档案管理工作是单位管理工作的一部分, 是提高单位工作质量和工作效率的必要条件, 是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案, 是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果, 为研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料。近年来, 在档案部门的大力宣传和单位领导的高度重视下, 各单位认真履行职能, 贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》等法律法规, 档案干部队伍思想素质与业务素质有了明显增强, 档案管理工作不断制度化、规范化, 档案工作取得了显著的成绩, 同时, 我们也要认识到档案管理工作仍然存在一些问题。
一、当前档案工作存在的问题
(一) 档案工作的重视程度还不够。对档案工作重视程度还不够, 对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间未给予充分的保证, 虽然把档案工作列入年度工作计划, 也有专人负责抓落实, 但真正把档案管理工作作为工作有效机制来抓还存在不足。从平时工作中发现, 有的部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档, 移交综合档案室, 而是放置在职能各科室。客观上讲, 行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用, 归入档案室保管给调阅利用确实造成不便, 但按照档案管理要求, 不符合《档案法》规定。
(二) 档案室保管条件还不完善。档案保管还达不到档案管理“八防”要求, 与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。档案室成了杂物室, 设施设备老化, 有的档案室设施设备不齐全, 档案柜也五花八门不统一, 比较零乱。个别单位档案室设防意识不强, 设施设备不完善, 管理体制不到位, 使部分档案受到损害。档案室保管条件差的原因, 从客观因素上看, 有些单位办公用房比较紧张, 单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难, 而有些相对有条件的部门设置的档案室整体上也不规范。甚至有极个别的单位根本没有对档案进行保管, 档案资料像垃圾一样堆放在某一角落, 势将造成档案资料的严重毁坏和遗失, 这些问题的产生, 究其根本原因则是对档案工作认识不足, 档案管理制度落实不够。
(三) 档案人员业务素质还相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作, 还是一项专业性技术性很强的工作, 档案人员要有较好的专业素质, 才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务, 没有时间和精力从事档案管理工作, 加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺, 直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外, 档案人员因业务不精, 导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确, 档案不按时立卷归档和未及时移交档案室等情况时有发生。其次, 个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够, 存在随意应付了事思想, 对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够, 思想上存在着为难情绪。此外, 单位领导对档案人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够, 使档案人员对本职岗位工作热情降低, 给档案工作发展造成了许多制约因素。
二、如何做好档案管理工作
档案管理工作存在的上述问题不同程度地影响了单位档案工作循序渐进地开展, 影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。当前, 在新的历史条件下, 档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求。因此, 档案工作要创造性地开展, 是档案工作者实践党的先进性, 推进档案工作跨越式发展的重要一步, 这是时代发展的必然要求, 也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。要搞好单位新时期档案工作, 必须强化以下几点工作:
(一) 统一认识, 增强责任感和紧迫感。包括以上方面:
1.做好档案工作, 是对历史负责、为未来着想的需要。“没有历史就没有现在, 不知历史则不明未来”。档案工作正因为具有“存真求实、鉴往知来”的独特功能, 才成为我们党和国家事业的重要组成部分。实践证明, 档案作为党和政府、各行各业工作和生产活动的原始记录, 不仅是历史的宝库、社会的回忆, 而且也是经历的记载、经验的积累, 对于我们回顾历史、总结历史, 指导当前、指导未来, 具有十分重要的借鉴意义。在我国历史上, 史家拥有着“记实”的特殊权位, 史籍被戴上“资治”的显赫光环。在当今世界, 无论是经济建设还是科学研究, 无论是社会活动还是个人生活, 档案都如影随行、时刻相伴, 成为生产生活中必不可少的一部分。可以说, 在几乎事事有记载、人人有记录的今天, 档案已全面渗入社会各个领域、各个方面, 不仅以它的不可替代性在存真留迹, 而且以它的独特作用在推动着事、影响着人。档案工作从来没有像今天这样, 在经济和社会生活中起着如此重要的基础性作用。所以我们档案工作者应解放思想, 振奋精神, 切实增强使命感、责任感, 满怀自豪地认真担当这项重任。
