科技档案管理工作是地质事业的重要组成部分, 是一项基础工作。地质档案管理承担着服务、记录和再创造等重要功能, 随着科学技术以及信息产业的快速发展, 档案工作实践中层出不穷的新事物、新问题强烈地呼唤着档案工作者的综合素质不断提高。地质科技档案管理是一个复杂的系统工程。目前, 一些地质档案工作者自身的知识、技术水平, 综合素质已经不能胜任现代地质科技档案的管理。管理者应认识到问题所在, 并认识到提升档案工作者职业素质的重要性。
一、当前地质科技档案人员管理中存在的问题
长久以来, 科研单位的技术人员, 甚至部分领导对档案管理工作普遍存在认识误区, 认为档案管理无足轻重, 档案管理人员都是不懂技术的低学历低素质人员, 甚至在资料汇交过程中对其工作抱有轻视对立的态度。这造成优秀人才不愿从事档案事业, 档案工作队伍缺乏既懂档案业务又熟悉技术的全面手, 大多数人员知识结构比较单一, 意识还停留在传统观念上, 缺乏创新精神, 技术知识层面上还不具备档案现代化管理素质。管理人员认为只要能维持现状, 不出大的问题即可, 档案信息发布渠道越窄越好, 工作越少越好, 平均主义、吃大锅饭的思想大量存在, 这造成档案行业优秀人才引不进来和档案人员不思进取的因素。
二、地质档案工作者的协调管理能力和主动服务意识要求
地勘单位地质档案人员配备通常只有一两人, 业务范围涉及资料汇交、地质档案实物借阅归还、库房管理、地质档案涉密数据发送等。工作任务交叉繁杂, 服务对象除相关专业技术人员外, 还要面对上级档案部门、同级单位和顾客单位的业务交流。为了做好档案工作, 档案管理人员必须具有一定的管理协调能力, 通过交流, 使他们尽快了解别人的先进经验, 及时查找自己的不足。在实际工作中, 档案工作者的协调能力与档案的齐全完整度正相关。如何才能得到各方面的支持顺利开展工作, 减少摩擦, 除了靠有关规章制度, 更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥。
地质档案管理本质上是一项服务工作, 管理员应具有良好的政治水平和思想政治素质, 较强的服务意识。以往, 地质档案管理极为被动, 将工作定位于实体保管为主。随着地勘单位市场经济的繁荣, 项目呈现爆炸式的增长, 按照传统的管理办法效率低下, 必然不能满足技术创新要求。档案工作者应树立超前服务、主动服务意识, 发挥自己的聪明才智, 运用现代化办公手段提高工作效率, 深入社会调查研究, 了解信息需求方向, 充分发挥好档案信息资源的作用, 服务经济社会发展。
三、地质档案工作者的法律、法规和保密意识要求
地质科技档案部分涉及国家机密, 部分涉及单位经济秘密, 应将档案工作者的法律保密意识优先于所有工作要求之上。地质档案工作者除了要学习和遵守《档案法》《保密法》等通用档案相关法律, 针对地质科技档案的保密工作, 还需学习国务院、国土资源部和北京市政府下发的有关法规文件, 如《地质资料管理条例》《国土资源管理工作国家秘密范围的规定》《涉密地质资料管理细则》等。保密意识在地质科技档案管理上需要再三强调的。地质科技档案工作者需严格遵守保密纪律, 对于保密档案妥善保管, 绝密档案单独保管。严格执行档案接收、借阅、鉴定和销毁制度, 认真履行登记、审批手续。定期进行保密档案、资料和物品的清查工作。
四、地质科技档案工作者的技术素质要求
地质科技档案具有较强的专业性, 作为地质档案工作者, 应掌握档案管理专业知识和工作技能技巧, 具有一定的知识面和地质专业学科知识, 了解分管档案所涉及的内容, 可准确分类编写档案, 能合理地综合使用开发档案, 掌握计算机基础知识, 具有办公软件、数据库和多媒体应用等操作应用能力, 掌握档案网络化和信息化知识。
(一) 具备档案信息化管理的素质。
信息时代的科技档案管理工作从收集、整理、鉴定、统计、编目、编研利用等环节提出了更严格、更规范化管标准、更高的要求。档案工作者需掌握计算机基础知识, 具有办公软件、数据库和多媒体应用等操作应用能力, 掌握档案网络化和信息化知识, 在工作中有运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机智能检索、通信网络、远程信息传输等技术的能力。
