第一篇：公文写作中常见问题
公文写作中常见问题
(一)文种使用不规范
一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种
使用。不能作为文种使用的有 “规定”、“办法”、“总结”、
“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不
是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。
二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，
而该用“报告” 的反而用的是“请示”;有的该用“函” 的却
用“通知”。
三是文种并用。指两种法定公文文种在标题中同时使
用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于…
请示函”、“关于…决定(批复)的通知(通报、决议)”等。
(二)公文结构上的不规范
一是结构不严。
二是层次混乱。
三是段落组织松散无力。
四是过渡脱节。
五是层次段落重叠交叉
(三)公文格式不规范
标点符号使用不规范。如“关于印发《xx同志在XX会议上讲话》的通知”、关于印发《安徽电信备品备件管理体系建设实施意见》的通知”，以上两例中的“<<>>”符号都不应该使用，公文处理办法明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。
(四)公文标题不规范
标题用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。
(五)语言、语法不规范
结构层次序数使用不规则。结构层次序数，第一层为“
一、”
，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。要注意序数数词的写法，其中“
一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“
(一)”和“(1)”括号外面是不带顿号和点号。引用文号格式不对。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号)。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。“抄报”现象依然存在。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。公文中的数字使用不正确。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，但有些公文出现附件和正文之间的
间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。语言啰嗦，常有口语化的现象。公文的语体特点：准确、简要、规范、庄重。
不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。主要有成分残缺、成分多
余、搭配不当、语序不当等毛病。
用词不当。主要有词义误用、生造词语、词语使用不当等毛病。
第二篇：公文写作中常见的问题
公文写作中常见的问题
一、文种使用不当
有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用;有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用;有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”;有的不知有命令、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。
二、格式不规范
公文格式上存在的问题，主要有以下表现：公文文头不规范;标题冗长、混乱、
残缺不全;主送机关排列混乱;结构层次序数混乱;附件不符;主送、抄送单位不正确。
三、行文规则混乱 越级行文。 多头行文。 请示一文多事。 党政不分。
四、提法不当
公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。
五、名称表述混乱
公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。
六、时间表述含糊
用时间代名词而不用具体日期。
年份随意某某略。
年份不使用公元纪年。
七、用词不当
词义误用。
生造词语。
词语使用不当。
滥用模糊词语。
