第一篇：实物地质资料管理办法
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第二篇：病历资料和现场实物的复印封存
多年来办理医疗纠纷案件，与许多患者和他们的家庭一起经历酸甜苦辣，感觉很辛苦。这几年医疗纠纷剧增，医患双方都很无奈。不是医方太坏，也不是患方不好。我们国家的医疗卫生事业总体上是在健康发展的，我们的医务人员大多也是正直善良的。我们这样一个占世界人口近1/4的大国，温饱问题基本解决了，但看病难、看病贵的问题却很难一下子解决。社会转型期，各种社会矛盾集聚，在医疗这个窗口体现得格外明显。所以，医疗卫生体制改革艰巨而复杂，任重而道远。这是一个世界性难题，需要开创出中国特色的解决之道。
第一节 病历资料和现场实物的复印封存
发布日期：2012-02-15 第一关一定要走好
一、 为什么要复印封存病历资料和现场实物
1. 大部分积案的症结
为什么要及时封存病历资料和有关的现场实物，不需要做太多解说，大家来看两个案例，相信就会明白了。
案例解析
案例13：封存不及时致病历修改，患方难胜诉
案例11讲过小L做隆额手术的故事。小L不满意手术效果，要索赔，但除了自己的面容和医院收据，什么证据也没有，所以取得原始病历就十分重要。
律师与小L约好，在事先不惊动医院的情况下，上午早点到医院复印封存。但是，左等右等，小L快11点才到医院。这家被人承包的医疗美容科室管理并不规范，负责人听说小L要复印封存病历，以种种理由搪塞，一会儿说管病历的人没在，马上就来;一会儿说医生中午都吃饭去了，找不到人，下午上班再说。耽误了好几个钟头，下午才把病历拿出来，结果合同条款中添加了一些对小L不利的内容，小L气得没有办法。
小L拒绝和解，不听劝说执意起诉。后因证据不足，一审、二审都没有达到预期目的。
律师评析
如果小L及时封存病历，可能会有胜诉的机会。老百姓没有处理医疗纠纷的经验，更没有医疗纠纷诉讼的经验，按常理、想当然，却往往因为封存病历时的一个细节疏忽，导致全盘皆输。
案例14：病历未封存，医院制作假病历，患方难胜诉
2007年4月，小Z的1岁半的儿子出生时是由乡卫生院下属的骨科医院接生的，现在被诊断为脑瘫，只会哭和抽搐。当地市医学会和省医学会鉴定构成三级甲等医疗事故，院方承担次要责任。按当地标准只赔3万多元钱，连这些年打官司的钱都不够。家里人整日以泪洗面，孩子也很可怜。
我们研究了病历和两次鉴定结论。其中省医学会鉴定结论认为，“患儿出生后Apgar评分1分钟7分，5分钟8分，医方未能严密观察患儿病情变化，采取及时有效的治疗措施，告知家属转院，存在医疗过失，医方上述医疗过失行为与患儿人身损害存在一定因果关系，患儿目前的状况(‘脑瘫’)存在先天性因素的可能，故医方承担次要责任。”
从乡卫生院病历来看，小Z的儿子出生后只是“哭声弱”，但经过医生处置后，心率、肤色、肌力、反应力、呼吸均正常，全身皮肤红润，口唇无紫绀，呼吸均匀，听诊无干湿性啰音，四肢活动自如，只是28小时后出现哭声小、呻吟，才考虑送上级医院。
但是，小Z说这个病历是假的。因为没有经验，转院时没封存病历，发生纠纷后才知道病历封存的事，但医院拒不配合，也不提供病历复印件，到了市医学会小Z才看到这份病历，但上面的记录与事实不符——据小Z和孩子的奶奶回忆，孩子从产房里抱出来时，头很长，面部青紫，额头处还有一块血印，根本就没有哭声，只是呻吟。
小Z的叙述恰恰被县医院的病历印证了。小Z的儿子出生后31个小时被转入县医院，查体：呻吟不哭，反应差，面色青，口周发绀，鼻翼微扇，皮肤青紫、花纹，体温不升，双肺底部痰鸣音，四肢肌张力偏高。头CT诊断：缺血缺氧性脑病合并蛛网膜下腔出血，右额颞顶部头皮血肿。最终诊断：缺氧缺血性脑病，颅内出血，新生儿吸入性肺炎，新生儿窒息。医生赶紧采取抢救措施，护士从新生儿气管内抽出1毫升黄色黏痰，用温盐水洗胃后，又洗出1.5毫升黏液。
“新生儿窒息”是新生儿出生后1分钟内没有自主呼吸。“Apgar评分”也称“阿氏评分”，是对新生儿出生后的心率、肤色、肌力、反应力、呼吸打分进行评价。0—3分为严重窒息;4—7分中度窒息,但心率正常;8—10分为正常儿。如果按照乡卫生院的病历，小Z的儿子出生1分钟内的Apgar评分为“7分”，5分钟为“8分”，已经正常了，但到县医院后怎么会出现那么严重的症状呢?
我们认为，Apgar评分除心率是客观指标外，其余四项指标——肤色、肌力、反应力、呼吸均带有某种程度的主观性(目前公认脐血PH值是检验胎儿、新生儿缺氧最可靠的客观指标)。因乡卫生院的病历一直未被封存，有篡改的机会，所以当Apgar评分与客观病历——县医院的查体所见及CT报告——相矛盾时，应以客观病历作为鉴定依据。前述鉴定正是基于错误的依据做出了错误的结论。
单凭上述理由恐怕难以说服法官，毕竟推翻省级医学会鉴定结论不是那么容易的事。还有什么办法能让这个官司起死回生呢?
经多方查询了解，小Z听说，书写病历的两个人中，一位是妇产科医师W，另一位是护士小F。W医师说接生行会阴直切术时她本人并不在场，而是由另外一位做B超的医生做的手术。因为那位医生没有助产资格，所以手术经过是由医师W书写并签名。最重要的是，护士小F当天并没有上班，小Z的儿子转往县医院后她才上班。因为当天接生人员除W医生外都没有资质，院长就让小F写了病历，当然是院长让怎么写就怎么写了。
我们将查访W医生和护士小F的录像向法庭出具后，法官向这两位医务人员作了调查。在调查笔录面前，事实终于被澄清。2007年岁末，在法官的主持下，纠纷终于调解解决了，医院赔了13万元。小Z说，这是当地有史以来医疗纠纷最高赔偿额。
生活似乎又归于平静。但是，这个案子从2006年两级医学会鉴定，到2007年5月当地市中级人民法院受理起诉，3次庭审后，于2007年年底转交给当地县法院审理，直到2007年底县法院送达调解书，历时3年。在这漫长的3年时间里，医患双方都付出了巨大的代价。
律师评析
小Z的官司赢了，但并没有兴高采烈。这3年中，一边为一家老小的衣食住行奔波，一边为打官司奔波，小Z累得快坚持不下去了。
如果小Z及早封存病历就不会出现这么大的波折。
在向我们咨询的案件中，很多久拖难决的长年积案，都是由于最初没有及时封存病历造成的。由于缺乏经验，很多患方为此付出了巨大的代价。
律师提示
病历是认定医方是否存在过错、因果关系以及患者伤残情况的事实依据。没有取得病历，或者没有及时复印封存病历，很难作出正确认定，医疗纠纷就很难得到有效解决。
2. 解决纠纷前复印复制病历资料的作用
复印复制这些病历资料，一般是为了到其他医院继续治疗，或者作为单位报销或保险理赔的依据。但一旦涉及医疗纠纷，则是为了分析医方是否有责任。
值得说明的是，在解决纠纷前对病历进行仔细分析，是一个必不可少的过程，某种程度上决定着纠纷解决的成败。通过分析，能够明确医方是否存在诊疗护理过失，过失与损害结果是否存在因果关系，医方承担责任的比例有多大，从而初步估算出赔偿费有多少，依此制定出解决纠纷的策略和步骤——是双方协商，还是向卫生行政部门申诉?抑或向法院起诉、向公安机关控告?
