进入21世纪, 我国政治、经济、教育等各个领域的改革日益深入, 在这样的环境下, 行政办公室管理工作不可能也不能够只停留在一般意义上的办事、办文、办会的具体工作上, 而需要随着社会的不断进步而有所创新。应提高科学化管理的能力及有效协调的能力, 同时就管理的服务功能来说, 在事务性服务的基础上要更加强调政务性服务。
所谓“管理”, 是通过计划、组织、控制和领导等职能活动把一个组织所拥有的人力、物力、财力和知识资源优化配置并充分运用, 使之发挥最大效果以期达到组织的目标的过程。如何更有效地开展各项职能活动, 保障预期目标的实现?总得来说有两个方面。
1 强调科学化管理与协调两个方面的能力
1.1 提高科学化管理能力
传统的经验式管理虽然可操作性较强, 有利于处理固定的程序化日常事务但往往不能适应形势变化, 这就对办公室工作的科学化管理提出了要求。
首先, 建立健全规范合理的规章制度是实现科学化管理的一个重要前提。要提倡以“法治”代替“人治”的管理方式, 即用规章制度管人, 减少管理工作中的人为因素, 如个人好恶、个人情感等的干扰。这不但利于工作的顺利开展同时也保证了对整体工作的监督。
其次, 有效利用办公自动化网络系统是实现科学化管理的另一重要基础。及时快速地提供所需的信息、资料是办公室自动化系统的核心任务。通过它可以改进工作方式, 用计算机来处理一些日常事务, 以节约大量的人力及时间, 有效地提高工作效率;通过它更可以利用资源共享来收集、整理大量相关信息, 保证了上述政务性服务能力的提高;此外, 先进设备的使用也推动了办公室人员相应的业务能力的提高和积极学习的风气。
健全规范的规章制度辅以办公自动化网络系统有利于在经验式管理的基础上强化科学化管理, 取两者之优点而补其不足, 更好地将过程管理与目标管理相结合而形成有本单位特色的办公管理模式, 发挥管理的巨大作用。
1.2 提升有效协调能力
相对于科学化管理能力, 协调能力的提升更加内化且抽象, 需要通过长时间的实践和更成功地“做人”来实现。
首先要明确协调工作的主要目的。
(1) 通过协调对各部门、各层次以及人与人之间进行调整, 将之更加紧密的联系起来, 使人、财、物向同一目标努力, 获得整体工作的最大收益。
(2) 通过协调保证中心工作的顺利进行。不能因为这样、那样的原因而使中心工作停滞不前、重点工作落实不到位。
(3) 通过协调将有可能演变成危害性较大、涉及面较广的不利事件消灭在萌芽状态中, 不给它发展、深入下去的机会。要大事化小, 小事化了。
其次, 要分析协调工作的几个前提。
(1) 做好充分的调查研究。协调工作的难点是矛盾的解决。只有事先进行充分的调查研究, 分清是非、理清头绪、认清其对全局工作的影响, 才能从根本上解决各方面的矛盾并理顺关系, 更好地开展下一步的工作。
(2) 服从全局, 维护团结。正如我们平常所说的个人利益要服从集体利益、局部利益要服从整体利益, 要从维护团结的大局出发, 设法沟通、消除误会。尽量在不损害局部利益的同时通过协调保全全局利益。
(3) 按法律法规及规章制度办事。科学化地管理要求用“法治”代替“人治”, 协调工作同样也需要以法律法规及本单位的规章制度为准绳和依据。对不同的部门、人员以统一的标准来对待。这就保证了协调工作的公平、公正, 不会造成矛盾的进一步激化或演变。
(4) 从服务出发, 注重换位思考。进行协调要坚持为部门服务的前提, 经常性的进行换位思考, 分别从矛盾双方的角度进行分析, 感同身受才能更深刻地理解矛盾所在, 进而提出解决方法。
另外, 要讲究工作协调与关系协调并重。工作协调在事务性工作中体现较多, 具体的办事、办文、办会中都发挥着作用。而关系协调不仅有利于工作协调的开展还对整个单位的团结一心, 本部门与其它部门、本单位与其它单位今后的协作有重要作用。部门内人员关系的协调、部门间的横向协调、内外关系的协调无一不对本单位的工作开展有着深远的影响。
最后, 协调工作总要通过各种语言文字来进行。从某种意义上来讲, 语言文字运用的得心应手就能使协调工作开展的得心应手。
其一, 由于协调工作的一个重要组成部分就是接人待物, 所以在接待来自不同领域、有着不同目的的不同文化层次人员的过程中, 需根据对象来进行交流:上不卑、下不亢;对意见建议虚心接纳、心平气和;对赞扬、感谢诚心致谢、不骄不躁。其二, 需根据不同的情况选择语言方式:该言简意赅时决不连篇累牍;该深入浅出时则不能艰深晦涩;该生动幽默时切不可刻板无味。总之, 语言要有亲和力, 要言之有物, 表达充分, 注意沟通, 而不能官腔十足, 过分激烈, 甚至讽刺、嘲弄他人。
2 在提供事务性服务的层次上, 要通过提高
政策性、预见性及全局意识来发挥办公室人员的参谋助手作用, 增强政务性服务能力
政策性和政治性紧密相关, 如果不提高政策性水平, 就无法保证具体工作不走样。所谓办公室工作无小事, 很多时候办公室工作都代表着一个单位甚至是一个国家的意志。对时事、政治要有敏锐的嗅觉, 要不断拓宽视野、拓宽思路, 正确把握时代的脉搏并紧密注视新生事物的发展, 在潜移默化中提高个人的政策性水平。
提高预见性要注重预见的准确性。平时对时局和社会发展要有充分而正确的认识, 分析其实质并在此基础上合理延伸, 大胆推理, 制定出适合本单位的合理的决策辅助意见同时预测将会产生的效果, 以应对不确定因素的影响, 把事做到前头, 为领导的决策提供线索和资料, 以便参考。
全局意识对提高政务性服务能力尤为重要。只有统筹全局才能更准确地分析出本部门、本单位的中心工作并为之服务, 以中心工作带动其他工作, 使工作对象有主有次, 工作力度有轻有重, 更加合理的利用、配置本单位的资源。所谓“好钢用在刀刃上”, 不能搞平均主义, 四面出击, 不然必然使办公室工作陷入“一天到晚忙忙碌碌, 年终时却无事值得总结”的尴尬局面中。
总之, 只有真正提高了政策性、预见性及全局意识才能在事务性服务的基础上提高政务性服务水平, 做好领导的参谋助手, 为领导出谋划策。
3 结语
新时期的行政办公室管理工作需要适时创新, 这就对办公室工作人员工作能力的提高提出了相应的要求。要在传统的事务性工作、经验式管理基础上, 提高科学化管理及有效协调能力, 强调政务性服务。办公室的管理创新能够促进办公室工作人员能力的提高, 而办公室工作人员自身能力的提高又有利于办公室的管理创新, 两者相辅相成, 最终达到使本单位整体工作受益的目的。
摘要：新时期的新变化要求对行政办公室的管理工作进行创新, 这需通过办公室工作人员自身能力的创新来实现。
关键词：行政,办公室,管理,能力,创新
参考文献
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