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第一篇：采购物资退货管理方案
某矿务集团公司采购物资退货办法
为加强采购物资管理，降低储备资金占用额，提高企业经济效益，根据某矿司[XX]152号文《某矿务集团物资集中供应管理办法》，特制定本办法。
一、退货物资范围
1、集团公司集中采购物资，因使用单位提报需用计划不周等需方原因，造成无法在本单位使用的采购物资，且符合下列条件之一者：
(1)集团公司内部能够调剂使用的物资;
(2)社会市场能够通用并落实到买受人的物资;
(3)经与供货厂方协商可以退回原生产厂的物资。
2、因产品质量、交货期等供方原因造成无法在原使用单位使用的采购物资。
二、退货程序
退货单位须经其供应部门及经营负责人签字后向物资采购部门提交退货申请，物资采购部门落实后，符合退货条件的按照规定的物资验收入库程序办理退货。退货单位应保证所退物资相应的附件、质量标识、证件及实物的完整。
三、退货物资价格计算
1、因退货单位计划原因要求退货并且退货物资可以内部调剂使用的，自到货之日起，三个月内由物资采购部门与退货单位按照采购价的80%退货结算，每延期一个月再按降低10个百分点结算，超过六个月不予退货。
2、内部不能调剂需要通过市场销售或与供货方协商可以退货的，自到货之日起，三个月内其退货结算价格按照市场实际销售价或与供货厂方协商退货价的80%计算，每延期一个月再按降低10个百分点结算，超过六个月不予退货。
3、因物资产品质量或交货期原因造成退货的，按照物资采购部门与领用单位结算的金额退款，物资采购部门与供应商按合同约定处理。
4、退货结算价与原采购价格或协商退货价的差额部分冲减物资采购部门管理经费。
四、其他
1、非集团公司集中采购的物资退货参照此办法执行。
2、原有规定与本办法相抵触的，一律以本办法为准。
3、此办法从下发之日起执行。
第二篇：物资采购管理制度-物资采购管理制
度
机关物资采购管理制度
第一章 总 则
第一条 为进一步加强物资采购管理工作，规范物资采购行为，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《东莞市政府集中采购目录及政府采购限额标准》，结合我局实际，制定本办法。
第二条 局机关、各直属单位所有物资的采购均适用本办法。
本办法所称物资采购，是指局机关、各直属单位用财政性及自有资金，
通过购买、租赁等方式，获取货物、工程和服务的行为。
第三条 物资采购应当公开、公平、公正，遵循竞争、择优、效益的原则。
第二章 物资采购的组织
第四条 局机关成立物资采购工作小组，由局长任组长，分管副局长和纪检组长任副组长，成员由局办公室、计划财务科、人事监察科和各业务科室主要负责人组成。各直属单位要相应成立物资采购工作小组，负责本单位的物资采购和管理工作。
第五条 物资采购工作小组负责本单位采购计划的审定，组织实施采购事项。
第三章 物资采购程序
第六条 物资使用部门应在每年的9月份前，向本单位物资管理部门，提出次年的物资采购计划，由单位物资管理部门汇总初审后，报物资采购工作小组审定。
物资采购计划应当包括采购项目
的性质、用途、数量、技术规格等内容。
第七条 物资采购计划经物资采购工作小组审定后，由财务部门列入下一的财政预算计划。
第八条 物资采购工作小组依据预算批复，负责组织实施物资采购，物资使用部门参与采购本部门采购项目的全过程。
第九条 办公室负责物资采购合同的签订，由物资采购工作小组组长签字确认后交财务部门办理付款事项。
第十条 物资由办公室及使用部门派员共同验收。验收合格后由办公室登记入库管理，财务部门登记入帐。
第四章 物资采购方式
第十二条 货物、服务、建设工程、其他工程类项目单项或同类批量价值50万元以上的，实行集中采购;15万元以上至50万元以下的，实行部门集中采购;15万元以下的，实行分散采购。
200万元以下的摄影摄像器材、空气调节设备、计算机、打印机、复印机、
速印机、投影机、各类应用软件、办公自动化软件、纸张、印刷、服务器;10台以下汽车;50万元以下的工程造价咨询等采购项目，实行协议供货。
第十三条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：
具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的;
采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。
