建立科学有效的档案开放利用安全监管体系, 有助于档案开放利用中的信息安全保障。科学的监管体系主要由监管机构、规章制度、安全教育培训几个方面构成。监管机构是确保整个监管体系发挥作用的基础, 只有建立集中领导, 分级管理的监管机构, 负责各方面的监管工作, 才能使得监管工作可以顺利落实;科学的法规制度是档案利用工作有序开展的依据, 也是约束档案开放利用的准绳;常规性的安全教育与培训, 能够促使所有档案工作者熟悉并掌握维护档案安全的知识与技能, 强化其档案安全保护意识, 为档案开放利用营造良好的、安全的环境, 三者相辅相成, 构成了档案开放利用安全监管体系。
一、建立安全监管机构
档案工作实行统一领导、分级管理原则。档案开放利用及安全保障必须在此方针政策下建立合理的监管机构体系。要使得安全监管发挥作用必须要建立一个分级制的科学、合理的监管机构, 严密地监管体系能够促使档案在开发利用的同时安全得到最大程度的保护。从宏观上说, 按照档案工作原则, 应该建立从顶层到基层的监管体系。建立起从国家档案局到各地档案局, 乃至各基层单位档案部门的档案安全监管体系。在国家档案局总体指导下对档案开放利用安全监管实施分级管理。一是国家档案局以档案法为依据, 结合各类安全保障法规, 在总体层面上组织建立国家级档案监管部门, 统一思想, 全面领导全国档案安全监管工作。二是各省 (市、自治区) 档案监管部门在充分调研的基础上以国家级档案监管机构要求为原则, 结合各地区档案工作基础以及经济等因素, 综合分析, 建立一支高效的档案安全监管队伍, 在国家档案安全监管部门的统一领导和监督下开展有针对性的档案安全监管工作;各基层档案部门或档案室要设立档案安全督察职能及岗位, 对档案利用的全过程进行控制与监督。对于造成档案损毁的安全性事故要及时上报上级档案安全监管部门, 对于下级档案安全监管部门上报的安全事故要实行跟踪制管理, 实现档案安全监管工作的层层管理、层层落实, 确保监管工作的顺利开展。
由于档案安全保障工作是档案管理过程中极其重要的部分, 而档案的开放利用是档案工作的最终目的, 二者既相辅相成又相互制衡, 把握好开放利用与安全保障的尺度, 使之达到一个平衡点, 是档案工作健康持续发展的前提。因此档案开放利用的安全监管工作在档案管理工作中占有极其重要的地位, 也是兼具严肃性、控制性等特点的工作, 建议各级档案管理部门的负责人必须主管档案安全监管工作, 从而确保档案安全监管工作有力实施。
二、建立完善安全监管制度
规范的制度是档案安全监管工作开展的基础和依据, 在科学的监管机构的监督下, 落实档案利用安全监管工作还需要建立完善的规章制度, 在制度的实行过程中, 要对规章制度的执行进行有效的监督和考核, 从而使档案的开放利用工作都在相应的安全保障制度的规范下进行。我们应在现有的档案管理制度框架下, 以各档案部门现有状况为基础, 对照当前档案利用工作中出现的安全问题, 对已经制订的多种规章制度进行认真研究和反复修改, 及时完善各项安全监管制度。全面合理的规章制度可以包含以下几个内容:一是对各级档案人员实行档案利用信息安全保障责任制, 根据职责内容及范围, 签订不同层面的保密责任书, 以确保档案在利用的过程中, 信息安全能够得到各方位全面的保障, 从而使得监管工作责任能落实到位, 全面实施。二是强化和细化档案利用安全保障制度, 全面细化规范化各类登记程序, 使借阅、查阅、归卷等档案管理过程更具安全性;充分利用现代技术手段对档案利用过程实行安全监控与保障, 力争在档案利用时对档案的安全威胁降到最低程度。三是建立完善的出入库登记制度;利用计算机、高射频、系统集成等技术实现严密有保障的档案出入库工作, 从而保障档案利用中的出入库安全。四是完善各类档案在保密件利用、数字化外包、各类载体档案保管保存、维修保护等方面的规章制度。
三、定期开展规律性的安全培训与学习
在档案开放利用的信息安全保障工作中, 人员的安全意识以及安全保护知识的全面性对档案利用的安全保障具有至关重要的作用。加强各级档案工作者对各项安全保障标准的熟悉程度, 加深其对各项规章制度的理解和认识, 提高各类档案工作者对档案安全保障的执行能力。同时还应不断提高档案管理人员的综合素质。从而最大限度地避免档案工作人员在档案利用工作中因相关安全知识储备不足而威胁到档案信息安全。
摘要：本文就档案开放利用的安全监管体系的建立进行了研究与思考, 从监管机构, 规章制度、安全教育培训等方面进行了详细的阐述, 以期能够为档案利用安全保障体系的建立添砖加瓦。
关键词：档案,开放利用,安全,监管体系
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