为了实现高校资源合理配置,提高资源利用率,节约办学成本,提升办学能力,各大高校都实施了校院两级管理制度。实施校院两级管理体制下,学院无论在人才招聘、专业设置、学科建设、设备购置等方面具有一定管理自主权,已逐步成为一个集科研、教学、行政为一体的独立机构。学院办公室作为高校的一个基层行政单位,既是学院管理的中枢部门,又是学院教学、科研组织的综合服务机构。学院的高效运行,离不开学院办公室的具体工作。笔者认为,在校院两级管理体制的新形势下,学院办公室不但要做一个服务者,同时要做管理者、教育者,还是个“外交家”、“协调人”。所以新形势下学院办公室应具备五大职能,即“服务职能、教育职能、管理职能、外交职能、协调职能”。只有职责明确,才能定位准确,工作到位,提高工作的积极性、主动性、效益性。
1 学院办公室的服务职能
学院办公室第一职能是服务,其中包含三个层面。一是服务学院领导,学院的领导对于学院的工作不可能事事亲躬,对院情的了解也不可能面面俱到。学院办公室在协助领导处理好日常事务的同时,要及时将学院的院情全面、准确、及时的反馈给领导,为学院领导决策提供必要的信息和依据,使办公室成为学院领导的“智囊团“和“参谋长”,当然办公室要把握的原则就是“献策”不“决策”。二是服务学院的教学、科研工作,主要是做好后勤保障,比如会议的准备、多媒体的管理维护、仪器设备的维修、水电暖的正常供应等,确保学院教学科研工作的正常有序。三是服务全体师生员工,此时办公室要牢固树立“以人为本”的服务思想,要切实以学院教师和学生为本,以服务行业专业人员的标准严格要求自己,从教师和学生的实际需要出发,做到有求必应,尽心尽力为教师和学生提供优质服务。
2 学院办公室的管理职能
学院是高校教学、科研及管理任务的具体承担者。学院领导除了是学院的行政主管,大多还是学校学科或学术带头人,有很重的科研任务,他们工作忙、任务重、压力大,往往在行政管理工作中投入的精力有限。学院办公室作为学院的行政管理机构和学院领导的主要助手,需要协助、配合学院领导做好学院的日常行政管理工作。学院办公室的管理工作涉及到方方面面,而且事无巨细,无轻重之分,其主要包括日常事务管理、教学管理、科研管理、学生管理、文件档案管理、财务管理、固定资产管理等等,而这些日常性的行政管理工作是学院正常运行的基础。所以,在日常工作中,学院办公室要以管理者的身份、以主人翁的姿态切实做好学院的日常行政管理工作。
3 学院办公室的教育职能
目前学院设置的办公室大致有综合办公室、教务办公室、学生管理办公室、考务办公室等,这些办公室直接面对学生,几乎天天与学生打交道,这为办公室从事教育工作提供了良好的条件。一方面在处理学生日常事务过程中办公室工作人员认真的态度、得体的语言、规范的行为可以感染学生,影响学生;另一方面,学生很难直接与授课教师进行良好的沟通,往往喜欢向行政工作人员吐露心声,办公室可以把握这一优势,加强与学生的沟通交流,及时了解学生的思想动态,全方位的给学生正面引导,促使学生成长成才。
4 学院办公室的外交职能
高校与政府、社会以及高校内部之间的关系被认为高校需要正确认识和处理好的“三大关系”。对于具体承担教书育人的学院来说,在抓好教学、科研、管理工作的内涵建设的同时还要持开放态度,也必须处理好“三大关系”,广泛谋求并利用各种资源,以促进学院教育事业的蓬勃发展。无论是获取国家机构、地方政府的政策资金支持,还是寻求企事业单位无私援助、媒体中介的宣传推广,抑或是校友感情的联络、校友资源的利用,都需要学院具体的机构或个人去沟通交流,这些交往任务又往往由学院办公室承担,这就要求办公室要增强公关意识、具备外交能力。所以加大对外交流,努力整合各种资源,切实加强企事业联合、促进科技合作,实现资源共享,为学院的发展谋求更多的经费、人力、物质、信息、服务支持,这是校院两级管理新形势下对学院办公室外交职能的具体要求。
5 学院办公室的协调职能
在现实的日常工作生活中,矛盾是客观存在的。所以学院办公室的协调职能主要是协助学院处理好学院内部机构、人员之间的矛盾关系。当前我国的高等院校正处于转型和改革时期,这一特定时期里容易产生各种利益碰撞、矛盾冲突。此时学院办公室就得按照公平民主原则,本着认真负责和积极热情的态度,充分发挥协调作用,梳理和辨别出问题的关键所在,及时化解纠纷矛盾,“息事宁人”。学院办公室不但要有应对突发事件,处理各种复杂问题的能力,还要对学院潜在的问题、不良的苗头有强烈的敏感性,及时发现、及时疏导、及时化解。当然,学院办公室在发挥协调职能时,要从学院的整体工作考虑,统筹兼顾灵活兼顾各方利益,协调各方关系,以营造团结、和谐的学院工作氛围,安全稳定的学院大局为己任。
学院办公室作为学院的必设基层综合事务管理服务机构,工作系统性强,涉及面广,事务较为繁杂,通常在日常工作中起着沟通上下、联系左右、连接内外、后勤保障等枢纽作用。在校院两级管理体制下,学院办公室赋有了更多的责任和义务,面对新形势、新任务和新要求,学院办公室需要进一步明确办公室的工作职责和历史使命不断探索学院办公室工作的新模式、新方法,扮演好参谋和助手的角色,全心全意为学院教学科研工作和广大师生服务,不断提高学院办公室的管理绩效,为学院各项事业又好又快发展贡献力量。
摘要：在校院两级管理体制下,学院办公室承担了大量的日常管理工作,在学院的管理中发挥着越来越重要的作用。校院两级管理体制下的办公室应具有服务职能、教育职能、管理职能、外交职能、协调职能五大职能。
关键词：办公室工作,职能,思考
参考文献
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