档案为事业单位中的重要组成部分, 管理人员通过档案能够了解事业单位发展现状, 但现阶段大部分事业单位档案管理工作中都存在一定问题, 为了转变这一现状, 需要有针对性的构建优化形式, 提高管理人员的综合素养, 发挥出管理工作的实际意义, 推进事业单位运行发展。另外, 为了达到优化档案管理工作的目的, 需要管理人员定期开展培训工作, 提高档案管理人员的综合素养, 进而推进事业单位运行发展。
一、事业单位档案管理工作中存在的问题
(一) 管理制度不完善
现阶段的事业单位档案管理工作中, 存在管理制度不完善的问题, 第一, 管理制度具有约束员工行为的意义, 但部分单位管理人员的认知程度不高, 没有定期优化调整管理制度, 甚至部分事业单位中存在管理制度难以执行的问题, 对事业单位发展有直接的影响。第二, 部分事业单位构建管理制度时, 没有按照发展情况、发展方向、企业特点进行制定, 无法在实际应用中发挥出管理的意义。另外, 部分事业单位管理人员在构建管理制度时, 没有从多角度分析, 管理制度难以满足全部管理需求, 档案管理工作无法发挥出其中的意义, 甚至部分员工难以按照管理制度规范自身工作行为, 对事业单位运行发展有一定的影响。
(二) 管理人员不专业
事业单位档案管理工作中存在管理人员不专业的问题, 第一, 档案管理工作为事业单位中的重要组成部分, 但现阶段部分事业单位认为档案管理部门仅具有保管资料的能力, 没有为档案管理部门安排专业人员, 导致现阶段专业性较强的工作无法顺利进行, 并且对事业单位发展有严重的制约性。第二, 部分事业单位没有定期进行档案管理人员综合素养培养工作, 其无法进一步提高自身综合能力。并且事业单位档案管理工作较多, 当管理人员的专业性不强时, 极易出现工作疏漏, 对事业单位运行发展有直接的影响。另外, 部分管理人员缺乏自主学习意识, 没有主动地学习档案管理知识, 其综合素养没有与时俱进, 应用档案管理信息化设备时, 难以发挥出实际意义, 对事业单位运行发展有一定的影响。
(三) 现代化技术不高
现代化技术不高为事业单位档案管理工作中存在的主要问题, 在对这一内容进行分析时, 可以从以下两个角度分析, 第一, 随着信息技术的不断发展, 档案管理形式得到了转变, 工作人员应用信息技术进行档案管理, 能够提高档案分析效率, 但由于部分事业单位没有投入足够的资金, 进而档案管理质量难以得到保障, 一旦档案整理工作中存在不合理性, 会直接影响事业单位发展。第二, 虽然现阶段档案管理信息技术已经得到推广, 但部分企业在构建档案管理系统时, 没有按照事业单位的需求进行设计, 难以发挥出档案管理工作的实际意义。
二、事业单位档案管理工作的优化路径
(一) 构建完善的管理制度
为了能够优化事业单位档案管理工作, 需要构建完善的管理制度, 第一, 管理制度具有约束员工行为的意义, 要想优化档案管理质量, 需要提高管理制度的完善性, 例如:管理人员可以先总结事业单位档案管理工作中存在的问题, 之后有针对性的构建管理制度, 达到满足应用需求的目的[1]。另外, 为了保障管理制度具有可落实性, 需要构建完善的奖惩制度, 在实际管理工作中一旦发现档案管理存在不规范性, 可以立即按照相关制度进行处罚, 推进事业单位运行发展。第二, 在构建管理制度数, 虽然国家具有这一方面的准则规范, 但为了保障管理制度符合事业单位应用需求, 需要适当的调整管理制度构建形式, 保障事业单位能够稳定运行, 为之后的档案管理工作奠定基础。另外, 为了提高档案管理制度的构建合理性, 需要管理人员定期进行优化调整, 及时发现档案管理中存在的漏洞并进行优化调整, 推进档案管理工作优化发展。
(二) 提高管理员综合素养
事业单位档案管理工作为了能够优化发展, 需要提高管理员综合素养, 在对这一内容进行分析时, 可以从以下两个角度分析。第一, 现阶段部分事业单位应用的招聘方法不够合理, 部分专业能力不高的档案管理员进入到事业单位中, 降低了档案管理质量, 为了转变这一现状, 管理人员需要调整招聘制度, 例如:安排专人负责面试工作, 考察应聘者的综合素养、工作经验, 留下专业能力较为优秀的应聘者, 降低工作失误出现的概率[2]。第二, 由于事业单位应用的档案管理方法在不断优化, 为了提高员工的信息系统应用能力, 可以定期开展培训工作, 例如:聘请档案管理专家, 为员工讲解档案管理方式、档案管理系统的应用方法等, 提高档案管理员的综合素养, 保障档案管理工作稳定运行。另外, 在这一过程中, 为了避免出现员工重视程度不高的问题, 可以定期进行综合能力考核, 并将考核成绩与薪资待遇结合到一起, 推进事业单位档案管理工作运行发展。
