今天小编给大家找来了《建筑企业文件档案管理论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！【摘要】随着社会发展和人民生活水平不断提高,我国建筑业也蓬勃发展,管理好建筑建设档案对建筑业的发展具有重要意义。在分析建筑企业档案管理现状基础上,对其中存在的问题,探讨相应的对策,以有效地提高管理建筑企业档案地科学水平。
建筑企业文件档案管理论文 篇1：
加强建筑施工企业档案信息化管理的对策
【摘 要】建筑施工过程中会形成各种各样的设计图纸、材料质检报告、验收报告、施工合同、竣工记录等工程档案，这些档案对于工程的竣工验收、质量责任划定以及后期的项目维修、管理都有着决定性的影响。传统的建筑施工企业主要以纸质文字档案为主，其录入、存储效率低下，而且不宜于长期保存。为此，本文主要探讨电子信息化档案在建筑施工企业中的应用，先介绍了电子信息档案的特点，然后就目前建筑企业中信息档案管理的问题和对策作出了详细的分析。
【关键词】建筑施工企业 电子信息 档案管理
一、建筑施工企业电子信息档案的特点
1.形式多样化
传统的纸质档案多以文字搭配图案的形式记录工程现场作业情况，相关的查阅人员需要逐行逐字去读文字，不仅浪费时间，而且容易在读取文字的过程中产生一定的理解偏差。而电子信息档案其形式多样，通过信息技术可以将文字、图形、影像、动画、声音及视频多种数据类型整合在一个界面上，做成录音、视频或者三维动画的形式，声文并茂地还原施工现场的真实场景，便于人们阅读和理解。
2.信息存储量大
电子信息档案的存储载体通常有电脑硬盘和移动硬盘，其存储量大大高过传统的纸质媒介，尤其是移动硬盘，不仅有着海量的存储空间，而且便于携带和数据的传输，可以有效缓解传统建筑企业中因存放纸质档案而空间不足的问题，进而为企业节约成本。
3.便于储存和查阅
传统的纸质档案随着时间的推移有可能出现腐蚀、字迹模糊或损坏等问题，而电子信息档案存放在电脑硬盘中，只需要做好相关的数据备份工作，可以避免纸质档案的这种自然损害。
二、建筑施工企业档案信息化管理现状
1.档案归档效率低
随着我国建筑行业的飞速发展，许多新技术和工艺不断被应用到建筑工程中来，增加了建筑施工的难度和复杂程度，同时也给档案的信息化管理增加了压力。建筑信息档案要求将工程中涉及到的工程图纸、施工合同、施工组织涉及、相关政策法规以及人事档案等信息全部录入到系统中，但在实际的建筑档案信息管理工作中，许多企业虽然应用了信息化管理手段，但在管理理念上仍旧延续着传统的管理办法，只是象征性的将合同、图纸等重要信息予以归档，忽略了施工组织方案、设计变更以及施工中隐蔽工程验收资料等信息的收集和归档。甚至还有些企业在施工中只重视质量和造价管理，在临近竣工时找专业的资料人员将验收所需要的档案一次性补齐，这种做法在目前的建筑市场中极为常见，它严重破坏了档案的客观性和真实性。
2.缺乏系统性管理
目前，多数建筑企业在内部都建立了电子信息档案管理系统，但就体系的完善程度以及各部分功能的开发和利用方面存在着严重的不足问题。例如，档案管理人员面对收录到系统中的电子档案，只是按照类别机械地归属到不同的存储文件夹内，并没有相关的备份工作。一旦电脑中病毒或者出现故障，所存储的信息档案便容易遭到损失。而且，许多企业中的电子档案只能满足一对一查阅，没有公司内部信息共享平台，有些技术人员需要查阅过往的工程案例时，还需要向领导申请，然后才能到档案部门查阅，这样便产生了许多不必要的流程浪费。
3.档案管理人员素质参差不齐
