由于地缘因素以及历史缘由, 地方高校的老牌本科院校较少、多数本科院校是刚从专科院校升格而成的;对于这些刚升本的地方高校存在着众多的新问题:校园建设、师资队伍建设、教学管理的提升、人才培养方案的修订以及外来接待等, 不一而足;可见, 新升本科地方高校的工作可谓是千头万绪, 而二级学院办公室作为一个综合协调部门, 其重要性也就不言而喻了, 不仅要传达学校领导层制定出的各种规章制度和考核制度, 完成各职能部门通知的各项大大小小的杂事, 配合二级学院落实人才引进、专家来访等事务, 还要完成学校及学院下达的社会服务和公务接待等[1]。简言之, 办公室的工作可以用“杂”、“繁”、“细”以及“忙”这四个字进行高度概括。那么, 对于这些高校中二级学院的办公室工作人员来说, 该如何顺应这一新的形势, 换言之, 这些工作人员应具备什么样的工作素养呢?
一、具备高尚的政治素养
地方高校二级学院办公室工作服务性强。这里面的很多工作是任务重、琐事杂, 且头绪众多, 与学校的各个职能部门息息相关, 还得同时完成几项任务, 或任务还很急, 得须加班加点, 连周末甚或节假日也得不到休息, 可以说是“两眼一睁忙到熄灯”。这种高负荷的工作需要高超的政治修养, 因为高尚的政治素养是一种精神驱动力, 能激发一个人的潜在工作能力, 勇敢面对各种挑战, 缓解来自各方面的压力, 以及化解各方面的矛盾, 等等。而二级学院办公室的工作人员若要具备一定层次的高尚的政治素养, 得须升格自己的价值观及人生观, 具体而言, 就是要仔细认真地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表、科学发展观以及习近平总书记提出的新时代中国特色社会主义思想, 特别是新时代中国特色社会主义思想。习近平思想中提出新时代的矛盾就是人民对美好生活的向往与发展不充分、不平衡, 而作为办公室的工作人员, 也需为解决这一矛盾做出自己应有的贡献。简言之, 这些思想能够源源不断地激发我们的工作积极性, 保持我们饱满的工作热情, 保持自我的先进性;能够使我们拥有吃苦耐劳、任劳任怨的牺牲精神, 做好办公室工作。
二、具备高超的服务意识
服务指的是为集体 (或别人的) 利益或为某种事业而不断工作[2]。对于地方高校二级学院办公室的工作人员而言, 所谓服务就是为领导、普通教师、普通行政人员以及学生提供良好的服务。许多地方高校在升本之前 (即专科型高校) , 主要以教学为主, 培养的毕业生绝大多数都往山区走, 比如, 笔者所在的高校——遵义师范学院, 其服务宗旨就是为西部山乡培养“留得住、下的去、用得上”的基础教育师资, 从事农村初中教学, 这样, 其管理业务比较单纯, 关切的几乎都是教学, 比较随意, 长官意识比较强, 规章制度不怎么规范。升本之后, 由于各方面要求规范, 业务所涉足的范围远远超过单纯的教学, 工作走向“杂”、“繁”、“细”, 这样, 办公室的工作人员就忙了起来, 工作头绪多, 内容繁杂, 服务面广:既要为二级学院的领导服好务、当好助手, 又要为二级学院的各职能部门 (如学生科、科研科、各教研室等) 服好务, 起好桥梁沟通作用, 还要为二级学院的师生服好务, 落实好各项具体工作事项。为此, 办公室的工作人员一定要有很强的服务意识, 能吃苦耐劳、乐于奉献。就二级学院办公室的具体工作而言, 就是要做到“五个一”:即完成院领导交代的每一项任务, 做好每一个记录, 处理好每一份文件, 接待好每一个外来办事人员以及接好每一个电话[3]。
三、具备一定学科专业知识, 提升业务素养