八、不符合语法
不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。
成分残缺。
成分多余。
搭配不当。
语序不当。
九、数字使用不统一
公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：
是数字概念不清楚。
是数字概念不准确。
是数字书写形式不统一。
第三篇：常见公文写作中存在的问题
公文基础知识讲座
市卫生局办公室 童 卉
一、什么是文种?文种的确定
文种是公文中具有共同内涵、共同使用范围、共同成文格式和最能体现公文内容、表现公文名称的基本分类单位。正确运用文种，是促进公文规范化的重要前提和基本保证。这就要求我们在行文时决不能随心所欲，必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。
国家行政机关公文处理办法规定，法定公文(即国家正式规定的公文)文种有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
常用公文(在某些场合也可称作一般常用公文)是除法定公文以外的比较经常使用的公文。如：工作要点、计划、规划、方案、安排、总结、规则、守则、制度、便函、大事记、讲话稿、会议记录和非正式文件形成的调查报告等。
一般应用公文是指法定公文、常用公文以外的在某种情况下所使用的各种公务文书。如贺信、慰问信、证明信、咨询信、申请书、倡议书、聘书、贺电、慰问电、唁电、悼词、鉴定、考核材料等。
二、文种应用方面易出现的问题
日常工作中，文种运用上存在的问题一直很多，最主要表现在两个大的方面，即广义公文不分与法定公文不分。
广义公文不分指的是对法定公文和非法定公文分辨不清，不会正确使用。常见如向下级单位直接下发计划、总结、安排等情况。
法定公文不分指的是对法定公文的某些具体文种混淆不清，不会正确使用而错用文种的情况。法定公文比较庄重，格式要求严格，存在的问题也特别多。主要是：呈发不分，函呈不分，函发不分，报告请示不分，公告通告不分，通告通报不分，通告通知不分，通报通知不分，批复“批转”不分，批复决定不分，通报决定不分，批复“复函”不分，公函便函不分等等。今天主要谈以下几个常见的问题：
1、“呈发不分”而错用文种的具体表现
法定公文按行文关系和行文方向来分，主要分为上行文、下行文和平行文。“呈”一般指将公文呈报上级，通常代表上行文;“发”一般指将公文下发所属单位，通常代表下行文。上行文过去只有“请示”和“报告”两种，新法规增加的“意见”文种，也可用于上行文。所谓“呈发不分”，主要有两种情况：
(1)将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”、“决定”等下行文主送给上级机关。其结果，闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话。
(2)将应该下发所属单位的公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位。其结果，闹出了上级给下级报告和请示的笑话。例如某单位主送下属单位的一份公文，标题是《关于对XX年财务决算情况审计的报告》。其规范的标题应为《XXX关于19XX年财务决算审计情况的通报》，如有必要可抄送上级机关。若从行文主旨来说确须向上级报告，可选用“报告”文种，但应主送上级机关。
2、“函呈不分”而错用文种的具体表现：
函呈不分的问题一直相当普遍，人们甚至习以为常。其问题主要表现在以下几个方面：
(1)不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告。行文和受文单位双方没有直接隶属关系，按规定答复不相隶属相关的询问应该使用函，但行文单位却偏偏用了“报告”，也许以为对方机关级别高，以此表示尊敬。实际上，大可不必这样做。
(2)向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”。这种滥用比前一种情况的错用要严重得多。
3、“函发不分”而错用文种的具体表现：
主要表现在通知和函不分而错用上。通知和函的适用范围以及各自所体现的行文关系本来是很明确的。通知的发文对象一般是自己的下级机关，不相隶属机关之间则用函行文。但在实际工作中却常常出现两者错用的情况。