2.做好档案工作, 是为现实服务、为人民谋利的需要。档案工作作为经济、政治、文化和社会建设的一项基础性工作, 其重要作用主要体现在两个方面:一是留资立卷, 以备存真。二是开发利用, 以备借鉴。最主要的应是开发利用。如以往的经济数据和成功发展经验, 可以令决策者及时而合理地运用, 从而促进布局调整合理和项目推进加快, 又如有关部门单位保存或出具的证明个人身份资历、产权归属、荣誉成就的档案, 是我们党和政府维护、实现和发展群众根本利益的现实体现, 对于保障和促进社会和谐具有重要意义。
3.做好档案工作, 是落实科学发展观的要求。档案工作作为一项重要的社会事业, 在为经济社会发展服务上发挥着独特的作用。多年来, 受档案工作性质的影响, 档案部门存在着因循守旧, 墨守成规的现象, 创新意识、争先意识不够强, 推动工作上水平、上档次的信心不足, 这些都严重制约着档案事业的发展, 制约着档案服务功能的发挥。档案工作要服从服务于单位的工作大局, 只有紧跟单位中心工作, 紧跟单位关键性工作, 紧跟全局性工作搞好档案服务, 档案工作的价值在服务社会主义经济建设和其他各项社会事业的建设中得到了体现, 档案事业在服务社会主义经济建设和其他各项社会事业中才会得到健康地发展, 科学发展观才能真正在档案工作中得到落实。
(二) 创新思路、强化服务。创新是新时期做好一切工作所必备的精神状态和行为准则, 档案工作在新时期要有新面貌, 就必须在创新上有所作为, 首要的是在档案工作的理念上实现“六个转变”, 即档案工作从封闭型向开放型转变;管理模式从传统手工型向现代智能型转变;载体形式从单一型向多介质型转变;管理内容从机关文书型向全方位型转变;管理对象从注重历史型向注重现实型转变;管理工作从管理型向服务型转变。以理念创新为先导, 不断实现档案工作的创新, 有效提高档案工作的整体水平。
1.加强档案工作, 重在利用, 贵在收集。我们要狠抓档案利用工作, 在用足用好用活档案上下功夫, 通过多种渠道与方式, 将静态的档案资源转换成动态的信息, 传递给需要服务的人们, 从而直接或间接地产生相应的社会和经济效益。在做好传统的档案阅览、外借、咨询和展览等利用方式基础上, 通过整理和研究, 深挖档案资源, 形成档案信息产品, 为利用者提供直观、快捷、开放的档案信息服务。同时又必须注重和用好现代手段方式, 加快推进档案信息化、数字化建设进程。档案信息资源开发利用的实质是要根据社会的客观需求, 主动挖掘档案信息资源, 为社会提供高效的利用服务。
利用档案的前提和基础在于收集。没有收集, 利用就成了无源之水、无米之炊。所以, 要从收集工作入手, 扩大接收、征集的范围, 大力丰富馆藏资源, 力求数量充足、质量优化、门类齐全、结构合理、具有特色, 做到归档和进馆档案的标准化。
2.加大依法治档力度, 增强意识, 规范管理。要严格贯彻执行《档案法》, 加大法律宣传和依法治档力度, 要加强档案行政执法, 开展定期和不定期的检查。建立档案核查制度, 单位领导或工作人员在升迁、调动前必须清点移交档案, 档案保护管理情况要经档案工作部门审核。要把档案保护管理工作置于全社会的监督之下, 建立档案保护管理监督制度, 定期对档案保护管理情况进行监督检查, 维护法律权威。对由于不重视档案工作而造成损失的单位和个人, 要进行通报批评, 情节严重的要追究法律责任;对在档案工作方面成绩显著的单位和个人, 要大力表彰, 为全面推进档案事业发展创造一个良好的社会环境。
3.突出档案服务主题, 创新形式, 拓宽领域。档案工作永恒的主题和长远发展的动力就是服务, 档案部门和档案工作者, 要自觉地把档案工作融入单位的中心工作中来思考、谋划和落实, 找准服务大局的着力点。要做好行政规范性文件目录检索和全文查阅等服务工作, 供服务对象查阅利用。要建立所属机关单位的文件在线移交或定期移交制度, 实行文档集中统一归口管理, 走文档一体化的新路子, 进一步发挥档案部门的管理职能。畅通档案人员参与了解重大事项的信息渠道, 对重要档案实行跟踪收集, 形成后立即归档, 保证重要档案能齐全完整地归档管理。把已公开档案信息集中向社会开放, 变被动服务为主动服务, 将“死档案”变成“活信息”。进一步加大声像、电子、民生、重点工程等档案的保护管理, 扩大和拓宽档案工作服务的领域。
4.强化档案干部队伍建设, 培养爱护, 重用严管。档案工作者不但要保守秘密、老实肯干、默默无闻、能装会订, 而且要有深厚的档案专业知识。要探索适合档案工作的用人晋升提拔机制, 优化档案队伍, 积极引进高素质人才, 在安排档案人员, 组建档案队伍时要认真考虑, 严格把关, 确保队伍稳定有力。专业人员要经过培训, 持证上岗, 切实承担起对档案的保护管理责任。档案工作人员要加强学习, 接受系统培训, 不断充实更新业务知识, 不断提高政治素质、业务素质和管理水平, 建设学习型、探索型档案队伍。加大培养档案工作者良好的工作作风和创新意识, 努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。
(三) 做好基层档案工作, 领导重视是关键。档案是历史的真实记录, 是各项事业发展的基础。不重视档案工作就是不重视历史, 就是没有远见, 就不会有制定政策和执行政策的连续性。单位档案管理部门作为单位档案管理机构, 在领导和管理体制上, 是单位的职能部门, 业务上受上级档案行政管理部门的监督指导, 具体负责本单位档案管理工作, 并对本单位内的各单位档案工作进行监督指导。在规格上, 与其他职能部门同级, 享受同等待遇。档案工作也同其他工作一样, 需要经常得到领导的重视、关心、支持。有了领导的重视、关心和支持, 档案工作中存在的问题就会迎刃而解。领导干部要充分认识到档案工作对于社会发展与经济建设的巨大促进作用, 要适当加大对档案工作的经费投入, 完善考核激励机制, 把档案工作纳入单位目标来进行评价考核。切实加强对档案工作的领导, 这是新时期档案事业发展的需要, 也是《档案法》的要求。
档案事业是一项功在当代, 利在千秋的事业。需要我们积极挖掘档案资源, 把“死档案”变成“活资源”, 更好地为经济发展和现代化建设服务, 进而真正发挥以史资政、服务大局的作用, 只有这样, 档案工作才能更加有所作为, 档案事业才能与时俱进, 不断取得新的成绩。
摘要：本文论述了当前档案工作存在的问题, 以及做好档案管理工作的具体措施。
关键词：档案工作,问题,措施