今天小编为大家推荐《文件管理论文范文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。摘要：设备竣工文件管理是为规范核电项目各承包商设备出厂竣工文件的整理和组卷工作，保证案卷质量，使其满足国家档案验收要求及核电建设、运行、维修的需要，也为了各设备承包商的设备竣工文件统一按照中国核电工程有限公司的规定要求执行，尤其在大型核电建设中设备竣工文件管理显得尤为重要。
第一篇：文件管理论文范文
电子文件与纸质文件管理的共存与互动
摘 要：电子文件和纸质文件管理的共存状态有双套制和双轨制两种类型，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同。电子文件的管理推动了纸质文件管理的改革，如文档一体化和实体管理的简化;纸质文件管理的经验和信息技术促成了电子文件管理的完善。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，趋向是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。
关键词：电子文件 纸质文件 双轨制 前端控制
之所以说电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，是因为它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻，更广泛，更具实质性的含义和意义。历史上每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要。而电子文件与它的早一代文件---纸质文件的关系却要复杂得多，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。
一、 电子文件与纸质文件的共存状态
从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世，它们的共存状态及其原因复杂多样，大体上可以归结为以下两类情形：
第一类是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是单位收到外来文件后立即实施数字化，使文件在现行期即有纸质和电子两种版本;二是对已经归档的纸质档案实施数字化，文件到了非现行期才有两种版本。
第二类是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换也有两个时间点：一是在计算机系统中完成文件制作，或经由网络(电子邮件系统、电子公文传输系统等)传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效，从而使文件在现行期即有两种版本;二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝(纸质文件或/和缩微件)，在这种情况下，文件到了半现行或非现行期才有两种版本。
根据上述情况，我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为"双套制"和"双轨制"两种类型。
所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为"双套归档"。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。
所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。
无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，其中电子文件的技术属性并无本质差别。但是，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能却有所不同。双套制是后端共存，电子文件不是"原生文件"，没有经过运行和处理，没有在现行期发生效力，没有相应的元数据，基本上可以看作是纸质文件的数字化副本，它的"文件"属性和证据力是不完整的，甚至有人认为它算不上"电子文件"。而双轨制是全程共存，电子文件也是"原始文本"，生成时即具有效力，参与相关的事务处理，如果管理完善，可以有全面的元数据，是完整意义上的电子文件。
二、 电子文件与纸质文件管理的互动
在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系，它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响，两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能，提高自身效率。
(一) 电子文件管理推动纸质文件管理改革
自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。其中实行双轨制比起实行双套制机构变化的程度又有进展。尽管各机构的具体情况不尽相同，但还是有许多共同的表现。这种变化主要反映在以下两个方面：
一是推动了文档一体化的实质性进程。档案管理提前介入文件运动的思想早已有之，但由于体制、制度等方面的原因，文档一体化的程度一直不高，仅限于一些局部措施。电子文件管理对前端控制的要求是实质性、甚至是强制性的，理想的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构，也在现有系统中强化了前端控制，将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件，在文件-档案全程范围内进行的流程变革使文档一体化进入了新阶段。
纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。目前开展电子文件管理，特别是实行双轨运行的单位大多实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，所以，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归档的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的。纸质文件的随时归档不仅减轻了机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。
提前归档使档案部门控制机构文件信息资源的起点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留，归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联，机构内部的查阅还比较频繁。因此，业务部门需要更多地与档案部门打交道，档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档，自然而然向文件生命周期的起点延伸。
与归档提前同时发生的还有鉴定、著录等工作的提前。按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同的保管期限，对共同需要的著录项也应该形成相同的著录内容，因此，有些机构开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，并必然选择向电子文件靠拢。这就导致了鉴定和著录等工作的提前以及自动化程度的提高。①在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整等问题，需要随文件的流转而补充和确认，从而使这些工作从一次完成变成了分段完成。为了保证分段实施中的顺畅衔接，必须以文件-档案全程为一体进行管理。
二是档案实体管理的简化，尤其表现在整理方面。过去对纸质文件整理需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质档案实体整理的简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利让用户更加乐于利用电子文件;另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件(档案)的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。立卷的简化带动了相关工作的简化，如排架方法、档案统计、手工检索工具编制等，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。
(二) 纸质文件管理促进电子文件管理的完善
与纸质文件管理相比，人类管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但毕竟都是社会活动的记录，其管理目标基本一致，在管理内容和方法上也应该有很多共通之处。电子文件管理面临的最大挑战是如何建立公众的信任，到目前为止，突破的思路主要集中在两条路线上：技术和管理。技术措施自不必说，加强管理的一些思路是从纸质文件管理的经验中汲取而来的。
来源原则是电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。在计算机进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为计算机高速运算所构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，各国档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，对于电子文件而言，来源原则仍然可以奉为圭皋，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。
仅从技术而言，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上，人们对纸质文件、档案的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程建立在文件形成与保管规律的基础上，经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善，其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。例如，旨在攻克电子文件长久真实性难题的加拿大哥伦比亚大学UBC项目和InterPARES国际合作项目均采用了"古文书学"的方法，对文件的构成要素进行分析、解读和评价，并通过记录和管理其中有意义的要素来确认电子文件的真实性。这种方法是从传统档案鉴定和管理中得到的启示，项目主持人杜兰蒂教授认为这是"古文书学：老树开新花"。②此外，电子文件的许多管理方法，如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。
可见，电子文件与纸质文件管理的共存并不是消极、被动的，二者在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造，同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式，并逐渐融合为一套综合管理机构各类载体文件的管理方法和管理系统。