4、报告和请示主要区别以及两者不分而错用的具体表现 报告和请示虽然同属上行文，但却有关明显不同的行文目的和要求，其内容迥然不别，是性质截然不同的两类文种。它们的主要区别：一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主，不要求上级批复;请示以请求批示或批准事项为主，要求上级批复。二是公文内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况，陈述意见，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中却不能夹杂请示事项，即便是内容复杂的综合性报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语，报告多用“以上报告如有不妥，请指示”，请示多用“当否(妥否)，请批复”等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文，为过去时(也有的属事中行文);请示则纯属事前行文，为将来时，待上级批复后执行。
三、什么是行文关系?行文关系的确定
行文关系是各级机关及至各单位相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。这种关系，或是领导与被领导、管理与被管理的上下级隶属关系，或是同等级别和不同等级别的非隶属关系。行文关系约束公文要遵循一定的方向和程序合理地运行。新《办法》规定，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。据此，超越职权和违反隶属关系的行文是错误的。
1、违反行文关系的行文主要表现 违反行文关系的行文主要表现在： (1)文种错用违反行文关系; (2)党政不分违反行文关系; (3)随意请报违反行文关系; (4)乱抄滥送违反行文关系; (5)其他违规行文违反行文关系。
2、违反行文关系的文种错用主要表现
违反行文关系的文种错用主要表现在前面说过的呈发不分、函呈不分、函发不分和批复“复函”不分等方面。
其中的函呈不分和批复“复函”不分势必导致不相隶属机关及至各单位之间错误请示和错误批复的泛滥，更应该引起重视。
3、党政不分的行文主要表现 党政不分的行文主要表现在：
(1)纯属行政主抓的工作错误地由党委包揽行文; (2)党的机关公文主送行政部门或单位; (3)行政机关公文主送党组织;
(4)非党政机关联合行文而党政混杂一并主送。
4、越级上报
新《办法》规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。请示“一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式……”受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关。“
5、乱抄滥送的下行文主要表现
(1)不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多单位; (2)把“请示”同时抄送下级机关;
(3)把向下级机关发的一般性公文，无必要地抄送上级机关; (4)对受文单位领导一一抄送。
四、公文标题的撰制
1、公文标题主要特征、结构形式或撰制要求
公文标题是标明公文主旨或事由的概括性题目名称，除会议纪要外，一般由发文机关(即行文单位名称)、公文主要内容(即事由)和文种三部分组成也可称作公文标题的“三要素”。公文标题是个名词性偏正词组，而不是句子。其一般构成形式可表示为：发文机关+关于+事由+的+文种。这样组合后，其语法结构的特点是：文种为中心词，发文机关和事由共同充当文种的限制成分。公文标题是公文的“眉目”，它不仅要揭示公文的主要内容，而且要便于阅读、管理和使用。拟写公文标题应该做到：结构完整，事由明确，文种恰当，语言规范，文字简洁，文题相符。
(1)公文标题中的“三要素”能否省略?在什么情况下可以省略?撰制时应如何把握? 新《办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”据此，对发文机关来说，“一般应当标明”则意味着有时可以不标明即可以省略;而在什么情况下省略，法规并未作明确规定。从写作实践来看，带有公文版头的上行文可以省略发文机关，而下行文则应保留。
撰制公文标题应注意把握以下几点：
(a)尽量避免省略而撰制完整的“标准式”标题;
(b)下行文的发文机关不省略为好，以利于公文的管理和利用; (c)即便省略也不宜省略两项; (d)文种无论在什么情况下都不能省略。 (2)、无文种的公文标题主要病误有几种情况?
