一、利用档案编修地方志是我国史学的优良传统
地方志早在春秋时期就已经在我国出现了, 并且这是历史上第一次出现的地方志。在春秋战国时期, 各个国家一直在延续地方志;到了唐朝时期, 地方志发展越来越迅速;到了宋代地方志已经出现了质的飞跃, 地方志基本已经定型了;到了元明两代的时候, 呈现了最大的化的上升的趋势;最后到了清代的时候地方志达到了顶峰;在民国时期也有所进步和上升。有一些人做了简单的统计, 排除掉散佚者外, 我国现在存各种志书已经达到庞大的数量, 并且还有很多的志书都没有统计完全。数量相当可观, 地方志一般是将当地政府的档案和调查的资料编成卷宗, 所以必须要有备份资料留为后用, 内容也要详细, 真实, 可靠。地方志一般主要记载了一个地方的自然状况、地理地势、军事状况、文化经济、以及一些有名气的人物等等, 这些记载都可以帮助我们还原历史, 所以地方志还被称为第二史记, 也被后人称之为地方百科全书。
很多学者都会利用地方的档案开始对地方志进行研究, 这是历史的见证, 同时档案和地方志也是分不开的, 在古代的时候, 经常看到古人写的一些论著, 论著的内容中经常会涉及到档案与地方志的关系, 还总结了一句话, 叫做“志属信史”, 我们必须要按照史诗制定方志, 方志代表了史料的依据, 同时也是地方的一个凭证。按照这么说, 地方政府的档案是方志的原型, 有了档案才会有方志的出现, 起到了传承的作用。方志编纂对于当地政府档案来说更为重要, 可以直接利用, 也可以经过各种筛选利用, 这可以让原始的资料更具有完整性, 同时也具有真实性。至于采访和实地考察得到的资料, 或者一些形成文字或声像资料, 我们可以称为档案。所以, 我们也会经常看到纂写方志的人利用上述的档案进行简单阐述, 总的来说, 方志是根据当地的档案进行编制的, 内容也是从民间发现的, 这些内容真实性也毋庸置疑。由于各级地方志书保存了大量丰富的地方档案资料, 且作为官书出版, 因此, 旧方志以档案身份出现, 显得尤为重要。
二、档案工作者应该具有利用地方档案资料编纂地方志的能力
不过我们要注意的一点就是, 编修地方工作人员和档案工作人员无论是在工作的内容上, 还是在人员接触上都是有紧密联系的, 我们可以简单把地方档案理解为是编修地方志的最基本的资料, 档案工作人员一定要明白如何使用地方档案的资料进行地方志的简单编写, 这是编辑档案的重要工作之一, 也是编辑档案工作人员的主要目的。这项工作为档案查询工作提供了巨大的帮助, 也是提高档案工作者水平的一个比较有效的途径之一, 是档案馆工作发展的重要标志, 又是进一步保护档案原件和长期流传档案史料的有效措施。
三、参与编修方志与提高档案工作研究
(一) 促使馆藏内容的丰富。
一般方志的编写, 都是利用了很多的档案资料进行编制, 针对某地区历史档案一次又一次的检验, 将这些真实档案内容编制成了我们想要的地方志。在档案利用中, 工作人员经常会看到一些棺葬档案是一大缺陷, 并且在档案接收的时候经常会有其他的问题出现, 比如一些不名的棺葬让很多人不得其解, 但是又没办法考证这是谁的棺葬, 棺葬的具体情况如何, 都不得而知, 这就需要档案部门改进和加强档案的收集工作。让地方志的编修更方便一些。
就目前情况来看, 一直有一些问题存在, 比如馆藏的数量出现了不足问题, 或者在馆藏的结构上也出现不合理的问题, 成分不全, 内容也不够完整, 馆藏的内容不能够完全还原历史的容貌, 我们必须要收集当地历史时期编印的志书和一些相关的历史资料。收集历史资料的时候可以在当地收集, 也可以去外地收集, 这需要根据不同的情况来定, 有很多的图书、报刊都会与历史相关, 一些学科的资料中也会有自然、地理、经济、人物、民俗等档案资料, 这些资料都是历史的事件的见证。而且, 这些档案资料在刚收集的时候一般都比较杂, 工作人员将这些档案资料进行编制, 最后成了地方志, 这一过程让档案的历史资料变得更加整洁, 同时也更方便存在馆藏当中来, 这些, 无不从不同方面丰富了馆藏档案和资料的成份和内容。
(二) 促进档案资料检索工具的改进。
编修方志的具体方法, 我们可以将方志的内容按照每篇、每章、每节进行编制, 这样的编修更具有系统化, 同时也方便查询当地资料时候更具有目的性。在将这些资料进行收集的时候, 我们需要根据不同类型进行档案文件分类, 比如, 自然、地理、人物等类型资料可以分别分成三份资料袋进行装置, 这样方便管理, 为下一步工作做准备。不仅编写一个地区的方志需要利用档案, 而且在一个地区内各个专业志的编写也要广泛查阅档案资料。使档案资料的检索工具向适应性广、专题性强方面发展。
(三) 促进编研工作深入开展。
编研工作是一项比较复杂的工作, 也需要用心才可以做好, 在编史修志前, 档案部门也会将一些档案资金进行编研, 这会对当地具体情况有所了解, 比如当地的人口数字、文件汇集数量等等。可是方志编修的工无论做得如何好, 但是最后还是在编研工作上发现一些问题, 例如经常会有史料不全, 也有很多资料不足, 甚至一些史料不具有真实性, 这些比较专业的内容就必须由地方的专业考察人员进行解析, 将这些内容考察核实后, 再上交给编研工作人员进行整理, 从而使编研工作走向深入。
(四) 促使档案工作人员提高专业水平。
作为档案的工作人员, 首先要经过参与方志编写, 这样做的目的是可以熟悉历史内容, 同时也可以熟悉一些文学的知识, 系统地管理好本地区的方志和档案内容, 这对提高档案工作业务能力有着重要的作用, 为档案的收集、整理、利用、识别理解和编研创造了一个较好的主观条件。
经过上述的分析我们得知档案工作是方志编写的根本来源, 从档案工作中提取更有效的历史资料作为方志的主要内容, 这让地方志内容更具有历史价值意义。今天, 档案管理和方志编修已有较明显的分工, 档案部门不需要也不可能承担编修方志的全部工作。可是我们也能够看清楚, 档案部门积极参与编修方志工作, 既是方志编修工作的需要, 也是各级建设档案馆和发展的需要。
摘要：编修方志让我们的档案内容看得更加真实可靠, 并且可以利用档案编修地方志的优良传统优势, 将优势传递下去, 让更多的人了解其中的内容, 档案工作者应该具有利用地方档案资料编纂地方志的能力, 方志编纂学是档案工作者必修的一门比较重要的学科。
关键词：编修方志,档案工作,研究方法
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