笔者拟通过对安全管理的应用与方式进行研究, 结合档案室安全管理特性, 分析档案机构的安全管理模式, 探索新兴技术、管理手段在档案机构安全体系建设运用中的必要性、可行性及具体实施路径, 达到保护档案安全、维护社会稳定的目的。
一、现代安全管理的内涵
现代安全管理是一门技术科学, 它是介于基础科学与工程技术之间的综合性科学。它强调理论与实践的结合, 更重视科学与技术的全面发展。现代安全管理的特点是把人、物、环境三者进行有机联系, 试图控制人的不安全行为、物的不安全状态和环境的不安全条件, 解决人、物、环境之间不协调的矛盾, 排除影响工作效益的人和物质的阻碍事件。从科学性和技术性这两方面, 给现代安全管理下定义:现代安全管理是研究人、物、环境三者之间的协调性, 对安全工作进行决策、计划、组织、控制和协调;在法律制度、组织管理、技术和教育等方面采取综合措施, 控制人、物、环境的不安全因素, 以实现安全生产为目的的一门综合性学科。安全管理在解决系统中的安全问题上从两个方面考虑:一是借助于法律制度、组织管理和教育控制人的不安全行为。二是借助于技术措施和管理控制物的不安全因素, 改善作业环境。安全管理实质上就是对人、物、环境的系统管理。
二、现代安全管理在档案机构管理中的应用
档案室的安全管理作为档案安全的组成部分之一, 既遵循管理的普遍规律、服从管理的基本原理, 又有其特殊的原理。档案室的安全管理逐步由原来的事故管理发展到现在的隐患管理, 凸出强化超前和预防管理, 从建立在事故致因理论基础上的管理发展到现代科学管理, 从传统的行政手段、经济手段以及常规的监督检查发展到现代的法治手段、科学手段和文化手段, 从基本的标准化、规范化管理发展到以人为本、科学管理的技巧与方法, 使档案室在安全管理上有质的飞跃。同时, 档案室还需通过制定一系列安全管理法规及标准和较为严谨的安全管理体系, 如:安全管理组织体系、安全责任体系、安全管理信息体系、安全管理制度体系等, 确立了“安全第一、预防为主”的安全方针, 通过建立健全档案部门、档案室安全管理组织架构, 对促进档案安全管理起重要作用。下面以企业单位档案部门、室为例来谈谈档案安全管理。
现今, 各大企业单位档案室也是我国档案管理体系和网络中不可忽视的分支, 它既丰富了档案资源、又便于收集、保管和利用, 是公共档案馆外的补充与延伸。它不但是企业档案的重要组成部分, 也直接关系企业的传承与创新。目前企业档案部门、档案室的安全管理防火、防盗、防灾害事故工作均由企业安全职能部门负责指导。由于多数企业档案库房由办公室改建而成, 往往因资金问题修建不达标, 造成线路老化、消防设施缺损等安全隐患。虽制定了各类安全管理制度, 但有章不循、有法不依, 使制度多流于形式, 沦为表面文章。此外, 档案交接时手续不严格, 易造成档案损坏和散失。档案部门、档案室工作人员安全意识淡漠, 责任心不强, 也是企业档案的安全问题之一。目前, 企业档案部门已意识到了自身的不足, 基本加强了防盗设施建设, 安装了防盗门窗, 有些档案室在重点部位加设红外线防盗报警系统及防盗视频监控系统。企业安全职能部门也加大了夜间值班巡逻, 对库房管理严格实行双人制, 对电气设备和电线电路进行统一管理, 加大了检查力度, 强化了安全管理。如:我公司在档案安全管理上做得比较好, 在档案室进出的门上设有专职人员的门禁卡及红外线报警装置系统, 并在主要通道上装有探测点, 8小时以外有公司保安人员每隔1小时定点刷卡, 做好巡视检查记录。档案室的安全要素不仅仅限于传统意义上的选址安全、室库建筑、门禁系统、消防系统、防盗监控系统、温湿度监测调控系统、给排水设施、电源电器、档案装具、信息化管理系统、数据安全、机构人员、规章制度、管理措施等, 还应增添突发应急防范预案、安防技术革新运用等关键要素。在结合现代安全管理理念的基础上, 打造行之有效的安全管理体系, 从而确保档案安全与社会稳定。构建与完善安全管理体系。档案部门、室的安全建设原则是“以防为主, 防治结合”。保障安全、防范风险是实践之所需的各项工作之前提。