许多建筑企业受到传统观念的影响，对于档案管理重视程度不足，更加意识不到信息化管理的重要性和便捷性，他们通常认为档案管理无非就是将资料录入到电脑中然后保存起来，方便日后调取、查阅。因此，在企业档案管理人员配置上要求极低，有的建筑企业是以公司综合办公室行政人员兼职来管理档案的存储。还有的企业中虽然设置了专门的信息档案管理人员，但由于专业的信息技术不熟练，不会使用规范化的信息档案管理系统，只是单纯的录入、保存，其效率和传统的纸质档案管理并没有本质上的差别。
三、加强建筑企业档案信息化管理的对策
1.完善企业信息化管理的规划
对于建筑施工企业而言，每个项目建设都是独立的，而档案管理则贯穿于项目建设的始末。为此，企业应该从设计之初就着手完善信息档案管理的总体规划，建立健全的管理制度和档案管理流程，制定符合实际的信息档案管理规划方案。具体来讲，规划方案应由企业档案部门负责组织牵头，各类档案信息形成部门和负责计算机管理和维护的网络中心人员共同参与、沟通，从各自的专业领域出发，对规划方案提出合理性建议，从而取长补短。在实际的管理工作中，则需要加强设计、质检、技术、安全文明等档案信息材料形成部门的配合与协调，合理划分、编制各类档案信息材料的归档范围和归档目录，从而提高信息档案的归档效率。
2.加强档案信息化队伍建设
为了提高在职信息档案管理人员的专业技能，建筑企业可针对这部分员工开展岗位继续教育培训活动，将培训工作的重点放在数据的规范采集、各类办公软件的综合运用以及建筑施工一线专业术语的学习等方面。通过技能培训，让员工熟练地掌握好计算机技术在档案管理工作中的应用。最后，建筑企业在未来的发展中，应当注重就档案管理工作引进专业性的人才，并且加大资金投资力度，更新档案信息化软件，聘请专业计算机技术人员为企业量身定制一套系統平台，以供企业内部各级员工就信息资源进行共享，并做好企业信息档案的网络安全管理工作。
3.拓展档案应用新方法
目前的建筑施工企业档案管理主要工作重心都集中在信息档案的收集和存储方面，而缺乏对档案资源的充分利用，其结果导致企业创新能力低，在很大程度上制约了信息化档案管理工作的发展。为此，可从以下几点着手进行完善：①在企业内部建立一个基于大数据计算平台的档案数据库系统，然后在未来的发展中逐步建立起施工企业内部的电子档案馆，以此来作为提升档案应用水平的基础。②建立施工企业竣工资料和电子档案移交管理系统，以便于分布在不同地区的施工现场技术人员能及时通过系统平台提交电子档案，以此来提高工作效率。③以虚拟化和云计算为基础，通过网络技术建立起分布式档案检索访问门户，便于企业不同项目的员工能快捷地利用门户搜索数字档案馆的信息，分享企业的信息数据和施工经验。
结语：档案管理是建筑工程企业日常工作管理中的重要内容，工程档案以文字的形式记录了施工现场的各类工作细节。而另一方面，施工企业档案内容繁多，不同项目建设过程中有保存价值的资料、文件种类也较多，再加上管理流程复杂，涉及到众多不同的部门，采用传统的手工录入档案管理模式已经很难适应现代化建筑企业的发展需求，这正是我国建筑企业所面临的重要难题之一。因此，建筑施工企业应当积极加强企业内部档案的信息化管理，通过信息网络技术有效地将各类资料合理分类，简化编制流程，充分调配各部门的资源，从而使得档案管理工作有序开展。
参考文献：
[1]蔡雪梅.企业档案信息化管理初探[J].一重技术，2015，2（16）：89-93.
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[4]靖广华.企业档案信息化建设的实践与体会[J].北京档案，2011（8）：67-68.