可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因为从总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，"无纸化"必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。例如美国国家档案馆43000多份电子邮件因管理不善而丢失后，首先采取的防范措施就是将重要邮件打印出来形成硬拷贝。③只要还有人使用纸和笔，就会有以纸介质形成的社会活动记录，如特定环境(包括书写条件、阅读条件和传递条件等)下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失，这其中不仅有技术问题，还有习惯、文化等诸多因素。
但是，共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主，将会形成方向相反的两条弧形曲线。理由主要有以下两方面：
一是计算机和网络的广泛应用，信息化战略的全面实施，使电子文件越来越多地成为文件生成的最初形态。电子文件流程与信息化平台上业务流程的契合使之成为办公、设计、贸易、交往的必要工具;信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷，使机构和员工更愿意生成和使用电子文件;电子政务、电子商务的普及使越来越多的文件必须通过网络传递;数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的进步，使人们增强了对电子文件的信心;管理的改善使人们可以方便地检索利用。这些因素都给电子文件的增长和功能提高提供了条件。
二是某些电子文件无法或难以转化为纸质文件，或是因为其信息海量纸张难以承载，如实时勘测的各种数据;或是因为信息形态无法以纸张载入，如声音、三维图像等;或是因为文件的结构复杂，包含动态链接、嵌套关系等，无法记录于平面纸张，如大型数据库、多媒体文件、超文本文件等。随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能，大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以"保真"。
上述两种情况都不可避免地改变电子文件和纸质文件的数量和功能对比。前一种情况还有实行双套制、双轨制的可能，但电子文件将在量的积累中逐步引发质变，占据主导地位;后一种情况中的电子文件已不可能有纸质文件相伴，必须寻找一条能够独立生存、独立承担社会责任并证明自己的道路。
受电子文件和纸质文件不均衡发展的影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐"瘦身"，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在，文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。这是历史上文件管理最为复杂的时期，两种文件的共存和互动给我们带来无数的难题、挑战和机遇。对于职业文件、档案管理人来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要：一方面，因势利导，以积极的文件管理政策进军电子文件管理领域，从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信，以至于建立法律地位;另一方面，稳扎稳打，坚守"社会记忆保护者"的职责，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地，充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补，有利于我们在文件、档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。□
注释：
①参见刘越男，电子文件管理流程的变化及其引发的思考，《中国档案》2002(7)
②焦红艳，试论哥伦比亚大学电子文件研究项目所体现的哲学方法论，《浙江档案》2002(5)
③王健、张宁，敲响电子文件管理的警钟，《档案学通讯》1998(4)
作者：冯惠玲
第二篇：核电设备竣工文件管理
摘 要：设备竣工文件管理是为规范核电项目各承包商设备出厂竣工文件的整理和组卷工作，保证案卷质量，使其满足国家档案验收要求及核电建设、运行、维修的需要，也为了各设备承包商的设备竣工文件统一按照中国核电工程有限公司的规定要求执行，尤其在大型核电建设中设备竣工文件管理显得尤为重要。
关键词：设备竣工文件;档案管理;核电
目前设备竣工文件管理的概况
设备竣工文件指设备完成制造、出厂竣工时形成的反映设备制造过程和真实面貌的文件，主要由设备质量证明文件、合格证、设备竣工图、安装运行维修手册、验收记录等组成。设备竣工文件管理程序從2009.3形成的A版程序到至今的C1版中间经历了三次升版;第一次升版增加了设备运行维修手册的作用与内容，对文件的种类进行了补充，增加田湾核电站扩建工程5、6号机组的工程代码，对质量计划和制造完工报告的“4系列号”范围进行了划分，避免产生重号;对竣工文件内容增加了验收记录，明确了设备承包商、设备采购部、现场文档中心更具体的职责，对竣工文件的组卷要求做出了更详细的规定，将附录1设备竣工文件清单第37条内容改为设备出厂验收结论，增加了附录6竣工文件记录清单;第二次升版又进一步详细了设备竣工文件的组卷要求，增加了设备竣工文件归档审核单及移交清单，增加了电子文件的归档要求，要求设备供应商增加对特殊介质的收集、整理;第三次升版将“质量计划”、“设备修改单、设计修改单”加入了“设备竣工文件清单”，明确了“归档审核单的编码规则，删除了附录八表格中的“文件中心”一格，明确了中英文对照的排列顺序，明确了各卷册间不连续编写页码的规定，删除了备考表中的“互见号”，细化了图纸装订要求，明确了共、册的填写要求。