(三) 配置现代化档案管理设备
进行事业单位档案管理工作为了能够优化时, 为了提高优化质量, 需要配置现代化档案管理设备。
第一, 现代化档案管理设备为档案管理工作的重要形式, 合理应用这一设备能够提高档案管理效率, 为了推进事业单位运行发展, 事业单位需要提高资金投入力度, 按照档案管理需求优化档案管理设备, 保障事业单位能够稳定运行。第二, 档案管理设备在应用时容易出现应用漏洞, 为了避免出现档案泄露的问题, 需要管理人员构建设备管理团队, 定期检查档案系统的运行情况, 一旦发现存在运行问题, 需要立即进行优化调整, 保障事业单位能够稳定运行。另外, 为了能够优化档案管理设备, 可以与其他事业单位合作, 共同投资进行设备研发工作, 保障管理设备能够满足时代发展需求, 推进事业单位档案管理工作运行发展。
(四) 创新档案管理方式
在事业单位档案管理中, 为了能够优化管理质量, 需要创新档案管理方式, 在对这一内容进行分析时, 可以从以下两个角度分析。第一, 现阶段部分事业单位管理人员对档案管理工作的了解程度不高, 没有从合适的角度设置档案管理形式, 对事业单位发展有一定的影响。为了转变这一现状, 发挥出档案管理的实际意义, 管理人员需要先明确管理目标, 之后扩大档案信息范围, 现阶段部分事业单位收集档案时, 仅整理了各部门员工的资料, 无法发挥出档案管理的实际意义, 为了达到创新档案管理方式的目的, 可以按照《档案法》调整管理方式, 按照相关管理规定调整档案管理范围, 保障事业单位能够稳定运行。第二, 为了能够进一步创新档案管理方式, 可以定期召开档案管理会议, 了解工作中存在的问题, 并进行优化调整, 保障事业单位档案管理工作能够顺利进行, 优化档案管理水平。
(五) 提高档案管理重视程度
事业单位档案管理工作为了能够优化发展, 需要提高档案管理重视程度, 第一, 由于部分事业单位管理人员对档案管理工作的重视程度不高, 没有构建完善的管理制度, 导致员工的档案管理意识不高, 在工作中容易出现管理疏漏问题, 为了转变这一现状, 管理人员可以将工作重点放在档案管理中, 按照相关标准进行管理, 提高档案管理人员的重视程度, 推进事业单位运行发展。第二, 为了帮助员工形成良好的工作责任意识, 可以将管理重点放在构建良好的工作氛围中, 例如:管理人员可以定期召开员工会议, 在其中为员工讲解档案管理工作的实际意义, 发挥出宣传教育的实际意义, 促进事业单位档案管理工作运行发展[3]。
综上所述, 在优化事业单位档案管理工作时, 为了提高优化合理性, 可以先总结档案管理工作中存在的问题, 之后有针对性的进行优化调整, 发挥出事业单位档案管理的实际意义。另外, 管理人员还需要提高对档案管理工作的重视程度, 定期进行宣传工作, 合理开展综合能力培训工作, 帮助员工形成工作责任意识, 保障事业单位档案管理工作能够顺利进行。
摘要：随着信息技术的不断发展, 事业单位应用的档案管理形式得到了优化, 能够进一步提高档案管理有效性, 本文通过管理制度不完善、管理人员不专业、现代化技术不高, 三个方面对事业单位档案管理工作中存在的问题进行了总结, 又从构建完善的管理制度、提高管理员综合素养、配置现代化档案管理设备、创新档案管理方式、提高档案管理重视程度, 五个方面对事业单位档案管理工作的优化路径进行了整理, 希望为关注这一话题的人们提供参考。
关键词：事业单位,档案管理,管理制度
参考文献
[1] 周唯薇.新时期事业单位如何做好档案管理优化工作[J].兰台世界, 2018 (S2) :69-70.
[2] 林进芳.新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J].新闻传播, 2018 (16) :62-63.
[3] 高婀.事业单位档案管理的优化和现代化路径[J].中外企业家, 2018 (23) :102.