一、内河航运工程建设项目档案管理工作的意义
首先工程项目的档案文件是内河航运工程建设项目的重要组成部分, 在工程正式施工之前就已经出现了许多有价值的文件资料, 这些资料对于工程项目的决策、预算编制、审批等都具有一定的影响, 而预算编制和招投标中所产生的文件资料则是项目勘测和设计的依据。如果前期这些资料丢失将严重影响后期的施工建设、竣工验收和管理维护。其次, 档案管理是工程建设质量控制的关键。在内河航运工程建设中, 影响质量的因素众多, 而对工程档案进行管理控制则可以全面详细地记录工程施工全过程, 也就是可以全面掌握影响质量控制的因素, 比如可以通过记录施工日志的方式来反应施工现场工艺流程, 通过拍照摄影反应施工现场环境的变化等。此外, 由于内河航运工程建设施工环境复杂, 容易受到自然灾害的破坏, 为了能够防范灾害带来的损失, 工程档案可以客观反应各个施工环节的细节, 从而有利于灾后维修恢复。
二、新时期内河航运工程建设档案管理工作面临的主要问题
新时期, 随着信息化技术的发展, 传统的档案管理模式和方法已经很难适应时代发展的需要, 所以不管是企事业单位, 还是国家机构或社会组织, 都开始采取信息化数字化的手段来进行档案管理。但是在信息化管理档案中却存在如下问题:
1. 基础设施问题
实现档案信息化数字化网络管理的基础是拥有完整的基础设施和计算机硬软件设备, 现阶段虽然大多数企事业单位和机构已经开始实行数字化管理档案, 但在基础设施建设上还有很大的提升空间。这主要是因为管理人员对于数字化档案管理的认识不足, 对网络化管理档案的重视程度不够, 所以部分档案管理的计算机软硬件设施还是无法满足现代社会发展的需要。随着档案需求的增大以及档案数量的增多, 很显然使用传统的档案管理方法已经不可行, 而加强更新计算机软件系统, 加强硬件设备建设才是提高档案管理的关键。
2. 管理人员服务质量问题
在信息化发展的背景下, 档案管理工作者不仅仅是档案的管理者, 更是档案信息内容的收集者、整理归纳者以及信息的分享和传播者。也就是说在新时期档案管理人员的职能范围扩大, 从单纯的管理者变成了信息服务者, 是要为企事业单位所有工作人员或社会公众提供服务的。但是由于档案管理人员自身专业能力不足, 对信息化档案管理的认识不够, 因而无法适应档案管理的发展。此外, 管理人员对计算机信息技术的掌握程度低, 缺乏档案信息系统的管理方法和经验, 所以也会对实现高效的档案管理产生阻碍。
3. 管理范围问题
企事业单位和机构的信息档案内容繁多, 包括各种基础性资料、财务资料和管理资料等, 对于这些资料的收集和管理部分单位或机构还没有明确管理范围, 哪部分资料应归哪个部门管理, 管理人员的具体职责是什么并未完全确定。如果管理范围和管理职责不明确, 则会出现管理混乱的问题, 甚至可能出现档案丢失的问题。
4. 信息安全问题
网络信息安全是信息化技术发展背景下一直在强调的一个问题。尽管我们国家一直在加强网络信息安全管理, 在不断研究和开发防入侵防病毒系统, 但对于大部分单位或机构来说, 其在进行网络化管理档案时还缺乏有效的信息安全措施。这是因为一方面计算机软件和计算机网络本身就存在不完善和不稳定的地方, 另一方面对于黑客的入侵和病毒的入侵防不胜防, 一旦攻入到单位我的网络系统则会给单位造成巨大的损失, 导致档案信息无法被高效利用。
三、加强内河航运工程建设现代化档案管理的对策
1. 加强基础设施建设
为了使数字化网络化管理档案更加有效, 提高档案的利用率, 首要做的是加强基础设施建设, 比如重新布置网络和网线, 更新档案管理软件系统, 引起技术含量较高的计算机硬件设备等。但是在满足当前档案管理发展需求的同时, 还要考虑到单位或机构自身的未来发展, 所以在进行基础设施建设中还应该确保这些基础设施是可以适应单位或机构整体事业发展特点的。
2. 提高管理人员服务能力
在档案管理人员能力提升上, 首先是要改变他们传统的管理理念, 使他们充分认识到利用互联网技术进行档案管理的必要性和重要性。其次丰富管理人员的专业知识, 提高他们在档案管理方面的专业能力。此外, 更重要的是对档案管理人员进行计算机网络技术应用培训, 提高他们运用计算机技术来管理档案的能力。
3. 明确管理范围和具体职责
为了避免档案信息因管理不当而出现丢失、损坏等问题, 单位或机构有必要建立一套档案管理制度体系, 通过制度来约束档案管理人员的行为, 提高他们的责任意识, 明确自己的工作职责。此外, 应对档案内容进行合理的分类归纳, 确定每一类型的管理范围, 并及时收纳和补充新的档案信息。
4. 加强信息安全监控与管理
电子档案在便于单位或机构工作人员搜索和使用的同时, 也存在不小的信息安全隐患。因此为了加强档案信息的安全性, 应加强信息安全监控, 对档案信息进行加密处理, 对于重要的文件进行备份。另外, 最主要的是要升级软件系统, 通过软件系统自身性能的提高来自动防御和修复黑客和病毒的入侵。
四、结语
综上所述, 内河航运工程建设项目的档案管理对于工程建设质量的提升, 工程建设单位管理水平的提升, 减少施工损失, 促进现代化建设等都具有十分重要的意义。作为内河航运工程建设项目中重要的组成部分, 档案管理工作能够有效控制建设项目的质量, 防范灾害破坏和破坏后的维修恢复建设。因此, 针对当前现代化档案管理基础设施建设问题、管理人员问题和管理职责范围以及信息安全问题, 应当采取针对性的措施加以解决。
摘要：内河航运工程建设项目的档案管理工作贯穿于该工程建设的始末, 是一个对于项目数据收集、记录和整理归档的过程。在建设中所产生的文件资料能够全面真实地反映该工程建设的详细情况, 为后期的竣工验收、管理维护等提供参考借鉴。所以为了保证内河航运工程建设项目能够顺利展开, 后期管理维护工作能顺利进行, 必须要做好档案管理工作。本文将在分析内河航运工程建设项目档案管理意义的基础上, 对当前档案管理工作中存在的问题进行探讨, 然后就如何加强内河航运工程建设项目档案管理工作提几点看法。
关键词：内河航运工程建设,档案管理,意义,问题和对策
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