项目管理是一项有目的、有计划、有步骤的组织众多人参与的协调项目, 它是第二次世界大战后期发展起来的重大新管理技术之一, 最早起源于美国, 大多应用于工业工程行业。而随着人们对项目管理的认识不断提高, 项目管理已广泛应用于各行各业各个领域, 甚至人们的日常生活都离不开项目管理思想的指导。本人从事过的教育培训公司和广告咨询公司都属于现代服务行业, 在近几年的日常工作中, 本人将项目管理方法广泛应用于我所接触的各个项目和日常工作中, 这些工作方法也影响了周围的同事和朋友。本人所参与的项目大多具有项目周期长、涉及人员多等特点, 因此难以保证每个项目步骤都进展顺利, 项目研发经理也无时无刻不在忍受着项目管理带来的体力和脑力的超强压力, 以及财务预算超支、项目进展缓慢等经济、筹划方面的风险。科学的项目管理能够提供一套按工期和预算要求去完成任务的简明方法, 可以以最高效益执行每一样工作。本人经历的第一个公司是一家管理流程规范, 特别注重项目管理的教育培训集团。下面通过本人所负责的一项研发项目管理项目分析项目经理在研发项目的应用。
1 项目面临的问题
随着公司的发展, 公司研发部的项目逐渐增多, 压力日益增大。研发项目面临以下问题。
(1) 劳动强度大:活动期间内人员的体力和脑力严重超支。 (2) 财务预算超支:由于没有对研发过程中的各种支出做出一个比较详细而严密的预算, 所以在项目期间往往会出现许多预算之外的支出, 使研发项目最后结算时出现超支。 (3) 项目交叉管理过程混乱:由于在研发项目前期的分工混乱, 缺乏规范的管理, 直接造成研发过程中人员调配、流程执行等环节的混乱, 严重影响了研发质量。 (4) 管理观念落后:部分研发经理把研发过程中容易出现突发事件、事务繁多、时间集中的特点当作一种忙、乱、累场面的必然理由, 缺少科学化、规范化的组织管理。从上述问题我们可以看出, 与传统部门管理相比, 研发项目管理最大的特点是必须注重综合性管理, 有严格的时间期限和费控要求, 以及人力与物力约束条件, 此外还要对项目的整个生命周期进行管理决策。通过项目管理对任务进行分解、控制和管理, 对进度、预算、成本、风险等因素进行充分考虑并严格规划, 力求科学地研究活动执行过程中的方方面面, 提前规划, 科学执行, 尽量减少出现的不必要的人力、物力和财力的浪费, 能够在最大程度上保证任务的顺利完成。在这种情况下, 公司加大项目管理的应用力度, 对公司各个关键项目进行整体把控和管理指导。其间, 本人担任了公司“点读笔”产品研发项目的项目经理, 体会到了项目经理的酸甜苦辣。在公司高层的大力支持下, 我们全面采用了项目管理方法, 将具体的项目管理方法与工具引入到研发项目的管理中, 帮助研发经理完成对项目时间、成本、质量的集成化管理, 为项目管理各层次人员都提供了便捷的沟通工具和交流平台, 有助于项目信息清晰准确地传播。而“MS Project Professional”等软件对项目的动态跟踪和即时监控功能则保证了研发计划的顺利落实, 推动了研发质量的提高。
2 产品项目管理规定及项目总流程
(1) 项目总流程。产品研发项目的每个阶段都有自己的起止范围, 有本阶段的目标、计划和本阶段要产生的结果。项目先后衔接的各个阶段的全体被称为项目管理流程, 产品研发的项目管理流程一般包括以下几个部分: (2) 项目总流程说明。该项目分为“项目策划”、“立项”、“项目计划”、“项目总结”、“产品入库”几个个阶段。公司领导或产品总监有意向开始一个新项目时, 先任命一名项目经理, 由项目经理完成《产品立项报告》文档, 并通过立项评审, 完成立项的工作。任命项目经理, 由产品部门经理提名, 产品总监确认。若项目经理未完成立项, 则公司不对此项目进行人力及费用支持, 根据实际情况, 公司可决定取消项目。通过立项后, 产品总监为此项目制定项目级别, 为项目经理调拨人力, 正式成立项目组。项目完成立项后, 进入“项目启动”阶段, 项目经理负责细化和完善项目计划, 完成项目启动阶段所需的各种文档, 正式开始项目。项目进行过程中, 由公司进行项目规范执行状况检查, 并由总经办统一处理。
如图1所示。
3 项目管理过程活动说明
(1) 立项管理。在项目管理过程中, 启动阶段是开始一个新项目的过程。启动产品研发项目, 必须了解该项目在目前和未来主要发展方向, 项目将使用什么技术及相应的使用环境是什么。启动产品研发项目的理由很多, 但能够使项目成功的最合理的理由一定是为企业现有业务提供更好的保障。立项阶段的最重要内容是完成《产品立项报告》, 并召开正规的立项评审会, 要求总监以上领导参加。产品项目立项完成后, 产品项目经理从VSS服务器上CHECK OUT出《××公司产品开发项目总表》, 在项目列表中加入此项目信息后, CHECK IN此文档。当此项目对应的《××公司产品开发项目总表》中的信息有更新时, 项目经理负责更新VSS服务器上的此文档。