(二) 了解分管档案项目实施的细节。
随着地勘行业的不断深化, 各种项目不断增加, 以作者所在单位2014年为例, 全年汇交项目47个, 种类涉及地质灾害调查、遥感调查与解译、地质灾害危险性评估与勘查、地质灾害治理设计、压覆矿产资源评估五类。在项目实施过程中除了最终的成果资料外, 还会形成各类中间文件, 按类型可分为:1.质量记录。例如项目投标文件、政府批函、合同、立项申请、三级审核记录、野外验收记录、项目分阶段的评审意见等。质量记录能够全面记录项目实施情况, 对项目进度控制、质量控制、新项目的准备等工作都具有重要的利用意义和参考价值, 对地勘单位的实际生产活动有着重要的意义。2.原始资料。如野外记录簿、野外记录表、地球物理探测记录、钻孔记录、探槽编录表、土工试验结果等。然而, 因为项目组成员存在认识上的误区, 往往把资料汇交当做不得不完成的任务而非对自身工作 (下转第30页) (上接第27页) 的总结, 在资料汇交过程中普遍存在敷衍的情况。地质档案人员如只是被动的等待, 必然会出现资料漏交情况。只有档案工作者主动了解项目实施的过程才能有效开展资料汇交工作。因此, 地质档案工作者应在项目实施的各关键节点, 如原始资料评审会、项目各阶段评审会等, 全程跟踪项目进展, 根据项目实施具体情况, 为项目各个阶段与环节直接提供所需档案, 并能及时收集整理所产生的档案资料。
(三) 掌握各类主流软件用法和信息收集、推送技术。
地质档案涉及业务广泛, 地质档案管理人员在工作中需要掌握和利用各类主流专业软件的使用方法。用于地质资料汇交的常见软件有:地质资料归档汇交信息系统EDMAKER2014、全国地质资料监管平台2.0;用于测绘制图和遥感影像解译的主流软件有:Map Gis、Auto CAD、Arc Gis、Envi等;对于后一类专业软件, 地质档案人员虽然无生产要求, 因为本职工作涉及项目汇交质量检查和涉密资料借阅, 数据读取和数据裁剪操作成为基本的技能要求。
互联网资料收集也是现代地质档案工作者的技能要求重要部分。目前国内较重要的地质资料收集平台有:如全国地质资料信息网, 地质档案人员可预先查找工作区资料和借阅要求, 并为前去收集资料的人员提供技术指导;中国地质图书馆文献资源远程访问门户为地质专业论文和各类技术规范的收集提供了一个集中窗口;中国地质调查局网站等网站是地调项目承担单位了解全国地学动态和技术要求的重要渠道。
此外, 作为现代档案管理人员, 还需掌握常见的信息推送技术, 如办公网信息发布、互联网技术论坛等。
五、地质档案工作者的学习和创新能力要求
地质档案工作者观念的更新、认识的改变、管理模式的改进、业务素养与技术技能的提高是地质科技档案现代化管理的重要保证。当前已经进入终身学习的时代, 随着信息技术的日益发展和普遍应用, 要求科技档案管理人员不断拓展知识面, 优化知识结构。在实际工作中, 既要熟悉档案现代化管理和现代化科学技术, 又要熟练掌握计算机应用、网络技术等现代化管理等手段, 以便了解国内外档案发展趋势。档案工作者必须摒弃以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法, 勇于探索、勇于创新, 不断研究共性的、规律性的新问题, 提出创新的对策和办法。
六、总结
综上所述, 地质档案管理的要求越来越专业, 地质档案工作者必须是懂档案知识、管理知识、地质专业知识的复合人才, 一个合格的档案管理人员必须不断提高整体素质, 才能适应和实现档案管理现代化需要。
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摘要：本文通过分析当前地质科技档案人员管理的现状及存在的问题, 从协调能力、服务意识、法律意识、技术素质、学习能力五方面展开论述, 详细介绍信息化时代地质科技档案工作者的职业素质要求。
关键词：地质科技档案,职业素质,档案管理
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