密码注意事项

 没有密码：这是密码设置中最严重的错误，这和你家没有房门一样危险。  密码和用户名相同：破解者一般都会尝试使用用户名作为密码。  以用户的姓名、生日、电话等基本社会资料作为密码：假如你遇到一个处心积虑的破解者，密码就很快泄漏;

 要将密码设置为相同的数字或字母，如000000、6666

6、8888

8、aaaaa等;  简单常用的英文拼写：破解软件带有的“字典”文件中含有这些常用词语，它会优先进行尝试。例如“GoodMoring”、“NewYear”等英文辞典上的单词或短语。另外一些常见的词语也不能使用，比如 “FIFA2003”“Microsoft”等。

 不要将密码设置为有顺序的数字或字母，包括升序和子降序。如1234

56、654321等。或者纯数字组合：数字只有10个，它的组合相对来说较为有限，并且一般以数字组成的密码都和用户的相关资料有联系，很容易被猜测出来。

 按照显而易见的规则或潜规则输入的字符串：“abcdef”、“123456”都是十分不安全的，很多人在猜测密码时就先试的“123456”。“QW-ERT”、“ASDFGH”等按照一定潜规则(键盘顺序)形成的密码同样不安全。 安全密码的特点：

安全密码首先不能有上述弱口令的相关特征，它还应该满足以下要求： 1. 采用数字、字母和符号的组合，这样可以延长破解所需的时间。 2. 一定要有足够的长度，一个数位的增加会使破解软件需要尝试的组合数量几何级增长。

V2.2 3. 大小写混用，同样可以增加字符的理论数量，延长破解时间。

4.关键用户(业务骨干)使用要求

关键用户是ERP系统正常使用的基石。他们具备以下3个角色：  具体的业务使用者;  流程改善的发起者;  新用户的培训者。

关键用户不仅要具体参与操作，更重要的是，他们必须时时关注所负责模块的使用情况，并及时进行操作辅导和新人培训。对于管理流程变更而引起的软件不适用，应及时进行评估，并确定是否进行软件修改。

在熟练操作系统之后，应该进行总结，并提出“流程优化”的各种建议，在进行分析之后，提供领导决策

5.为什么需要保证数据准确

借助ERP系统进行管理的主要依据就是ERP系统中的数据及统计分析，整个ERP系统的数据流反应了企业运作的业务流。

由于ERP将不必要的重复录入取消，所以，使用ERP进行业务处理的过程中，如果上游业务用户不能及时录入当前的业务数据就会影响下游业务的处理;而且如果录入不慎，而又没有稍作检查，由此引起的数据错误，流入下游，下游会接连处理自己的业务从而会进一步错误;

错误发现得越晚，影响的下游数据就越多，甚至成几何增长，纠正起来也就越困难;当业务流入某一环节后，将会产生不可挽回的境地。

而且错误发生的时间越长，查找错误的困难就越大，往往要核对本月甚至更长时间的相关单据，才能找出一个看似小小的错误;

因此，在录入单据时，多用一半分钟或者几秒钟来核对一下数据的正确性，就轻易地节省几个小时的核查时间;自己的失误往往造成下游业务人员工作量大大增加。

同时，也必须要养成一个良好的工作习惯，以便更好适应这种新的工作方式：当业务数据到自己处理的环节时，立刻进行相关处理，在处理过程中及处理完成

V2.2 后应认真核对一遍，这样即不会因积累一大堆工作同时处理而容易产生错误，也不会影响下游业务的处理;当天工作当天处理，工作量是非常小的。

上游业务按规章进行操作，会减少自己的错误，同时下游处理业务也更顺畅。为了使系统能够正常有效的运转，必须出台一套ERP操作规章制度来保证ERP的正常运转。

6.如何保证数据正确录入

1. 及时完成当前业务录入，以不影响下一环节的业务处理为准。由于自己工作的拖延而导致下一环节工作无法正常运转，或导致其他部门不能进行业务处理的，要给予一定的处罚。

2. 认真录入正确的数据，确保不将错误数据流入下一环节。对于第一步产生错误的人员要处罚，同时也要对下游人员有条件检查出错误而没能查出错误的，并将此错误继续带入下一环节的人员进行处罚，这样有利于防止错误的扩大及责任推卸。

3. 杜绝重复录入。重复数据是造成下一环节出错的一原因，也是造成电子垃圾的一个原因，因此，一但发现应立即删除，如果重复数据进入下一环节，则两方都要承担责任。

4. 杜绝缺少录入。这种错误是很难发现的，往往只有在最后一个环节才能发现，这时回头再补录数据就比较困难了。

5. 审核人员要做到认真、及时。审核不仅是检查业务及数据的正确性，也是确定此业务数据是否流入下一环节的关卡。