(2) 项目计划管理。在项目管理过程中, 计划的编制是最复杂的阶段, 项目计划工作涉及各个项目管理知识领域。在计划编制的过程中, 可看到后面各阶段的预期成果。计划的编制人员要有一定的项目运作经验, 在计划制定出来后, 项目的实施阶段将严格按照计划进行控制。今后项目过程中的变更控制都将是参考计划阶段的文件而产生的。1) 在研发项目中, 项目计划的管理原则: (1) 合理分工, 合理安排进度; (2) 要考虑到组员的能力、体力、细心程度的合理分配; (3) 要考虑时间计划的冗余 (制定两份计划) ; (4) 要考虑计划的健壮性, 在计划中考虑风险; (5) 项目计划必须设置若干里程碑, 在每个里程碑时刻设置评审;2) 项目计划管理的内容包括: (1) 使用Project完成《项目计划》文档; (2) 根据每次项目状态报告, 来更新和补充《项目计划》。
(3) 项目风险管理。项目风险管理是指对项目风险从识别到分析乃至采取应对措施等一系列过程, 它包括将积极因素所产项目风险管理流程生的影响最大化和使消极因素产生的影响最小化两方面内容。 (1) 完成《项目风险计划》文档。 (2) 在《项目状态周报》中, 完成《项目风险跟踪表》。
如表1, 2所示。
(4) 项目资源管理。 (1) 完成《资源管理计划》文档。 (2) 在《项目状态周报》中, 完成《项目资源跟踪表》。
如表3所示。
(5) 项目例会制度。 (1) 每周召集项目组成员召开项目例会。 (2) 询问项目组成员每个人的工作进度。 (3) 协调项目组成员之间的工作配合。 (4) 布置下一阶段项目工作内容。 (5) 会后完成《项目状态周报》。
(6) 项目状态周报。在项目过程中, 每周都召开项目例会, 根据例会沟通情况整理《项目状态周报》, 发送给项目相关人员, 抄送给公司高层领导, 以检查项目中的各项工作任务是否按期完成以及工作质量是否达到要求, 保证项目信息传递的畅通有效。《项目状态周报》包括的内容如下: (1) 跟踪项目计划的执行进度, 记录实际项目情况和计划之间的偏离情况。 (2) 跟踪项目风险管理计划, 记录风险列表中的状态, 查看是否有新增风险。 (3) 根据实际发生的情况, 修正项目计划。 (4) 记录目前的问题, 如需要, 则向高层提出解决问题的建议。
(7) 项目评审管理。评审的目的是在项目各个里程碑时刻, 检查项目的里程碑目标是否完成, 对下一里程碑的计划进行及时调整。主要形式包括普通会议形式、同行评审形式、电话评审形式、网上评审形式等。在该项目中, 我们在《项目计划》中设置各个阶段结束的里程碑, 在里程碑处召开项目阶段评审会。同时会前完成评审汇报材料, 会后请评审会成员填写《评审报告》。
(8) 项目版本管理。项目版本管理的目的是按照一定规则保存项目过程中的所有重要文件, 避免发生版本丢失或混淆等现象, 并且可以快速准确的查找到所需要的任何版本。项目版本管理过程中需要注意以下问题: (1) 项目组的各个管理文档, 要求使用VSS版本管理工具来进行统一管理, 保存在VSS服务器中防止文档丢失。 (2) 使用文档时, 先从VSS服务器上CHECK OUT文档, 修改后再将文档CHECK IN上服务器。 (3) 下载查看文档, 而不需要修改文档是, 使用GET来获得文档。 (4) 不得删除VSS上保存的每个文档以前的版本。
4 优秀项目经理要扮演的角色
通过监督执行该研发项目, 深刻体会到了项目经理在一个项目中的重要性。经过多年的项目经理工作体会, 我觉得项目经理在项目中应是多重身份的扮演者: (1) 扮演工程师——做事有计划性, 善于合理安排工作, 制定合理的工作计划, 并监督计划的执行。 (2) 扮演教父——权威性、有威严、做事有力度, 分配的工作必须要无条件执行。善于培养人, 善于锻炼团队。 (3) 扮演监工——每天非常频繁的监督检查工作的执行情况。 (4) 扮演协调员——有非常强的交际协调能力, 善于和组员、上级、其他组之间沟通和交往。 (5) 扮演心理辅导师——观察组员的心理动态, 及时做劝解、激励工作。 (6) 扮演精神支柱——所有人都疯了, 唯独你不能疯。 (7) 扮演救世主——在项目处在困境甚至绝境的时候, 力挽狂澜的人就是你。
总之, 项目经理不仅要做Micro Management (细节管理) , 同时还要做到Macro Management (总体管理) 。一名优秀的项目经理必须具备能力强悍、心理强悍的“强悍管理者”, 这样才能承担起项目重任, 出色的完成既定项目。
摘要：本文以项目管理的整体思路为统领, 通过项目管理流程在产品研发项目中的实践应用及项目经理角色的重要性, 阐释了科学的项目管理能够提供一套按工期和预算要求去完成任务的简明方法, 并且证明了用项目管理方法可以最高效益实施各行业的每一样工作。
关键词：产品研发,项目管理,项目经理,项目流程