设备竣工文件由设备供应商形成并由设备供应商直接发送到现场，很少会做到随设备一起发到现场，一般会滞后，现场设备采购部检验工程师接到开箱通知，进行开箱后把竣工文件提交到现场文档，这些竣工文件大部分还是不符合文档归档的格式要求，还要返厂重新整改以达到归档要求，一些很小的问题现场可以整改的就在现场修改，问题比较严重的现场不能整改的必须退到厂家去整改;一旦设备竣工文件返厂，厂家不会很积极配合现场文档工作，一般设备被竣工文件整改要几个月甚至一年都有可能，再者，部分供应商也是老国企，而且客户多元化不单单只是核电客户，对设备竣工文件整改也不会怎么重视;还有一部分设备供应商是国外供应商，他们是按照国际惯例的要求执行，我们的设备竣工文件管理程序对国外设备供应商的约束力不会那么强烈，所以一般国外设备供应商的文件都很难达到我们的要求，整改的话就更困难了。
至今为止现场文档中心接收设备竣工文件750左右其中有170是不合格的，有相当一部分不合格的设备竣工文件是2010年的至今未改。
竣工文件管理的问题原因及影响
设备竣工文件从产生到归档中间经过设备供应商、采购部项目负责人、现场采购部、文档等诸多环节，中间任何一个环节出现差错，设备竣工文件都不能顺利移交。
1.设备供应商
设备供应商同工程公司签订合同时采购部把竣工文件的整理标准、要求纳入采购合同，要求设备供应商按照我们标准和要求来整理设备竣工文件，设备供应商把设备制造过程中反映设备制造过程和真实面貌的文件，主要由设备质量证明文件、合格证、设备竣工图、安装运行维修手册、验收记录等组成设备竣工文件必须提供一套原件(所有的记录均为当事人亲笔所写、签字及标注日期清晰准确、公章应采用红色印章)和六套复印件。相当部分设备供应商根本不看又长又繁琐的程序，根据自己的感觉来做文件，或者对程序的理解不够，有的设备供应商一批竣工文件由好多个人负责整理制作，每个人的理解不同做出来的设备竣工文件也不一样，最后变成一批文件有多种格式;有的设备供应商不提供原件，理由也是多种多样的，国家档案局也要检查他们的文件，所以他们自己也要原件;或者有的设备供应商的设备供应好几个核电厂，而原件只有一份到底给哪个核电厂，干脆谁也不给，自己保存;还有的设备供应商的设备竣工文件不是自己做的，找复印店帮忙代做，做好的文件也不检查、核对，导致很多文件不符合要求;还有一些设备供应商，他们是按照国际惯例的要求来做文件，自然不会符合我们的程序要求。由于各种原因，一级一级传递会出现指令弱化，再加上设备供应商对设备竣工文件重视不够，造成好多设备供应商的设备竣工文件不符合归档要求。
2.采购部项目负责人
项目负责人明确设备承包商应提交的设备文件清单、通信渠道号和文件编码规则，监督、检查、协调、催办各供应商对设备竣工文件和特殊介质档案的形成、收集、整理、提交工作，及对设备竣工文件的真实性、完整性、可用性的审查，在设备出厂验收时严格按照设备验收大纲的要求对设备竣工文件进行审查，及跟踪和解决设备竣工文件各方发现的问题。一个项目负责人要负责好几个合同，对以上的工作不可能面面俱到，再加上思想观念上的原因觉得竣工文件内容正确即可，格式是小问题，再加上目前设备竣工文件的问题基本上都是现场帮忙解决，形成了一种依赖性;部分项目负责任人根本不看程序，对程序的要求一无所知，遇到什么问题直接求助现场，造成了恶性循环;按照程序要求设备在出厂时，必须严格按照设备验收大纲的要求对设备竣工文件进行审查，目前并没有做到，项目负责人是有对竣工文件进行审查，所谓的检查都是过程检查，并不是竣工状态后的检查，所以等到设备文件竣工状态后很可能还会出现其他问题，这时候项目负责人已经不在厂里，在这个环节里也会造成竣工文件的不合格。项目负责人不了解设备竣文件归档要求和意义、以及今后起到的作用，也是造成设备竣工文件不合格原因之一。
3.现场采购部
现场采购部负责检查设备竣工文件的实物与设备竣工文件清单的一致性，负责对竣工文件在出厂验收时的遗留问题进行检查，确保竣工文件的问题遗留项已全部解决，同时现场采购部还负责向现场文档中心移交符合归档要求的设备竣工文件。现场采购部目前开箱检验人员只负责开设备，对设备竣工文件不管，一看到是竣工文件根本就不开箱，设备竣工文件的开箱是由库工，或者现场采购部综合科的文员直接开箱，由于不是专业人员无法对遗留项进行检查，也没有这个概念，是否对遗留项进行整改就不清楚了，遇到了清单和实物不一样只能通过总部采购部反馈，解决问题遥遥无期，由于项目负责人把关不严造成现场采购部压力很大，如竣工文件没有原件、没有电子版、竣工文件封面用方家山的、竣工文件封面不盖章、不签字的、备考表的组卷人员和检查人员没有签字的等，这些竣工文件居然也可以发到现场，造成现场采购部不符合归档要求的竣工文件越来越多，甚至已经到失控状态。
4.文档中心
文档中心负责检查、接收、分发、移交设备竣工文件(含特殊介质档案)，必要时配合设备采购部检查和指导设备承包商的组卷工作。
小结：
随着三四号机组的开工，将有更多的设备竣工文件到达福清核电现场，我们的竣工文件管理程序也在不断的升版。设备供应商、采购部、文档中心必须提高意识，充分认识竣工文件的作用和意义，各单位各部门必须严格遵循程序的要求、明确责任，确保福清核电项目又好又快健康发展。
参考文献
[1] 许佳，EPC模式下桃花江核电前期文档管理体系的构件[J].2015，02：41-43.