很多纠纷，就是这第一步没走好，摸着石头过河，结果一步走错全盘皆输。比如前面案例14讲的脑瘫患儿的案子，患儿的父亲认为自己有理，成竹在胸，就贸然鉴定，给后面的工作设置了巨大的障碍，花了将近3年时间，绕了一个大弯子才得以解决纠纷。
二、 患方有权复印封存哪些病历资料、现场实物
1. 患方复印封存病历资料、现场实物的法律规定
《医疗事故处理条例》第10条、第16条和《医疗机构病历管理规定》第19条规定：
病历资料包括客观病历和主观病历。
其中客观病历包括：门诊病历、住院志、出院记录、体温单、医嘱单、化验单(检验报告)、医学影像检查资料、特殊检查同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病理资料、护理记录，以及国务院卫生行政部门规定的其他病历资料。
主观病历包括：死亡病历讨论记录、疑难病例讨论记录、上级医师查房记录、会诊意见、病程记录。
患方有权复印客观病历，由医方加盖公章。发生医疗纠纷后，患方有权与医方共同封存主观病历原件或复印件，但无权复印主观病历。(注：患方有权在民事诉讼过程中到法院复印主观病历)
《医疗事故处理条例》第17条规定，对疑似输液、输血、注射、药物等引起不良后果的，医患双方应当共同对现场实物进行封存和启封。所以现场实物包括：输液、输血使用的容器和残留液，注射器，药品和服药使用的器皿等。
法条链接
《医疗事故处理条例》
第十条 患者有权复印或者复制其门诊病历、住院志、体温单、医嘱单、化验单(检验报告)、医学影像检查资料、特殊检查同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病理资料、护理记录以及国务院卫生行政部门规定的其他病历资料。
患者依照前款规定要求复印或者复制病历资料的，医疗机构应当提供复印或者复制服务并在复印或者复制的病历资料上加盖证明印记。复印或者复制病历资料时，应当有患者在场。
医疗机构应患者的要求，为其复印或者复制病历资料，可以按照规定收取工本费。具体收费标准由省、自治区、直辖市人民政府价格主管部门会同同级卫生行政部门规定。
第十六条 发生医疗事故争议时，死亡病例讨论记录、疑难病例讨论记录、上级医师查房记录、会诊意见、病程记录应当在医患双方在场的情况下封存和启封。封存的病历资料可以是复印件，由医疗机构保管。
第十七条 疑似输液、输血、注射、药物等引起不良后果的，医患双方应当共同对现场实物进行封存和启封，封存的现场实物由医疗机构保管;需要检验的，应当由双方共同指定的、依法具有检验资格的检验机构进行检验;双方无法共同指定时，由卫生行政部门指定。
疑似输血引起不良后果，需要对血液进行封存保留的，医疗机构应当通知提供该血液的采供血机构派员到场。
《医疗机构病历管理规定》
第二条 病历是指医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料的总和，包括门(急)诊病历和住院病历。
第十九条 发生医疗事故争议时，医疗机构负责医疗服务质量监控的部门或者专(兼)职人员应当在患者或者其代理人在场的情况下封存死亡病例讨论记录、疑难病例讨论记录、上级医师查房记录、会诊意见、病程记录等。
封存的病历由医疗机构负责医疗服务质量监控的部门或者专(兼)职人员保管。
封存的病历可以是复印件。
2. 哪些客观病历资料患方有权复印、复制?
客观病历，是指记录患者症状、体征、检查结果、手术和麻醉过程，以及医嘱、护理等客观情况的病历，包括门诊病历、住院志、出院记录、体温单、医嘱单、化验单(检验报告)、医学影像检查资料、特殊检查同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病理资料、护理记录，以及国务院卫生行政部门规定的其他病历资料。
书面的病历资料，患者有权复印。不是书面形式的资料，比如影像检查资料、记录手术过程的光盘，只能复制不能复印。如果医疗机构没有复制这些资料的条件，只能由患方借出，或由医患双方封存保留在医疗机构中，鉴定时提交封存件。还有一些资料，比如病理切片，既不能复印也不能复制，只能封存或由患方借出。
需要说明的是，在上述书面的客观病历资料中，门诊、急诊病历一般由患方保存。只有在医院建立了门诊病历档案的，方由医方保存，所以这种情况下患方要保存好门诊病历档案卡，以免医方不承认门诊病历保存在医疗机构。保存在医疗机构的门诊病历，医方出借时要做好记录，由借出人签字并注明出借时间，以免医患双方对门诊病历的去向发生争议。
3. 哪些主观病历与现场实物是可封存的
主观病历，是医务人员对患者的病情发展、治疗过程进行观察、分析、讲座并提出主观诊治意见而记录的资料，反映了医务人员对患者疾病及诊治情况的主观认识，包括死亡病历讨论记录、疑难病例讨论记录、上级医师查房记录、会诊意见、病程记录。在诉讼前或医疗事故鉴定前，这些资料只能封存不能复印。只有进入诉讼程序，患方才能到法院取得主观病历复印件。
现场实物，包括输液、输血使用的容器和残留液，注射器，药品和服药使用的器皿等，不可能进行复印复制，必须在医患双方共同在场时封存，以备鉴定之需。在诉讼过程中或医疗事故鉴定被受理后，在法院或医学会的主持下，医患双方在场共同开封，经双方核对无误后，患方可取得主观病历复印件。原件和现场实物保留在法院或医学会，鉴定后归还医方。
4. 如何取得和复制医学影像检查资料
医学影像资料包括X线摄片、CT片、MRI(核磁共振检查)片、DSA(数字减影血管造影)片等，以及医生看片后书写的报告单。
比如冠脉造影的光盘，记录了造影的全过程。如果怀疑造影的过程存在过失，而手术记录记载不够详尽真实，就必须看光盘了。但并不是所有医疗机构都有复制的设备，尤其是造影光盘的复制设备。这种情况下，患方最好先将片子或光盘从医疗机构借出，然后请专家阅片，帮助分析医方是否存在过失。如果医方不同意借出，就只能双方封存，留待鉴定时开封，由鉴定专家阅片。
需要说明的是，造影光盘只有借助专业的设备才能看。
案例解析
案例15：封存造影光盘用处大
X女士的丈夫Y先生于2006年4月在H医院去世了，死于冠心病、急性心肌梗死导致的出血性休克、心源性休克。丈夫去世后，X女士对老伴的死耿耿于怀，怀疑医院的手术有问题。
Y先生就诊时60多岁，有高血压病史1年，糖尿病病史20余年，6年前曾患脑梗塞，1年前因“下肢动脉硬化”行动脉搭桥手术治疗，肾功能不全病史数年。入院前3日出现咳嗽、咳痰，伴胸闷、憋气，入院前1日出现喘憋，并持续加重，不能平卧、大汗，呼吸急促，到H医院急诊就诊，经查心电图、心肌酶，考虑急性前壁心肌梗死，急行冠脉造影及支架术，术后18小时去世。
X女士复印封存了丈夫的全部病历资料，准备复制造影光盘时，医院提出本院只有一台设备，刻制完成当天手术的光盘后已到下班时间，建议X女
士第二天再取。为避免发生变故，X女士找到该院医务处，由医务处封存了光盘，保留在医院。
律师评析
仔细阅读了病历后，我们认为医方不存在过错。Y先生的去世是由于自身病情自然转化造成的。X女士又经多方咨询，打消了起诉的念头。一颗忐忑的心终于可以平静下来。
因设备所限，造影光盘如果不能当场复制，最好当场封存，以免因患方怀疑光盘的真实性而与医方发生纠纷。本案中，医务处的做法是正确的。如果拒绝患方当天复制或封存光盘，一场不必要且旷日持久的纠纷恐怕在所难免。
5. 病理切片——一个常被忽略的问题
病理切片，是供显微镜下观察的一种实物标本。这种实物来自患者的病变组织，经过特殊过程制作成切片。病变的组织来自医生在手术或检查过程中从患者肌体上切取的组织或器官，以及法医在尸检过程中切取的组织或器官。医生在显微镜下观察病理切片后书写的病理检查报告单，是诊断病情的重要依据。所以在具备这种情形时，取得病理切片特别重要。病理切片不能复制，只能由患方借出，或医患双方封存。
案例解析
案例16：借助病理切片，发现事实真相
小Q15岁，2002年的一天，下午5点多钟，在打篮球时突然左睾丸剧痛，大约6点钟被送到X医院就诊，门诊病历记载：有恶心、呕吐，无发热。医生查体：左侧睾丸附睾质硬，触摸疼痛，精索未增粗。未做辅助检查，诊断“附睾炎”，开具止痛消炎处方，嘱病情变化随诊。小Q当即服药未好转，告之医生，医生说坚持吃药，并开具了休息3天的病假条，让小Q离院。