(a)一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种。如《……关于……的规划》、《……关于……的计划》、《……关于……的总结》、《……关于……的要点》、《……关于……的安排》、《……关于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版头，编排发文字号，直接上报或下发。这类公文标题，实际上没有法定公文文种，不合乎要求，也不伦不类。
(b)批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。 如：将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种;将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略;将“批转”、“转发”等视为新文种。
(c)连一般常用公文文种也没有而随意乱造，致使标题无文种。如《关于……的说明》、《关于……的解释》、《关于……的问题》、《关于……的工作重点》等等。此类标题，实际上也等于无文种。关于前面应有发文机关名称，未一一注明;若无发文机关名称，则属于无行文单位和文种的情况。
2、文种不伦不类的公文标题主要类型 (1)并用文种
a、“请示”和“报告”两种文种并使用。如《关于……的请示报告》。这是最典型也较普遍的情况。
b、其他两个文种同时使用。《关于XX年XX的决定的通知》、《关于XXX同志任职批复的通知》、《关于对机关档案管理的决定和转发的通知》等。
(2)混用文种
不分类别，一般常用公文代替法定公文行文;或者区分不好具体文种，将法定公文文种错用。个别的还有将“请示”错用成“申请”的。向上级请求批准，不用“请示”却用“申请”，属于文种运用中“大类不分”和“混用文种”中的一种特殊情况。
(3)生造文种
即连一般常用公文文种也没有，随意乱造。
另外，有的把“批复”改成“批示”、“批文”等，“批示”曾提出过，但在公文管理法规中从未正式规定。“批文”自新中国成立以来从未有过“批文”文种。
3、“关于”使用不当公文标题的常见情况 介词“关于”使用不当大体有两种情况：
(1)放错位臵。“关于”的正确位臵应在发文机关之后，而有的公文却放在了发文机关前面。如关于XX医院向XX大学联系临时用房问题的函》，规范的标题应为《XX医院关于向XX大学联系临时用房问题的函》。还有的将“关于”放在了事由述宾词组中间，如《XX医院召开关于转制会议》(此标题还有一个毛病是无文种)，规范的标题应为《XX医院关于召开转制会议的通知》。
(2)过度使用。多表现在转发性通知上。
4、公文标题文种前的结构助词“的”的使用，缺少必要助词“的”公文标题的常见类型
有公文标题中助词“的”也不可有可无的，它是中心词文种前面定语成分的标志，有时又可避免产生歧义或其他语病，因此也不可以随意不用。缺少助词“的”，大体上也有两种情况：
(1)文种前不用“的”的一般形式。例如《XX局职业考试报名通告》;再如《XX局关于上半年工作总结报告》、《XX市公开选聘学校校长通告》(缺少“关于”更不规范)，均应在文种前加“的”。
(2)“的”不在文种前面在事由某中心词前。例如：《……的情况报告》，应为《……情况的报告》;《……市人民政府关于报送规章的备案报告》，“的”应移至“备案”后。(事由是“报送规章备案”，而不是“报送规章”;文种是“报告”，而不是“备案报告”)。
有些情况下，《……的调查报告》、《……的检讨报告》、《……的处理决定》、《……的嘉奖令》等属约定俗成，除此之外“的”字最好臵于事由和文种中间。
从汉语组合特点来看，定语和中心语的组合有些是直接的，不必加“的”;有些是间接的，必须加“的”;有些则可加可不加。一般来讲，词组做定语要加“的”，这也是公文标题文种前面加“的”的主要原因之一。另外，应强调：动词做定语，一般要加“的”。公文标题事由中的中心词如果是既可做名词又可做动词的兼类词，“的”字更不可少。如《……工作安排的通知》，不可写成《……工作安排通知》。如《关于二OO六年工作总结和二OO七年工作安排报告》，文种“报告”前应加“的”。
5、乱用标点符号的公文标题主要表现
原《办法》和新《办法》都规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。什么情况下使用，有几种情况：一是书刊名称可使用书名号;二是某些表示特定意义的缩略语、专用词语可使用引号;三是须加注释或补充词语的地方可使用括号等。
公文标题中乱用标点符号的问题一直比较严重，主要表现在： (1)批转、转发、颁发(颁布、发布、公布)法规、规章，不用书名号而用引号;
(2) 批转、转发或批复非法规性公文(如通知、报告、意见、请示等)使用书名号;
