根据《国务院关于切实加强中小河流治理和山洪地质灾害防治若干意见》提出的任务要求, 云南省规划的集水面积在200m2~3000m2的中小河流共有210条, 在规划的210条中小河流中, 德宏州共涉及芒市大河、南底河、南宛河、槟榔江、盏达河及萝卜坝河6条中小河流, 德宏中小河流建设项目共有新 (改) 建雨量站74个、新建水位站1个、改造水文站1个、新建水文站6个 (含2个中心站) , 新建信息中心站2个, 建设项目分三年完成。2011年项目为新建槟榔江-支那水位站、改造木康水文站及74个雨量站建设。2012年项目为新建芒市大河-潞西水文站、盏达河-姐岗水文站、芒市大河-户弄水文站、畹町河-畹町水文站。其中潞西站及姐岗站规划设计为驻测站, 在瑞丽建设1个中心站, 对户弄站及畹町站进行巡测。2013年项目为新建南底河-芒林中心站 (含芒林监测断面) 、萝卜坝河-芒东水文站。为确保德宏中小河流水文监测系统建设工程项目档案齐全完整、内容准确、系统安全可靠并得到有效利用, 现对如何进一步加强和规范建设项目档案管理工作提出几点建议。
一、项目档案在管理过程中存在的不足之处
德宏分局中小河流建设项目点比较多, 特别是雨量站点, 每一项工程的规模也比较小、建设周期短, 参建队伍多且资料管理水平参差不齐, 给德宏分局工程建设档案管理工作带来了一定的困难。
(一) 项目档案管理经验不足。
我省中小河流水文监测系统工程项目建设作为水文发展史上投资规模空前的建设项目, 由于长期以来水文部门在建设方面投资规模相对较小, 在建设管理过程中存在一些不足之处, 比如在建设经验和实践经验方面有所欠缺, 德宏分局怎样才能把中小河流水文监测系统建设项目做好, 并按云南省水文水资源局各阶段项目期限要求按时、按质完成德宏州中小河流水文监测系统项目建设, 这就需要参加本项目工作者了解中小河流水文监测系统建设项目工程的政策和性质, 并建立健全德宏分局档案管理体系。
(二) 项目档案监察管理和监督力度不够。
每个项目的档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨, 由于我省中小河流水文监测系统建设工程建设单位和施工单位在管理中存在只要把工程完工就行, 而忽视了工程管理工作, 有的施工中标单位把自己的中标项目分包给别的施工单位的现象, 出现了在移交项目档案时的一些失误, 如在工作中经常发现与施工单位和相关单位签的各种合同书或协议有的没有盖章、有的签订日期没有写或没有写清楚;项目工程的名称没有写全或前后不一致;竣工图右下角需要盖章的地方没有加盖竣工图章。出现的这些问题给档案归档工作带来一定的困难。
(三) 项目档案管理人员培训力度不够。
长期以来, 在工程档案管理体系中, 各参建单位一定要配备档案管理人员, 但各参建单位不重视档案工作, 他们配备的档案管理人员中档案专业人员较少, 有些档案人员是转行做档案管理, 有些档案人员则身兼多职, 并且这些工作人员对档案工作不够重视, 从而影响文件材料的收集整理、文件材料的质量、收集文件材料的进度等。这些档案管理人员在工作中缺乏整理档案实际工作能力, 不能按规范要求对档案进行管理。导致项目档案的收集、整理、归档面临重重困难。
二、项目档案资料在管理方面的有关要求
(一) 加强领导, 建立健全管理体制。
云南省中小河流水文监测系统建设项目档案管理工作, 由云南省水文水资源局统一管理, 各分局分类管理的办法。云南省水文水资源局德宏分局依据云南省水文水资源局2012年制定的《云南省中小河流水文监测系统建设项目档案管理办法》和要求, 成立德宏分局中小河流水文监测系统建设项目部, 项目部下设综合组、工程组、技术组和监查组。项目部对项目建设的全过程负总责。各相关部门根据《云南省中小河流水文监测系统建设项目部职能职责》, 确定部门负责人, 细化职能职责, 配备档案管理员, 制定档案管理制度, 认真做好德宏分局中小河流水文监测系统建设项目档案的收集、整理、归档及保管工作, 保证档案能按时归档, 做到完整、准确, 为今后充分发挥效率奠定坚实的基础。
(二) 加强监查管理和监督力度, 不断规范档案管理。
