文书档案记录了一个单位在各个历史时期从事的各类管理活动, 它是由一些已经处理好的具有保存价值和参考价值的文书转变过来的。它给我们带来回忆的同时, 也让我们学到了一些经验和教训。文书档案的保存有利于时代的进步。目前, 文书档案的管理已经步入信息化和数字化的时代, 传统保守的管理形式已经不能很好地发挥其自身的作用。
一、做好文书档案管理工作的必要性
文书档案记录的是一个单位在发展中真切发生过的事情, 它是客观、真实、可靠的。它不仅能够记录事实, 还能提供正反两方面的经验参考, 使我们在翻阅档案的时候能学到前人的一些宝贵的经验。与其他参考文献不同的是它是符合本单位发展理念的一种参考, 能为单位的发展指明方向, 也为单位今后的决策提供了必要依据, 具有重要的参考价值。
二、文书档案管理现存问题
(一) 缺少科学化的管理。档案中要记录的内容一直在增多, 档案的管理的范围也在不断地增大。我国以前传统的档案管理形式虽然也在不断地创新、进步和改变, 但是还是存在着很多弊端。首先, 以前档案的记录主要是靠人手写记录, 这样不仅需要大量的人力以及物力, 还浪费了很多宝贵的时间, 档案的记录更新也不是很快。其次就是以前的档案管理没有可以依靠的规章和制度, 档案记录不规范, 档案不能很好地为后人服务。最后就是我国档案记录人员的水平达不到标准, 管理思想还很落后, 创新力不强, 使得档案记录十分的混乱。
(二) 管理人员没有足够的责任意识。文书档案不仅给我们带来了很多的经验教训, 还为以后的决策提供了依据。但是很多的档案管理人员没有认识到自己工作到底有多重要, 他们还是简单地认为自己的工作就是集合数据, 把类似的材料放在一起, 懂得分类就够了。他们只会被动地处理工作, 对工作的热情不够, 积极性也不高。这样的工作态度容易导致档案分类不规范、档案资料缺失, 真正需要查阅档案时, 无档案可循, 更无法对文书档案的资源进行深层次开发和利用。
三、如何更好地实施文书档案管理
(一) 要提升档案管理人员的责任意识和综合素质。文书档案管理对工作人员有着非常高的要求, 档案管理人员不仅要有高度的责任感, 良好的职业素质, 专业的技术水准, 同时还要有吃苦耐劳的精神。更为重要的是, 档案管理人员的职责范围也是非常广泛的, 比如要对资料进行收集、整理、记录、积累、鉴定以及归档等等。一方面, 要定期培训管理人员, 让他们时刻铭记自己的工作职责, 加强对其专业知识的指导。另一方面, 要求工作人员不断学习必要的计算机操作以及网络知识和技术, 具备使用电子信息技术的能力, 用计算机技术来进行科学化的档案管理, 以便提升自己的专业素质, 争取让自己变成综合性的人才, 从而促进自身工作能力的提高。
(二) 要为各自的工作中心服务。我们记录档案的实质就在于为各个单位的工作中心服务。在档案管理的过程中要对我们身边发生的一切都要知晓, 上到国家的大政方针、省级的政策策略, 下到各个部门的工作中心都要很清楚很明白。档案的管理人员要跟着工作中心走, 要及时地收集和筛选正确的、有用的信息, 真正的为中心工作服务, 让档案真正有效。
(三) 要实现档案的信息化。目前, 有些单位的文书档案管理仍习惯于以传统的纸质为载体的形式, 有时候一些突发的意外就会使档案遭受损失。但是如果实现了数字化档案的保管, 就能避免自然灾害、突发事件等而导致的珍贵档案资料的遗失。另一方面, 档案在网络上, 可以让更多的人看到, 实现了档案的共享。在档案管理的过程中, 应该用先进的网络技术, 还需要注意档案记载的东西一定保证准确无误。
(四) 要优化档案管理制度。做好文书档案工作的强有力的保障和有效的措施, 就是使文书档案管理工作制度更加完善。当前文书档案管理机构的地位被忽视, 职责功能被弱化, 对于这种现象, 各单位要专门设立文书档案管理机构, 配置一些档案管理设施, 配备专兼职档案管理人员, 加强档案工作人员自身的责任观念。制订制度, 提高职工对档案工作的重视程度。档案部门要在收集、筛选、整理以及记录的每一个步骤中优化档案管理制度, 保证档案管理的规范化和科学化。此外, 还应形成档案工作竞争激励机制。
(五) 要提升档案管理的质量。档案资料包含着生活中的方方面面, 档案管理人员的能力和水平也参差不齐, 所以, 在实际工作中仍然存在档案信息混乱的问题, 使得档案的查阅很困难, 更谈不上对档案资料的深层次开发和利用。因此, 在新形势下, 必须要用科学的管理形式提升档案管理的质量。在收集信息的时候, 要发挥群众的力量, 要增加信息收集的渠道, 把真正有意义的信息收录进来, 使档案真正发挥自身的价值。
总之, 档案管理工作必须要为工作的中心服务, 不断的使用科学的管理形式以及技术等的同时还要注意对档案人员定期进行培训, 让档案管理事业更好的发展。
摘要：随着社会经济的发展以及科学技术的进步, 人们对于文书档案的管理工作越来越重视。传统的文书档案管理工作已经不能适应当今社会发展的需要。我们必须要找到合适的管理形式, 提升文书档案管理效率, 更好地进行文书档案的管理工作。本文阐述了做好文书档案管理工作的必要性, 并指出文书档案管理现存问题, 最后提出了如何更好地实施文书档案管理。
关键词：浅谈,新时期,文书档案,管理工作
参考文献
[1] 梁思宇.如何做好文书档案中的鉴别工作[J].科技致富向导, 2014 (17) .
[2] 尹波.如何做好文书档案管理工作[J].魅力中国, 2014, 15 (23) .