1 引言
商务英语写作是国际商务专业方向的一门技能课程, 旨在培养学生用英语书面语进行商务方面的沟通以达到商务目的能力。自中国加入WTO以来, 中国与国际贸易的发展速度日益加快, 而当今社会对精通商务英语写作人才的需求也不断增大。这种需求给商务英语写作教学也带来了巨大的挑战。因此, 在当前形势下探讨商务英语写作教学的有效途径是非常有必要的。
2 商务英语信函的类别
按照商务信函的基本内容大体可分为询价函、报价函、确认函、通知函、邀请函、感谢函、促销函、催款函、求职函、拒绝函、索赔与理赔函等。
3 商务英语的文体特征
文体学认为, 英语作为一种自然语言不是一成不变的;其用法随着使用场合或领域的改变而变化。这些变化主要体现在措辞、句型、语篇结构等语体上。这种在实际使用中发生变异的语言体式称为英语变体或语体 (罗健, 2002) 。简而言之, 这种变化主要体现在词, 句以及结构这三个层面上。从词汇的角度看, 商务英语大多使用行话及词块表达。商务英语词块包括多词词汇和缩略词。例如Letter of credit (信用证) ;document against payment (付款交单) ;document against acceptance (承兑交单) ;FOB (离岸价) ;CIF (到岸价) ;F.P.A. (平安险) ;W.A.P. (水渍险) 。从句法角度, 经常使用简洁句式传达信息, 使用复合句增强礼貌效果。
4“礼貌策略”是写好商务信函不可或缺的条件
在商务英语写作教学中, 教授学生礼貌策略是至关重要的。Brown和Levinson (1987) 的“面子保全论” (face-saving theory) 认为言语行为本质上是威胁人面子的, 礼貌行为是理性的“典型的”, 这也是迄今为止最具有影响力的礼貌理论之一。礼貌其实就是润滑油, 它能让人际关系的引擎运转自如。在某些场合下, 一封礼貌的信函有可能给企业带来巨大的商机。因此在教授学生写作的过程中应该遵循以下几点。
(1) 问候语避免适用类似于hi Peter, hello Amy等极度口语化的词, 而应使用Dear Peter/Amy这样正式的称呼语。同理, 结束语也不应使用bye-bye, see you later等词, 而应使用Yours faithfully/sincerely, Best regards等礼貌性地结束用语。
(2) 尽量避免使用缩写或首字母缩略词。很多人认为使用缩写或首字母缩略词可以节省时间, 但很多时候容易让读者感到迷惑。比如:人们常常用“FYI”表示“For your information”, 但它却很可能造成混乱。也有人用缩写“FYA”表示“for your action”, 而读者很可能会把它理解为“for your approval”.但两者的意思差异甚大。因此, 这样使用会给读者造成更大的混乱。
(3) 勿乱用大小写字体。写信人不可马虎, 在不恰当的时候使用大写字母就等同于冲人大喊大叫。因为当我们自己读到用大写字母写的单词时会不由自主地提高音量, 这会被认为是一种无礼的行为。
(4) 句子避免冗长啰唆。在写信时应考虑读者的感受, 内容不可杂乱无章。因此要条理清晰地组织自己的信函内容。注意段落之间留出空行, 这样收件人读起来就不那么费劲。
(5) 避免语气不友好。在信函写作中倘若对表达情感的语气不加任何考虑, 就把想说的话原封不动地写进信函, 那就很可能会引起麻烦。如果语气不够正确, 就很容易冒犯读者。下面的例句语气就不够友好。Your MP3 player is now out of warranty and we can not replace your battery free of charge.Contact our sales team to purchase a new battery.以上句子若改成I’m afraid your MP3 player is now out of warranty and we couldn’t replace your battery free of charge.If you would like to purchase a new battery, please contact our sales team.这样的语气会让人感觉十分友好。
(6) 及时写回复函。及时回复信件是尽人皆知的礼貌之举。倘若你没有时间、无法立即回复, 你可以立即写一封短信告知对方在认真考虑后将尽快给予回复。
5“精准简约”是实现商务信函写作目的的重要途径
在教授学生写作时要力求句子简短, 多使用主动语态, 尽量避免过多地使用被动语态。
在20世纪中叶, 商业文书写作大多使用一些“正经”的繁文冗词、充斥着很多冗余的表达方式。被动语态被广泛使用, 在写者与读者之间制造距离。而如今的商业信函不是那么的刻板, 多使用主动语态切入主题, 但依然委婉得体中。商业往来的目的是建立关系, 只有通过使用恰当的语言实现顺畅沟通才能达到这一目的。因此, 在追求精准简约的目标时应避免使用冗余、被动及过时的表达。像“Please be informed”, “kindly be advised”这样的被动表达在写作中不宜过多使用。若把句子Please be advised that our meeting will be held on 10 July.改为our meeting will be held on 10 July, 更简洁易懂。The seminar will be conducted by Jack.改为Jack will conduct seminar更易于人接受。We refer to your letter of 21stMay改为thank you for your letter dated 21 May更直观, 更符合现代商务英语写作表达要求。
6 结语
综上所述, 商务英语写作课程需要国际商务和英语写作两方面的专业知识, 具有跨学科性。学生要学好这门课程, 不仅英语功底要扎实, 还需在国际商务知识与文化领域多下若功。只有这样才能写出得体且与商务环境相符合的商务信函。当然, 商务英语知识极其宽广, 要想把商务英语写作教学与商务情境完美地结合起来还需进一步的摸索与创新。
摘要：商务英语主要运用于国际贸易领域。随着中国经济的不断全球化, 中国大型企业的涉外商务活动日益频繁。因此, 作为主要商务沟通手段之一的商务信函在国际贸易中的作用也越来越突出。商务英语具有选词精准、内容简约、讲究礼貌等文体特征, 这也是区别于普通英语最显著的特征, 而在写作教学中也应当体现这些特征。本文以这几个特征为出发点来探究商务英语教学的新途径。
关键词：商务英语写作教学,文体特征,礼貌策略,精准简约原则
参考文献
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[4] John Hughes.新编剑桥商务英语 (中级) [M].北京:经济科学出版社, 2015.