企业档案是企业在生产、经营过程中, 由机关科室、生产部门在各个环节、各个历史时期产生的文字、声像以及其他各种形式和载体的档案, 是历史的记忆, 是企业重要的财富之一。新疆油田公司是一个以油气勘探开发为主的高科技、高投入、高风险的资源采掘型企业, 地质资料是我们赖以生存和发展的生命线, 是企业的无形资产, 对企业发展起着极其重要的作用。特别是涉及勘探开发不可再生资源的石油企业, 更是如此。勘探开发的过程中, 通过千辛万苦从几千米的地下采出的岩心、岩屑样品, 又通过几道甚至几十道工序分析化验出的检测报告及原始记录资料, 及开采过程中形成的地质资料更是弥足珍贵。这些档案来源于企业生产, 也将应用于企业生产, 是企业工作和发展的第一手资料和规划依据。
档案资料的完整保存和有效利用, 为提高档案管理水平, 扩大档案在企业中的作用, 促进档案人员自觉提高档案管理的业务素质, 就需要档案工作者的积极努力和创新性的开拓思路。如何做好档案管理工作, 是实验院档案工作者一直长期思考的内容, 通过在档案管理工作中积累经验, 总结出行之有效的管理办法和措施。
一、实验院档案管理现状
(一) 档案工作内容。
根据实验院档案的特点, 按载体类型归纳可分为, 一是纸质档案包括:人事档案、会计档案、文书档案、设备档案、科学技术成果档案;二是地质实物档案包括:岩心、岩屑、薄片、声像等。按库房管理特点归纳可分为:岩心库、岩屑库、薄片库、人事档案库、综合档案库管理。
(二) 档案管理构架。
由院档案管理办公室、机关科室和基层兼职档案员组成三级档案管理机构;由全院专、兼职档案员和工作流程构成的档案管理网络框架;设有专门的档案主管领导、分管领导。建立了《实验院机构、人员、归档管理网络图》, 明确了档案职责和分工, 加强档案组织管理, 狠抓档案基础管理工作, 为各类技术资料的妥善保管和实现信息共享, 高效利用, 起到了积极的推动作用。
在完善档案管理职能的同时, 建立健全档案工作各项规章制度《实验院档案管理办法》和《建立实验院档案管理应急预案》。随着油田公司档案中心E6档案管理系统的推广和应用, 认真贯彻执行集团公司、新疆油田公司档案管理办法。积极参加档案业务培训班, 进一步提高专兼职档案人员档案管理业务水平。利用管理体系和网络进行档案信息、管理制度及相关要求的宣贯、学习, 有效的组织档案活动, 提升实验院档案管理整体水平。
二、档案工作流程
三、档案管理过程中的不足及改进措施
(一) 档案管理过程中的不足。
1.档案基础薄弱。实验院自2013年7月正式建立档案管理业务以来, 我们在时间短、任务重、人员紧的情况下, 按油田公司要求迅速建立起人事档案、会计档案、综合档案、地质实物档案的统一集中管理, 完成了档案大集中管理。在档案管理工作中, 我们档案业务在不断拓展中取得了一些成效, 但由于工作经验不足, 基础薄弱, 还有一定的差距。主要有人事档案编目不统一, 化验分析系统、档案管理系统不兼容, 档案字段关联性差。E6档案管理系统大数据传输、处理功能应用不到位, 造成大量重复工作。单井检测报告资料无相应软件支持, 工作效率低。这都体现了我们档案管理工作的基础业务薄弱。2.档案利用意识淡薄。以科研生产为目的而完成的科研、分析检测以及现场试验工作中, 产生了大量的原始数据档案资料, 这些大量的基础数据为油田公司勘探开发提供了数据支撑作用, 也体现了在企业管理中的重中之重。可现在还有部分资料存在分散管理, 储存和保管都容易造成数据和原始资料的丢失, 数据信息化服务功能没有被充分开发出来, 造成了档案数据没有完全进入数据信息系统管理, 就谈不上档案资料的有效利用。3.档案信息化程度较低。在科研生产为主的档案数据信息化管理中, 将涉及实验、检测、化验分析的原始数据及报告, 没有进行信息化管理, 造成了电子档案和纸质档案管理两张皮。电子档案以数据库形式储存, 区别于纸质档案格式, 纸质档案又没充分利用, 主要是档案信息化程度低, 使其失去了档案自身的利用价值。
(二) 加强档案管理应采取的改进措施。