作者：侯翔超
建筑企业文件档案管理论文 篇2：
探索建筑业档案管理的新方法
【摘要】 随着社会发展和人民生活水平不断提高,我国建筑业也蓬勃发展,管理好建筑建设档案对建筑业的发展具有重要意义。在分析建筑企业档案管理现状基础上,对其中存在的问题,探讨相应的对策,以有效地提高管理建筑企业档案地科学水平。
【关键词】 建筑业;档案管理
一、建筑企业档案管理的意义
第一、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业基本建设发展提供有效机制。基建档案真实地反映了基建工程内容、过程和特征,是进行规划建设和管理学校的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探、图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。
第二、建筑企业档案管理的意义在于为建筑企业科学发展提供劫机。建筑企业档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,也可以节约经费,提高工作效率。
第三、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业维权提供佐证。基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决不少产权纠纷。
二、建筑企业档案管理现状分析
第一、我国建筑业基建档案管理意识有待提高。长期以来,建筑业对基建档案的管理的标准化、规范化、制度化有待加强,存在对基建档案管理认识不足,抓得不够紧,管理不够严的现象。使得一些人在工作中,存在着“重建设,轻档案”的意识,“就地取材”忽视了对基建资料的纸张大小、书写规范、项目建设跟踪、资料成套整理等方面的要求,有的学校甚至借用档案资料缺乏严格的审批登记制度,导致基建资料参差不齐,甚至散失。
第二、我国建筑也基建档案收集难度较大。基建档案收集难是普遍存在的问题。首先由于基建档案具有涉及面广、时间跨度大、成套性强的特点,在客观上使基建档案的收集工作具有相当大的难度。其次基建档案相对应的建筑物除了地面上的以外,还包括隐蔽工程、地下管网等。这些工程多隐藏于地下或墙体内,具有不可见性,这种不可见性往往导致对相关档案收集的疏漏或缺失。再次档案部门与基建部门缺乏有效的沟通与合作,使一些已经竣工的配套项目资料或者工程变更、变增资料等未能及时整理归档。
第三、我国建筑业基建档案管理质量有待提高。我国建筑业档案管理专职人员严重不足,还缺乏基建专业知识,没有直接参与工程项目的建设,而是被动地接收建筑业基建部门移交的工程项目材料。基建部门又没有专职档案人员,一般都是兼职做档案工作,他们中的多数人对档案知识和技能不甚熟悉,未接受过培训或进行过短期培训,达不到档案管理岗位技能的要求,严重影响了基建档案的成套性、完整性,影响了基建档案管理的质量。
三、建筑企业档案管理的思路与对策
第一、提高档案管理意识,完善基建档案管理制度。实践证明,搞好建筑企业档案管理领导重视是关键。如建筑业各级领导重视档案管理工作,就会把基建档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基建规划、计划、管理制度之中;就会在基建工程的目标中,提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中;就会明确专人负责、统一管理、健全制度,管理好基建档案。
第二、加强技能培训工作,提高基建档案管理水平。无论是建筑业专职档案人员还是兼职档案人员,都要树立与时俱进的思想,加强学习,更新知识结构,特别要认真学习国家档案局、国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等法律法规,积极参加档案管理业务培训。建筑业领导也要为这些人的学习、培训创造良好的条件,通过学习、培训和开展业务交流促进基建档案管理水平的提高。