第十四条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：
招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;
技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的;
采用招标所需时间不能满足紧急需要的;
不能事先计算出价格总额的。
只能从唯一供应商处采购的;
发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
必须保持原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
第十六条 采购的货物规格、标准统
一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。
第十七条 具体的物资采购方式以市采购办审定的为准。
第五章 物资采购监督
第十八条 物资采购必须严格执行采购工作程序，做到“集体领导、公平竞争、择优选购”。
第十九条 对物资采购过程中出现的幕后交易、暗箱操作、虚假招标、投标人相互串通的欺诈行为和行贿受贿行为，按照有关法律法规、党纪政纪的具体规定处理。
第二十条 供应商有下列情形之一的，中标、成交无效。
提供虚假材料谋取中标、成交的;
与其他供应商恶意串通的;
第三篇：物资采购管理制度采购制度
物资采购管理制度
一、主要内容与适用范围
本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。
二、工作职责
1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。
2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。
三、物资管理要求
1、按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制程序》的有关规定。
2、材料采购实行分级管理，物资种类分为：
重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备。
主要物资：砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。
辅助物资：其他建筑材料、燃料、周转材料等。
3、材料采购计划编制：
a、工程项目需用材料清单。
b、工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科组织采购。
c、材设科接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。
d、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。
第四篇：饭店物资采购管理
采购部是负责酒店各项物资采购工作的职能部门。
采购部的主要任务是根据酒店经营管理工作要求，及时、适量、适价， 合理地采购酒店各部门所需物资，并保证采购物资的质量及售后服务的联系。
第一节 岗位职责
部门：财务部 职务：采购部经理
直接上级：财务部经理
直接下级：采购领班
联系部门：各职能部门
岗位描述：
1.任职人员需具备高中或职高以上学历，并具有相应证书。 2.主持采购日常管理业务工作，保证物资供应畅通。
岗位职责：
1.全面负责采购部日常工作，保证物资供应。 2.审批采购申请单、购货合同。
3.组织市场调查研究，及时了解最新市场行情，不断开发货源渠道督导
采购人员努力降低采购成本。
4.确保按采购申请单的内容和要求，以最合理的价格，购买质量符合要
求的物品。
5.及时跟踪追查已采购的定单，确认到货日期，确保物品的正常供应。
有效地控制采购物品的数量，压缩费用开支。
6.与供应商建立良好的合作关系，确保以最低价格买到高质量的物品。 7.协调与酒店其他部门的联系，确保各项采购工作的顺利进行。 8.加强对下属的培训，定期评估工作表现和能力。
部门：财务部 岗位：采购部 职务：采购领班
直接上级：采购经理
联系部门：各职能部门
岗位描述：
1.任职人员需具备高中或职高以上学历并具有相应的证书。 2.负责物品采购，保质、保量，及时准确地将货品到位。
岗位职责：
