随着社会发展步伐的不断加快, 对于特种设备检验检测档案管理工作也提出了更高的要求, 要求其必须保证档案管理的规范性、准确性。因此, 必须对特种设备检验检测档案工作进行优化。特种设备检测机构对于不同设备类型、不同检验性质等内容方面, 均存在独自判断, 并且对档案理解方面存在着较大的差异, 导致相关档案管理方式繁多, 没有得到统一, 所以说特种设备检验检测档案工作必须进行进一步的优化。下面将对特种设备检验检测档案工作优化策略进行具体阐述。
一、保证档案管理的规范性
首先, 必须保证市级报告与国家以及机构标准报告样表统一, 要求报告样表的内容不能比国家标准的报告样表中的内容少, 同时不可以随便更改报告的样式。相关检验部门应该根据法律规定, 对比机构标准样表和实际报告是否存在差异, 若变更样表应该及时发布生效及作废的时间。且更改报告的软程序必须要和报告样表相同。其次, 需要通过多种路径及时了解相关信息。例如, 可以和标准情报机构之间沟通等方式获得相关信息。要求整个检验检测机构的人员通过在外面培训或者是开会及与其他单位进行沟通时得到的信息, 有责任和义务及时反映给档案管理人员。再次, 要加大横向联系的力度, 使资源共享能够成为现实。和其他省级以及市级的同行业之间进行交流和学习, 取长补短, 从而进一步优化档案管理工作。
二、加大检验检测档案管理的力度
必须要明确单位领导是检验检测档案管理的总责任人, 并且把档案管理这项工作添加到整个发展策划以及日程中去, 使其和别的工作能够共同进步和发展。由于每个部门的负责人负责领导本部门档案管理工作, 在安排部门工作的过程中, 一同布置档案工作。在对工作进行检验的过程中同时验收档案。在收集现场工作添加原始记录的时候, 工作人员必须要保证所收集数据的及时性、准确性、真实性, 要求填写完整且书写整洁, 检验人员属于检验检测档案的作者同时也是直接的负责人。特种设备检验检测档案全体员工, 都有责任以及义务对档案的安全性和完整性进行保护。
三、提升档案管理工作人员的素质
档案管理工作人员素质对于档案管理水平以及服务质量方面都有着决定性的作用, 必须从根本上提升所有档案管理人员的综合素质, 使每个人都能够掌握业务, 独当一面, 拥有较高的才能。要使档案管理工作能够朝着专业化、规范化和标准化发展, 前提条件就是必须拥有一支学习业务能力强、综合素质高的档案管理人员队伍。
需要加强对于档案管理人员培训的工作, 从根本上提升档案管理人员的水平, 对于目前在职的管理人员, 应该通过走出去、请进来的方法, 对其档案管理人员的基础进行培训, 要求培训的内容必须多样化, 其中需要包含新版法规的宣传贯彻。对于报告和原始记录当中比较常见的问题评析;对典型案例进行分析, 尤其是比较经典的案例;档案管理工作人员比较容易忽视的问题或者是应得到重视的问题等等都需要仔细地进行剖析研读。
应积极主动地组织档案编制研究的工作, 给相关技术监督部门特种设备检验检测提供真实有效的档案信息。在确保遵守国家相关规定以及维护国家利益的基本条件下, 编制多种程序用于检索, 同时编制相应的资料以供参考。尽全力专研开发设备检验档案信息的资源, 给企业经济发展提供良好的咨询服务。
四、保证特种设备档案管理动态性
这里所说的动态性, 指得就是变化发展的一种状态情况, 特种设备检验档案必须实施动态管理的一个过程。例如, 对于锅炉检验档案的管理, 采取的是一炉一档这种管理方法, 锅炉定期检验档案保管时间一般为8年, 每年检测所获得的数据是不同的, 将这台锅炉, 包含安全附件这8年来的检测报告全都归档, 能够动态地对锅炉运行情况以及保养状态进行监控。具体体现出何时实施过水压试验, 以及何时对其实施了修理或者是改造等信息。这台锅炉若停止使用或者已经报废处理, 那么还要把停止使用以及报废审核表一同存到档案当中, 以供检查。在建立起良好的档案数字化基础上, 可考虑对于定期年检设备的检验检测档案采用电子文档归档的方式, 以节省纸张和保管空间, 但要注意做好相关数据的安全及备份工作。
五、结束语
通过本文对特种设备检验检测档案工作提出的优化建议, 使我们了解到特种设备检验检测档案管理工作和其他科研档案管理存在着一定的差别。近年来, 需要检验检测的特种设备量大面广, 检验检测内容庞杂多样。这使得特种设备检验检测档案管理工作面临着巨大的挑战。因此, 通过保证档案管理的规范性和加大检验检测档案管理力度以及提升档案管理工作人员的素质、保证特种设备档案管理动态性这些策略对档案管理的工作有必要进行优化。希望通过本文的阐述, 能够给其档案优化方面提供一定的帮助。
摘要：特种设备检验检测档案管理工作和其他科研档案管理存在着一定的差别, 本文根据特种设备检验检测档案管理的实际情况, 提出了具有针对性的优化建议, 希望能够给特种设备检验检测档案管理工作提供一定的帮助。
关键词：特种机电设备,档案工作,优化策略
参考文献
[1] 陈绮文.特种机电设备检验检测档案卷件结合归档方式的探讨[J].办公室业务, 2012 (14) :90-91.
[2] 陈绮文, 高雅.做好特种机电设备检验检测档案质量提升工作[J].兰台世界, 2012 (S2) :128-129.