1 电子文件定义及其特点
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点。
(1) 电子文件不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用。
(2) 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
(3) 电子文件的利用是可共享的, 也不再受时间和距离的影响。
(4) 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2 电子文件的分类
以“载体的异同”划分标准, 可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读, 硬盘文件要通过硬盘驱动器识读, 软盘文件要通过软盘驱动器识读, 磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求, 人们可以通过一定的设备和技术, 将这一载体上的文件移植到那一载体上去。以“文件的不同用途”分, 又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件, 数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合形态”为划分标准, 数据据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据关联性强, 非数据库文件内的数据关联性弱。以“不同属性”为划分标准, 数据库文件又有FOXBASE (动态数据基地) 数据库、FOXPRO“ (京通”软件应用的) 数据库、ACCESS (通路) 数据库、ORCAL“ (灵通”软件应用的) 数据库等。而无论数据库文件还是非数据库文件, 又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。以“数据的表现形式”为划分标准, 它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。
3 电子文件对档案管理工作的影响
3.1 丰富了档案的载体成分, 改变了传统档案的面貌
档案成分与载体的变化是与社会发展的客观规律相一致的。从古至今, 很多物质材料被作为档案载体使用过, 比如:甲骨、金石、简牍、缣帛、棕榈叶、纸草、泥板、羊皮、纸张、技术图纸、胶片、磁带、磁盘、光盘等。它们随着人类社会的发展而不断发展变化, 使档案载体越来越轻便, 承载的信息量越来越大;使档案的存在形式由静态发展到动态, 由无声发展到有声, 并进一步趋向于非直观化 (不象纸质档案那样直观, 而必须借助计算机等设备才能阅读) 。今后随着科学技术的发展, 还将会出现新的档案载体材料。
3.2 使馆藏结构进一步趋向合理, 档案利用方式更趋多样化
根据《档案馆工作通则》的基本精神, 改革档案馆馆藏结构的指导思想应该是:大力丰富馆藏, 改变馆藏内容贫乏, 结构单一, 家底薄弱的状况, 逐步达到馆藏档案、资料门类齐全、结构合理、完整精炼的目标, 以适应社会主义现代化建设各方面利用档案的需要。其中“门类齐全”就包括多种载体的档案, 磁盘、光盘等新型载体当然也不例外。由于胶片、录音带、录像带等载体形式档案的出现, 改变了长期以来档案馆 (室) 中单一纸质档案的结构, 随着电子文件越来越多地形成档案, 档案的内容、载体形式也变得更加丰富, 馆藏结构也进一步趋向合理。
由于馆藏档案载体的形式多样, 使得服务手段、方式也变得多样化。因为不同档案载体各具特色, 它们的性能各有所长, 各有所短, 笔者认为:今后长时间里, 纸质档案、音像档案、缩微档案、磁盘档案、光盘档案等各种载体档案以互为补充、同时并用的形式存在, 以手工或机读等多种方式、手段提供利用服务。
3.3 便于档案的管理、保存, 提供利用方便、快捷
在现代社会中, 由于档案信息的急剧增长, 档案的库存量也逐年激增, 造成档案库房拥挤, 出现了空间紧迫感。新型载体, 尤其是光盘, 具有体积小, 信息容量大, 存储密度高等特点, 可以大幅度缩小档案的体积, 从而减少库房的建筑面积和存放空间。从电子文件形成到归档、整理、鉴定以及提供利用, 从始至终都是在计算机上进行的, 使档案原有作环节有许多可优化之外, 较传统档案更易于管理。而且查找迅速, 读出方便, 图文、声像并茂。光盘上的信息可套录到软盘上, 光盘、磁盘上的信息也可能过计算机输出设备复制到纸张上, 提供利用方便、快捷。随着电子文件产生而出现的新载体可以缓解档案寿命的有限与社会要求其长久保存下去的矛盾。磁盘、光盘等载体虽然其自身寿命有限, 但它们具有拷贝、复制容易, 复制效果好等特点。一方面在提供利用时, 通过提供复制盘来保护档案原件, 延长寿命;另一方面, 在一定时期内 (磁盘、光盘的有限保存期内) 可通过对原盘的转录、翻录进行保护性复制, 进而可以实现档案更长久的保存。
3.4 有利于档案信息资源的开发和实现档案管理现代化
集通信、网络、多媒体技术为一体的“信息高速公路”在不远的将来将成为现实, 档案部门作为信息产业的重要组成部分肯定要“上路”, 否则就要被信息社会淘汰。“信息高速公路”只是为快速、大容量地传递信息铺了路, 架了桥, 档案部门必须有自己的车, 有自己的货才具备上路的资格。电子文件的载体具有易于随机存取和远距离传送的优越性, 便于档案信息的传递和交流, 可通过信息网络向社会提供利用, 实现资源共享, 使档案资源得以充分开发。
4 当前我们所应采取的对策
(1) 做好归档电子文件的技术处理工作, 实施电子文件管理战略新型文件材料的归档势在必行, 这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域, 对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导, 保护电子文件的原始信息, 了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。
(2) 解决好电子文件的保存问题。
以化学磁性材料为载体的电子文件从理论上讲能够长期保存, 因为它的信息读出是无接触式的, 不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内, 不怕外界磁场的影响, 不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是, 由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际贮存的验证, 所以, 电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前, 对于长久保存的电子文件, 需要定期进行复制, 以防止信息损失。
