档案是一个国家和企业重要的信息资源, 它以图文形式记录了各个方面有效的数据、人文信息, 最为重要的是档案真实有效的记录了在某个时间点, 国家和企业所发生的重大的事件。可以说档案就是信息资源的“活化石”, 因此档案的安全保管也尤为重要。
一、建立专门的档案库房
一些档案管理部门为了节省成本或者是其他考虑因素, 在建立档案库时未严格遵循相关规范要求, 导致档案管理中存在一定的安全隐患。首先档案库的本身设计存在有很大的安全问题, 设计不够科学在某个角落有安全漏洞未能及时发现, 被一些别有用心的人盯上, 节能会利用漏洞大量窃取、损坏、修改等。这就需要档案管理部门找专业的安全防盗人员彻底排除各个安全隐患环节。还有就是对档案库的门窗做相应的安全加固和防火、防水等级, 从人为因素到外在的环境因素做好档案的安全保管工作。
由于档案大部分都是纸质的, 还有一些照片。随着时间的推移纸张会自己变黄疏松, 导致字迹不清甚至破损, 照片更容易出现拍摄内容的丢失。面对这些问题要在档案入库前用先进科学的方法尽量延长纸张的寿命;病虫害、温度、湿度、光照度等对档案安全的影响也不可忽视, 所以在档案库内要实时监控这些数据的变化, 如发现某些数据变化较大可能影响档案信息的安全, 要及时做好应急预案。
二、做好合理的档案保密管理工作
档案的保密等级不是一层不变的, 根据档案所记录的内容和时间关系。保密档案被分为不同的等级。按照《保密法》规定档案被分为“绝密”“机密”“秘密”三级。只有合理的确定好档案的等级才能更有针对性的安全管理好档案。有一些档案在当时可能是需要特殊保密的可是到一定时间就不需要保密了, 这个时候就需要管理人员做好区分, 把这些不再需要保密的档案从中分离出来做好保管, 防止出现混乱。
三、档案使用中的监管问题
(一) 对借阅人进行监督。对想要获得档案信息资源的借阅者要进行前期审核, 凡是有不良动机的借阅者一律拒绝借阅。而不是任何人在什么条件下都可以随意借阅;对符合借阅条件的借阅者要做好实名登记制度, 把借阅档案时间、借阅档案类别都详细地记录下来。在借阅过程中对出现的用笔画线或者图画书写文字的借阅者等不良借阅习惯做到及时制止;一旦发现借阅者有偷撕、损毁、涂改档案的情况要及时发现并找到责任人给予严厉惩罚;如在借阅后发现被借阅的档案出现问题要及时地进行补救同时追究借阅者的责任。
(二) 档案管理人员的监管。由于档案涉及企业的核心利益和国家的安全机密。在当今的国际背景下, 各国之间相互有着千丝万缕的关系。很多国家机密一旦被他国窃取将会给本国经济、国防带来巨大损失。为了得到这些信息资源, 一些国内外的不法分子是无所不用其极。通过各种渠道向那些管理重要档案的管理人员进行金钱, 色诱, 而仅依靠自律, 并不能预防个别思想道德境界不高的人为了个人的私欲走向了出售国家机密的犯罪道路, 只有建立完善的监管制度才能从根本上解决这个问题。因此对一些平时思想作风不纯的人员进行考察, 问题严重者及时开出绝不姑息, 不管是基层档案管理者还是领导都不能有特权。凡是人员涉及到档案问题, 特别是关系到有重大利益的档案。都要做好人员登记和档案登记, 不能有半点疏漏。
四、档案管理人员的素质是档案安全保管的关键
(一) 档案管理人员要有很高的政治素养和法律意识。对于那些直接接触档案的人员在前期选拔时要经过认真的考核。首先要有极大的爱国精神和政治责任心, 只有发自内心地想为国家和人民做实事的人才能被放到这个位置上来。其次要把档案管理当成自己终生的事业, 有极高的职业道德操守。再次, 要有档案管理方面的专业知识和一定的文化素质有能力了解并熟悉自己所管理档案的内容, 只有这样才能很好地管理档案, 在工作中总结经验。最后, 要有独立处理工作中遇到的个别特殊问题, 还要具备很好的沟通和说服能力。对特殊借阅群体要耐心讲解注意是事项, 从源头杜绝有损档案安全的潜在威胁。
(二) 档案管理人员的再学习是档案安全保管的未来。一些档案管理者由于工作环境的安逸, 或是开始从事档案管理工作时间较早思想老旧, 已经形成了固定的工作模式, 甚至僵化模式。而随着社会的发展, 档案管理工作开始发生微妙的变化。档案库引进先进的管理办法以及对档案库内温度、湿度、光亮度等数据进行数字化管理。他们一时间还不能完全接受, 这对现阶段的档案安全管理是不利的。因此, 实践中, 应加强对档案人员专业技能的培训, 鼓励档案人员进行再学习, 不断提高自身素质。
(三) 提高档案管理人员的职责意识。档案安全管理的好坏最终归结到管理人身上, 档案管理工作的最基本任务书是到不坏、不丢、不散、不乱。这些看似简单的事情, 管理人员都要一一去落实做好。档案管理人员要有持之以恒的工作态度, 时刻警惕。一旦发现档案出现损坏的迹象或者已经损坏, 要及时向上级领导报告情况将影响档案安全问题控制在最小范围内。只有档案管理人员真正履行好自己的工作职责, 档案安全才会得到最根本的保证。
五、结语
档案管理是一项科学严谨的工作, 其保管工作的好坏直接关系到国家和企业的切身利益。档案的一些内容很可能涉及到国家机密关乎国家的安全, 同时档案在使用监管当中也会出现一些问题以及管理人员的自身素质问题也直接或间接地影响到档案的安全保管。因此, 在实际工作的过程中, 需积极探索, 加强档案的安全保管工作, 从而保证档案的安全完整。
摘要：档案的安全保管工作是一项艰巨的任务。随着社会的发展档案的安全管理显得越看越重要, 在管理过程中也出现了一定的问题, 实践中需要积极探索学习, 不断提高档案安全保管工作水平。
关键词：档案,安全保管,保密
参考文献
[1] 孙雪莲.浅论如何做好档案的保密工作[J].机电兵船档案, 2013, (2) :42-43.
[2] 于艳红.浅谈档案保管安全工作[J].黑龙江史志, 2013, (13) :81.