档案对于一个国家、一个单位是非常重要的, 如果不能妥善的保管好档案, 造成档案损坏和遗失, 那么很多工作都很难进行下去。纸质档案是一种很容易损坏和遗失的档案管理方法, 但是就目前看来我们暂时还不能完全淘汰这种档案管理方法, 所以我们只有想办法通过多种途径来保护纸质档案, 使纸质档案的损坏率达到最小化, 而使用率达到最大化, 这样才能发挥其作为档案的真正作用, 更好的为整个社会服务。管理、保护纸质档案是一项艰难而繁琐的工作, 如果我们想做好这个工作, 那就必须深入的了解和研究纸质档案管理的方方面面。
1 影响纸质档案管理的保护工作的环境因素
由于纸质原料的特殊性, 影响纸质档案管理和保护工作的因素是有很多的, 首先, 光照因素会影响纸质档案的保管, 当纸张中的化学成分遇光后会引起一系列化学反应, 纸张会变黄发硬, 失去其原本的性质;其次, 温度对纸质的影响也是很大的, 当温度过高时, 会使纸质中的分子运动的更加剧烈, 这样会加速耗尽纸质的使用寿命, 使纸张更加容易破损, 对档案管理的保护工作有很大的不利影响, 而且, 温度过高更加有利于各种生物的衍生和繁殖, 生物的存在必定会让纸张受到迫害, 因此, 温度高无疑是很一种危险的环境;再次, 空气过湿也是不利于纸质档案的管理和保护的, 当空气中的湿度太大时, 纸张会吸取空气中散发的水分, 长此以往, 纸张上面的字迹会模糊不清或者消失, 这样会使资料变得不健全, 对于调用档案的人是很不方便的, 如果空气太湿的话, 还会使纸张发霉, 这种状况会使档案中的材料消失, 与前接应不上, 也是很麻烦的;最后, 空气中的灰尘也会损坏纸张, 灰尘过多落在纸张上面, 与纸张接触后会产生一些不干净的物质, 这必定会影响文字的清晰度, 不利于我们查找资料, 而且灰尘中也有一些衍生气体, 这些气体的繁衍生殖也对纸张是有很大的迫害程度的。
2 工作人员的工作态度对纸质档案管理的保护工作的影响
在具体的工作中, 工作人员的工作态度和意识对于纸质档案管理的保护是有很大的影响的, 甚至可以说工作人员的工作态度将直接决定纸质档案管理的好与坏。有很多档案管理的工作人员是缺少良好的工作态度的, 疏于对档案的保管, 最终造成了不可挽回的后果, 这对国家和企事业单位都是一笔很大的损失, 所以为了避免这种状况的发生, 管理档案的工作人员需要树立正确的工作价值观, 在其位谋其职。工作人员要明白档案保管工作的重要性, 意识到档案损坏的严重后果, 在工作时培养耐心细心的工作习惯, 定时期的检查档案的完好性, 在发现问题时及时上报有关部门或者找到其他的解决办法, 这样才能做好档案保管的工作, 才能使档案的利用率达到最大化。同时, 工作人员也要严格按照档案管理的规则进行档案的管理, 不能违反规则, 否则也会影响档案的管理与保护, 损失也是不可估计的。
3 纸质档案管理的保护措施
如何保管好纸质档案, 是我们现在所面临的问题, 具体来说, 可以从以下几个方面进行档案管理的保护工作。
(1) 控制纸质档案室的温度, 使其保持在一个稳定的温度上, 最好是在14度与18度之间, 这是最理想的纸质档案存放温度, 当夏季温度过高时, 要采用一些物理办法将温度降低, 平时要注意档案室的通风换气, 经常不定期的测量档案室的温度, 密切观察档案室的环境。
(2) 尽量避免光照对纸质档案的影响, 将档案摆放在光照相对少的地方, 而且尽量不要将纸质档案放在强光下照射, 对于一些重要的档案要特别的保管, 放在暗处地带或者放在绝对安全的地方, 以免造成其损坏。
(3) 当档案室的空气较湿的时候, 要采取办法使空气变得干燥, 可以在档案室放一些防湿的东西, 譬如石灰石, 硅胶, 过湿的环境对档案的有害影响是很大的, 所以一定要避免档案室空气太湿。
(4) 防止过多的灰尘落在纸张上, 档案管理的工作人员要定期的清理档案室的卫生, 但是在清理的过程中, 要注意对档案的管理与保护, 清理的时候要细心谨慎, 在入室口要放一些防止灰尘进入的隔离网。
(5) 要定期为档案消毒, 防止霉菌和生物的衍生, 在档案室内放一些不利于生物繁殖和衍生的东西, 例如油漆, 若发现有生物衍生的现象, 要及时处理, 把危害缩减到最小。
(6) 要定期对档案管理的工作人员进行知识培训, 加强档案管理工作人员的专业性和技术性, 并让其明白档案管理的保护工作的重要性, 增强其对工作的自觉性, 使其养成良好的工作习惯, 热爱工作, 才能尽心尽力的做事, 才能真正的做好纸质档案管理与保护这一项艰巨而又复杂的工作。
4 结语
纸质档案的保管工作对于现阶段的中国来说是十分重要的, 我们必须要采取最好的措施来防止档案被破坏或损失, 也就是说我们不能等到发现问题才去解决问题, 而是尽一切力量让问题尽可能少的发生。等到问题发生时再想着去解决的话无论如何都是在损失发生后, 这样的态度是万万要不得的, 因此我们当下还是要以防止的问题发生为主, 这个工作看似主要是档案管理工作的职责, 其实不然, 这是每个中国公民都应该树立的重要意识, 工作人员是档案的直接接触人员, 也是最应该树立此意识的人员, 但是广大公众却是档案的间接接触人员, 所以社会上应该广泛的开展活动使大家了解和明白档案管理工作的重要性和必要性, 当整个社会对档案管理的保护工作有着极高的意识时, 工作人员的工作将会做得更好, 这对档案的保管工作才是最有利的。如果因为个别原因使档案遭到损坏时, 我们也要尽最大的努力进行修复, 随着科学技术的飞速发展, 现在修复档案的方法和器具也越来越多, 我们要尽可能多的引进这些高科技设备, 使档案在被破坏后能及时修复然后更好的为我们服务, 这也是我们当下需要做的工作之一。
摘要：在信息化时代的今天, 电子档案因为其简洁、方便的特点而备受大众青睐, 很多档案都已经采用电子档案管理的方式进行, 但是纸质档案管理并没有因此而失去它的重要性, 因为电子档案管理的方式起步较晚, 所以大多数的档案还是采用纸质档案的管理方法, 从这点看来, 如何做好纸质档案管理的保护工作就是一个十分重要的工作环节, 本文将浅谈一下纸质档案管理的保护工作。
关键词：纸质,档案管理,保护,重要
参考文献
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