小Q回家后疼痛不减，服药仍不见效。母亲当晚送小Q到Y医院就诊。医生行B超检查，考虑左侧睾丸扭转，准备行睾丸探查术，必要时行睾丸切除术。
小Q按照医生的要求，忍着剧痛和母亲奔波于各科室之间进行检查，凌晨1点30分终于盼来了手术。术中探查，见左侧睾丸由外侧向中线旋转900°，睾丸、附睾及扭转端精索为黑色，睾丸及附睾略肿大，附睾头部肿大明显，精索内扭转远端无动脉搏动。复位后，热等渗盐水外敷精索及睾丸约30分钟，睾丸、附睾、扭转远端精索颜色无任何变化，扭转远端精索仍未及动脉搏动。向家属交代病情，并向医务处报告后，行左睾丸切除术。术后切除睾丸送病理。
小Q出院时，病理报告还未作出，但出院记录中写明“左睾丸确定坏死，行切除术”。小Q出院第二天，Y医院作出病理报告，诊断为“组织渐进性坏死”。因怀疑儿子左睾丸并未坏死，小Q的母亲分别两次将标本和病理切片从医院借出，找了好几家医院诊断，结论均为“未见炎症及坏死改变”或“未见明确坏死”。
母亲找Y医院理论。医院指出，术后病理报告显示：睾丸及附睾及精索血管高度扩张，淤血性出血，组织渐进性坏死。病变符合(左)睾丸扭转血液循环障碍所致，证实了医生术中诊断，探查手术有睾丸切除指征，医院没有过错。
母亲又找到X医院，该院称，小Q所患疾病比较少见，医生给予对症治疗，进行一定时间的观察是必要的，X院没有过错。
正在小Q和母亲一筹莫展的时候，不料，一天深夜，小Q右侧睾丸又疼痛起来。赶到B医院急诊，诊断为“右睾丸扭转，左睾丸切除术后”。接诊医生怀着强烈的责任心让小Q原地不动，自己快速奔走各检查室之间，用了不到1小时就完成了术前检查、化验，后行“右睾丸扭转复位术、睾丸固定术”，手术目的是“保留睾丸”。
右睾丸是保住了，但小Q一直体质不太好。母亲向人打听，Y医院做左睾丸切除术时，应将右睾丸探查固定。Y医院不仅没这么做，还编造假病理报告，切除的睾丸本来没坏死。小Q的母亲不禁怒火中烧，一纸诉状将Y医院和X医院告上法院，要求赔偿60余万元。
法院委托的司法鉴定认为：
(1) 关于X医院是否存在过错
睾丸扭转多发生在青少年，且多与解剖结构异常有关，是一种临床需迫切处理的急症。小Q到X医院就诊时具有睾丸扭转的典型症状，因某些症状与附睾炎相似，医生本应进行必要的鉴别，但未予足够充分的认识，未采取
必要的相关检查，造成诊断和治疗失误。但鉴于系门诊处理，考虑诊断条件限制及门诊病人随机性大的特点，对诊断准确程度上有一定影响。
(2) 关于Y医院是否存在过错
对睾丸扭转的病人应尽早手术，以避免睾丸缺血坏死的发生。一般扭转后10小时内复位，睾丸可存活，且无严重不良后果;24小时内复位，约半数可恢复睾丸功能。手术过程中，由于引发睾丸扭转的解剖学异常多为双侧性，所以手术时应当同时将对侧睾丸进行固定，避免再扭转。术中如果确证睾丸已坏死，应予切除。
鉴定机构对小Q母亲提供的病理切片检查发现，未见明确的睾丸组织坏死改变。但是，根据手术记录，睾丸复位后观察，睾丸、附睾、扭转远端精索颜色无任何变化，扭转远端精索仍未及动脉搏动，术者考虑睾丸缺血性坏死有临床评判依据，将其切除有手术指征。病理检查结果不能彻底否定手术探查情况。
(3) 关于伤残等级
小Q睾丸缺失，属十级伤残。至于小Q的激素水平是否受到影响，因为小Q母亲只提供了三个孤立的检测报告，而激素的释放过程呈脉冲式，必须进行连续的血清激素水平检测，才能全面反映激素水平，可是小Q母亲拒绝进行连续检测，故不能明确小Q睾丸内分泌功能严重障碍。
由此看来，追究Y医院将未坏死睾丸当作坏死切除的责任是无望了。
但就在这时，重新研究手术记录，我们发现了一个问题，至此，案件发生了意想不到的转机——手术记录中，“颜色无任何变化”中的“任何”二字，有涂改痕迹!后来，法院认定因病历有上述涂改，根据卫生部的相关规定，涂改的病历不能作为鉴定依据，且去除涂改部分后，病历无法进行鉴定的，不予鉴定，所以对司法鉴定机构关于睾丸坏死的鉴定分析和结论不予采信。据此，认定Y医院对错误切除小Q左侧睾丸且未将右侧睾丸固定承担全部责任，并赔偿小Q各项损失20余万元，判令X医院退还小Q向其支付的医疗费。
律师评析
本案中病理切片太重要了。如果小Q母亲没有将病理切片借出，拿到其他医院重新诊断，恐怕难有真相大白之日了。
三、 如何复印封存才能如愿以偿——复印封存的取证技巧
1. 复印封存病历的程序
复印封存病历很重要，但患方经常难以顺利取得成功。即使表面上做了复印封存，也经常无法取得满意的结果，不是没有复印全，就是给医方提供了修改的机会。怎样操作才能如愿以偿呢?
(1) 一定要提前准备好身份证件，以免医方以此为由拒绝配合。如果患者本人去，带上本人身份证原件和复印件就行了;如果委托亲属或其他人去，要带上患者和代理人的身份证原件、复印件，写好委托书。如果患者去世了，带上死亡证明、近亲属关系证明(户口本或派出所开具的证明)、近亲属本人身份证;近亲属委托其他人代理的，带上委托书和代理人身份证。
(2) 到医院之后，如果之前手中没有任何病历资料，患方要做的第一件事就是赶紧封存病历。从法律规定来讲，应当先向医院的医政部门(有的医院叫医政科，有的叫医务处等)提出申请，然后由医政人员带领到医院的档案库，取出病历原件，复印后，将复印件封存，封存件由医政部门保管，原件仍放回档案库。
但千万注意了——麻烦就出在这里。您到了医政科，说明了目的，医政人员先问清就诊经过及患者目前的病情，然后给主治医生和档案库打电话，接下来您就等着吧。等您催促了好几遍，终于带您到了档案库，病历可能已经改得差不多了。
2. 如何避免病历被修改?
怎样才能避免医院修改病历呢?
(1) 不要先去找医政科，直接去档案库，就说要到其他医院就诊，或者要报保险、单位报销等，需要复印病历。在不引起医院怀疑的情况下，尽量把病历复印全。有时病历太多，档案库按规定只给您复印主要病历，您也不要太过争执，以免引起怀疑。复印后让医院盖上骑缝章，按规定这是医院应当做的，以证明病历的合法来源和真实性。交纳复印费后，一定索要复印费收据，以证明复印时间。
影像学资料，也就是各种片子和造影光盘，有的医院能复制，有的不能。如果不能复制，或者不给复制，就按照医院的规定，履行合法的借出手续(一般是在借出登记簿上签字)。
病理切片不能复制，只能借出，同时要在借出登记簿上签字。
复印复制上述客观病历资料时，最好以到其他医院就诊或保险报销、单位报销为借口，千万不能说“我跟你们发生纠纷了，现在要病历来了”，到时候后悔都来不及。
(2) 从档案库取得客观病历后，就要去医政部门要求封存病历了。去之前一定要在档案库留位亲友，以监督主治医生是否进去改病历。
到了医政科，向医政人员讲病情时，轻描淡写就可以，以免让对方严阵以待。当问您医院有什么过错时，您最好声东击西，免得对方有的放矢。医政人员给主治医生打电话后，您最好也给留在档案库的亲友打个电话。如果档案库在地下室，信号不好，电话打不通，最好事先与亲友讲清楚，让他一定留意，并及时向您通报档案库的动向。如果怀疑主治医生正在改病历，您应当马上向医政人员提出，并催促他尽快带您到档案库封存，否则可向卫生行政管理部门举报。
与医政人员回到档案库后，先复印之前未取得的客观病历，加盖骑缝章后由您带走。主观病历复印后装入比较厚的纸袋，四周贴上封条，接缝处加盖医院公章，患方签名，写明时间、被封存资料名称及页数。然后最好让医院出具证明，以证明封存事实和时间。如果医院不出具，您可以录音或录像，将整个封存过程私下记录下来，以免医方以后不承认。
病历复印封存完成后，您可以携带客观病历找专家咨询，判断医院是否存在过错。
案例解析
案例17：掌握复印封存病历的技巧
本书第一章案例3讲过81岁的周女士骨折漏诊的例子。
律师认为，住院期间X光片已显示左侧股骨颈骨折，由于医院漏诊，延误了治疗，造成患者疼痛卧床一年半，左下肢肌肉萎缩，右下肢伸直受限，且身体健康每况愈下，后虽经骨股头置换亦不能行走，给患者和家人带来巨大的经济负担和精神痛苦。如此明显的错误，对于一个声名显赫的三甲级医院来讲，是无论如何也不应该发生的，暴露了该院管理上的严重疏漏。
对方是部队医院，名声很大，患方亲属不知怎么办好。医院虽然过错明显，但患方手里没有病历，特别是那张左侧股骨上段正侧位X线片和报告单特别重要。怎么才能取得呢?
