随着信息技术和计算机在各个领域中的普及应用, 高校档案管理工作进入了一个网络化办公时代, 传统的单纯依靠人工的管理模式已不再适用。对此, 应当引入先进的信息技术和数字技术, 实现高校档案管理信息化, 提高工作效率、降低工作量, 促使管理工作更加高效化、精准化、规范化, 适应信息时代需要。所以, 高校要采取有效措施积极推动这一建设工作的开展, 加快档案管理信息化建设步伐。
一、高校档案管理信息化建设的必要性和可行性
高校档案管理信息化是顺应信息时代潮流的必然趋势, 是提高高校档案管理水平的迫切需要, 是提升高校档案资源服务能力的前提条件。在信息时代下, 高校档案的形式、形成、存储、传递、利用等发生了根本性变化, 数字馆藏资源越来越多, 信息技术应用越来越广。为了提高馆藏资源利用率、高效运作档案管理工作, 亟待改变传统的人工管理模式, 实现信息化管理。就目前看, 我国信息技术和计算机网络发展迅速, 档案管理技术层出不穷, 为高校档案信息化建设创造了一个前所未有的大好环境。加之, 高校档案管理自动化发展已见成效, 一大批优秀档案管理信息系统应用于高校档案管理, 为高校档案管理信息化建设奠定了良好基础。
二、高校档案管理信息化建设中的困境
(一) 未建立统一的组织协调机构。在分散领导的高校管理体制下, 我国尚未建立一个统一的机构去组织、规划、协调各高校的档案管理信息化建设工作, 做不到资源优化配置, 一定程度上阻碍了档案信息化建设进程。高校档案馆各自独立, 封闭式的进行相关的建设与发展工作, 使高校档案管理呈现出条块分割状态, 各馆间的交流互动少, 馆藏资源共享程度低, 无论硬件设施配置还是数据库建设, 整体上都处于较低水平, 亟待改善。
(二) 数据库建设滞后。现阶段, 高校档案馆基本都建成了规模大小不等的档案数据库, 可是缺乏科学规划, 整体性考虑不够, 系统软件功能缺失, 造成标准化程度低, 服务能力得不到提高。加之, 各类档案的无序整理, 缺乏对教学档案、科研档案、设备档案的规范归类, 只有条目数据库, 没有全文数据库、特色数据库等, 类型单一, 降低了馆藏资源利用率。
(三) 管理技术手段落后。高校档案管理工作一直以来不受高校特别重视, 资金投入不足, 软硬件配置低, 造成档案管理信息技术手段落后。不少高校只是初步实现了自动化管理, 信息化程度低。也正因为如此, 档案资源利用和共享达不到理想水平, 为数字档案库建设和信息化管理带来了较大困境。
(四) 管理人员信息素质有待提高。高校档案信息化建设过程中, 要涉及到很多的计算机知识及应用技术, 要求档案管理人员除了具备专业的档案管理知识外, 还要具有扎实的计算机基础知识, 能够熟练运用计算机应用技术、网络技术、通信技术等, 为信息化建设提供支持。然而实际工作中, 不少高校档案管理人员信息素质并不高, 而且年龄层较高、知识结构较低, 缺乏自我完善的积极性。高校应认识到这一问题对档案管理信息化建设造成的困扰, 加快建立符合需要的档案管理团队。
三、高校档案管理信息化建设策略
(一) 着眼于整体发展, 强化总体规划。高校档案是国家重要的信息资源, 各高校的档案管理信息化工作不应封闭式进行, 应在统一的信息化协调机构的组织下, 树立大局观, 从服务社会角度出发, 制定科学的建设规划, 整体上提升高校档案管理信息化水平。这就需要建立一个组织机构, 统一协调高校档案管理信息化建设工作, 降低资源浪费, 推进建设进程。从中高校可以清楚看到国家对高校档案管理信息化工作的重视, 把这一工作纳入学校整体规划之中, 视作为高校发展的重要内容。
(二) 提升网络化办公水平, 促进档案管理信息化。办公网络化是高校档案管理信息化的重要基础, 提升档案信息自动化处理水平, 利于加快档案管理信息化。所以, 高校档案管理应进一步深化计算机应用、网络管理, 提高网络化办公水平。比如, 在文书档案管理中应用计算机, 使档案的立卷、接收、鉴定工作更便捷、更高效, 不必再花费大量时间去剔除无价值的文件, 大大提高了工作效率。同时, 也便于档案资源检索, 查漏补缺, 调整和删除等。值得考虑的一点是档案信息安全问题。随着网络化办公水平的提升, 不得不重视网络安全管理, 应建立完善的信息防御系统, 通过杀毒软件、网络安全检测、加密、身份认证等手段保护档案信息安全, 防止信息泄露。
(三) 加快档案数据库建设, 提高资源共享率。档案数据库建设是高校档案信息资源开发与利用的核心工作, 应加大资金投入, 根据实际需要科学明确数据库定位, 确定档案数据库建设的标准、规模、效能等。为实现资源共享、提高利用率, 除了建立目录数据库外, 还应建立全文数据库、多媒体数据库、特色数据库。用于档案数据库建设的软硬件可以通过购买获得, 但是档案信息则需要高校自主建设, 加大档案文件收集、整理, 并确保质量。
在档案数据库设计上, 采用ER模型分析与理清数据库内各功能实体之间的关系, 以此为依据设计数据库框架结构, 确定各功能板块。为实现标准化, 要求制定统一的档案文献标准, 对软硬件、网络传输等也要制定标准, 避免数据库标准过低, 确保档案信息在校园网与档案管理网之间的快速交换和存储。
(四) 建立完善的信息系统, 优化档案管理工作。建立完善的档案管理信息系统, 使档案信息的搜集、分类、整理、检索等有一个信息化操作平台, 为信息化建设提供平台。这一管理信息平台应具有完备的功能体系:统一数字档案入口, 集中统一管理电子文件, 支持新的业务加载, 灵活管理权限及有效管理档案流程等。在具体工作中, 不断探索信息技术应用, 使其更好的应用于档案管理信息系统建设, 推动档案管理信息化进程。
(五) 加强教育培训, 提高档案管理人员业务能力。档案管理人员业务能力培训主要从专业能力和信息素养两方面入手。在专业能力上, 要求档案管理人员必须具备专业的档案知识和管理技能, 能在工作中熟练应用;在信息素养上, 要求档案管理人员具有一定的信息意识, 及时捕捉有用信息, 在此基础上具备信息处理、加工与利用能力, 将信息转化为档案资料。这就需要档案管理人员熟练使用计算机应用技术, 为信息的收集、加工处理和利用提供支持。
高校应严格档案管理人员入职, 提高准入门槛;定期组织培训、进修学习等活动, 畅通在职人员职业发展渠道, 尽可能优化档案管理人员知识结构。而档案管理人员应具有自我完善和发展意识, 在工作实践中学习, 使专业知识和信息素养得到提升。
四、结语
综上所述, 高校档案管理信息化是高校管理工作的重要内容, 因此高校需要认清档案管理工作的重要性, 并且针对现阶段信息化建设遇到的困境, 采取相关针对性的建设措施, 全力加快档案管理信息化建设进程, 促进高校档案管理健康发展。
摘要：在网络化办公环境下, 高校应加快档案管理信息化建设步伐, 适应时代的潮流和趋势。本文从高校档案管理信息化建设的必要性和可行性入手, 简要分析当前高校档案信息化建设中遇到的困境, 并提出切实可行、行之有效的建设策略, 以推进建设工作稳步进行。
关键词：高校档案,信息化,困境,建设策略
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