[2] 韩杰，浅析EPC总承包模式的项目管理要点[J].项目管理技术，2014，01：-24.
作者：薛来灯
第三篇：电子文件安全管理初探
摘要：随着电子文件的广泛应用，电子文件安全管理越来越引起人们的关注，现已成为一个重要课题。与纸质文件不同，电子文件安全管理有特殊性。其信息安全隐患多并且容易忽视，管理相对复杂。本文结合当前电子文件安全管理的发展不统一、不协调、不平衡等实际情况，分析了存在的主要问题。在此基础上，试图从制度、人员、技术、设施等层面入手，探寻解决问题的有效路径。
关键词：电子文件 信息安全 管理
电子文件是在数字设备及其环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。在信息时代，电子文件不仅是机构正常运行的信息支持和保障，而且是社会实践活动的基本凭证，国家信息资源的重要组成部分。随着电子文件应用越来越广泛，其重要性愈来愈突显，尤其是电子文件存载的信息涉及个人、党政部门、各系统乃至国家的利益，使得科学地实施安全管理，保障信息安全至关重要。由此，本文联系实际，对电子文件安全管理进行了一定的探索。
1 电子文件安全管理存在的问题
电子文件在为人们工作提供方便、快捷的同时，也具有易被远程控制与改动、信息易于流转和消失、必须利用相应设备才能读取等先天性的致命弱点。这给电子文件信息安全带来一系列的问题与挑战。由于种种原因，当前电子文件安全管理的发展不统一、不协调、不平衡，主要存在以下问题：
1.1 安全知识了解不够
主要表现在对电子文件安全管理的特殊性及相关知识不甚了解。一般来讲，传统的纸质文件只要避开天灾人祸，遵守保管保护要求，就能长期安全保存，电子文件则不然。由于电子文件本身的特性，对其更改可以做到不留任何痕迹。不仅如此，在一些场合电子文件无需或是无法打印成纸张，譬如大型数据库、音频、视频、超媒体、三维设计图、博客、即时通信等没有纸质对应物的文件类型，却是相关社会实践活动的唯一凭证，相关文化的唯一载体。电子文件虽说具有存储密度大、传递速度快、共享程度高等优点，但必须依赖、依附于软硬件设备。当设备将信息记录于存储载体后，就离不开设备，只能上机读取。除电子文件容易被更改之外，信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害、载体保管及使用期限等因素也影响了其有效使用与安全保存。值得一提的是电子文件的安全完整应该包括内容、结构、元数据和背景信息等真实、可利用、无缺损。元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。这一点社会知晓面还不够，尚需进一步深入人心。
1.2 安全意识不强及制度缺位
主要体现在未充分认识电子文件信息安全的意义和重要性，日常管理简单随意，无章可循。有一种传统思想认为，纸质文件、文档最重要，而电子文件、文档就无足轻重了，这无疑是落后于形势发展的逻辑思维。制度缺位上有一个原因，就是国家关于电子文件技术应用标准尚未出台，标准不统一造成诸多不便，如行业部门的办公自动化系统与电子文件(档案)管理系统不兼容，电子文件格式不同且无法转换等。其实，从电子文件形成、处理、收集、积累、归档到电子档案的迁移、转换、调阅、保管等各个环节，都存在信息更改、丢失的可能性。据了解，现实中因为电子文件安全意识不强、管理制度缺位，造成安全隐患比比皆是。像有的没有实行专人管理，专人负责，电子文件形成后就不管了，需要用时到处找;有的没有及时、规范地对电子文件进行整理、鉴定和归档，电脑升级换代后内容就没有了;有的没有按要求记录和保存元数据和背景信息，一份电子文件经多次流转、修改后出现多个不同版本;有的仅用计算机起草和打印文件，打印出纸质文件后，电子文件未保存，或因存储载体用于存储其他内容而被删除;有的未采取安全防范措施，信息存储随意，上机查阅无序，电子文件处于自生自灭状态。
1.3 软硬件离安全管理有差距