以去其他医院继续治疗为由，律师和亲属一行3人先去档案室复印了客观病历，开具了复印费收据，然后到影像学资料管理处借出了X线片。接着，一位亲属留在档案室，另两人到医政科要求封存病历。医政人员觉得患者伤情不重，也听不出医院有什么错，然后打了几个电话。后来在律师多次催促下，医政人员带着律师回到档案室。
果然，在档案室门口碰到主治医生，暼了眼患者亲属，不太在意的样子。律师觉得，医生可能没有发现错误，也许要大功告成了。
后来，向医院提出交涉后，医院才知道发生了这么严重的错误，并主动道歉，多次看望老人家。因赔偿数额未达成一致，患方向法院起诉。经庭前谈话，法院考虑到医院过错明显，力主调解，双方庭下就赔偿数额协商一致，医院赔偿老人家人民币10万元，由法庭制作调解书送达双方。
律师评析
如果X线片事先没有借出，或者复印封存病历时没有掌握好技巧，让医方将X线片报告从病历中抽出，后果将不堪设想。即使医方存在这么明显的过错，恐怕也将难以追究医院的责任。
3. 复印客观病历不能遗漏
复印客观病历时一定要注意逐张复印，不能遗漏。有时您认为不重要的病历，往往是十分关键的证据。
案例解析
案例18：完整复印病历资料，全面分析识破真相
2004年8月15日，某男性患者因“四肢无力、呼吸困难半天”到某医院就诊，住院1天余死亡。经医学会鉴定，不属医疗事故。然而，病人家属对此提出了许多疑问，并诉讼到法院，其中涉及病历记录方面的问题占到了大多数，法院随后委托法医对该纠纷进行了重新鉴定。
法医鉴定后认为，患者所患疾病的确为格林—巴利综合症(多发性感染性急性神经根炎，或称急性感染性脱髓鞘神经根炎)合并低血钾，死于呼吸肌麻痹引起的呼吸衰竭，这与院方病例中的诊断和医学会的鉴定结论是一致的。
患方似乎要输官司了。但是，法医却发现病例中存在以下问题：
其一，医方对患者的诊断是正确的，但治疗存在问题。格林—巴利综合症应采用抗病毒、免疫抑制剂(如激素)等综合疗法，大剂量免疫抑制剂的使用尤为重要，但治疗过程却没有及时采取该项治疗措施，因此，医方对患者的治疗不到位。
其二，血清钾检查值为2.1 mmol/L，但心电图报告却正常，两者不能吻合。
其三，病历记录中有抢救记录，但却没有相应的医嘱和护理记录，如抢救用药等。
还有，医嘱有心电监护，但未见监护记录，等等。病人家属也正是对病例中存在的这些问题产生了疑问，并对医院的治疗过程产生质疑，才引发了纠纷及诉讼。
法医结合病历综合分析本案认为：
首先，该医院是一家二级甲等医院，按照其实际技术水平，诊断格林—巴列综合症存在较大难度，毕竟，其注意能力有限，发生误诊也算情有可原，不应属过失。而事实上，根据病程记录，该院对疾病的确诊是在聘请专家教授会诊之后，但医方将所有的诊断都修改为正确的诊断(鉴定人怀疑为事后修改补记)，而治疗显然没有跟上，和诊断不相吻合，所以鉴定书认为治疗不到位，也因此有了治疗上的过失。
其次，病历存在明显的作假行为，显然是为了掩盖诊断、治疗过程中存在的不足而为，如低血钾与正常的心电图、抢救记录与医嘱及护理记录存在的出入，以及心电监护医嘱与具体监护记录的出入等。
鉴定人员认为，该案如果不作假，拿真的病历资料来鉴定，医方是可以不承担责任的。由此看来，这种修改及作假行为无异于引火烧身。
(引自《中国临床医生》2006年第10期62页，《病历作假——引发医疗纠纷的导火索》，王有民、张秦初著)
律师评析
这是一起典型的自作聪明、弄巧成拙的案例。
实际医疗活动中，病历修改或作假一般多见于二甲以下的医疗机构，如县级以下的基层医院，这些基层医院的医生们平时不太注意病例的规范书写，大都是有了纠纷之后，或者预感到会有纠纷发生时，对病历进行修改、添加，如同上面的案例。
病历是一个完整的文件，各部分相互印证，所以即使在修改及作假非常严密的病例中，都很难做到天衣无缝、面面俱到，总会露出破绽，因此反而会弄巧成拙。
所以，复印封存病历时要逐张复印，不能遗漏。只有取得全面的病历进行综合分析，才能辨别真假，找到病历作假的证据。
4. 如何封存现场实物
《条例》第17条规定，当怀疑患者的损害后果是由于输液、输血、注射、药物等引起时，医患双方应当立即对以下现场实物进行封存——输液器、注射器、服药使用的器皿，以及残存的药液、血液、药物等。
患方由于对封存现场实物缺乏经验，常常一个小小的疏漏就能决定医疗纠纷的成败。那么封存时都要注意什么呢?
