在整个高校二级学院的办公环境中, 计算机以其快捷高效、资源共享等诸多优势而被广泛应用。着计算机高度地普及, 大家对计算机的依赖程度也越来越高。但同时, 在应用过程中常常会出现如:系统瘫痪、数据丢失、病毒侵害、硬件损坏等问题, 给我们的办公带来了诸多不便。为使计算机更好地辅助办公, 提高办公效率, 了解并掌握一些行之有效的管理与维护策略是很必要的。
1 当前高校二级学院办公计算机存在的主要问题
(1) 缺乏专职管理人员, 以至维护效率受限; (2) 缺乏规范的管理办法; (3) 高校办公计算机更新滞后, 设备陈旧, 导致问题机器数量逐年剧增; (4) 高校办公计算机数量庞大且分布较广, 增加了维护方面的难度; (5) 大多数用机人员只停留在简单操作的层面上, 对出现的异常故障束手无策; (6) 病毒防范不力, 使得计算机频繁遭到病毒侵袭等。
2 高校二级学院办公计算机管理策略
2.1 配备专职计算机管理员
计算机管理员, 即专门从事计算机管理与维护工作的人员。随着计算机的普及与应用, 目前各大高校的二级学院一般都能拥有几十到上百台办公用机。面对数量如此庞大的计算机和教职员工, 管理与维护工作之重可想而知, 单纯的依靠校网络中心已是不大可能完成了。为此, 建议各二级学院配备一名专职计算机管理员。这样, 整个二级学院的计算机管理与维护工作就能井然有序地进行, 且能在最短时间内进行有效排障, 保障了高效办公的需要。同时, 也为校网络中心解决了瓶颈问题。作为高校二级学院的办公计算机管理员, 不但需要掌握较高的排障技术, 而且还需要具有严肃认真的工作态度。一定要时刻严格要求自己, 认真负责, 竭诚服务。保证在第一时间排障, 绝不延误工作。
2.2 规范办公计算机使用原则
所谓办公计算机, 即在办公区内, 一般仅供个人办公用的计算机。它是区别于多媒体教室、微机室和计算机中心的供教师教学辅助、实验测试和学生实践操作用机。一个是独立性的, 一个是公共性的, 二者有着本质的区别。在公共性的用机场所会有清晰明确的计算机管理制度, 像微机室会有较为安全的保护措施, 如在每台机器上安装硬盘恢复卡, 无论学生们在上机时怎么“调皮捣蛋”, 都会在关机后自动还原到最初状态, 不会影响机器的正常运行。但在办公区内的计算机却被忽视成为“自由操作”的对象, 且不具备每台都安装恢复设备的条件, 这样就特别需要办公人员自行遵守用机原则。为此, 建议办公区工作人员能够遵守如下原则: (1) 加强安全防御意识, 保障计算机安全运行; (2) 提高认识, 正确对待办公计算机的配设目的; (3) 严格管理, 避免办公计算机陷入公共无序使用的状态; (4) 办公人员应自行约束, 杜绝办公时间做无关操作 (如打游戏、浏览危险网站、下载恶意文件、传输病毒等) ; (5) 在不能独立解决安全隐患时, 应及时与管理员取得联系, 切勿擅自操作。如果办公区的工作人员都能很好的做到以上五点用机原则, 就会大大减少办公计算机故障发生。
2.3 集中管理
虽说高校二级学院办公计算机数量庞大, 分布也比较广, 但每个二级学院的独立办公区内, 计算机还是相对集中的, 且都属于一个网段的局域网。因此, 应采取集中管理办法, 很多资源可以实现共享。这样既能提供方便, 又能节省开支。比如在文件传输方面, 完全可以通过局域网传输软件收发文件, 十分便捷;在文件打印方面, 就可以多人共享一台打印机, 这样就会节省一部分预算等等。
3 高校二级学院办公计算机维护策略
做好维护工作, 以保障计算机安全、稳定地运行, 才能为快捷办公创造条件。
3.1 保障设备及时更新
目前高校二级学院办公计算机由于数量庞大, 维护的费用也相当可观。随着更新滞后, 便导致设备陈旧, 也为用机安全埋下了隐患, 经常会出现这样那样的故障, 干扰着正常办公。为此, 日常维护过程中, 要时刻重视硬件方面的及时检测, 发现不安全因素, 及时做好更新工作, 以保持设备的使用寿命, 从而更好地辅助办公。
3.2 提高办公人员的操作水平
办公人员每天直接面对计算机的时间是最长的, 如果办公人员本身的计算机操作水平很高, 就会有效地减少一些不必要的维护工作。因此, 建议计算机管理员在每次维护的过程中, 可以适当地把故障产生的原因和维护办法以及注意事项向办公人员做以讲解。随着维护工作不断地进行, 时间长了, 再遇到类似的故障办公人员便可轻松独立处理, 而不只是束手无策。这样既能提高工作效率, 又能降低故障, 还能避免重复维护。
3.3 加强病毒防御工作
计算机感染病毒的途径有两种, 一是外用的存储介质传染;一种是网络传染。对于二级学院办公计算机而言, 每天都要在办公区高频地收发处理文件, 特别是使用U盘作为传输载体, 传播病毒的几率更是居高不下, 破坏力极强。对此, 可通过批处理程序在开机时把驱动加进去, 然后关机时恢复原来设置;或通过组策略设置不自动打开U盘, 然后启用杀毒软件扫描。建议局域网内采用QQ群、e-mail、飞鸽传书等工具完成文件收发, 既快捷又相对安全。由于网络的互联性和开放性, 使之成为传播病毒的主要途径。可通过病毒预防软件, 防止病毒进一步入侵。
3.4 遵循正确的维护步骤
维修时, 需要按照一定的步骤进行, 一般遵循是“先软后硬, 先外后内”原则。比如, 系统能够启动, 应先检查系统设置是否正确, 再检查是否遭受病毒攻击等;若系统无法启动, 可先考虑重新安装系统, 然后检查硬件有无连接、损坏等问题;再比如, 系统无法启动, 应先检查外设的电源线、数据线连接是否正确、紧实;然后再看外设供电后是否工作正常, 再打开机箱检查内部线路、板卡等连接是否有误或者有无烧焦的味道等。
4 结语
高校二级学院办公计算机担负着重要的办公作用, 保持其稳定、安全、高效的运行有着重要的意义。相关部门应该予以重视, 完善管理制度, 提高维护策略, 使得计算机的管理与维护能够规范化、高效化。同时, 校方也应重视硬件维护更新和软件升级防御工作。更有必要对计算机知识较匮乏的教职工做适当地培训, 以减少由误操作造成的故障。
摘要：从计算机服务于办公的需求角度出发, 通过采取对计算机的科学管理办法以及有效的维护排障策略, 进而保障了办公设备的安全与稳定, 同时, 也为办公地正常高效地进行创设了条件。
关键词：高校,办公计算机,管理,维护
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