电子文件信息安全需要有关软件、硬件安全达标，才能保障正常运行和流转利用。当前，由于机构各异、经济条件限制、发展不平衡等原因，一些机构存在软件、硬件跟不上安全管理的问题。突出的像一些长期接触电子文件的民营打字社、文印中心其安全管理无人顾及，连起码的安全设备设施都没有。电子文件安全管理要求保持电子文件内容、内容的载体和显示内容的计算机的软件、硬件平台的一致性，既要考虑到介质载体的寿命，又要考虑到软件、硬件条件问题。譬如软件设施必须适应技术安全要求，能够实现严格的权限控制，保障合法用户可以电子文件进行创建、归档、利用，同时避免非授权用户的访问、入侵破坏和非法拷贝。像硬件设备设施必须对电子文件存放的载体如光盘、移动硬盘、U盘进行科学的保管保护，做到防光、防尘、防高温，远离强磁场和有害气体等，并且环境温度保持在17—20℃之间，相对湿度保持在35—45%之间。不具备相关软硬件条件，自然信息安全隐患多、风险大。
2 关于电子文件安全管理的路径探索
电子文件的安全管理，目标是确保电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性，内容主要涵盖二个方面：一是指电子文件的使用价值不受到破坏和损失，即文件的原始性、真实性、完整性和有效性不因文件的删除、篡改等而受损;二是指电子文件不被非授权用户使用，确保安全无流失，不泄密。笔者以为，要解决上述问题，应该从制度、人员、技术、设施等层面入手，立足实际，多措并举。
2.1 建立安全管理制度
管理的前提是有制度约束。要建立健全电子文件安全管理的规章制度，使工作有章可循，有序开展。一是要明确职责。要划分职责范围，形成安全风险评估制和责任追究制，严格实行上岗资格审查。责任要明确到人，可考虑与个人职位晋升、绩效评比挂钩。二是要规范整理。电子文件应根据制度、规定要求，按类别、年度、保管期限、密级等实施分类排序、集中整理，保证文件内容、结构、元数据和背景信息的真实完整，标识登记并制作机读目录。三是要科学保存。归档的电子文件应拷贝至耐久性的载体上，一式三套保存。一套供查阅利用，一套封存保管，一套送国家综合档案馆保管或异地保存。之后再办理相关审批手续，在计算机上彻底删除。电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内容需填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及需保持的环境。四是要优化载体。采用的存储载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。软磁盘易损、容量小，不能作为长期保存的载体。五是要依规借阅。因工作需要而使用时应填写《电子文件借阅登记表》。允许在遵守档案、保密规定和相应权限范围内使用拷贝件，但不得外借已封存的电子档案。六是要跟踪管理。相比纸质文件载体，电子文件载体材料寿命要短得多，一般仅为5-15年。必须定期进行安全性、有效性抽查，出现问题及时补救、复制。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。对存储在磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体保留时间不少于4年。当系统、设备需要更新时，文件应及时迁移和备份。
2.2 加强相关人员管理
在电子文件安全管理过程中，仅有制度是不够的，还必须加强相关人员的管理和教育。首先，要强化教育培训。通过教育培训，提升他们对计算机安全防护等专业知识技能的认识，提高职业道德水平，增强安全风险意识和工作责任感。与此同时，应当进一步让机构负责人认识到电子文件作为信息资源的重要价值，认识到电子文件安全管理的重要性和特殊性。其次，要完善工作台帐。通过设置操作日志、工作记录，详实记录实施操作的人员、时间、工作内容等加强人员管理，证实电子文件内容的真实性。建议条件允许的机构为每一份电子文件建立相关记录，记载文件的形成、签署、管理及使用情况。再次，要统一程序和要求。譬如一般情况下，相关人员在电子文件制成一经定稿后不得进行任何修改。特殊情况时如CAD(计算机辅助设计)电子文件须更改的，要经过必要的批准手续。最后，要抓好行政督促。电子文件由文件形成机构收集整理，由档案行政管理部门进行指导与督促。档案行政管理部门应紧密围绕电子文件归档验收、档案规范化管理、数字档案馆建设等主题，始终贯彻前端控制和全程管理原则，进一步加大相关人员知识宣传和教育培训的力度，统一技术标准和工作标准，指导与督促各机构改进、提升电子文件安全管理水平。
