高校办公室是高校的重要职能部门, 是高校的中心枢纽单位, 是高校党政领导与师生、职能部门与教学单位以及各单位间沟通的桥梁, 起着承上启下、协调各方、保证学校各项工作正常运转的重要作用。在职能发挥上, 高校办公室发挥着参谋助手、统筹协调、调查研究、咨询服务、督促检查等功能。办公室的管理和服务水平直接影响着学校的改革、发展、建设、运行以及对外交流交往。
伴随着国家发展, 教育领域综合改革工作全面启动, 高等教育步入以提高质量和发展水平为主的新阶段。全面深化高等教育综合改革, 成为破解高等教育深层次矛盾、实现全面发展的必然要求。为了适应高等教育的发展新形势, 适应学校改革发展新要求, 高校办公室的工作难度逐渐增大、工作要求日益提高、工作任务更加繁重。所以, 出色完成办公室工作, 管理服务水平的提升非常关键。
一、正确认识高校办公室的职能
(一) 参谋助手、决策咨询。主要是指办公室通过围绕学校党委和行政的中心工作、改革与发展战略研究等重大问题进行调研, 通过对学校整体情况的分析、获取全面的信息资源, 对学校办学中的重点、难点、热点问题和改革发展中的重大事项进行认真的思考和谋划, 提出切实可行的建议和意见, 力争为领导决策提供科学的依据和参考意见。
(二) 综合协调、组织实施。办公室作为领导工作的辅助部门, 主要是安排部署学校各项事务, 统筹协调各方利益, 理顺各层面关系。面对纷繁复杂的工作, 办公室要按照学校管理规章、运行规则, 充分发挥协调的功能, 根据事务的性质、轻重缓急分类, 在统筹处理各面利益的基础上, 让各项工作井井有条地开展。必要时可组建重大事项协调机构、项目完成领导小组, 早部署、早实施、确保质量。
(三) 服务窗口, 对外形象。办公室工作要以学校教学、科研、学生为中心, 紧紧围绕重点, 为学校领导、各职能部门、各教学单位和广大师生提供高效、优质的服务。办公室要始终从学校大局和全局利益出发, 从大事着眼、从全局角度考虑、细化各项管理, 充分发挥办公室主观能动性, 当好领导的参谋助手。通过完善规章制度, 完善岗位职责, 确定服务标准, 规范服务流程, 建立工作责任人制度, 进一步将各项工作制度化、程序化, 形成操作性强的工作规程。做好领导与部门之间的沟通, 处理好各部门之间的协调;运用新媒体, 畅通师生反映问题渠道, 听取师生意见, 如实反映基层情况, 做到下情上传, 发挥管理和服务育人的功能, 做好学校和师生、群众间的桥梁纽带作用。加强与当地政府、相关单位及上级部门的沟通联系, 展示学校对外形象。
(四) 督促检查、催办落实。督促检查是提高执行力的有效手段, 是推动学校职能部门、教学单位贯彻落实学校党委、行政重大决策部署的关键环节, 是转变工作作风、提高效率的必要途径, 督促检查工作的出发点和落脚点是抓落实。办公室要建立催办事务落实制度, 建立工作承诺制、首问责任制、限时办结制以及年度工作和重点工作完成情况报告制等, 进一步突出督查重点、增强督办实效, 确保学校政令贯通, 各项工作开展科学有序。
二、强调高校办公室的规范管理
(一) 完善规章制度。办公室的工作琐碎、复杂, 内容涉及面广, 要做到工作有序, 必须建立和完善规章制度。进一步明确各单位工作职责, 理顺校内管理关系, 明晰办事原则和办事流程, 依照学校《章程》, 牵头修订和完善各项规章制度, 为实现依法治校, 高效运转, 奠定基础。
(二) 规范办文办会程序。及时根据国家公文管理规定, 认真梳理学校现行公文管理办法, 制定符合学校实际的办文程序, 严格执行公文处理办法, 确保公文办理优质高效, 努力发挥好公文下情上传、上情下达、沟通联络、安排部署的作用。完善和修订学校议事规则, 执行学校议事程序;制定会务工作手册, 合理把握, 精心组织, 充分考虑各个细节, 安排协调好各类会议, 为会议提供最周到的服务, 保障会议的顺利召开。
(三) 推行办公自动化。随着信息技术的发展和网络的普遍应用, 办公自动化的推行可以进一步提高工作效率, 减少资源浪费, 降低行政成本。借助办公自动化平台, 可开展传输文件、会议通知、政务公开、视频会议等业务, 大大简化工作程序、提高办事效率。
(四) 提升人员素质和能力。一切工作的推进都需要落实到人, 办公室人员的素质和能力直接影响着办公室管理服务的水平。因此, 办公室人员要有一定的高等教育管理知识, 较强的文字处理能力, 较好的综合协调能力, 敬业奉献的品质, 良好的精神面貌和形象, 同时要求办公室工作人员要有创新意识, 要有善于谋划、总结工作的能力。
高校办公室作为高校的重要职能部门, 在高校的运行、改革和发展的过程中发挥着关键作用, 高校办公室工作只有正确认识职能, 加强规范管理, 强化人员素质, 督办落实到位, 才能真正发挥应有作用, 推动学校各项事业健康有序发展。
摘要：高校办公室作为高校的重要职能部门, 要在正确认识职能的基础上, 不断完善规章制度、规范日常运行、提高人员整体素质, 为高校改革发展、规范有序运行贡献力量。
关键词：高校办公室,规范管理,提升素质
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