1.严格遵守各项财务制度，按照工作程序完成物品采购任务。 2.依据批准后的有效采购订单，取得付款票据，实施购买物品。
3.采购物品严格把好质量关，坚决拒收不符合质量要求的物品。 4.及时报帐并整理、存档各种物品采购的记录及资料。
5.及时了解市场情况，不断开发货源渠道，向采购经理提供市场信息和
降低物品采购成本的建议，对不符合要求的货物负责交涉退货。 6.确保按照所需数量，以最低价格购买质量最优、信誉最好的供应商或
厂家的物品。 7.与供应商建立良好的业务往来关系，向采购部经理提供最新市场情况
和资料。
8.完成采购部经理交办的其他工作。
第二节 对采购人员的工作要求
1.严格遵守饭店员工手册和各项规章制度。 2.严格执行采购程序及财务制度。
3.采购人员要定期参加培训提高自身素质，了解市场行情、物价信息、产品性能。
4.采购人员要掌握谈判的技巧，了解客户心理，买方市场要货比三家、价比三家，将优质的商品以优惠的价格购入饭店;买方要与客户保持联系，经常电话联系，了解市场行情。
5.采购人员要与送货商、收货部、饭店申购部门之间搞好协调工作。 6.采购人员尽可能掌握饭店使用商品的一般规律，与厨房或使用部门经常联系，对订单申报数量不合理的现象提前与部门打招呼。说明理由，避免造成库房不必要的积压和缺货。
7.采购员之间要互相通气，提供信息，也可以直接向经理提建议性意见;
在缺少人员的情况下，食品和物品采购要互相协助，特别是饭店出租率高，
有大型活动时，一定要保证货源，全力为一线服务，保持饭店的声誉。 8.采购商品国内能够解决的尽量不进口，但要在同等条件下或饭店当局
认为可以的情况下。另外本市能解决的最好不要到外地采购，这样价钱低，
到货及时，出现问题可以及时与厂家联系解决，还可以为饭店节约开支;总
之，采购部是一个花钱的部门，花钱买东西就有好有坏，众口难调，如何做
到价钱低，东西好需要每个采购员去努力工作。
第三节 对采购工作的要求
1. 使用部门填写采购申请单(有中文为佳),由部门经理签字后交到采购
部。申请单上要写明物品名称、数量、规格，现库存量及采购原因。
2. 采购人员收到各部门的采购单交经理审阅后分发到采购员手中。 (5-15分钟) 3. 由采购员填写报价，要求有三家不同供应商的报价，经过比较确定价
格交经理审签。 (最多不超过三个工作日) 4. 采购申请单送给财务部经理、副总经理和总经理审签后，采购员方可
进行采购。
5. 采购单转回之日起三日内到厂家订货购买。货物买回之后，送收货
部或使用部门验收，合格后请收货人在货物收货单或收货报告上签字。 (12-24小时到货)
6. 将采购申请单按要求分送收货部及申请部门，一份由采购部保留存档。 (5-10分钟) 7.采购外地商品要向使用部门说明到货时间，以保证饭店商品的供应。
有些特别商品要首先提供样品，由使用部门确认后方可购买，以免造成不必
要的浪费。 8.对于饭店长期使用商品，使用部门要提供月用量，年用量或者写出长
期订单，减少不必要的工作量。
9.如货物出现质量问题，部门提出退货要求，要查明理由、原因、分清
责任，然后与厂家协商，尽量满足部门要求。 (12-24小时) 10.季节性商品要提前向库房说明情况，适当保持库存，选择最佳季节进
行采购，为饭店节约开支。
11.饭店急需商品，特批订单，采购员要向部门经理打招呼，经上级批准
后及时采购，以保证饭店的正常营业。 (2-8小时) 12.对未到达的货物进行跟催。 (随时) 13.食品采购要严格执行食品索证制度，在订货前要向供货单位索要执照、卫生许可证、地市级卫生防疫部门出具的当年的卫生质量检测报告，同时提供兽医检疫检验证明等，将其存档备查，决不可向证件不全的单位
订购食品。
14.清洗食品用具的洗消剂及客房一次性用品的采购，必须向供货单位索
要营业执照、生产企业卫生许可证、生产企业生产许可证、生产企业当地地
市以上卫生防疫站出具的卫生质量检测报告。
15.订做客房一次性用品时，必须在香波、护发素、浴液、护肤润肤品、
袋泡茶等产品的小包装上注明产品名称、生产企业的卫生许可证编号、产品
执行标准号、生产日期、保质期等。
第四节 采购工作程序
一.资料的搜集和管理。
1. 采购员应在平时多做市场调查，搜集良好品质的物料和供应商，掌握
市场信息，与同行业做比较，参加与饭店业有关的展览会、订货会、座谈会，
事先掌握与饭店业有关的各种设备、用品、用具、消耗物品及餐饮原材料等 一系列的最新资料和供货渠道及相关的价格，提供可靠的服务。
2. 所有的物料供货资料，订货文件，采购记录的文件均应集中由采购部
