近年来, 随着高校研究生规模的不断扩大与培养类型的多元化, 许多高校逐步将研究生教学、科研和管理方面的工作下放到各学院。研究生秘书作为高校研究生管理中的一线人员, 他们工作能力的高低直接关系到研究生的培养质量[1]。因此, 在目前校院二级管理的模式下, 为了保证研究生培养质量, 就必须对研究生秘书的工作职责和工作岗位性质做出明确的界定对他们应具备的基本素质提出更高的要求。
1 研究生秘书的工作职责
研究生秘书是协助所在学院研究生主管领导开展工作, 处理学位与研究生教育日常事务的教育职员, 其职责主要如下几点。
(1) 组织做好本院的有关研究生招生、录取工作组织本学院制定研究生招生计划、做好招生宣传以及进行研究生的复试和录取工作;组织导师做好招生命题和阅卷等工作。
(2) 组织做好本院的有关培养工作。
协助、督促各专业制订或修订研究生培养方案和课程教学大纲;做好调课、补课、考试、登录成绩及试卷存档等与研究生教务管理有关的各项工作;协助做好研究生的论文开题、中期考核、学科综合考试等培养环节工作;协助做好研究生的教学实践、社会实践与学术活动等工作。
(3) 组织做好本院的有关学位工作。
负责各类研究生学位论文答辩申请及学位论文通讯评阅工作;安排学位论文答辩;协助本学院学位评定分委员会做好学位评定工作;协助做好导师的遴选和管理工作;协助做好学科 (学位点) 的规划和建设及学位授权点的申报、管理和评估等工作。
(4) 组织做好本院的有关学籍和就业管理工作。
负责每学期初研究生注册、报到工作;按学校有关规定办理研究生请假、销假、休学、复学、奖惩等手续;做好毕业研究生的就业指导和离校工作。
(5) 组织做好本院与研究生相关的其他工作。
负责各类表格数据统计填写、报送等工作;做好与研究生工作相关的资料归档与管理工作。
2 研究生秘书的工作岗位性质
(1) 从属性。
由于高校研究生秘书大都是兼职工作, 研究生秘书行政上归所在学院管理, 业务上受所在学院、研究生院 (部、处) 、科技处、人事处等学校职能部门的多重领导。在这种情况下, 研究生秘书参与研究生的教学、科研和管理等工作的全过程, 在研究生、导师、院系、及学校主管部门之间起到上情下达、下情上报的桥梁和纽带作用[2]。
(2) 繁重性。
研究生秘书的工作职责涵盖了研究生的招生、培养、学位、学籍、就业等方方面面, 工作量大, 范围广, 内容多, 承担任务十分繁杂, 这使得研究生秘书常感到身心疲惫, 难以对工作进行系统思考和创新。此外, 研究生群体在社会经验、生活方式以及年龄等方面都有较大差异, 这给研究生工作的组织实施带来不少难度, 研究生秘书的工作强度相应增加[3~4]。
3 研究生秘书的素质要求
(1) 良好的职业道德和敬业精神。
这是做好研究生秘书工作的前提和基本保证。研究生秘书的日常工作, 职责范围广而杂, 工作艰辛劳苦, 责任重大, 稍有疏忽就会直接影响到本学院甚至学校研究生的教育管理工作。因此研究生秘书要树立工作自豪感和自信心;爱岗敬业、态度谦虚;埋头苦干, 不计名利;要摆正自己的位置, 认清自己所从事工作的重要性。只有这样, 研究生秘书才能保持旺盛的精力, 才能以强烈的事业心和饱满的热情主动积极地为师生服务, 才能提高工作效率。
(2) 良好的心理素质。
面对繁重的日常工作, 研究生秘书良好的心理素质是其工作高质量、高效率的保障。为此, 研究生秘书一定要善于自我调节;保持情绪稳定, 心态乐观开朗;二是要建立良好的人际关系, 坚持“以人为本”, 充分尊重研究生的权益。对有心理问题的学生重点监察, 及时对其心理进行疏导。
(3) 强烈的责任意识。
研究生秘书是一项时效性和责任感很强的工作, 这就要求研究生秘书必须树立责任意识, 在工作态度上要保持认真严谨在办事作风上要事实求是;在工作作风上要淡化权利意识[5]。
(4) 全心全意的服务意识。
新时期研究生秘书应努力强化服务意识, 明确辅助地位, 服从指挥。表现在:一是为院 (系) 的领导管理服务。二是为导师的教学科研服务。三是为研究生的学习服务[6]。
(5) 科学管理意识。
研究生秘书必须将本职工作与学校的发展目标紧密结合起来, 从研究生入学到毕业, 弄清研究生培养各个环节的工作程序, 摸索出其中的主要规律, 科学地制定工作目标, 做好统筹规划安排, 各项工作才能细致扎实、有条不紊、循序渐进, 避免研究生管理的盲目性、主观性和随意性, 保证管理的连续性和稳定性。
(6) 终身学习的意识。
面对知识经济和科技、人才竞争的压力, 研究生秘书应具有强烈的求知欲望和进取精神, 认真系统地学习教育学、心理学、社会学、行政管理学、信息学、档案学等相关学科的基本理论和专门知识, 不断提高自己的理论和文化素养, 增强工作的有用性和创造性;二是要努力学习国家和学校有关学位与研究生教育的各项方针政策;三是要经常外出学习借鉴其他兄弟院校先进的管理理论和经验, 结合本院情况, 进一步探索新形势下适合高校二级学院研究生秘书工作的新途径和新方法, 有步骤地实现创新学习。
总之, 随着我国研究生招生规模的不断扩大和培养类型的多元化, 新时期高校二级学院研究生秘书要想履行好研究生管理工作, 就必须谦虚谨慎、勇于开拓、勇于进取, 自我完善, 确保研究生培养质量稳步向前发展。
摘要：研究生秘书是高校研究生教育二级管理中不可或缺的重要组成部分。本文从高校二级学院研究生秘书的工作职责和工作岗位性质入手, 分析了当前研究生秘书应具备的基本素质。
关键词：高校,研究生秘书,二级管理
参考文献
[1] 蓝蔚青, 等.新形势下二级学院研究生教学秘书工作探讨[J].中国科技创新导刊, 2009 (31) :6～8.
[2] 易红君.浅谈高校教学秘书在教学管理中的作用[J].安康师专学报, 2006, 18 (6) :107～109.
[3] 丁晓丽.谈二级学院研究生教学秘书沟通协调功能的发挥[J].学位与研究生教育, 2008 (8) :38～41.
[4] 张焱焱, 等.浅谈如何做好高等院校研究生工作秘书[J].中国科技创新导刊, 2009 (11) :102.
[5] 牛海涛.浅谈高校研究生教学秘书工作[J].现代企业教育, 2009 (5) :31.
[6] 郑军峰, 高春花.强化研究生教学秘书的五大意识[J].江苏高教, 2006 (5) :153.