随着我国改革、开放、搞活总方针的贯彻落实、企业档案利用工作出现了一系列新情况, 档案规模日益扩大, 内容日益丰富, 利用量大幅度增长, 在日常工作中往往为进行一项决策、解决一个问题, 要翻阅几卷、几十卷案卷。调卷之繁琐, 利用之不便, 启示了档案管理者要大力开展编研工作, 改变档案利用方法, 变零星、分散、繁琐为科学、系统、方便。因此, 正确认识企业编研工作现状, 探求编研工作发展的新途径, 已成为企业档案管理者的当务之急。
1 企业开展编研工作的必要性
开展企业档案编研工作的必要性, 具体讲有以下几点:
第一, 开展企业编研工作是开发企业档案信息资源, 积极主动开展利用工作的好形式。企业档案种类繁多、数量很大, 长期以来处于半封闭状态, 利用甚少, 有些档案不够系统, 查一个题目需要翻阅几十卷材料。开展企业档案编研工作, 使档案材料系统、完整, 能使利用者从浩瀚的档案材料查阅中解脱出来, 使档案利用工作变被动为主动, 由“坐门等客”变送材料上门, 促进档案的开发利用。
第二, 开展企业档案编研工作, 是宣传企业档案工作的一种重要方式。长期以来, 档案工作默默无闻, 不被人们重视。开展企业编研工作, 对企业档案有针对性地进行汇编, 送到企业领导、有关部门和利用者手中, 就会增强企业档案意识, 既方便了利用, 又宣传了档案工作。
第三, 开展企业档案编研工作, 是争取领导重视, 赢得有关部门支持的一种方法。企业档案编研工作, 紧紧围绕企业科研、生产经营需要选定题目, 编出用得上、质量高的汇编材料, 为企业领导决策提供依据, 促进企业生产、科研工作发展, 提高企业经济效益, 给企业领导抓管理、促生产带来方便, 从而争取领导对档案工作的重视和支持。
第四, 开展企业档案编研工作, 是丰富馆 (室) 藏的一种有效措施。从某种意义上说, 是对档案资料进行系统化的工作, 经过定题、收集、选材、考证、加工、编排等过程, 这正是检查馆 (室) 藏档案是否齐全完整的极好机会。如果档案材料完整、准确、真实可靠, 就要加强收集工作, 发现残缺、及时采取补救措施。
第五, 开展企业档案编研工作, 不仅是促进企业档案建设的一个重要内容, 而且是解决供求矛盾的重要手段, 不仅是开发档案信息的一项积极措施, 而且是开创企业档案工作新局面, 适应企业发展, 适应社会进步的主要途径之一。
2 企业开展编研工作的可行性
当今社会, 企业档案工作不断发展, 档案机构普遍建立, 档案人员编制有所充实, 档案人员素质有了很大提高, 基础工作得到了加强, 这些均为开展企业编研工作提供了可能。
第一, 企业领导不同程度重视和支持档案工作, 为企业开展档案编研工作提供了可能。企业要“抓管理、上等级, 全面提高素质”, 企业档案工作作为企业管理基础工作的一个组成部分, 直接关系到企业素质的全面提高, 同时, 在抓企业管理, 抓提高企业经济效益等都离不开档案工作。档案工作抓得好, 就会引起领导高度重视。
第二, 企业档案基础工作普遍提高, 为企业开展编研工作提供了可能。党的十一届三中全会以来, 档案工作狠抓了整顿提高, 企业档案工作大大加强了基础建设, 从资料收集, 案卷整理、鉴定、保管等做起, 从档案库房建设、装具、用具购置抓起, 使不完善的逐步充实完善, 这就为企业档案编研工作的开展奠定了基础。
第三, 企业发展的需要, 为企业开展编研工作提供了可能。企业要发展, 要走内涵扩大再生产的道路, 领导要作出正确的决策, 都离不开企业档案材料, 而数量繁多的档案又会使企业领导、科技人员感到束手无策, 从何处查起, 有时他们根本不需要成套查阅利用, 只需要部分有用的“精品”。因此, 就需要大力开展企业档案编研工作, 把有关档案材料进行系统整理, 去粗取精, 以满足企业发展的需要。
第四, 企业档案人员文化、业务素质的提高, 为企业档案编研工作的开展提供了可能。随着企业档案的发展, 企业档案队伍的不断壮大, 文化素质、业务素质明显提高, 这是开展企业档案编研工作的重要条件。
3 企业开展编研工作的途径
企业档案编研工作, 必须做到:
第一, 紧密配合企业发展的客观需要进行。做任何一项工作, 必须明确目的, 开展企业编研工作, 必须围绕企业发展的客观需要去进行, 例如, 配合年初编制计划, 为领导决策提供依据, 可以把历年来企业生产、经营情况汇编成册, 提供给领导, 为了配合党代会、职代会的召开, 可以汇编《历届党代会、职代会简介》等等。只有有目的、有计划地汇编, 才能有更大的实用性, 才能得到领导、职工的支持, 才能提高档案工作的地位。
第二, 必须从企业档案工作实际出发, 量力而行。编研工作是艰巨、复杂、细致的工作, 必须从实际出发, 量力而行。企业档案编研工作的开展要先易后难, 首先搞档案材料全、编写难度小的, 像大事记、会议简介等, 再逐步摸索经验, 提高编研工作能力。其次是要扬长避短, 尽可能发挥本企业档案特点进行编研, 对档案资料残缺严重的, 可以不汇编或推迟汇编。再次是要灵活多样, 多出成果, 快出成果。在汇编中以自编为主, 可以会同有关部门合编, 长篇的可以分期出版, 短篇的可以及时出版, 提高编研工作效率, 以满足需要。
第三, 必须充分发挥编研工作人员的积极性、主动性。企业档案编研工作, 既是一项带科研性质的工作, 又是一项服务性很强的工作, 它要求搞编研人员除了具备一定的历史、语文知识外, 还要求要有一定的写作和科研能力, 在思想作风上还必须具有严肃认真、一丝不苟、实事求是的作风。因此, 搞活企业档案编研工作, 充分发挥编研人员特长, 调动其积极性, 必须做到:任务到人、责任到人, 自报编研课题;大胆放手让编研人员独立工作, 尊重个人编辑原则和方法;要尽可能地提供机会, 让编研人员参加各种学术活动和会议, 以便沟通编研工作信息, 提高自己编研工作水平, 了解自己工作的意义。