专业人统一管理，避免造成分散、脱节、无法跟催、漏单，重复或中途搁置
的现象。
二.采购申请单的发单记录。
采购部收到采购申请单后，分部门登记备查，并核对申请单的各项填写
的是否清楚，手续是否齐全，如填写不详的采购单应退回申请部门。
三.报价、议价。
1. 报价：供应商提供采购人员所要购进物品的参考价为报价，报价形式
分为三种：口头报价，书面报价及投标方式。
(1).口头报价：只局限于要继续补仓和零散购进物品，但质量价钱与最
后一次订货要完全相同。
(2).书面报价：如需订购大批量和大金额(含固定资产)的物品，需由供应
商提供文字书面报价。对餐饮用料、鲜鱼蔬菜、调料、酒水罐头，干货等，
要求供应商定期提供书面报价。 (3).投标方式。
2. 采购人员根据供应商的报价进行电话式或口头式，书面式的协商，不
能单从价钱方面洽谈，要考虑到物品的质量、交货期，供应商的实力等一切
细节，通过议价，得到对饭店有直接利益的价格。
四.定价。
通过议价，要进行三家供应商的比价，选定议价拥有优势的供应商的价
格作为采购申请单的选定价，送采购部经理认可签字。
五.审批，
六.订购。
1. 当收到采购部经理、财务部经理、副总经理及总经理批准后的采购申
请单，应立即与选定的供应商联系订货，说明采购单号，并规定到货期限。
2. 采购项目需签定合同时，应遵循中华人民共和国经济合同法来保护经
济合同当事人的合法权益，由双方协商签定合同，要写明：
A.标的 B.数量和质量 C.价款 D.包装及保险费E.履行的期限、地点及
方式 F.付款方式 G.服务范围 H.违约责任
七.采购单的跟催。
采购人员对所经办的工作都应养成跟催跟办的习惯，不可用任何借口放
缓拖延，放弃或以任何理由不与跟催，在确实遇到困难时立即向上一级主管
人员上报请示，避免因拖延任何一项采购要求，使饭店蒙受不可估测的损失
或在运营上推动有利条件。
1. 采购申请单的跟催：当采购申请单在采购员手中三个工作日而未能有
效报价或未送来采购部经理签批的，应将情况上报采购部经理。送采购部经
理审批的采购申请单超过一个工作日仍未签批，由秘书跟催。当采购申请单
呈财务经理或店级领导审批超过三个工作日仍未回复时，采购部经理跟催。
2. 到货跟催：采购人员应对已发出订货单中采购项目的到货情况和到货
质量进行检查，对未到货项目和到货质量产生问题的项目进行交涉和跟催。
3. 管理跟催：对采购部作业情况的检查由采购部经理进行监督，对运做
中未完善的情况与主管共同探讨改善办法，以提高采购效率和工作质量。
4. 行政跟催：采购部与其他部门的沟通和需要行政支持的协调工作由采
购部经理上报跟催。
八.应急自购。
对于采购员自行采购的物品，由采购人员领取备用金，采购的物品交验 货部验收，办理收货报告后，附发票于三日内报帐。
第五节 采购过程中应特别注意的问题
在采购过程中，一些部门和个人受到利益的驱使，往往会作出一些有害
于饭店的行为。对此，饭店要加强对物资采购的管理，尤其要注意以下四个
问题：
1.防止供方买空卖空。
当饭店需要某种物资，特别是较贵重的物资时，有些商家手中并无这种
物资，甚至完全没有供应物资的能力，却信誓旦旦与饭店签定供货合同，转
而将合同卖给有此物资的商家，从中渔利，或从市场上拼凑饭店所需物资，
勉强供应。遇到这样的供货商，饭店会受到许多损失。首先，这样的供货无
疑会使采购成本增高，因为无论供货商转卖合同捞取回扣，还是做“二道贩
子”从市场上购买后转卖给饭店，供货商往往不能保证物资的持续、按时供
应，使饭店经营活动的顺利进行受到威胁。饭店必须防止供货商的这种行为。
2.防止饭店重复付款或超额付款。
饭店向供货商支付采购物资的货款时，一般要求供货商在提供发票的同
时提供经饭店验收人员签章的交货通知单。这些交货通知单对供、购双方来
说都十分重要。可以这样说，供货商手中只要握有采购方签字认可的交货通
知单，就有权向采购方收款。因此，饭店必须及时收回这些交货通知单原件，
以免对方有意无意地重复索取货款。另外还有一些情况也会造成饭店重复支
付货款，如在验收多种、大量货物时，需签署多张交货通知单，混乱中可能
会重复签收同一批货物;一些送货商因各种原因请验收员事后补签交货通知
单，而单据中的数量大于实际实际收获数量;这些都必须引起饭店物资管理
部门的高度重视，要求验收人员逐项核对货物与单据。
3.防止供货商在交货时以次充好。
(1).利用饭店物资管理过程中订货人员与验收人员衔接不够紧密的漏