(1) 医患双方应当共同在场
如果医患各方怀疑输液、输血、注射、药物等引起损害后果，但患方不知道应当封存现场实物时，根据2004年3月4日实施的卫生部《关于对浙江省卫生厅在执行〈医疗事故处理条例〉过程中有关问题的批复》第2条，医疗机构应提醒患方共同对现场实物进行封存。
如果怀疑血液引起不良后果，需要封存保留血液时，医疗机构还应通知血液的采购、供应机构派员到场。因为血液的质量取决于血液的采集、检验、分离、包装、贮存、运输、使用等各个环节，任何一个环节出问题都有可能引起不良反应，所以为保证客观公正，封存时应当医方、患方及血液的采供机构三方到场。
(2) 封存的现场实物由医方负责保管
因为保存这些现场实物需要具备无菌、冷藏等条件，为保持物品的初始状态，保证检验结果的真实性，必须由医方保管。如果医方未尽保管之责，由医方承担责任。
(3) 如何确定检验机构
医、患各方共同协商，指定依法具有检验资格的机构进行检验。各方协商不成，则委托卫生行政部门指定。检验机构确定后，各方要将封存物品送至检验机构，共同启封。
(4) 实物已被销毁怎么办
当患方意识到输液、输血、注射、药物等引起不良后果时，如果相关实物已经被销毁了，怎么办?您先别着急，还有补救的办法——根据上面提到的2004年3月4日的卫生部的批复，您还可以对保留的血样以及同生产批号的药物进行检验，检验的结果可作为鉴定的依据。
第三篇：国土资源大调查专项地质科技档案,资料管理办法
中国地质大学(武汉)地质调查研究院
国土资源大调查专项地质科技档案、资料管理办法
(试行)
第一章总则
第一条为了贯彻实施《地质资料管理条例》、《地质资料管理条例实施办法》、《中国地质调查局地质资料管理办法》和《中华人民共和国保密法》，规范我校国土资源大调查项目(以下简称地调项目)地质科技档案、资料的管理，结合我校具体情况，制定本办法。
第二条地调项目地质科技档案、资料权属受中国地质调查局，中国地质大学(武汉)地质调查研究院(以下简称地调院)是中国地质调查局委托保管单位，负责我校承担的地调项目原本地质资料归档、成果地质资料汇交、开发利用等工作。
第三条本办法所称地质科技档案、资料是指我校承担的地调项目实施过程中形成的文字材料、图表、声像 、电磁介质和实物，范围包括：
1.具有研究、保存价值的各种科技文件材料;
2.各地调项目汇交的地质调查成果资料;
3.各类标本、岩矿芯、光薄片、样品等实物地质资料;
4.各地调项目收集、购置的各种地质、测绘等资料;
第四条地质科技档案、资料按照中国地质调查局要求，必须由地调院集中统一管理和汇交，确保完整、准确、系统和安全。
第五条我校地调院、项目及相关单位组应当遵守本办法，并承担收集、整理、登记、立卷、归档、保密和保护地质科技档案、资料安全与合法使用的义务。
第二章 管理职责
第六条受中国地质调查局委托，我校地调项目的地质科技档案、资料管理工作由地调院负责，具体由地调院信息资料室协助总工程师指导和检查各单位在项目实施过程中形成的地质科技文件材料的管理、归档和汇交工作。
第七条地调院信息资料室具体职责：
1.宣传贯彻国家有关地质科技档案、资料管理工作的政策、法规;协助总工执行上级主管部门下达的有关地质科技档案、资料管理工作的指令和规范。
2.协助总工负责规划、协调全院地质科技档案、成果资料的管理工作，具体负责原本文件材料归档和地质成果资料汇交的验收、整理、编目、保管、统计、提供利用等工作。
3.协助总工指导、监督和检查地调项目实施过程中形成的地质科技文件材料的登记使用、整理归档、成果地质资料电子文档制作和汇交等工作。
4.协助总工制订和组织实施本院地质科技档案、资料管理工作的规章制度。
5.凡涉及国家保密法律、法规的所有资料，必须严格执行保密制度。
6.做好防火、防盗、防虫等“九防”工作，确保地质资料档案的安全。
第三章归档与汇交
第八条 地质科技档案、资料管理工作作为地质科研、管理工作的一项重要内容，必须纳入承担地调项目的科技人员的职责范围之中。
第九条 我校承担的地调项目，在实施过程中形成的各类科技文件材料，必须按《地质科学研究档案立卷归档办法(试行)》和《地质档案原本立卷归档的具体办法》建立档案，在成果报告评审之后三个月内完成立卷归档，并向地调院移交。
第十条 地调项目的成果资料电子文档，自《成果报告审查意见书》下发之日起180日内，按《中国地质调查局地质资料管理办法》完成成果地质资料汇交工作。
第十一条 为了确保地质科技文件材料和成果地质资料电子文档完整、准确按期归档和汇交，地调院应对各项目实行跟踪管理，不定期检查各项目实施过程中文件材料形成和积累情况。在成果报告评审之后督促各项目进行归档和汇交工作，并帮助和指导完成归档和汇交。
第四章保管和利用
第十二条 地调院对地调项目的地质科技原本档案、成果地质资料和其它资料，分别按流水编号方法进行编目和排架。
第十三条 定期对地质科技档案、资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并按规定定期上报主管部门。
第十四条 建立和健全地质科技档案、资料库房管理等相关制度。设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。
第十五条 库房应配备防盗、防火、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等设施。
第十六条 做好地质科技档案、资料管理的开发利用，逐步实现档案的标准化、规范化、现代化管理和服务。
第五章责任与义务
第十七条 地调院、项目单位及项目组要认真执行《中华人民共和国档案法》、《地质资料管理条例》、《中华人民共和国保密法》和《中国地质调查局地质调查资料管理办法》等法规。
第十八条 不按期归档、汇交资料者，取消其申报地质调查项目的资格，并追究。
第十九条 任何单位和个人不得涂改、伪造和擅自出卖地质资料，不得损毁、散失地质资料。违反者除追究当事人法律责任外，还须根据情节轻重给予行政处分和经济处罚。
第六章附则
第二十条 本办法由地调院负责解释。
第二十一条 本办法自颁布之日起执行。
附件一：《地质资料管理条例》
附件二：《地质资料管理条例实施办法》
附件三：《中国地质调查局地质调查资料管理办法》
附件四：《中华人民共和国档案法》
附件五：《地质行业地质科技档案工作条例》
附件六：《地质档案原本立卷归档的具体办法》
附件七：《地质科学研究档案立卷归档办法(试行)》
第四篇：声像和实物档案管理办法
声像档案、照片档案、实物档案管理办法
根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与
保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定，制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。
一、声像档案(磁性载体档案)
(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动，并在活动中直接形成的，有保存价值的，以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充，是我厅档案资源的重要组成部分。
(二)归档范围
1.党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。
2.以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。
3.反映各处室主要职能活动的声像材料。
4.本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。
5.以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。
6.反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。
7.其它有保存价值的声像材料。
(三)不归档范围
1.为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。
2.本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。
3.单位互赠的无参考利用价值的声像材料。
(四)归档要求
1.由形成单位负责，对需要归档的声像材料进行整理、编辑，及时向厅档案科移交。
2.一组具有有机联系的，反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。
3.归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4.归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。
5.归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。
(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文
件的完整性和准确性等。
(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。
(3)录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。
(五)归档方法
1.按——问题法分类项。
2.归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列，分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。
(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存，特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。
(七)管理与保护
1.为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。
