图书馆业务外包主要有以下形式:采访外包、图书加工外包、编目外包、回溯建库外包、报刊装订外包、流通上架外包、计算机硬件维护外包、现代技术外包、物业管理外包等等, 其中编目外包是目前图书馆应用最广泛、成效较显著的一种。图书馆界对“编目业务外包”已不陌生, 特别是随着高校图书馆事业的快速发展, 编目业务外包走进了许多高校图书馆, 并以快速、高效等优点解决了图书馆待编图书积压的燃眉之急, 取得了一定的成效。业务外包源于工业企业的一种创新经营模式, 图书馆编目业务外包, 是借鉴工业企业业务外包的一种工作形式, 一些图书馆将非核心的工作, 通过招投标和签订合同的方式, 外包给外界书商或业务机构, 以方便集中自身力量搞好核心工作。业务外包体现了图书馆从传统向现代转型的必然发展趋势值得我们研究。
1 图书馆编目业务外包的成因
1.1 书商和中介机构的大量涌现
随着市场经济的不断深入, 出现了一大批经营状况良好、信誉较佳的书商和中介机构。由于图书馆隶属于事业单位, 信誉良好, 与其合作风险小。因此, 大量书商纷纷向图书馆展示其实力, 竞争的加剧使得这些书商不仅要在价格上招式百变, 在服务上也是花样翻新。比如从单纯订单式服务转变为图书分类、编目、加工服务一条龙。激烈的竞争关系使得这些书商和中介机构都想建立一支“人无我有、人有我优”的专业化的、训练有素的图书分类、编目、加工队伍, 为编目业务外包提供了人才准备和可靠的保证。
1.2 联机编目的发展为图书馆编目业务外包提供了技术条件
我国联机编目的发展是以国家图书馆联合编目中心应用系统1998年12月进行联通并试验运行为标志的;CALIS高校文献保障服务系统也于1998年正式启动。论文百事通这两个全国性共享平台的运行为编目业务外包服务商制作编目数据提供了标准化的蓝本。
2 图书馆在编目业务外包活动中出现的主要质量问题
图书馆编目业务外包有很多优势:如降低成本, 节约人力资源, 解决图书馆新书积压问题等。但是图书馆编目业务外包也有一些质量问题。
2.1 外包合同的短期性和松散性, 导致编目数据质量下降
图书馆编目业务外包, 往往是在图书招标过程中书商作为提供配套服务的形式来完成的, 由于每年中标的书商都不一定相同, 而且是多家中标, 这样, 由于多家书商参与合作, 对于图书分编细则的理解和书商编目人员素质的差异, 外包合同的短期性和松散性, 将直接影响到书目数据的质量。
2.2 过分强调节省成本, 导致编目业务外包后书目数据质量下降
图书馆为了降低成本, 大量减少原有的图书编目人员, 而外包商编目人员素质良莠不齐, 导致原始编目数据质量参差不齐。外包人员对于图书馆编目的系统性缺乏概念, 在处理多卷书时, 容易将不同时间到馆的书分散著录, 甚至给出不同的分类号。而这些错误又较隐蔽, 只有当图书出借时才会被发现, 另外, 复本查重不认真, 导致一种书有多条书目数据。凡此种种影响了图书馆书目数据库的质量, 陡增图书馆书目质量控制的风险。
2.3 隐藏的成本增长和新的竞争对手形成的风险
编目业务外包既孕育成本节约的优势同时也隐藏着成本增长的潜在风险, 编目业务外包作为图书馆图书采购过程中书商提供的一项配套服务, 如果长期外包, 不仅削弱了图书馆的编目技能, 而且造成书商对此业务的垄断, 图书馆过分依赖书商, 同时, 书商为了谋求自身利益的最大化, 可能采取一些机会主义的行为, 降低服务质量, 提高此项业务的成本, 使图书采购价格提高, 长此以往, 增加了图书馆潜在的成本风险。
2.4 图书馆人力资源重新配置的风险
编目业务外包的初衷是为了将更多更好素质的馆员安排到一线读者服务部门以提高图书馆服务的质量, 拓展图书馆服务的层面。但是, 人力资源的重新配置, 打破了原来各部门的利益格局, 因此会出现很多新的矛盾, 处理不好, 会严重的影响图书馆业务工作的开展。
3 解决提高编目外包质量对策
编目业务外包并不表示编目业务在图书馆的结束, 而是意味着另一种更为复杂的管理工作的开始, 所以在外包过程中提高编目外包质量。
3.1 图书馆在业务外包中要发挥质量监督的主导作用
对书商的选择直接关系到业务外包的成功与否。图书馆应首先对书商的技术实力、信誉、资金、工作效率、服务态度、社会影响等多方面进行考察和调研, 并建立相关的评价指数, 在招投标的时候将其作为选择书商的硬性条件。对于承揽过该类业务内容的书商可以优先考虑。
图书馆在确定了书商后, 经过专门小组的讨论研究, 应对书商提出详尽的加工方案和加工要求。因为每个图书馆的目录体系都有自己的历史, 而书商的员工对图书的历史缺乏了解, 所以加工方案除了对必备字段的要求外, 还需要有专门的文字规定相关著录、标引原则。
对书商的编目人员进行岗前培训:对书商编目人员进行必要的岗前培训, 把本馆编目中的一些特殊做法和要求向外包商讲清楚, 使书商编目人员掌握本图书馆的一些需要特别注意的个性化服务。因为, 在总的图书分类规则的指引下, 每个图书馆由于其历史性、学科性等原因都会有些别于其他馆的分编细则和分编中应注意的事项, 因此不管之前这些书商的编目人员分编了多少个图书馆的图书任务, 多么富有经验, 各个图书馆还是要针对本馆的图书分编情况对书商的编目人员进行岗前培训, 这也是预防书目数据错误的一条重要途径。
3.2 承包商努力提高自己的业务素质
外包商只有吸纳懂得图书馆专业知识、了解图书馆工作要求、具有现代信息技术操作能力等的专门人才, 才有可能组建一支高智高能的员工团队, 高质量完成外包业务。外包商要具有战略的眼光, 培养队伍的稳定性, 增强编目人员的集体观念, 这样以来, 编目人员才能在分编的过程中积累较多的实践经验, 才能在实践中提高分编质量。
我国图书馆的编目业务外包正处于起步阶段, 无论是外部条件还是内部条件都有待于进一步完善。因此, 双方要本着相互理解的态度, 进行沟通。图书馆定期与外包商就编目质量等方面出现的问题进行沟通, 随时掌握情况, 发现问题, 及时解决, 避免走弯路, 造成不必要的损失。外包商在编目过程中遇到困难时, 要随时向图书馆反映, 以便在最短的时间内解决。
摘要：本文介绍了图书馆编目业务外包的成因, 分析了图书馆在编目业务外包活动中出现的主要质量问题, 并提出解决提高编目外包质量对策。
关键词：图书馆,编目业务外包,质量控制
参考文献
[1] 韩超.高校图书馆编目业务外包的成因分析[J].中国科技信息, 2007 (24) .
[2] 莫振轩.试论业务外包对图书馆发展的深刻影响[J].图书馆工作与研究, 2008 (6) .