(3) 使档案管理向立体化方向发展。
以前的档案管理是呈直线状态的, 随着人们对利用服务工作的重视, 使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况, 随着电子文件的介入, 档案种类在增加, 其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此, 在原有平面结构基础上, 又增加了一项档案信息载体内容, 就构成三维空间, 形成了立体化的管理结构。
(4) 档案人员知识结构的变革迫在眉睫。
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新, 引进、消化、适应信息技术的成果, 使档案人员拥有广博的知识, 以适应信息技术发展的需要。可以肯定, 加快档案人员知识结构的变革, 多途径、多层次培养人才, 是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
(5) 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 实现相关部门职能的交融集成, 建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人, 负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像立卷归档人员经与档案部门多年合作, 建立了相对稳定的业务关系, 容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 并以各单位计算机与信息管理人员为主体, 重新建立归档工作队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 现有的立卷队伍尚适应工作发展的需要, 要通过业务学习和技术培训, 尽快使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛, 形成者不仅有业务管理部门的承办人, 还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档, 必须靠制度约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度, 并列入信息管理工作程序, 在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时, 布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
5 运用计算机网络为用户提供服务, 并加强各项事务管理, 促使档案管理现代化
5.1 建立档案馆 (室) 网页, 开展网上利用服务
随着档案馆 (室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。目前, 国内许多单位档案馆 (室) 利用互联网开展的网上服务, 已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化, 档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库, 在网上公开部分档案目录, 方便查询检索;档案棺 (室) 与宣传部门密切配合, 可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档, 建立数字化视频档案数据库, 以便于宣传和利用。
5.2 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”
档案馆 (室) 与企事业单位信息管理部门可加强密切配合, 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆 (室) , 是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件 (档案) 数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广, 内容丰富, 利用率高。
5.3 电子文件的自动上传收集
目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆 (室) 的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文, 档案馆 (室) 自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机, 足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档, 而不需跑到档案馆 (室) , 也不必交任何光盘或软盘。
5.4 开展在线服务
传统的档案利用方式, 如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件, 特别是到档案部门利用档案原件的方式, 在信息化时代里必然要发生变化, 至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境, 使人们更注重信息的时效性, 希望通过信息系息网络及时准确地获得多种信息。因此, 被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让利用者与档案馆 (室) 利用电子邮件在网上进行快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询和资信服务。
摘要：随着信息技术、网络技术的发展, 电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点, 具有传统文件无法比拟的优势。这对档案管理工作提出了新的要求, 本文主要论述了电子文件对档案管理工作的影响及我们应采取的对策。
关键词：电子文件,档案管理
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