第三、加强规范化建设,保证基建档案规范完整。建筑企业档案的内容多、种类多,收集时间长,牵扯的部门又多,要保障基建档案的规范完整,就必须建立健全相关制度,明确责任。
第四、提高思想意识,实现基建档案计算化管理。建筑企业档案的管理已经进入科学管理时代,由人工管理向计算机化、网络化管理转变的阶段。必须提高思想意识,转变思想观念,顺应历史潮流,使用现代化管理方法、利用现代化计算机技术、网络技术、数据库技术,来提高档案管理的水平,提高档案管理的效率。
参考文献
[1]刘朝志.关于信息时代档案工作者角色转换的思考.湖北档案.2009(12):25～26
[2]余海澄.浅析图档管理系统在电力企业的应用.科技创新导报.2009(35):136
作者：沈小燕
建筑企业文件档案管理论文 篇3：
浅谈建筑工程技术档案管理的意义
【摘要】近年来，我国建筑行业在整体管理水平和能力上都有了显著的提升，尤其是加強了对于施工工艺、技术、进度、质量的全面监督与管理。为了有效解决国内建筑行业现阶段的技术档案管理问题，国内建筑企业在加强软硬件建设的同时，也加深了对于其意义的认识。
【关键词】建筑工程；技术档案；管理；意义
在我国现代建筑企业的形成与发展中，各项管理工作的效率和实际效果都得到了高度的重视，其目的是全面促进企业经济收益和社会效益的提升。在我国建筑企业的综合管理工作中，技术档案管理工作与生产、营销、技术、质量等管理活动联系紧密。工程技术档案是建筑企业内外部信息的基本载体和归宿，工程技术档案在建筑企业中比比皆是，只有坚持合理管理与有效使用的基本原则，并且不断提高档案的实际利用效果，才能进一步提升建筑工程技术档案管理的现实意义。
1.建筑工程技术档案管理的意义
1.1技术工作中重要的参考资料
工程技术档案是建筑企业在生产经营活动中产生的是生产经营活动的真实反映。工程施工活动中形成的大量真实记载，包括各单项工程施工、竣工资料、隐蔽工程施工、竣工验收资料、设计文件和图纸、主要技术档案以及工程建设中的来往文件等，都能在档案中真实的记录与反映。从事档案管理的工作人员在各施工阶段，及时检查资料收集的数量和质量情况，保证资料齐全，及时对工程中的技术档案进行收集、整理和归档，并应用到建筑企业生产经营和管理之中，不仅有利于保证建筑企业在建项目的各项指标顺利完成，而且有利于提高企业的经济效益和市场竞争力。
1.2建筑企业的重要无形资产之一
工程技术档案的重要性还表现在它能够间接地为建筑企业创造经济效益，甚至解决各种纠纷，减少不必要的损失。某建筑工程公司针对中海华庭项目、中海英伦官邸两个项目，进行工程档案前期档案的建立，项目现场的跟踪、监督和管理。象这样档案利用效果实例还有很多。由此可见，建筑企业应该充分发挥档案的重要作用，努力使这一无形资产转变为有形资产。
1.3建筑企业开发新技术、新工艺的依据
在国内建筑行业竞争日渐激烈的时代背景下，为提高工作效率和工程质量、降低工程造价，建筑企业都非常重视技术开发、技术革新和方案的优化，因此，建筑企业要在市场上立足并得到良好的发展，就需要不断从项目施工中收集各种数据和资料，进行研究开发。作为一种信息资源，工程技术档案中的内容都有可能成为先进的施工工艺诞生的前身，合理利用档案，对建筑企业新技术的应用，新工艺的开发有直接影响。
2.建筑企业强化工程技术档案管理的措施
2.1进一步明确工程技术档案管理的范围
根据国家和行业有关规定及建筑企业的实际，大体上应包括以下范围：图纸会审；工程地质勘察报告、工程测量定位记录及复核单；开工报告与审批货料；单位、分部、分项工程划分文件；施工组织设计；施工技术方案及特殊工序施工技术措施；技术交底书；施工总平面图；设计变更与材料代用单；现场协调会议纪要；施工技术问题与质量事故处置记录；设备、原材料、半成品合格证及各种检验、测试记录；工程技术核对；隐蔽工程记录；工序交接记录；竣工图；工程回访单；工程设计、预算、施工预算、工程决算；预试车记录及中间交接记录；竣工报告与工程验收书；有关工程的照片、录音带、录像带、软盘等各种媒体资料。凡有城市改造、房屋改建、市政设施建设工程，都应充分利用和发挥工程技术档案的作用，确定最佳方案，尽量节约建设投资。工程建设特别是市政工程建设要有超前意识，考虑城市发展远景规划需要增加设施的预留、预埋工程措施。各工程建设参与方认真负责，加强监督，确保工程技术档案的真实性、可靠性、完整性。