2.遵循集中统
一、确保安全、便于利用的原则，厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。
3.归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时，应保存有关声像档案的文字材料。
4.保存声像档案库房要求：温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值，一旦确定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。
5.做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。
6.放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。
7.为保证声像档案、资料的质量，贮存的录音带、录像带，每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。
(八)利用
1.声像档案严格执行借阅审批手续，一般情况下不得外借，只能在档案室中查阅。
2.借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。
二、照片档案
(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的，有保存价值的，以感观材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料，是我厅档案资源重要的补充。
(二)归档范围
1.党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。
2.反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。
3.本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4.本厅召开的各种重要会议的照片档案。
5.反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。
6.本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。
7.反映本厅厅容和厅貌的照片档案。
8.厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。
9.与其他载体有密切联系的照片档案。
10.其他有保存价值的照片。
(三)归档时间
1.照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向厅档案科归档，或随其他载体档案一起归档。
2.厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。
(四)收集、归档要求
1.对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。
2.底片、照片、说明齐全;底片与照片影像相符;无底片的照片应翻拍底片。
(五)归档的方法
1.按照片反映的——问题立项分类。
2.照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。
2.1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。
2.2 文字简洁、语言通顺，一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。
2.3 照片档案的日期采用八位数表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日写作19960209。
(六)整理与管理
1.根据照片的分类情况，将照片、底片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。
2.根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。
3.抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。
3.1 照片号：案卷内照片的顺序号。
3.2 照片题名：应简明规范，准确地反映照片的基本内容。
3.3 参考号：与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。
3.4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。
4.档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。
5.保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃、相对湿度：35%—45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%，库房昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
6.照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。
三、实物档案
(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时，有参考利用价值的实在物品，如奖状、奖牌、锦旗、题词等。
(二)归档范围
1.上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。
2.党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。
3.重大活动中，有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。
4.平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。
5.其他有保存价值的实物
(三)不归档范围
凡与上述无关的实物不需归档
(四)归档要求
1.收到实物的单位和个人，在收到实物的1个月内，应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。
2.实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档，各职能处室的由各处室文书处理人员负责。
3.移交厅档案科的实物必须整洁，完整。并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。
(五)实物档案的管理，利用参见文书档案管理办法。
四、声像档案、照片档案、实物档案的借阅、销毁按照云南广播电视厅《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》规定办理。
第五篇：实物管理流程及仓库内部管理流程
公司设独立的仓库部门，财务部是仓库的主管部门。财务部经理有义务对仓库的日常管理进行指导和监督，负责对仓库主管的工作效绩进行考评。财务经理没有履行本条规定职责的，处以每月50元罚款，直至错误得到纠正。
仓库设仓库主管一名，全面负责仓库的日常工作。仓库主管享有仓库人员总奖金范围内分配权，招聘、解聘员工的人事建议权，工作调度权。仓库主管应当协调好仓库员工的工作、学习、休息时间，并参与ERP系统中的仓库人员权限设置、修改。仓库主管负责仓库与公司各部门的协调及向信息部报告工作中的问题，有义务对存货取得、验收入库、原料加工、仓储保管、领用发出、盘点处置等环节的仓库制度修订提出建设性的意见。仓库主管每周至少组织一次仓库内部的工作例会，并把例会的会议纪要报信息部备案。仓库主管有义务对仓库人员组织好培训工作，让每一个仓库人员熟悉各个仓库的收发料流程，能够胜任各个仓库的收发料工作。仓库主管每周参加一次信息部组织的部门信息通气会。仓库主管没有履行本条规定职责的，处以每月100元罚款。对仓库主管失职，财务部经理也未起到监督作用的，处以每月100元罚款。对本条规定之处罚，自错误发生之月其处罚，直至错误得到纠正之月止。
仓库采用ERP系统管理，公司的存货编码和各种表单的编号授权由财务部统一负责。财务部必须确保公司范围内存货编码的统一。采购部负责将存货编码维护入ERP系统，供后续人员使用。采购计划员将采购计划录入ERP系统，采购部负责将预计到货日期和预计到货数量及时准确的反映在ERP系统中。采购部应当保证ERP内的预计到货信息的可实现，平时做好与供应商之间的沟通工作，如实际到货信息将发生变化的，应当立即更新ERP信息。采购部中的当日到货的最晚时间是晚上九点整。采购部必须每月末将次月预计采购价格、每个供应商的预计供货能力列表报总经理审批，并将审批后的列表以书面格式和电子表格双重形式交给信息部备案。信息部审核无误后将书面格式和电子表格形式的列表交公司结算员，作为结算员与供应商结算的主要价格依据(实际结算时还应该考虑质量、数量、各类扣款等因素)。仓库主管每天上班时首先查看ERP，从表中显示的预计到货日期和预计到货数量，安排盘点，看每个到货日期是否有足够的人员和库位，做好调度工作。质检部经理每天上班时从ERP中查看是否有验收任务，做好人员调度工作。财务部没有履行本条规定职责的，处以财务经理及财务部相关责任人每月200元罚款。采购计划员没有履行本条规定职责的，处以采购计划员人每条信息10元罚款。采购部没有履行本条规定信息录入及更新职责的，处以采购部经理及采购部相关责任人每条信息10元罚款。采购部没有履行本条规定的报批及备案职责的，处以采购部经理及采购部相关责任人每次200元罚款。仓库主管没有履行本条规定职责的，处以每月100元罚款。质检部没有履行本条规定职责的，处以质检部经理每月100元罚款。本条规定的处罚，按月或按次计算的，自罚款当月开始至错误得到纠正之日止。处罚按条计算的，自处罚之日起开始计算，至错误得到纠正之日止逐日处罚。