洞，提供样品时货真价实，而实际进货时降低等级。 (2).供货时以好货辅面，以次货压底。
(3). 已优惠供应做幌子，降低物资质量，钻合同不够完备的空子。 (4).以填充物加重物资的重量。
(5).以颜料或科技手段掩盖物资的劣质外观。 (6).向饭店验收人员行贿，直接以次充好。
4.加强采购凭证管理。
采购部门要注意购物的归档和保管，要求做到既能保证采购凭证的安全
和完整，又便于事后检查。
(1).设专人专门保管各个类凭证，包括合同、订货单、交货通知单、发
票、运单、各种费用单据等。
(2).定期将采购凭证按日期装订成册，及时归档。
(3).凡属质量、数量、价格存在问题所提出全部或部分拒付的理由书，
也应该附在有关凭证之后。
(4).凡向供货商提出索赔的书面异议书，应由采购部门的经办人员妥善
保管，以便进一步与供货商协商解决。
(5).未经使用的空白购进凭证，如收货单，应由进货部门经办人员妥善
保管，防止丢失，不得私自撕毁和处理。
5.建立良好的供货关系。
1.建立良好的供货关系，可以大大降低饭店的采购成本
(1).容易获得采购价格上的优惠。因为长期大量采购会使饭店成为供货
商的一个稳定的收入渠道。为保持这份收入的稳定，大多数供货商愿意让利，
以优于其他供货商的价格供应物资。
(2).可以降低饭店在寻求新的供货商时所需的人力和财力开支。 (3).与供货商合作时间越长，双方相互信任的程度就会越深，供货商越
有可能允许饭店赊帐采购，着可以大大减轻饭店的资金压力，特别是当饭店
资金周转困难时。
(4).有一个稳固的供货商，还可以保证质量统一的物资供给的持续性。 (5).与供货商保持良好的合作关系，使饭店可以根据经营项目的调整，
方便灵活地增减物资采购的数量和品种。建立良好供求关系的方法。 <1>.认真履行合同条款，尤其要按时支付购货款。这是饭店守信誉的最
重要的表现，是建立与供货商之间良好合作关系的最有效的方法。 <2>.互通信息。饭店应主动向供货商介绍物资使用现状以及物资在不同] 时期的不同需求量，为供货商的供货准备提供充足的时间和尽量多的方便。 <3>.一切交易手续清楚，不留纠纷隐患，这是双方长期愉快合作的重要
保证。
<4>.互相体谅。在与供货商合作的过程中，会有许多意外的事情发生，
饭店在确保经济利益及经营活动不受损失的前提下应尽量替供货商着想，体
谅他们的难处。如某种物品突然短缺，在不影响饭店产品品质的前提下，应
允许供货商小范围地提供替代品。这种体谅对良好的供求关系十分重要，有
些供货商愿意为此付出一定的代价，如提供高质量的商品、给予折扣等。 <5>.对信誉好、供物质量好的供货商采取适当扶持的政策。
建立长期的良好的供求关系并不意味着饭店从此不再另外选择供货商。
饭店通过市场调查，了解最新的物资行情，时刻比较不同的供货商，将比较
结果反馈给供货商，敦促其作出反应。如果供货商未能作出相应反应，或当
出现更理想的供货商时，饭店完全有必要重新选择理想的供货商。
第五篇：某某公司大宗物资集中采购方案
大宗物资集中采购方案
一、范围
直接用于项目施工的三大主材(钢筋、水泥、混凝土)、单项合同估算价100万以上及计划采购总量大于500万的建筑材料。(暂定，可细化。)
二、机构
(一)大大宗物资采购领导小组
组长：公司总经理;
副组长：公司分管物资设备副总经理、公司分管经营副总经理;
成员：公司分管生产副总经理、公司分管安全副总经理、公司总工程师、经营开发部部长、资产财务部部长、工程管理部部长、法律事务部主任。
职责：
1.审定采购内容。
2.审批成立由项目部(分公司)牵头组建的专项物资采购招(议) 标工作组。
3.领导采购工作。
4.对采购中和采购后的情况进行检查、监督。
(二)大宗物资采购监督管理小组
组长：公司纪委书记;
副组长：公司分管物资设备副总经理、公司总工程师;
成员：纪委副书记、审计部部长、资产财务部部长。 职责：
1.负责监督与检查物资招标采购行为; 2.负责检查采购执行情况; 3.负责查处采购中的违规行为。
(三)专项物资采购招(议)标工作小组
组长：项目经理
成员：项目部书记、副经理、总工、专职采购员、经营开发部部长、工程部部长、资产财务部部长、法律事务部部长等组成。
职责：
1.选择采购方式和程序。
2.制订招标文件或详细购物标准，安排购物日程。
3.向有关厂家发布信息或邀标函，审核资质材料，收取报价书。 4.根据需要安排人员到有关厂家考察。 5.举行招(议)标会议，确定中标单位。 6.处理招(议)标过程中的有关工作。
三、工作思路
(一)供应商的选择和确定
