0 引言
根据(国家质量监督检验检疫总局令第163号)《检验检测机构资质认定管理办法》[1]的规定,为司法机关做出的裁决、行政机关做出的行政决定、仲裁机构做出的仲裁机构决定、社会经济和公益活动出具具有证明作用的数据、结果的检验检测机构应当取得资质认定。《检验检测机构资质认定评审准则》[2]要求检验检测机构应建立、实施和保持与其活动范围相适应的管理体系,修订成文件,确保检验检测结果的质量和提升检验检测机构的管理水平。
“体系”是对有关事物相互联系、相互制约的各方面通过系统性的优化整合为相互协调的有机整体,检验检测机构管理体系是把影响检验和检测的所有因素和活动综合在一起,机构的人员、资源高度统一,在方针目标的指引下,为实现目标而形成一个有机的整体。最终实现和达到方针目标,提高顾客满意度和提高检验检测机构的管理水平。
1 管理体系构成
检验检测机构的管理是通过对影响检验检测质量的所有因素和活动进行控制来实现,按照《检验检测机构资质认定评审准则》的全部要素、要求和规定,有系统、有条理的制订成各项程序和制度。所有的文件应编辑成册。一般为:A质量手册、B程序文件、C作业指导书、D记录表格等。质量手册对要素和活动进行说明,程序文件描述如何进行活动,作业指导书制定操作规程和规章制度。记录、表格形成完整的证据链条。真正把检验检测机构的管理形成一个整体。
1.1 质量手册
检验检测机构的质量手册应包括质量方针(由最高管理者制定发布机构在未来一个时间段内发展的预期蓝图和对前途的远景追求)和质量目标(由最高管理者制定发布机构在未来一个时间段内质量方面的目标)以及《检验检测机构资质认定评审准则》中各条款结合自身机构实际情况识别出检验检测机构的要素和活动进行的说明和规定。
1.2 程序文件
对质量手册中识别出检验检测机构的要素和活动,具体执行的每个环节进行详细的叙述和具体的规定,目的是什么、在哪儿做、谁做具体负责什么、怎么做,做的时候有那些规定、做完了应当有什么记录。每个程序包括目的、范围、职责、实施办法,相关文件和应保留的记录说明。
1.3 作业指导书
作业指导书是程序文件的细化。作业指导书通常有五个方面组成:方法方面、设备方面、样品方面、数据方面、政策法规方面。是具体的操作性文件和要执行的法律法规和上级制定的规章制度。
1.4 记录、表格
记录表格是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件,贯穿于整个过程,能完整的反映管理体系的运行情况和每个过程,为正确、有效的控制、评价和纠正改进提供了可靠的证据,是体系文件的重要组成部分。记录的编制和填写应考虑内容充分、填写规范、真实实用、方便管理。
2 管理体系运行控制点
开展资质认定,已有十几年的历史了,完善机构内部的管理体系已有十几年了,大部分的机构可能通过认证都已经是第二轮、第三四轮,有的机构不止通过了计量认证,还通过了一些其他的认证审核。建立了一系列的管理体系文件,可是,多年下来,可能不少组织都有这个感觉,除了管理体系在投标、宣传和应对专家组审核有点用处之外,对提升机构的质量和管理水平并没有起到真正有价值的作用。甚至成了负担、累赘,只是出于应付检查的需要,不得不继续维持,每次审核组来之前还得急忙组织人员编写文件、填写记录来应对检查。为什么会出现这个情况。可能有这几方面的原因。
2.1 领导问题
核心问题是领导不重视,建立机构管理体系的目的就是通过计量认证取得证书,没有想过用管理体系来对提升机构管理水平和保证检验检测的质量,未免有些本末倒置,做好管理体系,机构的管理水平和检验检测质量自然得到保障,而获取证书也是顺理成章的事情。试问,有几个领导知道自己在管理体系中的职责?有几个领导参加过体系的培训?有几个机构的管理体系是领导组织人员来编订的?往往可能都是嫌麻烦,图省事,找个公司外包了,机构自己的人不但没有参与,甚至找不到几个明白人,完全是别人帮着搞的东西,能不二层皮吗?能适用、好用、管用吗?所以只有领导带头学、带头组织人员编订适合自己机构的管理体系。形成的体系才能适合机构本身。领导走在了前面,方向指引对了,队伍才能跟上。
2.2 岗位职责问题
大多数机构延续没有管理体系之前的管理模式,尤其是中小型机构内部岗位职责不清不楚,不按照岗位说明书执行,有了任务就一起做,或者就给二三个人做。管理体系也就成了二三个人编制的体系,执行也就靠这二三个人,后果就是职责不清、劳逸不均、奖罚不公、发生事故也无法正确追溯责任人,所以,检验检测机构一定要完善岗位体系,界定每个岗位的职责权限。一般应有主任、副主任、技术主管、质量主管、检测/检验组长、加工组长、检验/检测员、内审员、监督员等岗位。并传达至检验检测机构的每一个员工。让其清楚自身岗位的职责和其他岗位之间的相互关系。了解具体工作的目标、内容、要求和方法。
2.3 人力资源问题
管理体系的执行需要人力资源的支持,作为最宝贵的资源,人力资源是检验检测机构面临的最大限制因素[3]。机构人员选拔往往依据的是领导的主观考虑、工龄的长短等因素,结果是由于能力、素质等因素,导致管理体系不能有效的实施。员工的才华不能有充分的机会施展,应正确对员工进行业绩和能力的考核,明确奖励和惩罚,建立健康、公平的竞争机制,择优选拔人才,将最合适的人安排到最合适的岗位上,从而使最宝贵的人力资源得到充分利用,让每一个员工为机构的发展作出最大的贡献。
2.4 监督机制问题
监督机制是管理体系中的重要组成部分,而往往也是被检验检测机构最多被忽视的环节,往往都是遇到发生问题事故才想办法整改解决,从而失去了主动性,增加了事故发生的概率,应由日常监督、内部审核、管理评审等形式来形成完整的监督机制,由监督员对检验检测机构内各种活动,采取有效的监督手段和相关责任人一起讨论研究发现问题,找出关键点并及时解决,对未发生有隐患的因素提前纠正预防其发生。提高工作执行率和合格率,降低事故发生率。促进检验检测机构管理体系更加完善。
3 结语
建立一个能提升机构管理水平和检验检测质量的管理体系并不难,编订管理体系首先由管理者确定机构未来发展的方向和目标,组织人员对机构所有活动进行说明和规定形成质量手册,再把活动形成具体的程序文件,操作规程及其注意事项和制度等形成作业指导书,活动的各个完成阶段加以记录。形成完整的证据链条,就是管理体系的基本形式了。再通过界定岗位职责和做好人力资源,完善体系监督机制,做到每个环节都有人做,有能力做,有控制手段,真正实现“按写的做,按做的写”,让机构在管理体系的推动下真正形成为一个步调一致、协调配合的有机整体。
摘要：分析了检验检测机构管理体系构成和几个控制要点,机构根据自身特点、任务、资源,因地制宜的构建适合的管理体系。
关键词：检验检测机构,管理体系,控制要点
参考文献
[1] 国家质量监督检验检疫总局令第163号.检验检测机构资质认定管理办法[S].2015.8.1.
[2] 国家认证认可监督委员会.检验检测机构资质认定评审准则[S].北京:中国标准出版社,2016.1.
[3] 孙进,秦光蔚,周祥.小型化验室管理工作[J].安徽农业科学.2014,42(9):2532-2533.