1.做好档案基础业务管理。1) 针对人事档案材料, 寻找编目的特点。员工编号唯一性、姓氏拼音的不连续性、档号的复杂性, 编制了详细的按音序索引、姓氏、员工编号、人事档案编号形式编目的目录文件, 用色彩区分目录层次, 为查阅打下了基础。我们作为新单位, 档案来自不同的多个单位, 每个单位都有着自己特色的编目顺序, 通过学习和探讨, 我们形成了自己的编目办法, 在不改变原档案号的基础上, 按档案的前三位排序, 以最快的方式使档案入架, 使查阅方便。2) 进一步完善数据信息化管理。档案作为信息资源, 其信息化的建设具有适应社会经济发展和提高现代化管理水平的现实意义, 建立统一的档案信息资源管理和共享平台, 为档案的数字化管理、网络化应用创造条件。因此在集团公司档案管理系统这个平台上结合我院化验分析系统的数据处理功能能力, 我们充分采用了E6档案系统离线功能, 按照E6系统离线模板, 通过离线上传到E6系统中, 进行文件交接、归档、办结的处理。利用E6档案系统离线功能和大数据传输、处理功能, 避免在化验分析系统中录入的条目内容与E6系统在线录入检测报告条目内容不兼容。可以在最短的时间里完成检测报告大批量的E6归档, 创造出了在一天内完成了12895条的薄片类实物档案资料条目转录入工作。3) 软件开发在档案管理中的应用。建立和完善档案管理系统网络, 建立健全档案管理软件应用机制, 提高企业档案信息化管理水平。逐步实现了单井检测报告软件开发在档案管理中的应用。通过研发《近期样品委托与报告数据》《样品委托单及选样指南》《实验样品分析进度情况》链接转换软件, 在档案管理进程中, 只需要点击按钮就完全解决了选样情况及检测报告的录入、发放情况。通过软件开发在档案管理中的应用, 极大地提高了档案管理的效率。2.强化档案意识, 实现档案数据再利用。今年我院进行了综合档案库的建设, 对于那些在科研生产、分析检测以及现场试验工作中, 产生的大量原始数据档案资料全部进行档案集中统一管理, 完成了档案数字化管理全覆盖。比如, 岩心、岩屑、薄片单井资料, 利用“数字实验室检测报告管理系统”与E6系统的功能对接可以做到单井资料数据直接导入档案管理系统。通过E6系统利用、查询功能, 可以达到档案的有效再利用。3.地质档案系统的研发与应用。科研生产过程中产生的检测报告电子文件存储在科研数据库中, 纸质档案保存在档案室中, 两者是不同形式、不同介质下的储层方式, 没有有机结合起来, 查阅者只能检索到一种格式, 不能达到有效利用数据。在科研档案的管理中, 如何使得计算机形式的档案更具有系统性、价值性, 让广大科研工作者获得更为完善的服务, 是目前企业档案信息化管理中, 应该面临的机遇和挑战。新疆油田公司档案中心在积极进行研发地质档案系统的源数据和纸质档案整合, 能够解决档案工作中电子档案和纸质档案管理两张皮的问题, 逐步规范和统一档案管理系统软件, 确保档案数字信息的实用性。
四、加强档案管理, 提高档案的规范化管理和安全保障。
(一) 档案工作规范化管理。
为了提高档案工作质量和效率, 以及更好地开展档案数字化管理, 必须制定和实施档案信息化管理工作标准和规范。需要我们档案工作按照《档案数字化规范》、《档案信息化建设规范》、《归档电子文件》标准进行规范管理, 使电子文件的归档, 传统介质档案数字化, 数字化档案的保管、传递、利用等工作, 实现档案工作的有序化、标准化和规范化。
(二) 档案工作安全保障。
随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入, 网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此, 我们必须加强网络安全技术的研究与开发, 采取有力的安全措施, 包括授权管理制度、查阅审批制度、电子签章制度。实行用户访问身份和权限, 设置档案密级管理和审批级别, 对用户限制档案的查阅权, 对用户设置最高可以查阅的档案密级。按档案分类设置是否允许查阅的审批人和审批级别。对各分类下的电子元件的浏览和下载设置审批人和审批级别。填写相应电子数据查阅记录表, 充分保证档案信息的安全性。
五、结束语
档案管理是一项长期、全面而又具体的工作。我院档案工作紧紧围绕科研生产这一中心任务而开展, 面对新的形势, 克服困难, 积极开展档案管理工作, 在档案制度的修订、业务的梳理、数据信息化建设等方面取得一定的成绩, 但还存在着很大的差距, 加强档案管理工作是我们今后和一个时期的主题。
摘要：企业档案是企业重要的财富之一, 特别是涉及勘探开发不可再生资源的石油企业, 地质实物档案更加宝贵。档案管理是一项长期、全面而又具体的工作。如何做好档案管理工作是企业档案工作者需要长期思考的内容, 档案管理工作的不足和改进措施, 是提高档案管理工作的重要保障, 才能更好地适应社会和时代发展的需要, 更好地服务企业和社会。
关键词：档案管理,改进措施
参考文献
[1] 档案管理学.档案学专业[M].北京.中国人民大学出版社, 2011:3-27.
[2] 方鸣.文书学讲义[M].北京:国家档案局档案干部教育中心, 2013:34-39.