一是提高技术防范手段, 加强安全管理。门禁系统、消防系统、防盗监控系统为档案室筑起了三道安全防护屏障, 构成了档案室技防的坚实基础。然而档案室由于室藏数量大、类目繁多、齐全, 进出人员频繁等特点, 对三大系统的安全指数又提出了更为严苛的要求。现行的门禁按识别方式可分为感应ID/IC卡门禁;生物识别门禁如:指纹识别门禁、人脸 (面相) 识别门禁、掌纹 (掌形) 识别门禁和虹膜识别门禁等;磁卡识别门禁和密码识别门禁。门禁按数据的处理方式可分为独立式门禁 (无门禁数据存储和智能控制管理功能) 和联网式门禁 (具有门禁数据存储功能, 配备管理软件, 可进行智能控制管理) , 联网式门禁主机又分为门禁一体机和门禁分体控制器。由于计算机处理指纹时, 只是涉及了指纹的一些有限信息, 而且比对算法并不是精确匹配, 其结果也不能保证100% 准确。但其安全性比相同可靠性级别的“用户ID+密码”方案的安全性高得多。在现实工作中, 我们较多采用一个有效的办法是比对两个或更多的指纹, 从而在不损失易用性的同时, 极大地提高了系统安全性。目前档案室内较多采用双指纹门禁系统和独立式门禁。如:人脸识别是门禁管理系统信息技术、电子通讯技术和生物识别技术发展的产物, 是实现安全防范管理的有效措施, 它具有获取信息直接、隐蔽、安全性高等特点, 是一种易被人们接受的非侵犯人权识别方法, 将其使用于门禁系统, 能进一步加强安全管理, 消除安全隐患。人脸识别的引入, 能规范外来人员出入, 做好员工进出办公楼及库房记录、甚至可以完善考勤功能。门禁系统的技术革新, 不仅能有效预防外来人员随意进出现象, 更能使安全级别上升, 提高员工遵章守纪意识, 大大提升工作效能。目前档案馆的防盗监控系统多以视频安防监控系统为主, 采用硬盘录像机为核心的第二代准数字化视频监控系统, 利用视频探测技术、监视设防区域并实时显示、记录现场图像, 它主要包含前端设备、传输设备、处理 / 控制设备和记录 / 显示设备四部分。与传统的模拟监控模式相比, 基于数字硬盘录像机的准数字化视频监控系统不亚于一次飞跃, 摆脱了传统模拟监控必须敷设光缆的局限性, 使系统结构大为简化。但是, 由于其本身技术架构的局限性, 数字硬盘录像机始终无法解决基于网络的远程集中监控应用中的图像传输延时过长、无法实现多路同时监控、集成性差等问题。
二是在消防系统方面, 严格按标准要求办事。按照档案室建筑性质、面积和高度, 设置室内外消防栓系统、水喷淋系统及重要部位的气体灭火系统, 按设置要求配备消防水箱、消防泵、消火栓、报警阀组、喷头、水流指示器、压力开关及烟雾报警系统等。在2014年2月, 美国数据安全企业铁山公司 (Iron Mountain) 位于阿根廷首都布宜诺斯艾利斯市的档案资料仓库于当地时间5日上午起火坍塌, 致9人遇难、6人重伤。2014年, 藏有大量英国官方历史文献的英国国家档案馆附近发生火灾, 该档案馆随后宣布暂时停止对公众开放, 以进一步处理善后工作。所以档案部门、档案室消防设置时, 应充分结合科技强消, 通过物联网、云计算, 强化防范和监督管理措施的技术含量, 确保档案室消防标准有一定的前瞻性;并结合消防安全“四个能力”的建设, 在强化档案部门、档案工作人员自身消防安全能力上下功夫, 从人防、技防, 硬件、软件等方面制定管用的措施, 切实增强标准的有效性。
三是构建各类规章制度, 落实责任。档案工作的收集准确性与完整性也和企业的生存有着密切的关系, 它为企业生产的盈利稳定做出了积极贡献。也许很多人会不甚理解, 档案工作不就是保管一下文件资料吗?显然, 这个观点已不合时宜。随着时代的发展、社会的进步, 无论是企业单位还是广大民众, 他们对档案工作提出了更多的服务要求。也越来越依赖查阅档案的真实记录。因此, 档案工作的职能不仅仅局限于保管, 更重要的是将档案资源进行开发和利用, 将“死档案”变成“活档案”, 让有限的档案资源充分发挥作用。所以, 我作为一名企业基层档案工作人员, 不仅是保管档案资料, 更重要的是如何准确地、完整地提供档案的信息, 为广大利用者服务。也是鉴定我平时档案工作中收集质量的重要依据, 其重要性是不言而喻的。提供正确的信息, 直接影响档案的内在利用效果, 档案资料收集后必须安全保管, 制订详细的计划, 做到有章可循, 有法可依。明确责任主体, 来强化档案工作人员的责任性, 不断地提高自身素质, 充分发挥档案的利用价值。
不断加强档案工作软件和硬件建设。面对办公条件有限、经费有限等状况, 因地制宜, 想方设法, 把档案部门、室建设得小而精、功能全, 小中见大, 小中透雅, 服务于广大利用者。同时必须提前规划重要档案重要区域的安全防护体系, 做到“人防、物防、技防”三合一。在资源可控、经费允许的前提下, 适时引用新技术, 超前布防, 消除隐患、降低灾祸, 达到守护档案万无一失的最终目的。
摘要：随着社会形势不断深入变化和档案部门、档案室功能定位的转变, 档案安全管理面临诸多新的挑战。档案保管机构作为档案安全体系建设的载体, 必然要寻求安全管理模式的转型与突破。
关键词：安全管理,实施路径,发展趋势
参考文献
[1] 张鹏.高校数字化档案安全管理体系研究.兰台世界, 2013 (29) .
[2] 杨安莲.论电子文件信息安全保障体系的构建.档案学研究, 2010 (5) .