仓库实施库位管理，库位设定、变更、取消应当征求生产部、采购部、财务部、信息部意见。仓库库位由仓库主管协调确定，并在第一时间将库位设置、变更、取消信息报财务部、信息部。仓库主管需要编制仓库库位图，报财务部、信息部备案。不同部门之间库位图存在差异的，以信息部存档库位图为准。仓库主管是仓库、财务部、信息部的库位信息一致性的第一责任人。仓库主管没有履行本条规定职责的，处以每月100元罚款，财务部经理监管不力的，处以每月100元罚款。信息部没有妥善保管库位图的，处以每次100元罚款。本条规定的处罚，按月或按此计算的，自罚款当月开始至错误得到纠正之日止。
仓库建立库位后，任何人不得未经仓库管理员同意的情况下占用库位。仓库的所有收发退料必须经仓库管理当场确认。除仓库部门员工、财务部经理及其指定监督员、信息部经理、信息部巡视员、指定叉车工、指定装卸工、生产部经理、车间正副主任、车间统计员外，其他部门和人员进入仓库，应当经过公司分管副总特别书面授权。公司分管副总特别书面授权允许进入仓库的人员在仓库期间，需仓库管理员全程陪同。叉车工、装卸工因工作需要进入仓库的，仓库管理员应当全程陪同。仓库管理员发现有人违反本条规定的，应当立即报告仓库主管、信息部用以罚款统计。本条规定以外人员未经授权，擅自进入仓库及库位的或者需要仓库管理员陪同而在无仓库管理员陪同的情况下擅自进入仓库及库位的，处以每次10元罚款。未经仓库管理员事前同意，本人或授意他人占用库位或动用、移动库存，处以每托50元罚款，不构成整托的，处以每片(件)5元罚款。未经仓库管理员同意，叉车工、装卸工擅自占用库位或动用、移动库存的，处以每托20元罚款，不构成整托的，处以每片(件)2元罚款。仓库管理员没有履行本条规定职责的，处以每次10元罚款。本条规定的处罚，自错误发生之日开始计算，直至错误得到纠正之日止逐日处罚。
公司由财务部牵头，会同仓库、生产部、采购部建立、及时完善存货保管制度，健全防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害和防变质等管理规范。财务部经理负责对存货取得、验收入库、原料加工、仓储保管、领用发出、盘点处置等环节的仓库制度进行修订。财务部独立判断仓库制度的修订是否需要征求相关部门意见的，并落实仓库制度的最终定稿。仓库管理员应当对仓库内的存货及时整理，根据预先获得的拟出入库信息及时调整库位，尽量使相同的存货放在相同或相近的库位。如发现拟入库的存货数量较多，仓库存放困难，应当及时仓库主管联系落实库位。仓库主管应当与采购部、生产部联系确认拟入库信息的准确性，入库时间的恰当性。如确实需要入库的，首先考虑跨仓库消化库位不足的矛盾，如还难以解决问题的，应当向公司分管副总请示解决办法。仓库管理人有义务确保账实相符，有义务按照防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害和防变质的要求管理库存。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与本单位存货混淆。仓库在实施货位管理的同时应当实施物资卡片管理。仓库内所有的库位前都应当挂上物料卡，及时填写存货变动信息。物料卡上应按照规定的填写规则填写货位号、存货名称、编码、规格、数量、到货日期，必要时填写厂家、颜色等特殊识别信息。仓库管理员应当将每托的物资信息列示在库位过道一侧，以便仓库管理员、仓库主管、公司巡视员对存货监督盘点。生产部门领料时，需经车间副主任以上领导审批。其他部门领料应当经部门经理审批。经审批的领料单交仓库负责该存货的保管人，由其负责发料，并在领(发)料单上写明库位存货数量的变动情况。领(发)料单交信息管理员录入ERP系统。仓库管理人发料时应当遵循账龄长的先发料、规格乱的先发料、符合(接近)尺寸的先发料的原则。除非仓库所发材料不可用或者浪费严重，生产部无材料选择权。生产部对所发材料持有异议的，应当第一时间报公司分管副总和信息部协调处理。仓库无合理理由未能执行先进先出的，公司给予处罚。如果仓库的库位要发生调整，由仓库保管人修改物料卡信息并填写库位变动表，表上记录产品规格，数量，原库位，变动后的库位，变动原因，仓库保管人签字。库位变动表交信息管理员录入ERP系统。仓库管理员应当将存货变动信息在15分钟内提交给信息录入员录入ERP系统。除非遇到仓库、财务部、信息部组织的临时会议，信息录入员应当在获得相关信息15分钟内录入ERP系统，会后也应当在60分钟内将所获得相关信息录入ERP系统。仓库和车间内存货都应当码放整齐，能整理成整托的，绝不让其成为另托。仓库主管、财务部必须对仓库内账实相符情况、码放情况突击检查，对发现的错误有权处罚相关当事人并报信息部备案。仓库主管、财务部应当每月对存货进行检查，关注仓库是否按仓储物资所要求的储存条件贮存。公司巡视员负责对仓库库存的突击检查，对发现账实不符的，或不按照规定码放、储存存货的，需报信息部。生产部经理是车间内存货管理的第一责任人，对车间内存货的数量、码放承担责任。信息部负责考核仓库、车间存货管理违规的控制、统计、监督。财务部未能建立存货保管制度的，对财务经理处以每次500元罚款。对存货保管制度执行后发现问题未能在二周内完善存货保管相关制度，并落实布置的，对财务经理处以每次200元罚款。仓库管理员未能获得拟出入库信息的，由信息部追查原因，如是仓库责任，对仓库主管处每条10元罚款，对财务经理处每条5元罚款。如是采购部、生产部责任，对相关部门经理处以每条10元罚款。各部门领料未经授权审批人审批的，对领料人处以每次10元罚款。仓库管理员在没有领料单或领料单审批手续不全的情况下发料的，对仓库主管、仓库管理员处每次50元罚款。仓库内库存码放混乱，另托不整理，相同的存货不放在相同或相近库位的，对仓库管理员、仓库主管、财务部经理分别处以每片(件)2元罚款。车间内库存码放混乱，另托不整理，相同的存货不放在相同或相近位置的，对生产部经理、车间正副主任分别处以每片(件)2元罚款。代管、代销、暂存、受托加工的存货，不单独存放和记录，与本单位存货混淆的，对仓库管理员处以每片(件)2元罚款。每托的物资信息未列示在库位过道一侧的，对仓库管理员、仓库主管、财务经理处以每托2元的罚款。物料卡填写不及时或不及时将出入库信息提交给信息录入员的，对仓库管理员处以每片(件)1元罚款。对信息录入员不在规定时间准确录入的，对信息录入员处以每片(件)1元罚款。对账实不符的，根据实物所处位置对仓库管理员、仓库主管、财务经理，班组长、车间正副主任、生产部经理处以每片(件)1元罚款。公司巡视员巡视工作不力，不能发现问题的，对公司巡视员，信息部经理处以处以每片(件)1元罚款，如事件不按数量计量的，处以每次10元罚款。因库位不足，仓库主管应当与采购部、生产部联系确认拟入库信息的准确性，入库时间的恰当性、向分管副总经理请示的，相关部门负责人不配合的、推诿的，对采购部、生产部经理处以每次100元罚款，对分管副总处以每次500元罚款。本规定的处罚，按月计算的，自错误发生之月起至错误纠正之月止逐月计算;按次或按照数量计算的，自错误发生之日起至错误纠正之日止逐日计算。
每月末，仓库主管应当与财务部核对存货账龄信息。对账龄超过6月的，应当提供书面报告说明原因并提出处理意见给生产部，生产部应当在3日内在仓库提交的书面报告上提出本部门的处理意见提交公司总经理审批。仓库主管每个月最后一个日历日将库存目录交生产部确定下个月抽检或全检的范围，生产部必须在次日前将确定结果交质检部，同时抄送信息部备案。如质检部所获清单与信息部所获清单不一致的，以信息部备案为准。仓库主管不能按规定时间核对账龄信息、提交上述报告或生产部经理部在规定时间提出处理交总经理的，处以每日50元罚款。仓库主管不能在规定时间将库存目录交生产部、生产部不在规定时间确定或向质检部提交检验方式或不向信息部备案的，根据责任对仓库主管、生产部经理处以每日50元罚款。本条规定的处罚，自错误发生之日起至错误纠正之日止逐日计算。
外购商品到货，门卫先联系质检部，由质检部进行外观检验。质检部经理根据ERP系统中列示的预计到货信息和门卫的通知安排外观检验。质检员应当首先查看送货单上的信息是否与EPR系统中约定的到货品种、日期进行核对，信息不一致的，直接通知采购部处理并对采购部开出罚单。如送货单上没有任何编号(订单号、合同号等)的，应当由质检部立即通知采购部查明相关订单号。在没有得到订单号前，不得进行外观检验。在送货单与与ERP系统中约定的到货品种核对一致的，查看实物与送货单是否一致。发现品种不一致或数量明显异常的直接通知采购部退货，如未发现不一致方可进行外观检验。采购部签订采购合同后，需要将采购合同副本或类似注明产品特征、质量、数量的文件副本交质检部。对纸箱等以图案要求为主要识别特征的商品，还应当由采购部将相关图案交质检部、仓库(成品管理员、纸箱管理员)。外购存货的验收，质检部应当重点关注合同、发票、送货单等原始单据与存货的质量、规格等核对一致。标签到货时，质检员在外观检验时必须抽取10张不同的标签，将标签内载的实际的情况扫描在质检部经理指定的电脑里，与采购部预留信息核对一致，质检部经理对每批次的标签进行抽查。纸箱到货时，质检员应当检查实际规格尺寸、图案、合同号等与采购部预留的相关图案数据一致。外观检验应当在外购商品到货后30分钟内完成。在外观检验合格的情况下由质检员立即通知仓库盘点卸货。如外观检验的不合格率超过10%(含)的，或者纸箱实际规格尺寸、图案、合同号等与采购部预留的相关图案数据不一致的，或者一致标签扫描结果与采购部预留信息不一致的，由质检部直接通知采购部善后，不得通知仓库盘点卸货。仓库管理员接到质检部卸货通知后，立即组织人员卸货，并根据ERP信息与送货单上的数量进行核对，将实际数量在送货单上签字。如实际数量与约定送货数量发生重大差异的(一般指数量差异大于10%)，由仓库管理对采购部开出罚单。仓库管理员必须对卸货人员如何码放实物发出指令，原则上必须按照标准托进行码放。仓库主管对标准托的码放数量作出统一规定。如遇采购到货和生产领料同时发生的情况，仓库将以生产领料为主，然后卸货。但如遇下雨、下雪或即将下雨等意外情况，仓库优先安排卸货、收货。仓库需要使用叉车的，由仓库主管与叉车调度协调调动叉车。外观检验不合格率超过10%(含)的，除非生产部经理、质检部经理、技术部经理共同签字确认，采购部应当全部退回整批货物。如果生产部经理、质检部经理、技术部经理共同签字确认同意保留部分材料的，采购部应当将有关审批文件送仓库审核相关审批是否齐全。仓库审核无误后方可盘点卸货。对外观检验不合格率超过10%的，采购部应当于发生事故的次日下班前，编写书面报告报公司分管副总经理采购部与供应商的协调结果(包括非正常选板、砂光等额外成本的结算情况等)及继续保留该供应商的理由并同时将书面报告抄送信息部备案。分管副总经理没有批示前，不得再向该供应商购货。相关部门违反本条规定流程办理收货业务的，对相关部门负责人处以每次50元罚款，对直接责任人处以每次30元罚款。本条规定的处罚，自错误发生之日起至错误纠正之日止逐日计算。