业主要加强对各参建单位档案管理工作的监督指导, 并严格按规章制度执行。一是根据水利部《水文工程建设项目档案管理规定》, 结合德宏工作实际, 制定统一规范的收集整理办法, 进一步明确各参建单位的归档职责。二是为了保证各项目档案管理工作顺利开展, 必须与工程建设同步协调发展, 把工程文件资料的收集、整理、立卷归档管理工作列入本单位重要议事日程, 做到“三同步”, 确保各项目档案完成质量和进度。三是在签订施工合同时将工程档案收集、整理、归档等纳入合同管理, 建立统一协调的档案工作管理体制。根据签订的合同内容规定, 要求监理单位一定要认真履行职责, 加强监督管理力度, 做好对施工单位档案归档工作的指导、检查和审核, 严格把握施工单位档案资料的整理质量情况, 如施工单位资料必须全面、系统、完整和准确, 材料必须签字盖章、手续完备, 竣工图的编制必须符合要求并加盖竣工图章。各参建单位严格按照办法进行收集整理和立卷归档, 在做好责任范围内资料的收集整理的同时, 认真督导各施工单位进行收集整理, 监理工程师对施工单位提交的归档资料进行审核签字, 确保工程档案的完整性和准确性。
(三) 加强培训, 提高档案管理人员业务素质。
参加云南省水利厅和云南省水文水资源局组织的档案业务培训, 应针对我省中小河流水文监测系统建设项目中的档案管理方面存在的问题, 对施工、监理、设计、勘察及各建设业主的专 (兼) 职档案人员进行不定期的培训学习。学习《云南省中小河流水文检测系统建设项目档案管理办法》, 明确专 (兼) 职档案人员的职责和对他们的要求, 并对一些在项目档案审查中时常会出现的共性问题进行分析、讨论。通过认真学习档案管理知识, 熟练掌握档案整理方法, 提高水文档案工作业务能力, 全面提升项目档案管理水平, 确保项目档案完整、准确、系统、安全、可靠, 而且在施工、监理、设计、勘察等一些共性的问题得到了整改, 既节省人力、物力和财力, 又为后期竣工档案的移交工作打下坚实的业务基础, 从而提高了我省中小河流水文监测系统项目档案资料归档率和移交的合格率, 同样也保证了工程档案审查的效率, 为规范项目档案管理打下良好的基础。
(四) 不断提高档案信息化管理水平。
应根据社会发展的需要, 水文档案信息化管理规模逐渐扩大, 为提高档案的储存检索功能, 最大限度地满足水利工程建设、防旱防涝、水资源的管理与保护的需求, 需要不断完善水文档案管理信息化的建设, 水文档案管理人员应注重学习档案管理新理念、新知识、新设备, 不断提高自身的业务技能和水文水利工程档案的管理水平。现在我省中小河流水文监测系统建设项目中施工、监理、设计、勘察及各建设业主的专 (兼) 职档案管理人员应跟上时代的步伐, 认真学习并掌握档案管理专业知识, 电子文件管理、网络技术管理的方法和技能, 积极参加档案知识培训, 特别是水文水利工程档案知识培训的学习, 不断拓宽自己的知识面, 从而提高水文档案信息化管理水平。
三、结语
云南省德宏州中小河流水文监测系统项目是一次涉及范围广、投资规模大, 并且管理要求较高的项目, 德宏分局应该把项目建设档案管理工作放在首位, 建设项目中施工、监理、设计、勘察及各建设业主负责人应该认识到做好项目建设档案管理工作的重要性, 及时转变工作态度。为确保德宏中小河流水文监测系统建设工程项目档案齐全完整、内容准确、系统安全可靠并得到有效利用, 只有不断地改革与创新, 建立健全档案管理体系、完善项目档案管理制度、加强监察管理和监督力度、加强档案管理人员业务培训、不断提高档案信息化管理水平等, 德宏州中小河流水文监测系统项目档案才能不断走上规范化管理, 达到上级主管部门的验收和审计要求。
摘要：云南省中小河流水文监测系统建设工程项目档案包括水文站、水位站、雨量站、中心水文站、水文巡测基地、应急机动监测队伍和洪水预测预报系统, 在建设前期准备、实施、监理、竣工验收等各项建设阶段形成的历史记录。本人通过对云南德宏州中小河流水文监测系统建设工程档案的整理, 提出一些工作中存在的问题及建议。
关键词：中小河流水文监测系统,工程建设项目,档案管理,措施
参考文献
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[2] 李贺.基建档案管理中存在的问题及对策探讨[J].办公室业务, 2014 (3) :175-176.