选择供应商之前应对供方相关资质及服务能力进行评价，同时应当具备下列条件：
1、具有独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信件和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的物资和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加企业物资采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，法律、行政法规规定的其他条件。
2、进行物资采购时应要求供应商提供有关合法的证明材料。
3、进行物资采购应根据本办法规定的供应商条件和采购项目对供应商的资格进行审查。各单位要每年一次对合作供应商进行产品质量、售后服务、履行合同能力等方面的评审并建立合格的供应商目录。
4、供应商不得以向采购人、评标小组人员、竞争性谈判小组人员、询价小组人员行贿或者采取其他不正当手段谋取中标或者成交，采购代理机构不得以向采购人行贿或者采取其他不正当手段谋取非法利益。
5、公司对物资设备供应商信用等级每季度评价一次，根据考评分数，将供应商分为A、B、C、D四个等级。其中，得分为100分的，评价为A级。得分在80分以上100分以下的，评价为B级，得分在80分以下60以上的评价为C级，得分在60分以下的评价为D级。
(二)采购价格与成本控制
对大宗物资的采购主要是通过公开招标形式及对比同期的主材信息网控制，并及时选择有实力的供应商。拟提计划时要全面，有预见性和计划性，推行全面预算管理，实行定额购买和限额用料。
(三)物资的入库验收和保管
1、所有新购、调拨或帐外估价入库的物资，均应经库管员验收后才能入库。凡购进的物资质量不合格或数量短缺，库管员应拒收入库。如因验收无计划和不合格物资而产生的经济损失，验收人应承担一定责任。
2、物资的验收，应依有关的订购单、提货单、验收单等所列的品名、型号或规格办理验收。型号、规格不符或外箱破损、附件短少、数量不符、性能变质等情形时，应立即通知采购员和分管领导，即时处理。
3、采购物资的验收，要以样品为准，严格把好质量关。如因实物与样品不符或出现数量不足等问题应及时报告并按协议追究供货方责任。
(四)物资的出库和发放
物资的发放出库必须做到“三查对”、“四坚持”、“五不准”、“七不发”。 “三查对”即：查对调拨(领用)物资所列名称、规格、型号，审批数量是否相符，查对领料单位及领料人员是否相符，查对单据、印章是否齐全;“四坚持”即：坚持先进先出，坚持当面点交，坚持图纸资料随货同行，坚持随时发料;“五不准”即：不准少批多发，不准扣发补亏，不准多发减盈，不准串型顶替，不准以劣充优;“七不发”即：名称、规格、数量不清不发，料单涂改无经办人签章不发，非正式单据不发，印章不全不发，不执行交旧领新规定不发，容器不符合安全规定不发，无单位领导人审批不发。
(五)限额用料管理
1、项目部应开展物资定额消耗管理，在施工阶段对施工人员所使用物资进行限额领料，控制物资消耗量;
2、限额领料的形式可按单位工程、分部工程、分项工程限额用料实行;
3、因工程量的变更、设计更改、环境因素等影响，可据实调整限额领料。
4、对使用单位应定期进行限额领料的核算。
(六)物资退库管理
凡领料未用完或未用的物资，须及时退库并办理相关退库手续。库管人员不得以任何理由拒绝退库。退库物资送达仓库后，库管员根据退货单查验规格型号及数量是否与实物相符，如有差异，应将实退数量填注于退货单上，并经库管人员、退库经办人共同签章后，一式三联进行帐务处理，第一联送财务部门，第二联库房留存，第三联交退库经办人员。
四、物资的计划管理
项目进场后，由项目经理牵头根据标后预算编制项目物资设备需求计划表，报公司物设管理部门备案。项目部月度计划应由项目生产负责人根据当月生产计划编制，由库房人员根据当月库存情况与项目生产负责人提交的物资计划进行核实，最终得出采购量交由项目经理审批后按规定方式及流程进行采购。
使用单位物资设备需用计划报出后，如遇生产调整应及时编报调整或追加补充物资计划，如果原计划已经签订合同或已经到货，采购经办人员应积极变更或终止合同，办理货物的更换、退货、退款事宜。因变更或终止合同造成的损失，由计划提报单位承担，经交涉无法变更或退货，采购经办人员应积极平衡调剂，确实无法处理的，损失由计划提报单位承担。
五、管理手段及平台
1、用友采购管理软件
2、云筑网