办公室是企业内外连接的重要桥梁, 是企业领导进行决策和做出相关规划的重要参谋, 而公文是办公室发挥其有效职能的重要载体, 是传达党和国家政策, 发布相关规章和制度, 实施行政管理以及经验交流的重要工具。因此, 做好办公室公文处理工作对企业整体发展具有重要影响。公文处理是指公文的办理、管理、整理 (立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。有人认为, 公文处理并没有多少“技术含量”, 只需按部就班走既定的办理程序即可。绝知此事要躬行。只有通过亲身实践才会知道, 公文处理有技巧、讲艺术、对办文秘书的综合素质也有较高的要求。办公秘书不仅要俯而行, 脚踏实地;还要仰而思, 灵活变通。不仅要遵循流程, 不逾矩;还要勇于突破, 敢创新。不仅要求实、求细, 还要求巧、求精。看似平凡朴实的公文处理工作, 也是一门有内涵、讲技巧的艺术, 笔者认为要做好公文处理工作需要注意以下几点:
一、掌握公文写作技巧
一是要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径:从主动询问中获得;从领导批示中领会;从平时言谈中捕捉;从讲话材料中把握;从积零为整中综合。把握领导意图的要求:一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考:从现实角度看问题 (当前企业发展的主要问题) , 从全局角度看问题 (对企业发展的独到见解) , 从实践角度看问题 (怎样立即解决问题) , 从上下结合角度看问题 (与上级要求相衔接) , 从理论和政策高度看问题 (提升眼界与格局) 。
二是遵循公文写作流程。明确公文主题。在把握领导意图后, 确定公文文种, 动笔之前要做到胸有成竹。根据主题搜集真实、准确、新鲜、典型的, 能反映事物本质特征的材料。拟定写作提纲。确定公文内容的组成结构、表达顺序, 安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。正式起草成文。注意实效性, 注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候, 切忌主观臆断, 凭空编造。文字材料中, 每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依, 一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道, 载的不是秘书个人的思想, 而是领导集体的智慧。在起草的过程中, 一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图, 把握领导的思想。加工修改阶段。对于文字材料后期的加工修改, 一定要有壮士断腕的勇气, 敢于挑战自己的极限, 要始终牢记秘书是为领导服务的, 公文体现的是企业的行文管理理念。
二、严格把好公文审核关
凡是以单位或办公室名义发出的公文, 在文稿送领导审批前, 应该经办公室审核。办公室人员审核文稿前, 要检查发文签、正文、附件是否完整齐全, 必要时还应查找有关参考资料。根据公文处理办法的相关规定, 坚持先排后审、逢文必审、每字必核、审写分离、急文稳审、发前审止原则。一是先排后审。文稿起草后, 首先按公文的版式、体式的有关要求排版, 等排版后再做审核, 避免出现审核时没在同一个版本上审核的现象。二是逢文必审。审核公文和文稿时不能因篇幅长短、字数多少, 而忽视对每篇公文的审核。三是每字必核。一篇公文或文稿文字表述是否准确、通顺、简练, 人名、地名、时间、数字、引文等是否准确、规范、严谨等等, 都必须坚持逐字逐句逐标点进行审核。四是审写分离。文稿起草人在起草过程中有着固有的思维模式和视觉模式, 因此必须经过专职人员进行二次审核。五是急文稳审。审核过程中始终以心平气和的心态, 不急不躁地审核每一篇发出的公文。六是发前审止。坚持公文正式发出之前, 再进行一次审核, 一旦发现错误及时更正, 避免发生在实际工作中产生歧义和误导的现象。
三、分清缓急, 科学有效传阅
办公室每天都会接收大量公文, 办公秘书首要做好查收、登记、下载和上传等一系列基础工作, 遵循“急件先行”的准则, 按照公文的性质和内容, 正确区分轻重缓急、先后主次, 做到急件急办, 特件特办, 保证紧急和重要公文先办理、先运行、先落实。
办公秘书在公文处理工作中还应采取科学有效的传阅, 简化办文程序, 减少不必要的重复过程, 做到集中分送时力求全, 单独分送时力求快, 环环相扣, 衔接有序。同时对阅办人规定阅办时限, 缩短公文运转周期, 及时、适时、高效地处理好每一份公文。办公秘书收到文件, 要在第一时间报送办公室主任由其提出拟办意见, 再由分管或主管领导做出批示, 进而根据领导批示内容发送给承办部门加以办理。送阅文件时, 如果领导外出, 办公秘书要根据文件承办轻重缓急情况, 一方面将文件精神电话告知分管或主管领导, 一方面将文件超前性地转发给承办部门, 提前承办以不耽误工作;如果领导忙于其他事项忘记批阅文件时, 办文秘书要适时委婉地予以提醒, 同时还要督促承办部门按期办结, 确保工作及早落实。
四、讲究时效, 加强督察督办
公文处理工作具有很强的时效性。每一份公文都是有时效的, 公文只有在特定的时间内才能产生效用。古人讲:“言当其时, 一字千金, 言背其时, 一文不值。”因此, “及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。文件传阅时, 要随到随办, 不拖、不压、不误、不漏, 这是公文处理工作时效性的最基本要求。从某种意义上讲, 时效性的强弱, 直接影响和决定着企业的工作效率。办文秘书必须具有较强的时间观念, 在各个环节上尽可能化繁为简, 使文件流程简捷, 管理科学, 操作手续简便, 最大限度地提高文件管理效率。
对需要催办事项的文件, 办公秘书转办后, 要根据文件的落实情况, 可采用灵活多样的形式, 主动联系对方, 不能将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问了, 而要定期对所办的文件进行核查, 跟踪督查落实情况, 杜绝文件压误或漏办, 确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办可采取发催办单或电话询问等形式进行, 对紧急重要文件, 可专人专件跟踪催办, 切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结, 应及时注明落实单位、落实时间和落实结果, 并将办理情况进行整理后, 反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件, 视具体情况, 应随时反馈。因此, 办公秘书要增强时间观念、效率观念和程序观念, 一旦超过时限就有可能错过时机, 贻误工作, 造成损失。
总之, 做好企业办公室公文处理工作, 需要在实践中不断地摸索, 多总结、多锻炼, 做到腿勤、手勤、脑勤, 要有强烈的责任感和事业心, 任何一点随意性, 任何一点主观臆断, 任何一点粗心大意, 都可能会造成失误, 甚至会给企业造成重大损失。公文处理水平的高低既是对办公秘书素质和能力的一种考验, 也是对公文处理精益求精的具体体现, 只有公文处理水平提高了, 才能真正达到“以文辅政”的作用。
摘要：本文论述了做好企业公文处理工作需要注意的几个问题:掌握公文写作技巧;严格把好公文审核关;分清缓急, 科学有效传阅;讲究时效, 加强督察督办。
关键词：企业,公文处理,关键点