(3)不必使用其他标点符号而随意使用; (4)标点符号标错位臵。
五、颁转类通知的写作
通知是公文中应用法为最广泛最频繁的文种之一。特别是颁转类通知，使用频率非常高。但是在实际运用中，常有文种选用、语言表述方面的问题产生。
1、不同文种承担的任务不同
所谓颁转类通知，是用来颁发和转发公文的通知，由于这一类通知的正文是对所颁发和转发公文作批示性意见，因此又叫批示性通知。又由于这类通知的作用是转发公文，所以还被叫转发性通知。按照被转发的公文来源或性质的不同，这类通知又被分为批转通知、转发通知和印发(颁发)通知，它们分别承担着不同的任务。
批转通知，承担上级机关对下级机关来文加以批示后再转给下级机关参照执行的任务;
转发通知，承担将上级机关、平级机关和不相隶属机关的来文再转发给自己下属机关的任务;
印发(颁发、发布)通知，主要承担党或行政职能部门发布党内或行政法规的任务，因此又叫作发布性通知，但他们有着自己具体的分工：印发通知、承担将本机关制定的非规章类公文以及计划、总结、领导讲话等下发给下属机关的任务;颁发通知承担将上级党政机关制定的重要法规或规章发给下属机关执行的任务;发布通知，承担将上级机关制定的法规、规章公布给下级机关执行的任务。
2、标题写作不同
颁转类通知的标题与其他通知性标题的写法基本相同，都是由三要素或两要素组成。三要素的标题由发文机关、事由、文种组成;两要素的标题是由事由和文种组成。“事由”由介词“关于”领出，紧跟其后是颁转词和所发文件的名称。最后标明“的通知”三个字，让读者一看标题对内容就一目了然。但不同文种的颁转词是不同的，他们在标题中被分别冠以：“批转”、“转发”、“印发”、“颁布”、“发布”等词。
转发上级机关公文的通知，在标题中往往出现两个或两个以上“关于”和“通知”，是结构叠床架屋，十分累赘，读起来很别扭，理解起来也要转弯，为使标题简练、流畅、好理解、通常采用下列两种方式：
一是转发的公文不是通知时，省略第一个“关于”，如《乌鲁木齐市卫生局关于转发自治区卫生厅关于进一步加强城市社区卫生服务建设意见的通知》省去第一个“关于”成为《乌鲁木齐市卫生局转发自治区卫生厅关于进一步加强城市社区卫生服务建设意见的通知》。 二是转发的公文是“通知”时，省略第一个“关于”和最后一个“的通知”如：《乌鲁木齐市卫生局关于转发<自治区卫生厅关于开展医疗质量年的通知>的通知》，这一标题有两处重复，把第一个“关于”和最后一个“的通知”省去，成为《乌鲁木齐市卫生局转发自治区卫生厅关于开展医疗质量年的通知》;文字即精炼，又不影响标题意思的表达。
如果是多层转发公文的通知，通常采取以下这两种处理方法： 一是省略掉中间过渡的机关，直接转发最上级领导机关的原文，并在正文中说明转发情况;
二是对最上级部门的公文，如果没有具体要求补充，则直接翻印原文下发，这种方式已被广泛采用。
在批转和转发公文的标题中，将上级机关、平级机关或不相隶属关系机关的来文再转发给自己的下属机关的通知，只能用转发通知;上级机关对对下级机关的来文再发给下级机关参照执行的通知，只能用“批转”通知。“批转”与“转发”的使用有着严格的区别，两者不能简单的等同。
3、正文写作不同
通知的正文一般由通知的缘由、事项、执行要求或结束语三部分组成。写作中根据通知内容的不同写法各异。
(1)批转通知的正文首先表明对批转公文的态度，接着阐述通知的思想意义，最后提出执行的希望和要求，如《乌鲁木齐市人民政府批转关于行政审批制度改革工作实施意见的通知》，正文：市监察局、法制办、体改委《关于行政审批制度改革工作的实施意见》已经市政府批准，现转发给你们，请认真贯彻执行。这种特殊句式，使行文更加简洁。
(2)转发性通知可采用批转性通知的写法，首先直述本机关意见，也可以写上批示性意见，然后具体告知如何贯彻执行。
(3)印发通知，正文要写明被公布、发布、印发、颁布的法规、规章、文书等制定的原因、目的，然后提出贯彻执行的希望和要求。颁转类通知正文的写作要求表述准确、条理清楚，篇幅力求简短。在表述中意思表述清楚明白，理解上只有一种意思，不产生歧义。
第四篇：公文写作中常见错误
公文改错
关于邀请 x x 校长、x x 书记参加 “10356211” 工程奠基仪式并致辞的请示报告
校长办公室、党委办公室并呈 x 校长、x 书记：
根据“校长办公会议决”我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请 x 校长、x 书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望 x校长、x 书记的到来!
此致
敬礼!