公司检验方式分抽检和片检两种。在抽检的情况下，商品到货时经质检部抽检后以实际到货数量办理到货和入库手续。质检部完成抽检后，将检验报告交信息管理员录入汇总表。根据抽检得出的残次率推算出本次到货数量的残次品总量。如果残次品率超出可接受范围，由采购部确认后联系客户，进行协商。对残次品率连续3次以上或者累计6次超出可接受范围，采购部应当于发生事故的次日下班前，编写书面报告报公司分管副总经理采购部与供应商的协调结果(包括非正常选板、砂光等额外成本的结算情况等)及继续保留该供应商的理由并同时将书面报告抄送信息部备案。分管副总经理没有批示前，不得再向该供应商购货。因供应商供货问题而发生的非正常选板、砂光等额外成本在没有与供应商达成一致意见前，公司与采购部经理、直接责任人各承担三分之一。财务部门根据入库单和质检报告，得出最终确定的符合标准的数量*合同单价，算出应付账款总额。再用应付账款总额/实际到货数量，算出实际的商品单价。财务的入账数量为仓库实际到货数量，入账单价为计算后得到的单价。结算员以上述计算方法编制结算单与供应商结算。对抽检的时间限定：除胶合强度测试需要8小时，甲醛释放测试需要24小时，可以在次日或稍微延长时间(不超过两日)完成验收外，其他检验基本应在3小时内完成。即当日完成检验。在抽检的情况下，我们已经根据合格率与客户进行了结算，并为此提前支付了货款，我们已经承担了风险，相当于买断，杉木条除非废板的比例大于3%，其他原料的废板率大于0.5%，否则不退废板。每日下班前，公司质检部经理应当对每日的验收进度进行检查，并做好书面检查记录。对未按时完成的验收项目原因进行调查，并将原因及解决方案报信息部备案。公司巡视员对检验的效率实施巡视，并向信息部汇报巡视情况。每月末，财务部主办会计提供提供所有原料目录，给质检部应以明确检验时间，由生产部审批后报质检部执行，并抄送信息部、财务部备案。在片检的情况下，按实际到货数量入ERP。对复合仓库，货物由仓库管理员开出跟踪单发货，交车间进行砂光、选板。砂光时应该由砂光工人选出砂坏的废板，否则选板选出的砂光引起废板将从砂光工人处获得工资。选板工序中应该将因砂光而引起的废板与供应商提供的废板分开。砂光期间的工人管理和数量控制责任由车间负责。在车间领料到材料正式入库期间发生的材料减少由车间承担责任。对于胚板仓库，由于砂光后再次入库的胚板与未砂光的胚板显著不同，且公司已经支付了砂光工序的工资，仓库将砂光后的胚板做为新材料入库，ERP中自己生成到货单和入库单。公司其它材料需要从仓库领出后简单加工后再次入库的，也应当按照新品种入库。片检完成后，车间将经质检的货物交还给仓库，仓库信息管理员开具入库单，记录入库日期，入库单号，入库数量，产品规格，物资存放库位，并由仓库主管指定仓库保管人。入库单经适当审批后由信息管理员录入ERP。仓库部门按照检验出的不合格产品数量入废料库。财务部从信息管理员处获得验收单、入库单、其他相关单证，根据入库单和验收单、其他相关单证做账。相关部门违反本条规定流程办理收货业务的，对相关部门负责人处以每次50元罚款，对直接责任人处以每次30元罚款。质检部未按规定时间完成检验的，对质检员处以每托5元罚款，不构成整托的，处以每片(件)1元罚款。质检部经理没有履行监督职责，致使质检不能按时交完成的，对质检员处以每托10元罚款，不构成整托的，处以每片(件)2元罚款。采购部或者供应商投诉砂砂坏的废板和混入应退给供应商的材料中的，由质检部牵头、会同生产部、信息部进行核查，情况属实的，对相关车间主任和组长处以每片(件)10元罚款。本条规定的处罚，自错误发生之日起至错误纠正之日止逐日计算。
车间领料必须与生产订单挂钩，每张生产订单可以多次领料。领料单由信息管理员事先在ERP中查询本生产订单的累计领料量，除非补单，累计领料量不得超过生产订单中确定的预计总领料量。在总领料量限额内，信息管理员打印领料单，经车间副主任以上领导签字后方可领料。财务经理对信息管理员是否控制领料进行监督。存货领料按照白班和晚班分两种程序处理。白班时由仓库根据领料单所列明的内容将生产部所需的存货送车间指定位置。叉车由仓库主管负责调动，叉车调度接到仓库主管的送货指令后必须在15分钟内安排叉车调仓库指挥。除非出现补单或生产冷僻产品、机修领料，车间必须在当日白班时领走晚班所需的全部存货。晚班时，仓库受理车间因补单、生产冷僻产品而发生的领料。仓库主管应当安排好夜间值班人员，确保仓库夜间值班人员获得白班下班时的存货的库位分布、品种、数量信息，满足车间在特定条件下的领料。晚班领料的，叉车由车间负责协调。由于信息员夜间不值班，仓库值班人员将发货清单签字后交所仓库主管或其指定的白班接班人员核实并由仓库主管白班接班人员转交信息员。信息员负责将夜班领料信息录入ERP。晚上仓库值班人员发货完毕时，应当例行检查仓库，包括灯、门窗等相关设备，随后锁门离开。信息管理员没有执行本条规定的，处以每次30元的罚款。财务经理对信息管理员监督不力的，处以每次30元罚款。仓库主管未按本条规定，及时通知叉车调度调动叉车，或者叉车调度未能在规定时间调度叉车的，处每次30元罚款。车间没有按照本条规定，安排好领料时间，随意领料的，对车间正副主任处每次30元罚款。仓库主管没有安排好夜间值班人员，处仓库主管每次30元罚款。夜间值班人员擅离职守，影响及时领料的，处仓库管理员每次30元罚款，处仓库主管每次10元罚款。本条规定的处罚，自错误发生之日起至错误纠正之日止逐日计算。
全部存货的数量在仓库与其他部门或部门与部门之间交换实际管理权时必须由收货方立即点清，如收货后再发现数量差异，由收货方承担责任，不得追究前货物管理人的管理责任。在公司内部，存货实际管理权发生交接时，收货方应当对存货的质量进行外观检验。交货方应当将存货码放整齐，以便于盘点，否则收货方有权拒绝接收。如收货后再发现存货存在质量问题的，除非公司有专门规定，应当凭质检部的质检报告判断责任归属。质检部在接到此类质检通知后，必须在当日出具质检报告。公司内部对管理权交接而引发的责任争议需要质检部出具质检报告的，质检请求必须在提交质检部的同时抄送信息部，以便信息部监督质检部是否按期完成质检报告。质检部完成质检报告后，提交争议部门的同时将质检结果抄送信息部，以便信息部追究相关部门责任。质检部对相关部门提出的质检要求推诿的，对质检部经理及相关质检员处以每次每日10元的处罚。
信息管理员需要将退回供应商的胚板数量通过ERP管理，并引出明细表。明细表中需要明确到货单号、采购合同号，用以与供应商核对;如果车间领料后退料的，需要明确领料单号、生产订单号，用以与生产部核对。对车间退料的，需要由质检部门介入核查退料原因是由供应商引起的还是生产引起的。如是供应商的问题，在全检的情况下允许作为红字领料，在抽检的情况下不得作为红字领料，不进行ERP记录。对车间加工问题，不得作为红字领料，车间主任同意后可以补领材料，并开具跟踪单(补单)。如果属于工艺上的要求必须多领进行简单加工后退多余料的，需要码放整齐填写退料单退回仓库。除计量差异外，任何红字领料或退料需要凭质检报告操作。相关部门违反本条规定流程办理退货业务的，对相关部门负责人处以每次50元罚款，对直接责任人处以每次30元罚款。本条规定的处罚，自错误发生之日起至错误纠正之日止逐日计算。
经质检部验收合格的产品可交仓库做入库处理，验收后不合格的产品应由验收人员填制不合格产品处理表，并将这批不合格产品退回生产部，由车间整理归类(返修，报废)成标准托后存入成品仓库。如可以返修的，编制返修单，返修单上的工序原则不计算工资，车间主任认为应当给付工资的除外。如要报废的，质检部填制的不合格产品处理表应当随报废物资一并交仓库。相关部门违反本条规定流程办理业务的，对相关部门负责人处以每次50元罚款，对直接责任人处以每次30元罚款。本条规定的处罚，自错误发生之日起至错误纠正之日止逐日计算。
除公司内部争议而编制的检验报告，其它检验报告应一式两份，一份给仓库，一份给采购部。
车间领料后必须一次投料，严禁在未获得仓库承诺材料齐全的情况下盲目投料。车间正副主任应当控制单一生产订单的不同托的每道工序完工时间不得间隔2天。对单一生产订单，后道车间负责监督前道车间半成品不同托号的完整移交。前道车间不能完整移交单一合同不同托的，后道车间必须报告生产部经理和信息部。仓库负责控制对单一生产订单的一次入库，并负责将车间不一次入库的情况向生产部经理和信息部举报。车间违反本条规定不能一次投料的，对生产部经理和车间正副主任处以每次200元罚款。车间主任控制生产进度不力被后道车间或仓库举报的，对负有责任的车间正副主任处以每次每日50元罚款，直至错误得到纠正。相关人员发现问题，没有履行举报义务的，处以每次每日20元罚款，直至错误得到纠正。
委托外单位加工的产品的收和发由仓库负责，和车间无关，出门证由财务部出具。相关部门违反本条规定流程办理业务的，对相关部门负责人处以每次50元罚款，对直接责任人处以每次30元罚款本条规定的处罚，自错误发生之日起至错误纠正之日止逐日计算。。
公司要求上级对下级、后道程序对前道程序进行管理、监督。对违反本流程的各种行为，除非本流程明确了上级对下级的错误承担领导或监管责任的，上级对下级、后道程序对前道程序已就单一事件、同一片(件)进行处罚的，不追究上一级、后道程序责任。
本制度由负有监督职责的各个部门、人员执行，由公司分管副总经理监督。相关处罚信息由处罚实施人处罚后交财务部汇总计算、信息部备案。