2.2逐步建立规范的技术档案管理中心，实现文档一体化
文档一体化是指在建筑企业内部将相对独立分散的文件管理与技术档案管理统一成一个有机整体进行管理，即按照文件生命周期理论进行文件和技术档案信息资源管理，从源头开始，在登记、鉴定、整理、著录、保护和利用等环节做到规范化。设立专门管理文件与技术档案的行政中心，技术档案管理中心负责技术档案管理工作，并对文件管理运行过程进行有效地指导与监督。这样能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能减少技术档案部门的工作压力，既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证技术档案部门接收文件的质量，同时还可以有效地联接文件形成机构与技术档案管理机构的交接通畅。
2.3将工程技术档案管理纳入企业管理轨道，进一步明确各部门职责范围
工程技术档案资料是由施工技术文件材料转化而来的，它的产生和形成贯穿于工程的过程。从项目的设计开始，工程的每个环节都是依据一定的理论数字来进行的。这些依据资料正是应收集整理的内容。有些施工现场由于管理混乱，随处可见用过的技术图纸、资料丢失、损毁现象，给该项目的日后维修、维护带来诸多不必要的麻烦，因此，要把建档工作纳入企业管理轨道，建立制度，变为有关人员的自觉行动。每当一项工程结束，技术档案的归档工作应同步进行，并将责任落实到每一位相关人员的身上，与相关工作人员的经济利益挂勾，并作为技术人员的职责范围加以明确规定，作为工作成绩的考核内容之一，以保证档案资料的完整、准确。
2.4注重收集相关技术档案
由于施工技术档案形成的周期较长、来源广泛、形式多样，因此建设工程施工技术档案要从建设初期的原始资料开始随工程进度同步收集。收集的资料应真实反映工程的实际状况，具有永久和长期保存价值的资料必须完整、准确和系统。施工技术档案收集的要求：首先，施工单位应按项目管理的要求指派专人(一般为项目资料员)负责施工技术档案的收集、报审、保管工作；其次，注意施工技术档案收集的真实性、有效性和及时性。第三，资料收集整理时要尽可能采用原件，原则是进入施工现场的工程材料、设备、构配件和器具应按品种、规格、批次和规定数量提供出厂合格证和质量证明文件的原件。
2.5制订严格的工程技术档案信息化管理标准
在建筑企业内部技术技术档案管理信息化建设过程中，一个难以解决的问题就是：保证企业内部技术技术档案管理工作在建筑企业网络信息环境下的有序发展，完善、调整和扩展企业内部技术技术档案网络信息的接收范围，建立电子文件的归档办法，建立数字化技术档案信息管理和利用制度。有了建档制度，还应监督、执行和落实这些制度做好宣传工作。档案管理人员要经常主动深入到施工现场、技术科室督促检查技术文件资料的积累、保存情况。工程结束时，协助归档、立卷。大连市政府已经开始实行电子档案办理了，虽然在建设、摸索阶段，希望在以后的建设中可以与公司内部的档案管理系统进行联网，融合，以减少工序上的重复工作。
3.结束语
综上所述，只要建筑企业各级领导高度重视，专兼职人员保持认真负责的工作态度，并且在充分调动广大员工的积极性，才能保证建筑工程技术档案管理工作发挥更为重要的意义，并且成为推动我国建筑行业高速发展的技术基础。
【参考文献】
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［３］石峪,王军.建筑施工技术档案的重要性［J］.建筑与预算.2004,(4).
作者：郭斐 付立维