附件一：讲话稿;
附件二：议程。
资环学院
201*年 10 月 11 日
一、标题
标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。
1.多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。
2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。
3.项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。
4.混用文种。根据国务院 201*年 8 月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。
二、主送机关
上文中的主送机关也存在着错误。
1.多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。
2.不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。
三、正文
1.引文不全。引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据华师(201*)17 号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。
2.数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外(如华东师范大学“十三五”规划)，数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10 月 21 日”
3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望 x 校长、x 书记的到来!”这些含有感情色彩的话尽量不用。
4.信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。
5.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”
6.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。
四、附件
1.格式不对。附件的正确格式是：
附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx
2.xxxxxxxxxxxxxxxx
附件名称后不加标点。
2.附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件 1 应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明(代拟稿)字样。附件 2 应写明什么会议的议程。
五、落款与日期
1.发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”应写全称：“资源与环境科学学院”
第五篇：公文格式中常见问题解析
公文格式中常出现的不规范现象
(一)发文字号标注不规范。有的单位发文字号的年份用圆括号“()”括入，而不是用规范的六角括号“„‟”。对于字号和字体，有的用小3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。有些公文序号出现编虚位(即001)， “××文„2008‟001号”等不规范格式。
(二)文种使用不当。文种是指国家行政机关公文的种类。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》明确公文种类有13类，即：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。即各单位产生的公文不应该出现这13类公文以外的文种，错用文种不仅使公文失去应有的严肃性，还严重影响行文的作用和效率。文种方面存在的问题主要有三个方面：一是生造文种。比如《关于解决办公用房的申请》。很显然，申请不是规范的文种，因此应改成“请示”。二是混用文种。如《××局关于购买办公设备经费的请示报告》，将“请示”和“报告”两种文种混用。三是错用文种。最常见的错误是该用“请示” 的用了“报告” 该用“报告” 的用了“请示”， “请示”和“报告”是有严格区别的：“请示”是办件，是需要批复的;“报告”是阅件，不需要批复。如果错把“请示”用成了“报告”，会导致请示的事项得不到及时答复或得不到答复，从而影响了事情的办理。
(三)公文标题不规范。常见的问题：一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的;有用二号字的，也有用小二号字的。《国家行政机关公文格式》中规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，规范的做法是除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。三是标题冗长繁琐。“事由”概括得不简要，转发(批转)性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组。四是回行时词意不完整，排列不对称，间距不恰当。
(四)引用文号不规范。比如先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据×××发„2008‟1号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法不符合规定，正确的引用方式应为“根据市政府《关于×××的通知》(×××发„2008‟1号)”。
(五)结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“
一、”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒臵;二是层次跳跃，或在“
(一)”“(1)”后加顿号，写成“
(一)、”或“(1)、”等。
(六)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位臵距正文太远或太近，以至于印章距正文太远或盖压正文。成文日期与正文的距离要根据印章的大小而定，标准是印章
盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。二是把拟文日期作为成文日期。三是把修改日期或送签日期作为成文日期。四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。成文日期应以单位负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字并标全年、月、日。
(七)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。常出现的不规范现象有：一是无印章。二是印章加盖歪斜。三是印章未居中下压成文时间。四是印章盖在正文上或距正文太远。印章正确的加盖位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，要排列整齐，互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一
个或两个印章，要居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
(八)附件标注不规范。附件一般在正文之下空一行标识，附件名称后不加标点。常见的问题：一是没有与正文空开一行。二是在附件名称后加分号或句号等标点附号。三是附件标注的顺序与附件的顺序不一致，没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。四是附件标注回行时顶行写，正确的写法是与附件序号后的文字对齐。五是附件不全，或标注了附件但没有一并报送。
(九)附注标注不规范。公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位臵不规范。联系人和联系电话标注位臵应在落款和版记之间的适当位臵，空两格加括号，中间用分号隔开。
(十)版记不规范。一是没有版记。二是版记位臵不对。三是主题词字体不对，主题词、词目均用黑体，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。四是抄送机关标识不规范，常见的问题是将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”，再有就是最后一个抄送机关不标句号。抄送机关之间应用逗号分开，最后一个抄送机关应标句号。五是印发机关和印发日期标注不对，印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位将二者左右顶格，有的空格太多。
(十一)没有代拟稿。凡需要以政府办名义上报下发文件的请示，一定要有代拟稿，有些单位没有代拟稿，有些单位拟好了稿不与请示一并上报。
(十二)公文中有错字、漏字、别字等硬伤。