2.3 强化安全技术保障
要确保电子文件信息安全，必须对计算机实施安全配置，以不断升级的安全技术作为运行保障，加强对电子文件信息和载体的安全检测。以下介绍五种适用的安全防范技术。一是签署技术。对电子文件进行签署的目的在于证实该文件确实出于作者，其内容没有被其他人作任何改动。主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。二是加密技术。在多数情况下，信息加密是保证电子文件机密性的唯一方法。由于可保证电子文件内容的非公开性，目前加密技术正普及推广应用。据美国犯罪现场鉴证科调查显示，在所有安全技术应用中，以数据加密传输和加密存储为基础的技术应用所占比率分别为66%和47%。三是身份验证。为防止非授权人员进入系统对电子文件或数据访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如文件管理系统使用管理员代码证。四是防火墙。作为一种访问控制，它是在某个机构的网络和外界之间设置障碍，一定程度上可阻止对本机构信息资源的非法访问，阻止涉密信息被窃取。五是防写技术。目前许多软件可将文件设置为“只读”状态。在此状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能作修改、复印和打印。此外，应对新的技术变化，要选择优秀的杀毒软件进行实时监控，防止计算机病毒的入侵与破坏。
2.4 完善基础设施及管理系统建设
完善基础设施和管理系统建设，是实施电子文件安全管理的关键环节。如智能化、综合性的数字档案馆，拥有对盗窃、火灾、水灾实现控制的安防系统及防光、防磁、防尘、防高热、防有害气体等设备设施，还能保证温湿度适宜的电子文件保管环境。又如以国家综合档案馆为依托成立本地区电子文件中心，通过在线接收、离线接收等方式，对接收范围的各机构电子文件进行集中保存、异地异质备份等。电子文件(档案)管理系统为信息资源长期保存和利用而生，是信息安全建设的重要组成部分。电子文件(档案)管理系统能对电子文件整个生命周期及其应用进行监督管理，其工作流程主要包括电子文件形成、登记入库，通过技术鉴定和内容鉴定生成档案，根据信息格式和文件密级进行归档存储，可对电子文件进行检索、在线阅览、下载等操作。同时，鉴于当前电子文件(档案)管理系统建设欠完善，以及国家关于电子文件技术应用标准尚未出台的现实，建议各机构先参照国际标准，尽量使用兼容性强、适应范围广的软件设施，以利于将来本机构同全国统一标准接轨使用，保障电子文件信息安全。
据业内人士介绍，电子文件安全管理在国际上也是一个刚起步的课题。就国内而言，电子文件安全管理还远未达到应有的认识和重视，研究的广度和深度都有待于进一步拓展。电子文件安全管理是一个完整的系统工程。实践没有止境，探索也没有止境。本文针对电子文件安全面临的问题与挑战进行的初步探索聊作抛砖引玉，期盼电子文件安全管理逐步走上规范化、制度化、科学化的轨道。
参考文献：
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.
[2]程云珠.电子政务环境下电子文件管理的安全性原则[J].武汉：论文之家，2009.
[3]管永翔、管永伟.浅谈电子文件管理[J].北京：道客巴巴2005.
作者简介：赵凡，男，湖南省常德市档案局业务指导科副科长，中南大学公共管理硕士。
作者：赵凡