一、办公室档案管理对事业单位的作用
办公室的档案资料是单位日常工作中产生的基本资料, 档案中记录的是单位各项工作的情况, 事业单位的档案管理对于事业单位而言具备特有的重要意义。主要表现在:为管理者提供全面而真实的单位工作信息, 帮助管理者做出正确的工作决策与指导, 有助于协调与管理各个部门之间的工作衔接, 由此提高工作的效率;为单位工作开展提供重要的基础资料, 为工作实施提供参考资料;在日常管理中可以通过档案资料来评价工作的成果, 方便管理者对基层工作进行准确评价, 辅助绩效管理;随着事业单位的企业化管理与社会化人才机制的引入, 档案管理已经逐渐从单纯的资料记录与统计改变为企业的基础资料的动态化管理, 不仅仅提供基本数据也要为单位职能部门提供各种不同的资料组合, 帮助单位正确的调整管理制度、调配资源, 提高管理效率。
二、事业单位办公室档案管理存在的问题
1. 档案职能意识的淡漠, 在单位管理中对经营、社会效益重视程度逐步加重, 所以针对单位基础资料的管理逐步淡化, 尤其是针对管理成本的降低, 机构的精简是必然趋势, 此时单位档案管理也就成为精简的对象, 一些档案与人事管理工作都已经逐步进入到办公室管理范畴, 兼职化的档案管理成为了普遍形式。
2. 档案管理信息化步伐滞后, 随着单位管理的信息化程度提高, 大量的工作已经从纸质资料变为电子资料, 而一些档案管理仍然处在传统的管理方式中, 因此大量的工作资料与人事材料不能及时汇总, 影响了档案管理为决策提供资料的效率。
3. 档案管理的形式化突出, 单位管理中档案管理仅仅是为了记录而记录, 不能利用档案中的数据与资源为其他部门服务, 虽然进行了信息化的改进, 但是信息化后的档案管理不能为单位提供动态化信息, 只是资料的堆积, 不能从档案中获得效益, 因此信息化也只是徒有其表。
4. 流动人员增加也给档案管理带来较大的困扰, 在档案管理乃至办公室档案管理中, 人事档案的资料管理是一个重要的管理内容, 而目前的事业单位中, 一些人员属于外聘人员, 这些人员多数是临时性工作, 其档案在事业单位的档案中存留时间较短, 但在管理中也不能因为建立的时间短暂就不进行系统化管理, 这就给档案管理增加的负担。
三、事业单位办公室档案管理的创新措施
1. 实现信息多元化
(1) 实现档案管理的工作重组, 对原有的档案管理模式进行改变, 针对工作内容进行信息化调试, 对信息收集与处理进行统一, 建立信息管理与服务中心, 即在档案管理中建立一个统一的窗口, 对工作资料与人事档案进行统一管理, 利用窗口模式来整合各种档案资料。同时完整窗口的功能, 提高其信息化水平。
(2) 提高工作的质量与水平, 在管理中进行工作方式的创新, 如改变档案统计的方式, 利用电子信息共享的模式, 针对不同的部门的特征制定不同的信息统计流程, 对各种档案资料进行信息化汇总, 即在不同部门的电脑上建立专门的统计表格, 各个部门完成填写后即可共享, 而档案管理人员可以利用网络来统计资料, 并对其进行审核, 相互沟通信息的完整度与修改信息, 从而保证信息实时化更新。
(3) 建立更加完善的数字化档案库, 随着信息化数字化的深入, 档案管理应全面实现数字化, 此时应适应性的创建与本单位相适应的数据库, 此时可以引入成熟的数据管理软件, 通过对软件的小范围开发与改进来适应本单位的需求, 从而保证档案管理的适应性与效率。这也是适应数字化需求, 进行创新档案管理中不可或缺的重要内容, 而在这个创新措施中, 应注意对档案安全性的保护, 也应注意创新的适应性, 使得数字化适应单位的基本需求。
2, 流动人员的管理创新
流动人员的特征就是更新快, 在不同的部门中存在大量的流动性人员的临时信息, 这些信息是人事管理中不能忽视的重要信息, 因此在档案管理创新中不能忽视这个现实问题。因此在档案管理中应针对不同部门流动人员的特征进行适应性创新, 针对性指定信息统计。市场化已经改变了就业人员的流动模式, 人事档案管理也必须适应性这个社会现实, 因此在档案管理中应重视两个层面的创新, 一、最大限度地体现人才开发机制, 针对适应本职工作的人才提供发展空间, 建立内部的人才库, 针对流动人员中工作业绩与素质较好地人员进行档案保留, 为其提供长期的资料保留, 从而为其发展与晋升提供依据, 从而为本单位的人才储备拓展空间。二、拓展软件管理功能, 为本单位的管理创新管理模式, 使得流动人员的管理适应本单位的人员流动模式, 最大限度地简化管理流程, 从而提高流动人员的管理效果。
结语
总之, 在档案管理与人事管理发展中, 必须突出对社会与单位发展的适应性, 新的思想与理念, 甚至是技术都是档案管理与人事管理创新的重要武器, 最终的目标就是提高档案与人事管理的突出作用, 为单位的发展提供必要的资源管理措施, 从而帮助单位提升社会与经济效益。
摘要：事业单位的档案与人事管理工作已经步入了社会化进程, 市场机制下档案管理必须进行大胆创新才能适应事业单位的工作需求。在分析档案管理与创新的重要意义的基础上, 本文针对档案管理中的创新要点进行了重点分析。
关键词：事业单位档案管理,现状分析,创新措施
参考文献
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