如前所述, 地方高校在“升本”之前, 办公室所牵涉的工作都是比较单一的, 其涉及面也窄, 没有什么繁琐复杂之事。“升本”之后, 事情不仅多了起来, 还要走向规范化:既要整理好教师的档案资料, 也好管理好学生的学习档案资料, 必要时, 还要与师生进行专业性的交流, 例如, 笔者所在的二级学院为遵义师范学院外国语学院, 由于工作的原因, 要与外籍教师进行简单的英语交流:一是使外教更好地了解本学院以及她们的业务工作;其次, 还要就调课、放假或考试等事项与外籍教师进行英语沟通。除了与外籍教师沟通外, 有时还需与本院教师进行专业沟通, 对人才培养方案、学科专业教学计划、学科建设等用专业化的视角进行审订, 便于发现问题、提出合理化建议, 帮助相关人员修正问题。这样的话, 就需要一定的学科专业知识;否则, 就会给本学院的工作开展带来一定的不便甚或障碍。职是之故, 二级学院办公室的工作人员仅仅具备一定的教学管理知识还不够, 还需了解、熟知甚至掌握一定的学科专业知识。
四、具备良好的协调沟通能力
很多地方高校在“专升本”之前, 规模比较小, 其职能部门也不多, 院或系设置不多, 且存在不合理之处, 学生及教职员工也不多;这样, 人与人之间的接触、相处比较少、单纯, 有些院校没有设置专门的办公室, 或只有一个教学秘书, 且身兼多职。然而, 学校升本之后, 情况就大不一样了, 事情多、繁杂, 既存在教务处与所在院或系之间的关系, 也有着院、系与教研室、实验室之间的关系;此外, 由于毕业论文、学期论文以及指导学生考研等因素的存在, 任课教师与学生之间的关系也复杂多了, 换言之, 办公室的工作人员, 对内要针对本二级学院的教学、科研、图书资料、师生以及各职能部门等做好组织、协调、服务以及管理工作;而对外, 要负责本二级学院与省内外兄弟院系的沟通和协调等具体工作。
可见, 在二级学院的各种管理工作中, 办公室工作人员既是学院各职能部门 (如学生科、教学科、各教研室等) 之间的枢纽, 是院系领导的帮手, 也是师生沟通的纽带, 处在教学以及行政管理事务的关键地位, 起着不可替代的中心作用。这就要求办公室工作人员具有较强沟通协调能力。
五、具备一定的办公自动化能力
地方高校在“升本”之前, 教学事务和行政管理工作不多, 且单一;多数工作的运作 (比如文件发送、开会通知等) 都是人为的 (要么通过电话, 要么通过“大家通知大家”) , 还有一些事务, 只需直接跑腿就可以办成。而“升本”之后的新时代, 地方高校的行政管理及教学事务要繁杂的多, 任务也重, 单靠原初的简单的人工运作或跑跑腿是远远不够的;在此境况下, 具备现代化的办公知识就日益显得重要, 理由是:许多日常的教学管理和行政事务的办理 (如文字的编辑、信息收集、数据处理、资料统计工作等) , 需要用电子文档处理, 由此, 办公室工作人员必须娴熟地使用电脑, 较为熟悉地操作扫描仪、传真机、复印机等现代办公手段。此外, 二级学院的办公室工作人员还应娴熟使用多种现代交际平台或软件 (如微信、陌陌、E-mail、手机短信等) 来收发文件, 或处理手头工作。简言之, 就是要走善于利用先进的技术办公, 走信息化办公道路。
总之, 鉴于种种原因, 二级学院办公室不仅需要一定数量的工作人员, 而且还需要“多面手”或“专业人士”的工作人员, 具备多种技能、有着较高的专业素养以及业务素养。此外, 二级学院办公室的工作人员有时还可以向领导就教学中或行政管理中出现的问题提出具有建设性的建议, 还敢于用新的视角突破领导的智慧和意图, 使其得以延展和升华, 达到进一步完善领导决策之效应。
摘要：二级学院办公室的工作人员是高校教学管理的重要力量, 在教学和管理事务中起着纽带和桥梁作用。本文分析了新时代地方高校二级学院办公室工作人员应具备的基本素养。
关键词：地方高校,办公室工作人员,素养
参考文献
[1] 刘立霞, 陈洪芳, 刘美荣.高校二级学院办公室工作的新思考[J].黑龙江高教研究, 2015 (1) :64-66.
[2] 中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典 (修订本) [Z].北京:商务印书馆, 1998.90.
[3] 詹开卷.对新建本科院校二级学院办公室工作的若干思考[J].湖北科技学院学报学报, 2015 (8) :149-151.